ACTA N.º 50-2024

 

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las trece horas con un minuto del miércoles veintisiete de noviembre de dos mil veinticuatro, con asistencia de los señores Luis Guillermo Chinchilla Mora, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones -quien preside-; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva; Héctor Enrique Fernández Masís, Director General  del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Rodrigo Abdel Brenes Prendas, Director General a. i. del Instituto de Formación y Estudios en Democracia; Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica y Gustavo Román Jacobo Director General de Estrategia y Gestión Político-Institucional.

 

De conformidad con el orden del día aprobado por el suscrito para esta sesión ordinaria, el cual incluye los documentos de agenda y sus respectivos antecedentes, los cuales fueron de conocimiento previo de las señoras Directoras y señores Directores, se procede al conocimiento y votación de cada uno de dichos asuntos.

ARTÍCULO PRIMERO. LECTURA Y APROBACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA Y DEL ACTA DE LA SESIÓN ORDINARIA ANTERIOR.

A) Se tiene por leído y aprobado el orden del día de la presente sesión ordinaria.

B) No hay documentos para incorporar.

C) Se tiene por leída y aprobada la minuta de la sesión ordinaria n.° 49-2024, con excepción del señor Gustavo Román Jacobo, quien no estuvo presente en dicha sesión.

 ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Atención de la recomendación 4.6 del “Informe Especial IES-005-2024, sobre aspectos funcionales y técnicos del Sistema Integrado del Información Civil y Electoral (SINCE)”. De la señora Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica, se conoce el oficio n.° DGET-397-2024 del 20 de noviembre de 2024, mediante el cual en atención al acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.° 47-2024 celebrada el 5 de noviembre de 2024 por este Colegiado, rinde criterio técnico respecto de la propuesta presentada por la Dirección General del Registro Civil (DGRC), para cumplir con el cronograma de implementación de la recomendación 4.6 del “Informe Especial IES-005-2024” sobre aspectos funcionales y técnicos del Sistema Integrado de Información Civil y Electoral (SINCE) y en lo que interesa literalmente manifiesta:

"Ante lo cual, se sugiere a este órgano colegiado valorar la pertinencia de aprobar la implementación de esta propuesta, toda vez que, en el artículo segundo de la sesión 43-2024 celebrada el 10 de octubre de 2024 y comunicado en oficio n.° CDIR-269-2024, se dispuso recomendar al Superior declarar como prioridad institucional la implementación del estudio denominado “Actualización integral de los Sistemas Civiles, Padrón Nacional Electoral y División Territorial Electoral”, el que respalda la ejecución de actividades encaminadas al desarrollo de una nueva aplicación que sustituya el actual SINCE. Asimismo, se encuentra en ejecución la contratación “Implementación de la solución integral para la emisión de documentos de identidad”, que incluye la emisión del documento de identidad de menores.”

Interviene el señor Secretario General Chinchilla Mora: “Para este asunto no sé si doña Xenia quiere agregar algo a este punto en particular doña Xenia”.

Interviene la señora Directora Guerrero Arias: “Ok gracias Luis”.

Interviene el señor Secretario General Chinchilla Mora: “Se oye muy bajito”.

Interviene la señora Directora Guerrero Arias: “Ahí me escucha”.

Interviene el señor Secretario General Chinchilla Mora: “Si”.

Interviene la señora Directora Guerrero Arias: “En relación a este tema, después del análisis que nosotros hicimos de la propuesta que hace el Registro Civil de esta recomendación 4.6, nosotros lo que analizamos fue que teniendo en la institución temas de continuidad de servicios, de alta disponibilidad, de sitio alterno, de inscripción de datos, de políticas de respaldo; que si era prácticamente necesario crear un sitio como espejo para poder dar otro tipo de continuidad, entonces por eso fue que al final nosotros ponemos ahí que ante la posibilidad de poner ese sitio espejo alterno siendo qué; ya hay un proyecto donde le da prioridad a la remoción de todo lo que es SINCE y que el proyecto que está en ejecución sobre el centro de personalización incluye el tema de TIM verdad, TIM ya no va a tener una plataforma aparte, sino va a ser parte de la misma plataforma, si será necesario tener una plataforma espejo para dar continuidad. Y tener una plataforma espejo según el análisis que nosotros hacemos es tener servidores es tener almacenamiento, es tener una plataforma igual o parecida a la que tenemos actualmente. Entonces este era el tema que nosotros discutíamos”.

Interviene el señor Secretario General Chinchilla Mora: “Eso para ver si lo logro entender doña Xenia, eso es replicar en otro sitio”.

Interviene la señora Directora Guerrero Arias: “Replicar en un sitio similar, al que tenemos ahora el ambiente SINCE. Entonces el ambiente SINCE no es que yo pueda tener una basecita de datos solo en una máquina; para tener esa basecita de datos en esa máquina o en ese servidor, yo necesito primero el servidor, tengo que tener este políticas de respaldo, tengo que tener seguridad, tengo que tener licenciamiento del Oracle, que es la herramienta que soporta SINCE. Entonces el costo de tener ese ambiente no es sencillo, incluso yo le comentaba a los compañeros, en informática todo lo que tenga principio y fin se puede hacer. Hay que ver todos los todos los, tal vez no inconvenientes, todo lo que eso significa”.

Interviene el señor Secretario General Chinchilla Mora: “Conlleva”.

Interviene la señora Directora Guerrero Arias: “Ajá”

Interviene el señor Director General Bolaños Bolaños: “Luis”.

Interviene el señor Secretario General Chinchilla Mora: “Señor”.

Interviene el señor Director General Bolaños Bolaños: “Vamos a ver si ustedes leen cuidadosamente la recomendación del auditoría interna, la auditoría interna incluso pone entre guiones que es una contingencia, incluso en papel. ¿Entonces, qué fue lo que pensé yo? O sea, qué pasa si se cae el SINCE y si se cae el sitio alterno, pues podría ser entonces nosotros, como por ejemplo una persona que necesite un pasaporte para sacar a su hija que ya fue declarada pero que no la podemos inscribir porque no existe SINCE entonces. ¿Cuál contingencia tengo yo? Entonces yo dije, bueno, muy fácil. O sea, yo el tema de certificar yo certifico con base en el certificado de aprobación de nacimiento. ¿Pero qué pasa con una persona de las que ya tenemos inscritas? Si necesito una certificación: antes era muy fácil porque existía el sitio alterno, entonces nos pasábamos a la, a la, perdón, a las bases de datos locales y de las bases de datos locales certificábamos; entonces cada una de las cuestiones del SINCE fue pensadas y o sea que puedo certificar en papel, le puedo certificar a esa persona con un número de consecutivo “x” para que pueda ir a migración y solicitar un pasaporte y así fue pensado, digamos la tabla uno dice cuáles, o sea qué es lo que necesitamos? Y entonces donde dónde decimos qué necesitamos, es algo como tener acceso a bases locales otra vez, para que a veces esté de contingencia, no para estarlo utilizando. No, no está pensado en que tenga que haber un sitio alterno. Y después, la cuestión técnica es tuya Xenia, o sea, mira, yo eso lo tengo claro, pero no está pensado, en crear otro SINCE, otro sitio alterno, ¿no?”.

Interviene la señora Directora Guerrero Arias: “Es que sólo el hecho de tener una base de datos, tengo que tener la plataforma de base de datos que me lo soporta don Luis, puede ser que sea algo muy básico.”

Interviene el señor Director General Bolaños Bolaños: “Eso existía, eso tiene que estar por ahí, en otros lados. Por ponerte un ejemplo. O sea, no sé cuál va a ser la solución, yo para la auditoría ya cumplí, porque ya yo pedí lo que tenía que pedir, o sea el tema que se haga o no se haga, no depende de mí, de hecho, ya voy a hacer una nota a la auditoría diciendo que ya yo cumplí”.

Interviene el señor Secretario General Chinchilla Mora: “Yo discrepo un poco de eso, Luis. Vamos a ver, y aquí no, aquí no estamos trabajando en islas. Con todo respeto, yo entiendo tu posición, completamente de acuerdo; pero vamos a ver nosotros, nosotros como Consejo no trabajamos en islas, o sea no, no es decir este ya le mando el papel porque ya cumplí y a mí no me venga a dar responsabilidades y punto. No, no, aquí no se trata de eso Luis, con todo respeto. Yo creo que aquí lo que queremos ver es cómo llegamos a una solución, y que podamos nosotros a nivel institucional y como Consejo poder dar la mejor recomendación para la guía que tengamos que hacer, en el caso que acabas de plantear”.

Interviene el señor Director General Fernández Masís: “Perdón una pregunta Luis, pero el acuerdo que yo estoy viendo ahí lo que dice es que”

Interviene el señor Secretario General Chinchilla Mora: “Que vamos a valorar, sí”.

Interviene el señor Director General Fernández Masís: “Sí vamos a ver, creo que, o sugiero que no nos adelantemos, según la discusión, hasta que doña Xenia no nos presente, digamos su propuesta.”

Interviene el señor Secretario General Chinchilla Mora: “Sandra y Xenia”.

Interviene el señor Director General Fernández Masís: “Porque lo que dice es previo a resolver Estrategia Tecnológica, ah bueno, sí, Dirección Ejecutiva, valorarán si la pertinencia técnica y financiera. Ya Luis expuso cuál es y en qué se fundamenta su recomendación, ¿verdad? o su o su posición, entonces yo creo que esperemos también para verla, así como Luis la expuso, o me imagino que en el documento con todos los pros y contra del del caso, que también esperemos la posición ya razonada y de ellas dos para entonces sí, después nosotros, pues analizarlo y entrar en una valoración de cuál sería la idea viable, entiendo la posición del de Luis, que está basada en servicio público, es decir, nosotros no podríamos decir: -No voy a dar eso, porque no tengo la información- por A B o C razones, siempre debemos tener contingencias. Por otro lado, también entiendo que independientemente de lo que sugiera la Auditoría, la legislación nos da la responsabilidad de ser lo más buenos diligentes posibles de los recursos públicos con que contamos, es decir, de procurar que no exista ningún desperdicio, o el mejor aprovechamiento de los recursos públicos. Entonces son las dos posiciones, creo yo que tenemos que tenemos que ver, ¿verdad?, y después los expertos que tiene incluso la Dirección Ejecutiva y manejo de riesgos, tendrán que darnos también su suposición en este informe para ver cómo podemos manejar adecuadamente el riesgo, sin caer en aspectos que nos puedan sugerir alguna plataforma más allá de lo necesario, pero en otras palabras, consideró, mejor deberíamos esperar para discutirlo, el informe que le estamos recomendando aquí a ellas dos que nos presenten.”

Interviene el señor Secretario General Chinchilla Mora: “Por eso, mi punto va en función de que como Consejo tenemos que primero tener todo. Y en eso te entiendo Luis, y completamente de acuerdo, hemos sido atacados por Auditoria por todos lados siempre, y obviamente no queremos una responsabilidad de ese tipo. Y estoy completamente de acuerdo con vos. Yo estaría de acuerdo en que esa nota se envíe si ya nosotros como Consejo tomamos una decisión no acorde ¿verdad? y ya ahí digo yo, o sea, vos sos libre de hacer lo que lo que vos querés, en el amparo de tus de tus competencias, pero creo que antes de enviar una nota a la Auditoría y toda esa cosa, veamos qué nos van a decir Xenia y Sandra, y con base en ello nosotros acataríamos un poco más el tema de tu oficio, donde en una segunda, con el informe de Sandra, nosotros  lo pasamos a que se integre en el plan de continuidad del negocio, que esa es otra ¿verdad?, porque si al fin y al cabo nosotros tenemos que tener amarrados el servicio público y la contingencia de todos lados y en eso estoy completamente de acuerdo, si se caen todos los sistemas y ya no sirve ninguno, diay a papel, ¿y a papel que significa? con base en qué vamos a hacer la recepción y todo ese montón de cosas de las secciones de células, si va a ser el caso. Creo que entonces, esperemos a ver qué nos dice doña Sandra y Xenia y tomamos la decisión de también de incorporarlo en la en el proyecto de continuidad el negocio. ¿Te suena? Por eso, la segunda parte de la disposición tiene que ver con ese plazo que se le va a dar a ellos dos.”

Interviene el señor Director General Bolaños Bolaños: “Pero no se estaría aprobando nada, Luis. Habría que quitar el punto uno.”

Interviene el señor Secretario General Chinchilla Mora: “Sí, estaríamos aprobando lo que doña Xenia nos está diciendo, que lo que lo valoremos, ¿ya? Doña Xenia dice en el oficio que valoremos esto, ¿verdad? Entonces para poderlo valorar tenemos que disponer que Sandra y Xenia lo hagan. Entonces si a ustedes les parece está a disposición sería:”

Se dispone: 1.- Aprobar conforme se recomienda. 2.- Previo a resolver, la Dirección General de Estrategia Tecnológica y la Dirección Ejecutiva valorarán la pertinencia técnica y financiera de lo sugerido por el señor Director General del Registro Civil, por lo cual se otorga un plazo de 20 días hábiles para rendir informe.

B) Solicitud de prórroga para realizar observaciones al Protocolo de Seguridad. Del señor Gustavo Román Jacobo, Director General de Estrategia y Gestión Político-Institucional, se conoce oficio n.° DEGP-0188-2024 del 22 de noviembre de 2024, mediante el cual en atención al acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.° 48-2022, celebrada por este Consejo el 12 de noviembre de 2024; solicita prórroga para plantear sus observaciones al Protocolo de Seguridad para un análisis de este Consejo.

Se dispone: Conceder la prórroga solicitada por un plazo de cinco días hábiles.

Interviene el señor Secretario General Chinchilla Mora: “El punto C ya no iría, porque ya tenemos a don Gustavo aquí, entonces lo eliminamos Jinny por favor. Gracias.”

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA.

A) Informe de adjudicación del acto final, trámite 2024LY-000011-0012300001 “SERVICIO DE MANTENIMIENTO INTEGRAL DE OFICINAS REGIONALES Y TERRENOS TSE. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor Institucional, se conoce oficio n.° PROV-0440-2024 del 22 de noviembre de 2024, relativo al Informe de adjudicación del acto final, trámite n.° 2024LY-000011-0012300001 “SERVICIO DE MANTENIMIENTO INTEGRAL DE OFICINAS REGIONALES Y TERRENOS TSE; mediante el cual literalmente manifiesta:

“Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación de adjudicación, conforme al siguiente detalle:

 

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, del Departamento Legal, de las señoras Mariana Gómez Bolaños, Gabriela Villalobos Retana, señor Héctor Chacón pertenecientes a la Unidad de Fiscalización de la Ejecución Contractual, del señor Randall Raúl Rodríguez Castro, Contraparte Técnica, así como de la Auditoría Interna.”

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda.

B) Informe para modificación de contrato del trámite N° 2021CD-000230-0012300001. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor Institucional, se conoce oficio n.° PROV-0439-2024 del 22 de noviembre de 2024, relativo al Informe para modificación de contrato del trámite n.° 2021CD-000230-0012300001; mediante el cual literalmente manifiesta:

“Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores de este Tribunal la recomendación para aplicar una modificación del contrato conforme al siguiente detalle:

 

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Administradora del Contrato, señora Mariana Gómez Bolaños de la contraparte técnica, el señor Tito José Alvarado Contreras y de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda.

Interviene el señor Secretario General Chinchilla Mora: “No sé, ¿alguna señora Directora o algún señor Director tiene algo que agregar a esta sesión? De lo contrario aprobamos la firmeza de todos los acuerdos.

Ah bueno, un chancecito que tenemos un par de bis ahí, que no están en el guion propiamente.

Todavía no concluimos entonces, los bis son documentos que se han conocido en algún momento y entran nuevamente, pero no se ingresan como nuevos. Aquí los tengo para podérselos leer a ustedes. Este asunto se refiere a esto:”

De conformidad con lo acordado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.° 49-2024, celebrada el 19 de noviembre de este año por este colegiado, en el que se conoció el informe el Departamento Legal, oficios del DL-495- 2024, relativo a la delegación de competencias para autorizar el inicio de procedimientos de contratación sin recursos presupuestarios, el señor Secretario General Chinchilla Mora propone a este Consejo, se solicite una asesoría, a la Auditoría Interna respecto de dicho informe.

Interviene el señor Secretario General Chinchilla Mora: “Si ustedes lo tienen a bien, es una consulta que le queremos hacer a la Auditoría Interna, respecto de la delegación de competencias para para autorizar el inicio de los procedimientos de contratación, porque Legal nos había dicho que sí, ¿verdad? Se acuerdan, que habíamos hablado la vez pasada, hay un tema ahí, sí nosotros tenemos la competencia como tal para poderlo hacer o no. Entonces, no sé, ¿si ustedes qué les parece si lo pasamos a la Auditoría Interna para que nos asesoren? ¿No lo vemos?”

 Interviene el señor Director General Bolaños Bolaños: “Para analizarlo mejor.”

Interviene el señor Secretario General Chinchilla Mora: “Bueno, entonces dejémoslo, yo se lo paso a ustedes por aparte y lo ingresamos en la próxima sesión para que lo vean con antecedentes mejor.

Daríamos por concluida entonces la sesión”

Por unanimidad declaramos la firmeza de todos los acuerdos.

A las trece horas con veinticinco minutos terminó la sesión.