ACTA N.º 8-2025

 

 Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las diez horas con cincuenta y nueve minutos del miércoles diecinueve de febrero de dos mil veinticinco, con asistencia de los señores Luis Guillermo Chinchilla Mora, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones -quien preside-; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva; Gerardo Felipe Abarca Guzmán, Director General a. i. del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Hugo Ernesto Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia; Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica e Iván Gerardo Mora Barahona, Secretario General a. i. de la Dirección General de Estrategia y Gestión Político-Institucional en representación del señor Gustavo Román Jacobo, Director General de Estrategia y Gestión Político-Institucional.

 

De conformidad con el orden del día aprobado por el suscrito para esta sesión ordinaria, el cual incluye los documentos de agenda y sus respectivos antecedentes, los cuales fueron de conocimiento previo de las señoras Directoras y señores Directores, se procede al conocimiento y votación de cada uno de dichos asuntos.

ARTÍCULO PRIMERO. LECTURA Y APROBACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA Y DEL ACTA DE LA SESIÓN ORDINARIA ANTERIOR.

A) Se tiene por leído y aprobado el orden del día de la presente sesión ordinaria.

B) No hay documentos para incorporar.

C) Se tiene por leída y aprobada la minuta de la sesión ordinaria n.° 7-2025 con excepción del señor Iván Gerardo Mora Barahona quien no participó en dicha sesión.

 ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Resultados del índice de Capacidad de Gestión en TI 2024. De la señora Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva, se conoce oficio n.° DE-0418-2025 del 10 de febrero de 2025, mediante el cual se pone en conocimiento de este Colegiado el contenido del oficio n.° DFOE-CAP-0609 del 29 de enero de 2025, suscrito por el señor Humberto Perera Fonseca, Gerente de Área de la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa (Área de Fiscalización para el Desarrollo de Capacidades) de la Contraloría General de la República. Dicho oficio está relacionado con los resultados del Índice de Capacidad de Gestión de Tecnologías de Información y, con fundamento en diversas consideraciones, literalmente recomienda la señora Mora Navarro:

"[…] 4.1. Que se haga de conocimiento de las dependencias institucionales que participaron en el proceso de recopilación de información -unidades gestoras-, los documentos adjuntos relativos a los resultados del Índice de Capacidad de Gestión de Tecnologías de Información 2024, sean Área de Planificación Institucional, Comisión de Continuidad del Negocio y la Dirección General de Estrategia Tecnológica.

4.2.        Que se recuerde a las unidades gestoras, el rol de enlace institucional que asume la Dirección Ejecutiva por encargo del Superior, lo que implica recopilar e integrar información diversa, de modo que se encuentre accesible en un expediente conforme al instructivo que el ente Contralor comunica para cada índice.

4.3.        Que las unidades gestoras tengan presente que es la Contraloría General de la República la que define el tratamiento a aplicar para la información considerada de carácter confidencial y que constituye documentación probatoria de cada índice según corresponda, indistintamente de la materia, sea contratación pública, recursos humanos, procesos financieros contables, tecnologías de información, entre otros.

4.4.        Que se recalque a los gestores que participaron en el índice supra indicado, que la Dirección Ejecutiva debe observar los plazos definidos por el ente contralor, para la aplicación del índice y la conformación del expediente respectivo. Caso contrario, se estaría ante el riesgo de que la institución sea clasificada con el nivel más bajo definido por el Órgano Contralor en el ejercicio que se lleve a cabo."

Se dispone: Aprobar conforme recomienda la señora Mora Navarro. La Dirección Ejecutiva valorará la oportuna divulgación del contenido de dicho informe a las dependencias institucionales que participaron como unidades gestoras.

B) Estado de cumplimiento de acción de mejora de la advertencia n.° AD-01-2016 sobre aplicación de la cláusula penal en el proyecto de “Modernización del Sistema de Información Electoral”. Del señor Franklin Mora González, Auditor Interno, se conoce oficio n.° AI-0071-2025 del 12 de febrero de 2025, mediante el cual hace de conocimiento de este Colegiado el estado de cumplimiento de la acción de mejora de la advertencia n.° AD-01-2016 sobre la aplicación de la cláusula penal en el proyecto de “Modernización del Sistema de Información Electoral” cuya atención le correspondió a las Direcciones Ejecutiva, General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos y General de Estrategia Tecnológica y en lo conducente literalmente manifiesta:

 "En virtud de lo anterior, y una vez analizada la certificación del estado de cumplimiento⁶ entre otra información suministrada a esta Dependencia sobre la citada advertencia, se tiene por cumplida, cuyas razones se exponen en el anexo adjunto del presente oficio, por lo que, de acuerdo con el artículo 18⁷ del Reglamento arriba citado, se comunica la finalización de su seguimiento.

 ⁶ Oficio n.° DGET-157-2023 del 12 de junio de 2023.

⁷ “Artículo 18.- Cierre de recomendaciones y acciones de mejora. Efectuada la revisión por la Auditoría Interna de la documentación suministrada por la Administración para la atención de las recomendaciones o acciones de mejora, así como, evidenciado su cumplimiento total, se tramitará un oficio a la instancia pertinente para comunicar la finalización del proceso del seguimiento (…)”."

Se dispone: 1.- Tener por rendida la información remitida por el señor Mora González, a quien se le expresa el correspondiente agradecimiento. 2.- Comuníquese a las Direcciones Ejecutiva, General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos y General de Estrategia Tecnológica.

C) Resultados de la aplicación del Índice de Capacidad de Gestión. De la señora Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva, se conoce oficio n.° DE-0441-2025 del 12 de febrero de 2025, mediante el cual informa a este Colegiado que, para el año 2024, la Contraloría General de la República no aplicó el Índice de Capacidad de Gestión en el sector público; el último índice realizado fue en el año 2023, y sus resultados fueron comunicados por la Dirección Ejecutiva a cada una de las dependencias en el rol de recopiladores o unidades técnicas, para que cada unidad tomara nota, conforme a sus competencias, de las acciones correspondientes.

Se dispone: Tomar nota de lo informado por la señora Mora Navarro. Comuníquese a las Direcciones Generales de la Institución.

D) Lineamientos de la Política de Comunicación del Tribunal Supremo de Elecciones y Acciones del Plan de Comunicación Interna. Del señor Gustavo Román Jacobo, Director General de Estrategia y Gestión Político-Institucional, se conoce oficio n.° DEGP-0021-2025 del 12 de febrero de 2025, mediante el cual, en atención a la recién aprobada Política Institucional de Comunicación, la Dirección General de Estrategia y Gestión Político-Institucional, solicita que cada Dirección establezca una persona de contacto para coordinar lo pertinente a fin de cumplir con el lineamiento 1.2.4 de dicha política.

Se dispone: 1.- Aprobar lo solicitado por el señor Román Jacobo, en consecuencia, cada Dirección designará una persona de contacto ante la Dirección General de Estrategia y Gestión Político-Institucional, la cual deberá remitirse a más tardar el 24 de febrero de 2025, conforme al lineamiento 1.2.4 de la Política Institucional de Comunicación. 2.- Debido a que una de las líneas de acción del plan busca destacar a personas funcionarias que realicen acciones positivas fuera de la Institución o bien que desarrollen un emprendimiento, cada Dirección propondrá una persona funcionaria para dicho cometido, lo cual lo comunicará a la citada Dirección.

E) Atención acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.º 06-2025 por el CDIR. De la señora Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva, se conoce oficio n.° DE-0460-2025 del 14 de febrero de 2025, mediante el cual, en atención al acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.° 6-2025, celebrada el 5 de febrero de 2025 por este Colegiado, comunica que, tras analizar la solicitud del señor Oscar Fernando Mena Carvajal, Oficial Mayor Electoral, mediante el oficio n.° DEL-413-2024 del 6 de diciembre de 2024, se procedió, en coordinación con la Sección de Ingenieria y Arquitectura, a definir un espacio en el Área de Servicios Internos para el resguardo temporal del equipo CP80 y la máquina embosadora. La señora Mora Navarro puntualiza que dicho espacio no reúne las condiciones para su conexión a la red eléctrica ni a la red interna institucional, ni para la conservación a largo plazo del equipo, limitándose a un uso provisional.

Se dispone: Tener por rendido el informe, el cual se acoge. Hágase de conocimiento de los señores Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil y Oscar Fernando Mena Carvajal, Oficial Mayor Electoral.

Por unanimidad declaramos la firmeza de todos los acuerdos.

A las once horas con nueve minutos terminó la sesión.