ACTA N.º 3-2025

 

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las once horas con veintidós minutos del miércoles veintidós de enero de dos mil veinticinco, con asistencia de los señores Luis Guillermo Chinchilla Mora, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones -quien preside-; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva; Héctor Enrique Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Hugo Ernesto Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia; Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica y Gustavo Román Jacobo, Director General de Estrategia y Gestión Político-Institucional.

 

De conformidad con el orden del día aprobado por el suscrito para esta sesión ordinaria, el cual incluye los documentos de agenda y sus respectivos antecedentes, los cuales fueron de conocimiento previo de las señoras Directoras y señores Directores, se procede al conocimiento y votación de cada uno de dichos asuntos.

ARTÍCULO PRIMERO. LECTURA Y APROBACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA Y DEL ACTA DE LA SESIÓN ORDINARIA ANTERIOR.

A) Se tiene por leído y aprobado el orden del día de la presente sesión ordinaria.

B) No hay documentos para incorporar

C) Se tiene por leída y aprobada la minuta de la sesión ordinaria n.° 2-2025.

 ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Presentación del Diagnóstico PEI 2026. De la señora Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva, se conoce nuevamente el oficio n.° DE-3369-2024 del 18 de diciembre de 2024, mediante el cual remite a este Colegiado el Diagnóstico PEI 2026, y a su vez solicita la programación de una audiencia presencial o virtual, a efectos de que el Área de Planificación Institucional realice la presentación sobre dicho tema.

Se dispone: Atendida la audiencia conferida, se tienen por recibidos y conocidos los resultados obtenidos del diagnóstico 2026, así como las recomendaciones derivadas de dicho análisis. En virtud de lo anterior, se eleva a conocimiento del Superior con la recomendación de aprobar.

B) Propuestas de actividades recreativas y sociales del proceso consultivo “Conversemos”. De la señora Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva, se conoce el oficio n.° DE-0061-2025 del 13 de enero de 2025, mediante el cual, según lo ordenado en el acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.° 48-2024, celebrada el 12 de noviembre de 2024 por este Colegiado, rinde informe relacionado con las propuestas de actividades recreativas y sociales del proceso consultivo “Conversemos” presentadas por la Comisión encargada.

Se dispone: Tener por rendido el informe, el cual se acoge. Hágase de conocimiento de la señora Mary Anne Mannix Arnold, Encargada de seguimiento del Programa consultivo Conversemos.

C) Solicitud de información relativa al estado de recomendación. Del señor Franklin Mora González, Auditor Interno, se conoce el oficio n.° AI-0026-2025 del 16 de enero de 2025, mediante el cual solicita información sobre el estado actual de la recomendación n.° 4.4 del informe ICI-10-2018 “Informe de control interno, relativo al estudio de auditoría sobre el Centro de Personalización de Documentos de Identidad (CPDI).”

Se dispone: Para su estudio e informe, el cual habrá de rendirse dentro del plazo de tres días hábiles, pase a las Direcciones General del Registro Civil y de Estrategia Tecnológica.

D) Informe relativo a solicitud de criterio sobre suscripción de convenio por excepción. Del señor Vinicio Mora Mora, Subjefe del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DL-29-2025 del 16 de enero de 2025, mediante el cual, según lo ordenado en el acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.° 1-2025 celebrada el 8 de enero de 2025 por este Colegiado, remite el informe relativo a solicitud de criterio sobre la suscripción de convenio por excepción y, con fundamento en una serie de consideraciones, literalmente concluye:

“III. Conclusión

Con base en lo expuesto, es criterio de este despacho que la decisión de crear un marco de excepción que permita suscribir convenios PSI con otras instituciones diferentes a las que el propio CDIR decidió otorgarles esa posibilidad, es decisión exclusiva de ese órgano. Sin embargo, por las razones expuestas en el considerando II del presente informe, estimamos oportuno se valore si las condiciones en las cuales se tomó dicho acuerdo, aun permanecen vigentes o bien, si por el desarrollo tecnológico actual es dable reconsiderar el mismo, a efecto de que no se restrinja la suscripción de dichos acuerdos a ninguna institución pública y puedan acceder a las bases de datos personales que resguarda nuestra institución, siempre y cuando se establezcan las garantías necesarias para salvaguardar los derechos de las personas involucradas, se respete de manera estricta el deber de confidencialidad y que además la naturaleza jurídica de lo solicitado por la institución requirente demuestre que es necesario.

Ahora bien, en caso de que en el caso concreto se excepcione la aplicación de la medida dispuesta, de manera que se considere factible la eventual suscripción del convenio, se deberá remitir la solicitud correspondiente a la Dirección General del Registro Civil para obtener el respectivo aval, como responsable de la base de datos civiles ante la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (PRODHAB), para que, como es usual en estos casos, se comisione la validación técnica del acuerdo al Departamento de Tecnologías de Información y Comunicaciones y la preparación del acuerdo a este Departamento Legal.”

Se dispone: 1. Tener por rendido el informe. 2. Para su estudio individual remítase a las señoras Directoras y los señores Directores, quienes deberán emitir su criterio en un plazo de siete días hábiles.

E) Implementación de mecanismo de control Acuerdo 8 del proceso consultivo conversemos. De la señora Mary Anne Mannix Arnold, Encargada de seguimiento del Programa consultivo Conversemos, se conoce oficio n.° STSE-0078-2025 del 16 de enero de 2025, mediante el cual se hace referencia al acuerdo adoptado en el artículo único de la sesión extraordinaria n.° 16-2023, celebrada el 22 de febrero de 2023 por el Tribunal Supremo de Elecciones. En particular, señala el punto 8, relativo a las reuniones mensuales de jefaturas, que establece: “8.- Las jefaturas institucionales realizarán reuniones mensuales (virtuales o presenciales) de control interno con el personal a su cargo, en las que se compartirá información relevante sobre la gestión del servicio. Este espacio debe ser aprovechado por la jefatura para crear un ambiente de trabajo que facilite la retroalimentación del personal.”

La señora Mannix Arnold destaca que, en el proceso ‘Conversemos’, se identificó la necesidad de socializar adecuadamente la información relevante, como normativa actualizada, procedimientos, prevención de riesgos y control interno. Para atender esta necesidad, el Tribunal instruyó a las jefaturas realizar reuniones mensuales. Sin embargo, señala que no existe un mecanismo para verificar el cumplimiento de esta disposición. Por lo tanto, propone incluir en los informes mensuales de labores de las unidades administrativas un apartado que detalle lo siguiente: fecha, hora, modalidad (presencial o virtual), participantes, temas tratados y el acta correspondiente. En caso de que esa propuesta no sea viable, solicita definir un mecanismo alternativo que permita realizar el seguimiento necesario. Además, sugiere que el Consejo de Directores emita un recordatorio oficial, ya que algunas jefaturas desconocen o han olvidado esta instrucción.

Se dispone: Para su estudio individual remítase a las señoras Directoras y los señores Directores, quienes deberán emitir su criterio en un plazo de diez días hábiles.

 

 F) Modificación al presupuesto institucional para atender el compromiso no devengado 2024 (referencia H-002). De la señora Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva, se conoce el oficio n.° DE-0108-2025 del 16 de enero de 2025, mediante el cual remite la propuesta de modificación presupuestaria para atender el reconocimiento de los compromisos no devengados del ejercicio económico del periodo 2024 (referencia H-002).

Se dispone: Aprobar conforme lo propone la señora Mora Navarro. Elevar a consideración del Superior con la recomendación de aprobar.

Por unanimidad declaramos la firmeza de todos los acuerdos.

A las once horas con treinta y un minutos terminó la sesión.