ACTA N.º 47-2024

 

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las catorce horas con veintidós minutos del martes cinco de noviembre de dos mil veinticuatro, con asistencia de los señores Luis Guillermo Chinchilla Mora, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones -quien preside-; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; Jefferson Vargas Salas, Secretario General a. i. de la Dirección Ejecutiva en representación de la señora Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva; Héctor Enrique Fernández Masís, Director General  del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Hugo Ernesto Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia; Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica y Gustavo Román Jacobo, Director General de Estrategia y Gestión Político-Institucional.

 

De conformidad con el orden del día aprobado por el suscrito para esta sesión ordinaria, el cual incluye los documentos de agenda y sus respectivos antecedentes, los cuales fueron de conocimiento previo de las señoras Directoras y señores Directores, se procede al conocimiento y votación de cada uno de dichos asuntos.

ARTÍCULO PRIMERO. LECTURA Y APROBACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA Y DEL ACTA DE LA SESIÓN ORDINARIA ANTERIOR.

A) Se tiene por leído y aprobado el orden del día de la presente sesión ordinaria.

B) Se incorporan al orden del día los siguientes asuntos:

·        Justificación de Ausencia de la señora Directora Ejecutiva a la sesión del Consejo de Directores.

·        Convalidación de solicitud de modificación al contrato 1072024002800001, licitación No. 2020CD-000198-0012300001.

·        Propuesta de delegación de emisión de decisiones iniciales de los procedimientos de contratación con previsión presupuestaria del Tribunal Supremo de Elecciones.

C) Se tiene por leída y aprobada la minuta de la sesión ordinaria n.° 46-2024, con excepción de los señores Jefferson Vargas Salas, Héctor Enrique Fernández Masís y Luis Guillermo Chinchilla Mora, quienes no estuvieron presentes en dicha sesión.

 ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Comunicado sobre separación de la actual coordinación de la Comisión de Ética y Valores. Del señor Alexander Mena Arce, Coordinador de la Comisión de Ética y Valores, se conoce nuevamente el oficio n.° CEV-018-2024 del 31 de julio de 2024, mediante el cual, por las razones que dispuso exponer, requiere que el Consejo de Directores realice las diligencias necesarias para la designación de una persona funcionaria en el cargo de coordinador de esa Comisión.

Se dispone: De previo a resolver, se insta a los señores Directores y las señoras Directoras de este Consejo, para que en la próxima sesión propongan eventuales candidatos o candidatas para ocupar el cargo de Coordinador de la Comisión de Ética y Valores, de conformidad con lo establecido en el Reglamento de Funcionamiento de referida comisión.

Interviene el señor Director General del Registro Civil Bolaños Bolaños: “Luis, una consulta, ¿Qué puesto es ese?”

Interviene el señor Secretario General Chinchilla Mora: “Es un puesto ad honorem, no es el de la Dirección Ejecutiva, ese no es. El tema es que la Comisión de Ética y Valores está conformada por miembros de que las direcciones proponen, el punto está en que hay un reglamento que indica que los miembros de esa comisión no pueden haber tenido faltas o suspensiones o algo así por el estilo, durante los últimos 5 años, entonces con este señor de la comisión, pues hubo una suspensión y eso amerita -él mismo lo dijo-, que se le sustituya. El tema está en lograr que alguien pueda tener esa condición y pueda aceptar formar parte de la Comisión. Por eso es el acuerdo, es un poco complicado, pero vamos a ver si podemos encontrar a alguien que reúna esos requisitos del reglamento y que quiera, por eso les digo que lo propongamos el próximo martes, a ver cómo nos va. No puede quedarse sin nombramiento la Comisión, porque esa Comisión nos representa ante la Comisión de Ética y Valores a nivel nacional. Es todo un trámite que hay que hacer, y que tanto la Comisión de Ética y valores a nivel nacional como la Auditoría Interna han estado pues, encima, haciendo recomendaciones de una u otra cosa. Entonces si ustedes logran tener algún funcionario que nos pueda colaborar bienvenido sea, para el próximo martes, ¿estamos de acuerdo?”

B) Ampliación plazo contratación. Del señor Ronny Alexander Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce nuevamente oficio n.° DL-417-2024 del 13 de setiembre de 2024, mediante el cual, en atención a lo dispuesto en el acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.° 37-2024, celebrada el 3 de setiembre de 2024, rinde criterio sobre la ampliación de la contratación relativa al programa PETI-PR01 “Automatización Integral de los sistemas civiles, Padrón Nacional Electoral y División Territorial Electoral” y, con fundamento en las consideraciones que expone, en lo conducente al punto B) literalmente manifiesta:

[…]

b) Dictar una resolución motivada, la cual debe ser suscrita por el jerarca administrativo institucional, en la que se indiquen las razones que, en su criterio, justifican una vigencia contractual mayor. Ello, sustentándola en estudios técnicos, financieros y jurídicos, emitidos por los funcionarios competentes.”

Se dispone: De previo a resolver, para su estudio e informe, dentro del plazo de cinco días hábiles, detallando la viabilidad financiera de lo indicado, pase a la Dirección Ejecutiva.

C) Participación en la formación "Círculos de Paz". Del señor Jefferson Vargas Salas, Secretario General a. i. de la Dirección Ejecutiva, se conoce copia del oficio n.° DE-2688-2024 del 24 de octubre de 2024, mediante el cual hace de conocimiento de este Consejo lo relativo a la participación de funcionarios de esta institución en la formación "Círculos de Paz", actividad realizada en cooperación con la CONAMAJ y autorizada por la magistratura de estos organismos electorales y este Consejo, como parte de las líneas de acción y seguimiento a la iniciativa “Conversemos”  .

Se dispone: Tener por recibida la información, la cual se agradece.

D) Jornadas de reflexión académica “Luis Antonio Sobrado González”. De la señora Melissa Bagnarello Chaves, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-2289-2024 del 29 de octubre de 2024, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo quinto de la sesión ordinaria n.° 109-2024, celebrada el 29 de octubre de 2024 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo a las jornadas de reflexión académica denominada “Luis Antonio Sobrado González”, las cuales tendrán lugar en la institución del 13 al 15 de noviembre próximo, organizadas por el Instituto de Formación y Estudios en Democracia y, en lo conducente literalmente manifiesta:

«[…]

3) Que se instruya al CDIR a realizar, en cada Dirección institucional, una invitación a participar al funcionariado, con el fin de asegurar una representación de la comunidad institucional en las jornadas.".

Se dispone: 1.- Incorporar para el orden del día. 2.- Autorizar conforme se solicita, en el entendido que los procedimientos de contratación indicados, incluyendo la determinación de los eventuales oferentes y adjudicatarios, serán de exclusiva responsabilidad de las instancias gestionantes. ACUERDO FIRME.»

Se dispone: 1- Tener por conocido lo informado por la señora Prosecretaria General a. i. del TSE. 2- Se insta a cada Dirección institucional a realizar una cordial invitación al funcionariado para que participen en dichas jornadas, según se instruye.

E) Atención de la recomendación 4.6 del “Informe Especial IES-005-2024, sobre aspectos funcionales y técnicos del Sistema Integrado de Información Civil y Electoral (SINCE)”. Del señor Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, se conoce oficio n.° DGRC-0819-2024 del 31 de octubre de 2024, mediante el cual solicita a este Consejo, a fin de cumplir con el cronograma para la implementación de la recomendación 4.6 del “Informe Especial IES-005-2024, sobre aspectos funcionales y técnicos del Sistema Integrado de Información Civil y Electoral (SINCE)”, los siguientes requerimientos:

“[…]

1) Que la Dirección General de Estrategia Tecnológica analice e informe al CDIR sobre la viabilidad técnica de implementar los recursos requeridos en las líneas 4, 5, 6, 7, 8, 9 de la Tabla N.° 2.

2)Que una vez que se tenga por rendido el informe señalado en el punto anterior, se traslade a la Comisión de Continuidad del Negocio para que valore incorporar en el Plan de Continuidad Institucional los escenarios de contingencia señalados en la Tabla N°1 del presente oficio.”

Se dispone: 1.- Para su estudio e informe, el cual habrá de rendirse dentro del plazo de diez días hábiles, pase a la Dirección General de Estrategia Tecnológica. 2.- Hágase del conocimiento de la Auditoría Interna. 

F) Justificación de Ausencia a la sesión del Consejo de Directores. De la señora Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva, se conoce correo electrónico del 4 de noviembre de 2024, mediante el cual se excusa de presentarse a la sesión ordinaria n.° 47-2024, y en lo conducente manifiesta:

“[…] en virtud de que el día de mañana debo asistir a la sesión final de la capacitación “Círculos de Paz” dirigida por personas funcionarias de CONAMAJ, que se llevará a cabo en el salón Multiuso del TSE de 8 a.m. a 3 p.m., le solicito se justifique mi ausencia a la sesión del Consejo de Directores y se autorice para que en mi lugar asista el señor Jefferson Vargas, Secretario General a. i. de esta Dirección."

Se dispone: 1.- Tener por justificada la referida ausencia. 2.- Hágase del conocimiento del Tribunal Supremo de Elecciones.

G) Propuesta de delegación de emisión de decisiones iniciales de los procedimientos de contratación con previsión presupuestaria del Tribunal Supremo de Elecciones. De la señora Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva, se conoce oficio DE-2806-2024 del 4 de noviembre de 2024, mediante el cual remite la “Propuesta de delegación de emisión de decisiones iniciales de los procedimientos de contratación con previsión presupuestaria del Tribunal Supremo de Elecciones”, y en lo conducente manifiesta:

        “[…] Conforme lo expuesto, esta Dirección, en aras de agilizar y promover con prontitud todas las gestiones relativas a los procedimientos de contratación pública que se llevan a cabo en la institución y que se inicien durante el mismo año presupuestario o en el próximo año, se sugiere al Consejo de Directores, emitir, el acto de delegación en el Encargado/a del Área Ejecutiva y Encargado/a del Área de Presupuesto y Costos (Dirección Ejecutiva o Dirección de Registro Electoral, según corresponda), para que sean los responsables de emitir los actos motivados que sustenten los procedimientos de que inicien con provisión presupuestaria que sea necesario realizar con el fin de lograr las metas y objetivos institucionales en pro del interés público."

Se dispone: Para su estudio e informe, el cual habrá de rendirse dentro del plazo de cinco días hábiles, pase al Departamento Legal.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA.

A) Convalidación de solicitud de modificación al contrato 1072024002800001, licitación No. 2020CD-000198-0012300001. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor Institucional, se conoce oficio n.° PROV-0407-2024 del 4 de noviembre de 2024, mediante el cual remite la “Convalidación de solicitud de modificación al contrato 1072024002800001, licitación n.°. 2020CD-000198-0012300001” para efectos de la subsanación del vicio existente dentro de la contratación 2020CD-000198-0012300001, relativa a la omisión de la remisión del informe de recomendación que precede a la aprobación en el sistema SICOP dirigido a este Colegiado, y en lo conducente manifiesta:

“Del análisis del numeral 187 transcrito y del pronunciamiento de la PGR, se colige que, como requisito para la convalidación de actos administrativos, la nulidad presente en el acto por convalidar debe ser relativa. Por su parte, se entiende que existe nulidad relativa cuando uno de los elementos del acto es imperfecto pero dicha imperfección no impide la realización del fin.

En la contratación 2020CD-000198-0012300001, tal y como se dijo, la imperfección se presenta por la incompletez del elemento esencial “procedimiento”, al haberse otorgado la aprobación sin el conocimiento previo del CDIR, sin embargo, el referido vicio no impide la realización del fin. Es importante acotar que aún y cuando la aprobación de la modificación unilateral del contrato presenta el citado vicio, su contenido y motivo siguen siendo los mismos. Es decir, la génesis y el interés público que se pretende satisfacer con el contrato modificado, tramitado por la Unidad de Fiscalización y Ejecución Contractual, amparado a la figura del artículo 208 del anterior Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa (RLCA), se mantiene.

En virtud de lo anterior, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 187 ejusdem, resulta procedente la corrección del acto de aprobación de la modificación unilateral del contrato del procedimiento 2020CD-000198-0012300001, mediante la figura de la convalidación. Lo anterior, además, resulta congruente o alineado con los principios de eficiencia, eficacia, valor por el dinero y conservación de actos y actuaciones que informan la contratación administrativa establecidos en los artículos 8 de la Ley General de Contratación Pública, así como los numerales 168 y 186 de la LGAP […]

En otro orden de ideas, de conformidad con la norma positiva (art. 187 de la LGAP) la forma de cómo debe materializarse la convalidación es a través de un acto administrativo nuevo, en el cual se corrigen o subsanan las irregularidades o defectos que determinan la nulidad relativa. En virtud de lo anterior, para el caso particular, con base en el criterio aquí externado, para efectos de que ese órgano colegiado apruebe la convalidación de la aprobación de la modificación unilateral del contrato que nos ocupa, se adjunta el informe de recomendación a fin de cumplir con los elementos formales necesarios y sustentar la voluntad de la aprobación de la modificación unilateral del contrato que consta en el SICOP, con el que no solo se mantendría dicha aprobación, sino que, además, se evitaría retrotraer el trámite al inicio de gestión y con ello eventuales retrasos en la ejecución prevista. 

Así las cosas, realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores de este Tribunal la recomendación para convalidar la modificación al contrato 1072024002800001, de la contratación directa No. 2020CD-000198-0012300001 CONTRATACIÓN DE LOS ENLACES DE COMUNICACIÓN A INTERNET (PRINCIPAL Y SECUNDARIO DEL TSE) CON EL ICE conforme al siguiente detalle:

 

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Administradora del Contrato, señora Mariana Gómez Bolaños de la contraparte técnica, el señor Mario Estalin Pereira Granados y de la Auditoría Interna. 

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).”

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda.

Por unanimidad declaramos la firmeza de todos los acuerdos.

A las catorce horas con cuarenta y un minutos terminó la sesión.