ACTA N.º 36-2024

 

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las catorce horas con veintiún minutos del martes veintisiete de agosto de dos mil veinticuatro, con asistencia de los señores Luis Guillermo Chinchilla Mora, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones -quien preside-; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; Jefferson Vargas Salas, Secretario General de la Dirección Ejecutiva; Gerardo Felipe Abarca Guzmán, Director General a. i. del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Rodrigo Abdel Brenes Prendas, Secretario General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia; Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica y Gustavo Román Jacobo, Director General de Estrategia y Gestión Político-Institucional.

 

De conformidad con el orden del día aprobado por el suscrito para esta sesión ordinaria, el cual incluye los documentos de agenda y sus respectivos antecedentes, los cuales fueron de conocimiento previo de las señoras Directoras y señores Directores, se procede al conocimiento y votación de cada uno de dichos asuntos.

ARTÍCULO PRIMERO. LECTURA Y APROBACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA Y DEL ACTA DE LA SESIÓN ORDINARIA ANTERIOR.

A) Se tiene por leído y aprobado el orden del día de la presente sesión ordinaria.

B) Se incorpora al orden del día el siguiente asunto:

·        Sustitución de la señora Directora Ejecutiva en esta sesión del CDIR.

C) Se tiene por leída y aprobada la minuta de la sesión ordinaria n.° 35-2024, con excepción del señor Jefferson Vargas Salas, quien no participó en dicha sesión.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Respuesta CDIR-0119-2024 Informe sobre el análisis de la suficiencia de cauciones. De las señoras Guiselle Valverde Calderón, Contadora a. i. e Hirlanny María Ortiz Campos, Jefa del Departamento de Recursos Humanos y de los señores Abraham Paniagua González, Subcontador y Walter Jiménez González, Profesional del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° CONT-0600-2024 del 8 de agosto de 2024, mediante el cual, según lo ordenado por este Colegiado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.° 17-2024, celebrada el 30 de abril de 2024, rinde informe relativo a la recomendación n.° 4.2 del Informe de control interno de la Auditoría Interna n.° ICI-05-2020 y con fundamento en una serie de consideraciones, literalmente concluyen y recomiendan:

III.          Conclusiones

En consonancia con el análisis de los argumentos y criterios vertidos por los miembros del Consejo por medio de los oficios supra citados, se exponen las siguientes conclusiones:

a)   El aspecto o parámetro fundamental para la determinación de la caución que deben rendir las personas funcionarias del TSE es la responsabilidad en la recaudación, custodia o administración de fondos y valores públicos.

b)   La determinación de la suficiencia de los importes a caucionar de las personas funcionarias obligadas a este hecho, se fundamenta en criterios de razonabilidad y proporcionalidad respecto a los niveles de responsabilidad, dificultad y consecuencia del error del puesto, así como del monto administrado, razón por la cual no se considera pertinente efectuar modificación alguna de los montos actualmente establecidos en el artículo 14 del Reglamento.

c)    El modelo institucional de estratificación de cuatro niveles, la segregación de los puestos en los diferentes grupos y los parámetros para determinación de los importes a caucionar por nivel, se consideran pertinentes de acuerdo con los parámetros de razonabilidad y proporcionalidad que han sido señalados.

IV.         Recomendaciones

De conformidad con lo descrito, se someten a la valoración de ese Consejo de Directores, las siguientes recomendaciones:

a)   Tener por cumplida la recomendación de la auditoría interna contenida en el informe de control interno ICI-05-2020 “Cumplimiento de la normativa que regula el tema de las cauciones que deben rendir los funcionarios del Tribunal” número 4.2 numeral b) relacionada con el análisis de la suficiencia de la caución a rendir según niveles de responsabilidad.

b)   Aprobar las modificaciones efectuadas al Reglamento de Cauciones (ver Anexo 01), en atención a las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna y la revisión integral efectuada por este equipo técnico.

c)    Mantener, de conformidad con criterios de razonabilidad y proporcionalidad, los montos que actualmente caucionan las personas funcionarias, según los diferentes niveles reglamentados en la normativa interna del TSE.

Se dispone: 1- Tener por rendido el informe, cuyas conclusiones y recomendaciones se acogen. 2.- Hágase de conocimiento del Superior con la recomendación de aprobar.

B) Informe anual 2023 del Plan Táctico del PEI 2019-2025. De la señora Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva, se conoce oficio n.° DE-1924-2024 del 19 de agosto de 2024, mediante el cual remite el informe anual 2023 relativo al estado de avance de las líneas de acción que conforman el plan táctico del PEI vigente, para lo cual, solicita la aprobación de las recomendaciones incluidas en el último apartado del citado informe, particularmente la que concierne al punto n.° 4, según expone.

Se dispone: 1- Tener por rendido el informe, el cual se acoge. 2.- Hágase de conocimiento del Superior con la recomendación de aprobar.

C) Consulta de seguimiento del proceso consultivo “Conversemos”. De la señora Mary Anne Mannix Arnold, Encargada de seguimiento del proceso consultivo Conversemos, se conoce oficio n.° STSE-1751-2024 del 22 de agosto de 2024, mediante el cual solicita informar sobre el estado de la divulgación de las labores de este Colegiado y del funcionamiento de la Comisión conformada con ocasión de la recomendación n.° 19 del Informe final del proceso consultivo sobre aspectos administrativos y organizacionales.

Se dispone: 1.- Hacer del conocimiento de la señora Mannix Arnold lo aprobado en esta sesión respecto a la Difusión de las tareas del Consejo de Directores. 2.- Hágase del conocimiento de la comisión respectiva, el oficio supra citado, para que en el plazo de cinco días hábiles rinda informe a este Colegiado.

D) Entrega de certificación del estado de cumplimiento de las recomendaciones y acciones de mejora que derivaron de la Advertencia sobre los Estados Financieros Auditoría Externa. De la señora Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva, se conoce oficio n.° DE-1967-2024 del 22 de agosto de 2024, mediante el cual de conformidad con lo que establece el Reglamento para el seguimiento de las recomendaciones y acciones de mejora emitidas en los informes de la Auditoría Interna del Tribunal Supremo de Elecciones, en su artículo 13 inciso c) remite la certificación de las acciones de mejora para el cumplimiento de la “Advertencia sobre las recomendaciones contenidas en la Carta de Gerencia, como parte de la auditoría externa realizada a los estados financieros Institucionales”.

Se dispone: Tomar nota.

E) Agenda mes de la seguridad de la Información. De la señora Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica, se conoce oficio n.° DGET-291-2024 del 22 de agosto de 2024, mediante el cual, según lo ordenado por este Colegiado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.° 28-2024 celebrada el 2 de julio de 2024, remite la agenda que propone para las actividades que se llevarán a cabo durante el mes de octubre del presente año con motivo de la celebración del mes de la seguridad de la información.

Se dispone: Aprobar conforme se solicita.

F) Sustitución a sesión. Del señor Hugo Ernesto Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia, se conoce correo electrónico del 23 de agosto de 2024, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En el marco de las actividades vinculadas al 75 aniversario del TSE, al Día de la Democracia Costarricense y a los esfuerzos institucionales en formación en democracia, el próximo martes 27 de agosto estaré en la ciudad de Limón, con el objeto de inaugurar la exposición "Costa Rica multiétnica y pluricultural" en la Casa de la Cultura, a las 9:00 horas, y la exposición "Vivamos la democracia" en la sede de la UCR-Limón, a partir de las 14:00 horas, en las cuales participarán estudiantes, docentes, representantes de la sociedad civil y autoridades políticas de la provincia.

Por ende, solicito se tenga por justificada mi ausencia y se tome nota de que el señor Rodrigo Abdel Brenes Prendas participará de la sesión ordinaria del CDIR de ese día, sea en su modalidad virtual o presencial, en representación del IFED."

Se dispone: 1.- Tener por justificada la referida ausencia. 2.- Hágase del conocimiento del Tribunal Supremo de Elecciones.

G) Relacionado a la exoneración de impuestos sobre los equipos para la emisión de cédulas. De la señora Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva, se conoce oficio n.° DE-1980-2024 del 23 de agosto de 2024, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En virtud de que el Proveedor Institucional, señor Allan Herrera Herrera, mediante oficio n.° PROV-0299-2024 de fecha 19 de agosto de 2024, se refiere a la exoneración de impuestos para la importación de los equipos actualmente utilizados en la impresión de cédulas, incluyendo en el memorial la consulta realizada a la Encargada de la Unidad de Fiscalización Contractual (UFEC) de la Dirección Ejecutiva, la cual señala declararse no competente para decidir al respecto, toda vez que se trató de un aspecto no contemplado en el pliego de condiciones y no solicitado por el contratista desde la oferta, me permito elevar al estimable Consejo de Directores lo siguiente.

Una vez analizado a fondo la información que se muestra en el oficio supra citado (adjunto a este memorial), se estima apropiado que la decisión sobre este particular sea valorada y resuelta por el Consejo de Directores, en su calidad de jerarca institucional en materia de contratación pública, con la atenta sugerencia de que se solicite al Departamento Legal el criterio con respecto a la procedencia o no de la exoneración de impuestos para dichos equipos, esto con base en lo que argumenta el señor Herrera Herrera y que a letra indica:

“… el retraso en dicho acto provoque la interrupción del servicio público de emisión de documentos de identidad que se presta, sino todas las demás implicaciones jurídicas y sociales que ese hecho pueda generar a los costarricenses y a la institución misma, de tal forma que para ello, realizamos formal comunicado de los hechos y solicitamos se nos brinde el pronunciamiento correspondiente para atender la presente coyuntura.”.

Se dispone: Para su estudio e informe, el cual habrá de rendirse en el plazo de 5 días hábiles, pase al Departamento Legal.

Interviene el señor Secretario General Chinchilla Mora: “No sé si cinco días sería muy poco para un tema que pueda ser de...”.

Interviene el señor Director General a. i. Abarca Guzmán: “Dale 10”.

Interviene el señor Secretario General Chinchilla Mora: “Si verdad podríamos darle 10”.

Interviene la señora Directora Guerrero Arias: “Igual podría ser más”.

Interviene el señor Secretario General Chinchilla Mora: “Sí correcto. Entonces pondríamos 10 días hábiles si ustedes están de acuerdo para el Departamento Legal”.

H) Informe sobre dedicación exclusiva estudio del puesto n.°353423, 370913. De la señora Hirlanny Ortiz Campos, Jefa del Departamento de Recursos Humanos y los señores Jefferson Vargas Salas, Secretario General a. i. de la Dirección Ejecutiva y Ronny Alexander Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DE-1896-2024 del 19 de agosto de 2024, mediante el cual rinden informe sobre la conveniencia institucional de someter los puestos n.° 353423 y 370913 al régimen de dedicación exclusiva y, con fundamento en una serie de consideraciones literalmente concluyen:

“Valorado por este equipo de trabajo el informe elaborado por el DRH con base en las tareas que desarrolla el puesto y la información suministrada por la jefatura, de conformidad con los parámetros definidos para rendir el informe sobre la dedicación o no de un puesto, se evidencian elementos que permiten determinar la conveniencia institucional de someter a los puestos n.° 353423 y 370913 Profesional en Tecnologías de Información 3 (clase Profesional Ejecutor 3) ubicado en DGET, al régimen de dedicación exclusiva, de forma tal, que la persona funcionaria que ocupe ese cargo deba dedicar sus servicios profesionales –profesión liberal requisito del puesto y profesiones relacionadas con dicho cargo– exclusivamente al servicio del Tribunal; lo anterior, en virtud de que al ponderar el costo económico que conlleva esa dedicación, la Administración obtiene mayor beneficio al procurar que se garantice el interés público con la dedicación completa de la persona que ocupe ese puesto en las actividades institucionales (…)”.

Se dispone: Tener por rendido el informe, cuya conclusión se acoge. Elévese a conocimiento del Superior con la recomendación de aprobar.

I) Informe sobre dedicación exclusiva estudio del puesto n.°101910. De la señora Hirlanny Ortiz Campos, Jefa del Departamento de Recursos Humanos y los señores Jefferson Vargas Salas, Secretario General a. i. de la Dirección Ejecutiva y Ronny Alexander Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DE-1898-2024 del 19 de agosto de 2024, mediante el cual rinden informe sobre la conveniencia institucional de someter el puesto n.° 101910 al régimen de dedicación exclusiva y, con fundamento en una serie de consideraciones literalmente concluyen:

“Valorado por este equipo de trabajo el informe elaborado por el DRH con base en las tareas que desarrolla el puesto y la información suministrada por la jefatura, de conformidad con los parámetros definidos para rendir el informe sobre la dedicación o no de un puesto, se evidencian elementos que permiten determinar la conveniencia institucional de someter al puesto n.° 101910 Profesional en Tecnologías de Información1 (clase Profesional Asistente 2) ubicado en el DGET, al régimen de dedicación exclusiva, de forma tal, que la persona funcionaria que ocupe ese cargo deba dedicar sus servicios profesionales –profesión liberal requisito del puesto y profesiones relacionadas con dicho cargo– exclusivamente al servicio del Tribunal; lo anterior, en virtud de que al ponderar el costo económico que conlleva esa dedicación, la Administración obtiene mayor beneficio al procurar que se garantice el interés público con la dedicación completa de la persona que ocupe ese puesto en las actividades institucionales (…)”.

Se dispone: Tener por rendido el informe, cuya conclusión se acoge. Elévese a conocimiento del Superior con la recomendación de aprobar.

J) Difusión de las tareas del Consejo de Directores. Del señor Iván Gerardo Mora Barahona, para ese entonces Director General a. i. de la Dirección General de Estrategia y Gestión Político-Institucional, se conoce nuevamente oficio n.° DEGP-0104-2024 del 16 de agosto de 2024, mediante el cual según lo ordenado en el acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.° 10-2023 del 2 de abril de 2023, remite propuesta de diseño para el proceso de divulgación orientado a que la población institucional conozca las labores del Consejo de Directores.

Interviene el señor Secretario General Chinchilla Mora: “Para este asunto la Dirección de Estrategia y Gestión Política Institucional nos permitió remitir las filminas que, podemos ver ahí Jinny, las filminas que estuvimos este conversando ahora con Gustavo, pues se hicieron algunos cambios, ¿más que todo de forma verdad?”

Interviene el señor Director Román Jacobo:  “Ajá en los textos se simplificó un poquito el texto”.

Interviene el señor Secretario General Chinchilla Mora: “De manera que quede como más sencillo el quehacer de nosotros y es el que ustedes más o menos se habían visto en el oficio que se les pasó la vez pasada, no sé si ustedes los tienen los podemos leer, si ustedes lo ven, o si por el contrario este una vez analizado, podemos aprobarlo directamente”.

Interviene el señor Director General Bolaños Bolaños: “Dele así”.

Interviene el señor Secretario General Chinchilla Mora: “¿Les parece?

Interviene el señor Director General Bolaños Bolaños: “Sí”

Interviene el señor Secretario General Chinchilla Mora: “¿Los aprobamos?”.

Interviene el señor Director General Bolaños Bolaños: “Sí”.

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda.

Interviene el señor Secretario General Chinchilla Mora: “Muchas gracias a la Dirección de don Gustavo por hacernos esa divulgación de lo que hacemos acá y de las fotografías que van a acompañar a esas filminas, así que agradecidos con tu equipo de trabajo, Gustavo”.

K) Sustitución a sesión. De la señora Sandra Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva, se conoce correo electrónico del 26 de agosto de 2024, mediante el cual literalmente manifiesta:

"(…) en virtud de que he solicitado autorización al Área de Capacitación del Departamento de Recursos Humanos, para asistir al Congreso Mentes Maestras para la Transformación, a realizarse mañana (27 de agosto) en el Centro Internacional de Convenciones (CIC) Ande, en un horario de las 9 a.m. a las 7 p.m., le solicito que la sesión del Consejo de Directores pueda ser atendida por el compañero Jefferson Vargas Salas, Secretario General a.i. de esta Dirección".

Se dispone: 1.- Tener por justificada la referida ausencia. 2.- Hágase del conocimiento del Tribunal Supremo de Elecciones.

Por unanimidad declaramos la firmeza de todos los acuerdos.

A las catorce horas con treinta y ocho minutos terminó la sesión.