ACTA N.º 46-2024

 

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las quince horas con trece minutos del martes veintinueve de octubre de dos mil veinticuatro, con asistencia de los señores Melissa Bagnarello Chaves, Prosecretaria a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones en representación de Luis Guillermo Chinchilla Mora, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones -quien preside-; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva; Gerardo Felipe Abarca Guzmán, Director General a. i. del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Hugo Ernesto Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia, Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica y Gustavo Román Jacobo, Director General de Estrategia y Gestión Político-Institucional

 

De conformidad con el orden del día aprobado por la suscrita para esta sesión ordinaria, el cual incluye los documentos de agenda y sus respectivos antecedentes, los cuales fueron de conocimiento previo de las señoras Directoras y señores Directores, se procede al conocimiento y votación de cada uno de dichos asuntos.

ARTÍCULO PRIMERO. LECTURA Y APROBACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA Y DEL ACTA DE LA SESIÓN ORDINARIA ANTERIOR.

A) Se tiene por leído y aprobado el orden del día de la presente sesión ordinaria.

B) Se incorporan al orden del día los siguientes asuntos:

·        Propuesta de Reglamento para atender el ejercicio del Derecho de Objeción de Conciencia en el Tribunal Supremo de Elecciones.

·        Justificación de Ausencia a la sesión CDIR del señor Secretario General del Tribunal y Coordinador de este Consejo.

·        Informe de recomendación de acto final trámite 2024LY-000009-0012300001: “SWITCH, SERVIDORES, UNIDAD DE ALMACENAMIENTO Y ACCESS POINT”.

C) Se tiene por leída y aprobada la minuta de la sesión ordinaria n.° 45-2024, con excepción de los señores Gerardo Felipe Abarca Guzman y Gustavo Román Jacobo, y la señora Melissa Bagnarello Chaves, quienes no estuvieron presentes en dicha sesión.

 ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Informe SLA´s II cuatrimestre 2024. De la señora Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica, se conoce oficio n.° DGET-357-2024 del 21 de octubre de 2024, mediante el cual remite informe denominado “Valoración sobre los Acuerdos de Niveles de Servicio (SLA)”, correspondiente al segundo cuatrimestre del año 2024.

Se dispone: Tener por rendido el informe. Continúese informando sobre el particular.

B) Propuesta de actualización de los protocolos de seguridad. Del señor Erick Adrián Guzmán Vargas, Contralor Electoral a. i., se conoce oficio n.° CE-248-2024 del 21 de octubre de 2024, mediante el cual remite las propuestas de actualización de los protocolos de “Seguridad para la custodia y manejo de los formularios de declaración de hechos vitales y civiles del TSE” y del de “Seguridad para la custodia y manejo de los insumos utilizados en la producción de documentos de identidad del TSE”, y literalmente manifiesta:

"[…] Se revisaron en lo conducente los referidos documentos, ajustándolos a la realidad del entorno institucional (los cambios se aprecian en fuente color rojo), los cuales cuentan con el visto bueno del señor Oficial Mayor Electoral, las Jefaturas del Departamento de Coordinación de Servicios Regionales, Sección de Personalización y Distribución de Documentos de Identidad, Sección de Inscripciones y del suscrito, según corresponda.”

En virtud de lo indicado, respetuosamente se permite para valoración de ese Consejo, la actualización de los respectivos protocolos: PT-TSE-002-v02 y PT-TSE-001-v03.”

Se dispone: Para su estudio e informe, el cual habrá de rendirse dentro del plazo de ocho días hábiles, pase al Departamento Legal.

C) Adscripción de los Puestos de Información a los departamentos Civil y Electoral. Del señor Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, se conoce el oficio DGRC-0808-2024 del 28 de octubre de 2024, mediante el cual somete a consideración de este Colegiado la adscripción de los puestos de Información a los departamentos Civil y Electoral, y en lo conducente manifiesta:

“(…)

Por tales motivos, estimándolo oportuno para favorecer la orientación de las personas usuarias que visitan las instalaciones de la sede central del TSE, así como apoyar la implementación de la Ley n.° 10243, respetuosamente se somete a consideración de ese órgano colegiado que las tareas de los PI pasen a cargo de los departamentos Civil (DC) y Electoral (DEL) y que para ello se trasladen los puestos 45872 y 45667 al DC y los puestos 76477 y 45528 al DEL. Esto en el entendido de que ambas unidades administrativas cuentan con estructuras organizacionales modernas capaces de integrar esas funciones a sus labores ordinarias.

En caso de acogerse lo anterior, el puesto n.° 45605, se mantendrá en la DGRC, para lo cual se gestionará una adecuación de sus funciones en pro de un mejor aprovechamiento de los recursos institucionales.”

Se dispone: Para su estudio e informe, el cual habrá de rendirse dentro del plazo de ocho días hábiles, pase a la Dirección Ejecutiva.

D) Propuesta de Reglamento para atender el ejercicio del Derecho de Objeción de Conciencia en el Tribunal Supremo de Elecciones. Del señor Vinicio Mora Mora, Subjefe del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DL-470-2024 del 28 de octubre de 2024, mediante el cual, en atención a lo dispuesto en el acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.° 45-2024, celebrada el 22 de octubre de 2024, rinde informe sobre “Propuesta de Reglamento para atender el ejercicio del Derecho de Objeción de Conciencia en el Tribunal Supremo de Elecciones.”

Se dispone: 1-Tener por rendido el informe, el cual se acoge. 2- Hágase de conocimiento del Superior.

E) Justificación de Ausencia a la sesión CDIR. Del señor Luis Guillermo Chinchilla Mora, Secretario General del Tribunal y Coordinador de este Consejo, se conoce correo electrónico del 28 de octubre de 2024, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para que se haga de conocimiento del Consejo de Directores, me permito informar que lamentablemente mañana martes 29 de los corrientes, no podré asistir a la sesión ordinaria programada para tal fin, en virtud de que he sido convocado por la señora Presidenta de este Tribunal, para asistir a un acto oficial del Pleno."

Se dispone: 1.- Tener por justificada la referida ausencia. 2.- Hágase del conocimiento del Tribunal Supremo de Elecciones.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA.

A) Informe de recomendación del acto final, trámite 2024LY-000010-0012300001 “Mantenimiento Preventivo y Extensión de Garantías Servidores Lenovo Thinksystem, Equipos Comunicación, Equipos Seguridad, Firewall Aplicaciones Web y Solución Conectividad Data Center”. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor Institucional, se conoce oficio n.° PROV-0392-2024 del 22 de octubre de 2024, mediante el cual remite el “Informe de recomendación del acto final, trámite 2024LY-000010-0012300001, relativo al “Mantenimiento Preventivo y Extensión de Garantías Servidores Lenovo Thinksystem, Equipos Comunicación, Equipos Seguridad, Firewall Aplicaciones Web y Solución Conectividad Data Center” y literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación del acto final, conforme al siguiente detalle:

/1 La descripción de los equipos y cantidades se indican a partir de la página 11 del presente oficio.

/2 Monto que muestra el SICOP

 

         En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, del Departamento Legal, de la Unidad de Fiscalización y Ejecución Contractual (para la Administración del Contrato), de los señores Alexandra Barrientos Campos, Marvin Morales Abarca y Wilfred Mejía Villalobos, Contrapartes Técnicas, así como de la Auditoría Interna.

         Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).”

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda.

B) Corrección monto adjudicación trámite 2024LE-000010-0012300001: “CAMIONES DE 6 TONELADAS, CON CAJÓN TIPO FURGÓN PARA CARGA SECA Y VEHÍCULO HÍBRIDO TIPO SUV”. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor Institucional, se conoce oficio n.° PROV-0393-2024 del 24 de octubre de 2024, mediante el cual remite la “Corrección monto adjudicación trámite 2024LE-000010-0012300001: “CAMIONES DE 6 TONELADAS, CON CAJÓN TIPO FURGÓN PARA CARGA SECA Y VEHÍCULO HÍBRIDO TIPO SUV.” y literalmente manifiesta:

"Mediante oficio PROV-0348-2024 de 1 de octubre de 2024, esta Proveeduría recomendó al Consejo, la adjudicación de las partidas 1 y 2 de la licitación 2024LE-000010-0012300001: “CAMIONES DE 6 TONELADAS, CON CAJÓN TIPO FURGÓN PARA CARGA SECA Y VEHÍCULO HÍBRIDO TIPO SUV”, a favor de PURDY MOTOR SOCIEDAD ANONIMA, cédula jurídica 3-101-005744, por un monto total de $198.597,50.

El informe de Proveeduría fue conocido y aprobado por el CDIR en sesión ordinaria n.º 42-2024, celebrada el 01 de octubre de 2024, comunicado mediante oficio CDIR-0268-2024 del mismo día.

Por lo que, a fin de cumplir con los requisitos para la formalizar el contrato, se solicitó el presupuesto detallado, se verificaron las condiciones del contrato, se requirieron los timbres fiscales con el reintegro, así como la garantía de cumplimiento. No obstante, al momento de intentar generar el contrato, al no visualizarse la rebaja del avalúo al monto ofertado, mediante correo electrónico se realizó consulta a la Mesa de Ayuda de SICOP, en respuesta, la señora Guiselle López Rubí, en su rol de colaboradora de esa unidad de Radiográfica Costarricense, empresa que opera el SICOP, convocó a una reunión vía plataforma Teams el 18 del corriente.

Sobre la situación expuesta, la señora López Rubí, aclaró, que a pesar de que en el sistema se muestran los montos de los avalúos como parte de pago y de que el presupuesto estimado de la contratación se refleja como uno solo para hacer frente a la obligación que se adquiera, lo cierto es que los participantes en el procedimiento de compra, al presentar el precio de su oferta, debieron realizarlo restando el monto del avalúo al precio de venta, situación que no se presentó; puesto que las cotizaciones se aplicaron por el precio total de los vehículos sin que se rebajaran los precios del avalúo.

Según esa forma de cotizar, la persona analista en contratación encargada de la contratación preparó la recomendación con los montos conforme fueron presentados, sin embargo, según expone la señora López Rubí, es necesario restarle el monto del avalúo a cada línea (toda vez que el oferente no lo hizo) y consignándolo de esa misma forma en el sistema, de tal manera que la cifra resultante sea la que la Administración tiene que girar como pago monetario al contratista.

Dicha acción debe ser manual, porque el SICOP no cuenta con una función automatizada para hacer la disminución del monto del avalúo al precio cotizado por la oferta ganadora.

Conforme a lo expuesto, se solicita primeramente al Consejo de Directores, según la instrucción de soporte técnico brindada por la Mesa de Ayuda de SICOP, aprobar la presente corrección del acto de adjudicación y en un segundo momento a nivel de sistema también, aprobar los montos ajustados. Para que en vez de lo que aprobó el CDIR en aquel momento:

 

La adjudicación sea conforme se indica a continuación:

 

Partidas 1 y 2: PURDY MOTOR SOCIEDAD ANONIMA, cédula jurídica n° 3101005744, por $ 172.869,49 (ciento setenta y dos mil ochocientos sesenta y nueve dólares con cuarenta y nueve centavos) impuesto al valor agregado incluido, conforme a lo siguiente:

 * Monto que muestra SICOP.

**Empleando un tipo de cambio de ₡524,72 de fecha 23 de agosto de 2024 (día de la apertura).

*** Sin rebajo del avaluó.

 

       Cabe señalar, que no se trata de un error material del acto de adjudicación, sino de un requisito de funcionamiento del Sistema Unificado del Compras Públicas y que esta rectificación es necesaria para la elaboración del contrato y su aprobación, emisión del pedido y etapas siguientes, puesto que, de lo contrario, el error en el sistema persistiría impidiendo el flujo normal del proceso.

       En caso de aprobarlo, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, del Departamento Legal, de la Unidad de Fiscalización de la Ejecución Contractual, de la señora Dessireé González Zamora, Contraparte Técnica, así como de la Auditoría Interna.”

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda.

C) Informe de recomendación de acto final trámite 2024LY-000009-0012300001: “SWITCH, SERVIDORES, UNIDAD DE ALMACENAMIENTO Y ACCESS POINT”. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor Institucional, se conoce oficio n.° PROV-0394-2024 del 28 de octubre de 2024, mediante el cual remite el “Informe de recomendación de acto final trámite 2024LY-000009-0012300001: “SWITCH, SERVIDORES, UNIDAD DE ALMACENAMIENTO Y ACCESS POINT.” y literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación del acto final, conforme al siguiente detalle:

         * Según lo muestra SICOP

 

      En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, del Departamento Legal, de la Unidad de Fiscalización de la Ejecución Contractual, de los señores Wilfred Mejía Villalobos y Adrián David Cascante Rojas Contrapartes Técnicas, así como de la Auditoría Interna.”

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda.

Por unanimidad declaramos la firmeza de todos los acuerdos.

A las quince horas con treinta y dos minutos terminó la sesión.