ACTA N.º 53-2023

 

 

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las catorce horas y treinta y seis minutos del nueve de noviembre de dos mil veintitrés, con asistencia de los señores Luis Guillermo Chinchilla Mora, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones -quien preside-; Elizabeth Valverde Valverde, Secretaria General a. i. de la Dirección General del Registro Civil; Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva; Héctor Enrique Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Hugo Ernesto Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia; Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica e Iván Gerardo Mora Barahona Director General a. i. de Estrategia y Gestión Político-Institucional.

 

De conformidad con el orden del día aprobado por el suscrito para esta sesión ordinaria, el cual incluye los documentos de agenda y sus respectivos antecedentes, los cuales fueron de conocimiento previo de las señoras Directoras y señores Directores, se procede al conocimiento y votación de cada uno de dichos asuntos.

ARTÍCULO PRIMERO. LECTURA Y APROBACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA Y DEL ACTA DE LA SESIÓN ORDINARIA ANTERIOR.

A) Se tiene por leído y aprobado el orden del día de la presente sesión ordinaria.

B) No hay documentos para incorporar.

C) Se tiene por leída y aprobada la minuta de la sesión ordinaria n.° 52-2023 con excepción de la señora Elizabeth Valverde Valverde y el señor Iván Gerardo Mora Barahona quienes no asistieron a dicha sesión.

 ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A)           Respuesta a oficio n.° CDIR-0409-2023. De la señora Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica, se conoce oficio n.° DGET-317-2023 del 30 de octubre de 2023, mediante el cual se refiere a la solicitud de traslado de Dirección del funcionario Jeffrey Salazar Montero y literalmente manifiesta:

"En atención al acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.° 50-2023 celebrada el 26 de los corrientes, comunicado en oficio n.° CDIR-0409-2023, en que dispuso remitir a las direcciones institucionales el memorial suscrito el pasado 5 de octubre por el señor Jeffrey Salazar Montero, funcionario del Departamento Electoral, en el que solicita ser trasladado a otra Dirección Institucional, me permito informar que el perfil del funcionario Salazar Montero no es funcional en la DGET.".

Se dispone: Tomar nota.

B) Estimación preliminar de costos del Programa PRO01 contenido en el Portafolio de Proyectos, v04. De la señora Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica, se conoce oficio n.° DGET-318-2023 del 30 de octubre de 2023, mediante el cual remite para conocimiento de este Colegiado la estimación preliminar de costos para la contratación del recurso informático que se requerirá para la elaboración de los componentes tecnológicos que conforman el Programa PETI-PR-01 Actualización integral de los Sistemas Civiles, Padrón Nacional Electoral y División Territorial Electoral.

Se dispone: Para su estudio e informe en el plazo de 10 días hábiles pase a la Dirección Ejecutiva.

B)          Participación de funcionarios en el Programa de Asesores Electorales. De los señores Héctor Enrique Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos y la señora Alejandra Peraza Retana, Jefa del Departamento de Programas Electorales, se conoce oficio n.° DPE-423-2023 del 30 de octubre de 2023, mediante el cual remiten propuesta, para que, previo visto bueno de las Direcciones respectivas, se designe a un funcionario de la Unidad de Servicios Generales y de la Sección de Archivo, que mostraron interés de fungir como asesores electorales, en ese cargo pero desde sus puestos habituales.

Interviene el señor Secretario General Chinchilla Mora: “Para este asunto ya recopilados los criterios tanto de la Dirección Ejecutiva y del Archivo, aprobaríamos conforme se solicita, si ustedes están de acuerdo. Creo que esto ayuda a poder conformar el equipo de Asesores Electorales para este periodo electoral.”.

Se dispone: Aprobar conforme se solicita.

D) Informe sobre estudio de dedicación exclusiva de diferentes puestos. De la señora Melissa Bagnarello Chaves, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-2682-2023 del 31 de octubre de 2023, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo cuarto de la sesión ordinaria n.° 100-2023, celebrada el 31 de octubre de 2023 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo a la aprobación del informe sobre estudio de dedicación exclusiva de los puestos n.° 45867, n.° 46148 y n.° 45858, ubicados en la Sección de Documentos de Identidad.

Se dispone: Tomar nota.

E) Comunicación de la conformación de la Comisión de Salud Ocupacional. De la señora Melissa Bagnarello Chaves, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-2683-2023 del 31 de octubre de 2023, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo cuarto de la sesión ordinaria n.° 100-2023, celebrada el 31 de octubre de 2023 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo a la comunicación de la conformación de la Comisión de Salud Ocupacional.

Se dispone: Tomar nota.

F) Ampliación del plazo del PETI y análisis de la versión 4 del Portafolio de Proyectos. De la señora Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva se conoce oficio n.° DE-2934-2023 del 27 de octubre de 2023, mediante el cual en atención al acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.° 48-2023 celebrada el 10 de octubre de 2023 remite informe sobre la solicitud de ampliación del plazo del PETI y análisis de la versión 4 del Portafolio de Proyectos presentada por la señora Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica.

Se dispone: 1.- Tener por rendido el informe el cual se acoge. 2.- Proceda la Dirección General de Estrategia Tecnologica a realizar los ajustes recomendados por la Dirección Ejecutiva en el informe de cita.

G) Oficio DE-2868-2023 para conocimiento y atención del CDIR sobre criterio legal. Del señor Mario Alberto Gudiño Umaña, Contador, se conoce oficio n.° CONT-0781-2023 del 1.° noviembre de 2023, mediante el cual remite para conocimiento y atención de este Colegiado el oficio n.° DE-2868-2023 suscrito por la señora Mariana Gómez Bolaños, Encargada de la Unidad de Fiscalización de la Ejecución Contractual, relacionado con las garantías que ampararon actos de contratación ya concluidos y los proveedores no solicitaron su devolución y con fundamento en una serie de consideraciones literalmente concluye:

"1. La devolución de las garantías de participación y cumplimiento es a solicitud de parte, no está habilitada la Administración para hacerlo en forma oficiosa, eso con independencia del régimen jurídico en materia de compras públicas vigente al momento de la relación contractual.

2. Que aplica la prescripción quinquenal en los casos que el oferente o contratista pudiendo haber solicitado su devolución -estando habilitado- no realizó gestión alguna tendiente a ello, por lo que el no ejercicio oportuno de su derecho por seguridad jurídica y disposición de ley, le es castigado con la pérdida de este.

3. Acreditado el transcurso de los cinco años computables a partir del momento en que el titular -oferente o contratista- está habilitado para solicitarla, de presentar una gestión para su devolución estaría prescrita, y los fondos de esas garantías deben ser trasladados al Ministerio de Hacienda.

4. Al amparo del principio constitucional de buena fe que también rige las relaciones contractuales, la Administración puede dar aviso, sea mediante publicación en La Gaceta o el SICOP, de las garantías de participación y cumplimiento que tiene en custodia y pueden ser devueltas, tanto porque se cumplen los requisitos para su devolución y no está prescrito su derecho.

5. Que este criterio no es vinculante, por lo que se considera, salvo superior criterio, que la decisión final sobre estos casos debe ser adoptada por el CDIR.".

Se dispone: 1.- Este Consejo de Directores acoge el criterio emitido por la señora Mariana Gómez Bolaños, Encargada de la Unidad de Fiscalización de la Ejecución Contractual. 2.- Proceda el Departamento de Contaduría a realizar las gestiones necesarias con el fin de realizar los traslados de dinero según corresponda al Ministerio de Hacienda de acuerdo con las disposiciones de la “Ley de la Administración Financiera de la Republica y Presupuestos Públicos”.    

H) Consulta sobre compra por medio del Fondo General de Elecciones. Del señor Ronny Alexander Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DL-431-2023 del 1.° noviembre de 2023, mediante el cual en atención al acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.° 50-2023 celebrada el 26 de octubre de 2023, rinde informe relacionado con el oficio n.° PROV-0593-2023 suscrito por el señor Allan Herrera Herrera sobre la compra de 25 cámaras de video por medio del Fondo General de Elecciones y con fundamento en una serie de consideraciones literalmente recomienda:

"E. RECOMENDACIÓN. Se recomienda lo siguiente:

·               Que en caso de persistir la necesidad e interés en adquirir las cámaras de vigilancia objeto de este informe, se procure el procedimiento de contratación más ágil que legalmente resulte posible, como lo seria [sic] la aplicación del artículo 304 del Código Electoral, cumpliendo para ello con los requisitos de rigor.

·               Que se instruya al Departamento de Programas Electorales para que en futuras ocasiones en que considere aplicar el FGE, se apegue a lo que al efecto establece el Reglamento para la Aplicación del Artículo 25 del Código Electoral y, en caso de incumplimiento de lo ahí establecido, la DGRE o el CDIR, según sea el caso, enderezcan las actuaciones para ajustarlas a dicho reglamento. 

·               Disponer que la DGRE realice un seguimiento para determinar si institucionalmente se cumplió o no con lo indicado por Tesorería Nacional en el memorial n.° TN-672-2013, del 26 de junio de 2013, cuyo objeto era agilizar la aplicación del Fondo General de Elecciones.

Se dispone: 1.- Tener por rendido el informe. 2.- Para su análisis pase a la Dirección General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos.

I) Observaciones señaladas en el oficio n.° DGRC-0657-2023. De las señoras Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva, Marilyn Bravo Cordero, Encarga de Área de Planificación, Elizabeth Quirós Meza, Encarga de Unidad de Control Interno y Kattia Zamora Guzmán, Jefa de Archivo Central, se conoce copia del oficio n.° DE-2995-2023 del 1 de noviembre de 2023, mediante el cual se refieren a la Guía para la Elaboración de Manuales de Procedimientos por Proceso y en lo que interesa literalmente manifiestan:

"Por lo indicado, dados los ajustes relevantes, tanto de forma como de fondo que deberán efectuarse en función del Cronograma de trabajo para el traslado de información por parte de la Dirección General del Registro Civil propuesto en el presente oficio, es necesario indicar que deberá extenderse al segundo semestre del año 2024, el plazo inicialmente establecido en la recomendación 2), comunicada al Consejo de Directores mediante oficio n.° DE-1596-2023 del 23 de junio, aprobado en sesión la sesión ordinaria n.° 29-2023, celebrada el 27 de junio de 2023, comunicado en oficio CDIR-0258-2023 de misma fecha, de tal manera que el traslado de la información a las plantillas normalizadas para los manuales de procedimientos, se pueda efectuar de manera correcta y coordinada.".

Se dispone: Tomar nota.

J) Comunicación respecto de la devolución presupuestaria formulada por el TSE. De la señora Adriana Pacheco Madrigal, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conocen oficios n.° STSE-2728-2023 y n.° STSE-2729-2023 ambos del 2 de noviembre de 2023, mediante los cuales comunica el acuerdo adoptado en el artículo quinto de la sesión ordinaria n.° 101-2023, celebrada el 2 de noviembre de 2023 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo a lo informado por el señor José Luis Araya Alpízar, Director General de Presupuesto Nacional del Ministerio de Hacienda sobre propuesta de devolución del periodo presupuestario 2023.

Interviene el señor Secretario General Chinchilla Mora: “Eso tiene que ver estimados señoras y señores, de que Hacienda no aplicó la devolución indicando que no había ley que amparara esa devolución y por consiguiente, los recursos todavía quedan, todavía están en manos del Tribunal, con una afectación presupuestaria que podría afectarnos en este año según lo que nos dijeron.”.

Se dispone: Para su atención pase a la Dirección Ejecutiva.

K) Remisión de Guía para la elaboración de Estudio de Requerimientos del Sistema de impresión y emisión de papeleta electrónica. Del señor Héctor Enrique Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos, se conoce oficio n.° DGRE-970-2023 del 25 de octubre de 2023, mediante el cual en atención al acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.° 47-2023 celebrada el 3 de octubre de 2023, remite guía para la elaboración de Estudio de Requerimientos del Sistema de impresión y emisión de papeleta electrónica.

 Se dispone: Pase a la Dirección Ejecutiva para lo correspondiente.

L) Justificación de ausencia en sesión del CDIR. Del señor Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, se conoce memorando n.° DGRC-0056-2023 del 8 de noviembre de 2023, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Me permito informar que no podré asistir a la sesión del CDIR a celebrarse el día de mañana a la 1:30 p.m., en virtud de que, previo a la modificación de la fecha de esta sesión, ya tenía programada una gira de visita a las oficinas regionales de Buenos Aires, Pérez Zeledón y Tarrazú, para realizarse los días 9 y 10 de noviembre.

Por tal motivo, en dicha sesión asistirá en mi lugar la señorita Elizabeth Valverde Valverde, quien se encuentra fungiendo como Secretaria General a. i. del Registro Civil.".

Se dispone: 1.- Tener por justificada la referida ausencia. 2.- Hágase del conocimiento del Tribunal Supremo de Elecciones.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA.

A) Informe para adjudicación en el trámite 2023LD-000089-0012300001 “SERVICIO DE ALQUILER DE VEHÍCULOS, ELECCIONES MUNICIPALES 2024. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor Institucional, se conoce oficio n.° PROV-0602-2023 del 6 de noviembre de 2023, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación de adjudicación, licitación tramitada con fundamento en lo dispuesto en los artículos 134 de la LGCP y el artículo 304 del Código Electoral conforme al siguiente detalle:

 

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, de la señora Mariana Gómez Bolaños en calidad de Administradora del Contrato, la señora Dessireé Gonzalez Zamora, Contraparte Técnica, así como de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda.

 Por unanimidad declaremos la firmeza de todos los acuerdos.

 A las catorce horas y cincuenta y tres minutos terminó la sesión.