ACTA N.º 35-2023

 

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las catorce horas con ocho minutos del ocho de agosto de dos mil veintitrés, con asistencia de los señores Luis Guillermo Chinchilla Mora, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones -quien preside-; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director  General del Registro Civil–; Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva; Héctor Enrique Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Hugo Ernesto Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia; Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica; Gustavo Román Jacobo, Director General de Estrategia y Gestión Político-Institucional.

 

De conformidad con el orden del día aprobado por el suscrito para esta sesión ordinaria, el cual incluye los documentos de agenda y sus respectivos antecedentes, los cuales fueron de conocimiento previo de las señoras Directoras y señores Directores, se procede al conocimiento y votación de cada uno de dichos asuntos.

ARTÍCULO PRIMERO. LECTURA Y APROBACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA Y DEL ACTA DE LA SESIÓN ORDINARIA ANTERIOR.

A) Se tiene por leído y aprobado el orden del día de la presente sesión ordinaria.

B) No hay documentos para incorporar.

C) Se tiene por leída y aprobada la minuta de la sesión ordinaria número 34-2023.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Replica oficio n.° DE-1680-2023. De la señora Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva, se conoce copia del oficio n.° DE-1922-2023 del 28 de julio de 2023, mediante el cual realiza aclaración relacionada con las certificaciones del estado de cumplimiento de las recomendaciones de la Auditoría Interna remitidas mediante oficio n.° DE-1680-2023 del 3 de julio de 2023 y literalmente manifiesta:

"En atención al correo electrónico del día 20 de julio de 2023, suscrito por el señor Jorge Alberto Coto Gómez, mediante el cual, indica lo siguiente:

“(…) ambas certificaciones presentan la siguiente fecha: 04 de junio de 2023 y la firma digital el 04 de julio de 2023, lo cual no guarda concordancia si se comparan su cronología con la fecha de emisión del oficio n.° DE-1680-2023, ni con el oficio n.° DE-1434-2023 del 09 de junio de 2023. Evidentemente, acontece una inconsistencia al consignar en dichas certificaciones la fecha 04 de junio de 2023; por tal razón, se solicita realizar las aclaraciones que correspondan.”

Al respecto, se aclara que la fecha correcta que deben tener las certificaciones mencionadas anteriormente es 4 de julio de 2023 y no como por error se consignó.".

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

B) Informe sobre dedicación exclusiva estudio del puesto n.° 101760. De la señora Marilyn Bravo Cordero, Secretaria General a. i. de la Dirección Ejecutiva, la señora Hirlanny Ortiz Campos, Jefa del Departamento de Recursos Humanos y el señor Ronny Alexander Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DE-1711-2023 del 05 de julio de 2023, mediante el cual rinden informe en el que se concluye la conveniencia institucional de someter el puesto n.° 101760, Profesional Administrativo (clase Profesional en Gestión 2) ubicado en la Dirección General del Registro Civil, al régimen de dedicación exclusiva.

Se dispone: Tener por rendido el informe, cuyas conclusiones se acogen. Elévese a conocimiento del Superior con la recomendación de aprobar. ACUERDO FIRME.

C) Informe sobre dedicación exclusiva estudio del puesto n.° 45526. De la señora Marilyn Bravo Cordero, Secretaria General a. i. de la Dirección Ejecutiva, la señora Hirlanny Ortiz Campos, Jefa del Departamento de Recursos Humanos y el señor Ronny Alexander Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DE-1710-2023 del 05 de julio de 2023, mediante el cual rinden informe en el que se concluye la conveniencia institucional de someter el puesto n.° 45526 Encargado/a del Área Administrativa de la Dirección General (clase Profesional Funcional 2) ubicado en la Dirección General del Registro Civil, al régimen de dedicación exclusiva.

Se dispone: Tener por rendido el informe, cuyas conclusiones se acogen. Elévese a conocimiento del Superior con la recomendación de aprobar. ACUERDO FIRME.

D) Atención de Informe de Control Interno n.° ICI-001-2022. De la señora Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva, se conoce oficio n.° DE-1892-2023 del 26 de julio de 2023, mediante el cual, según lo ordenado en el acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.° 32-2023 celebrada el 18 de julio de 2023 por este Colegiado, se refiere a la recomendación 4.1 del “Informe de Control Interno n.° ICI-001-2022 sobre los procesos operativos y de gestión de la Unidad de Transportes del TSE, concerniente al resguardo físico y los procesos de remate de los vehículos” y con fundamento en una serie de consideraciones literalmente concluye:

"Por tanto, tomando en consideración la suma indicada, se llega a la conclusión que para este 2023 no se identifican recursos económicos para realizar la adquisición de los bienes, por lo que se acoge lo expuesto en las recomendaciones del documento y se presentará este asunto en la primera transferencia presupuestaria del próximo año, porque se trata de una compra no programada en el Plan Operativo Anual (POA) 2024; de esa manera se velará [sic] la materia e intentará conseguir el presupuesto preciso para solventar la necesidad a mediano plazo. Ahora bien, se sugiere al señor Mario Pereira Granados, jefe de la Sección de Infraestructura Tecnológica, que esta insuficiencia se incluya en el POA 2025, para evidenciarla y programarla de la forma debida, así de una u otra manera la institución se compromete a atender lo solicitado y se adquirirán los insumos de seguridad aquí expuestos.".

Se dispone: Aprobar conforme se propone. Hágase de conocimiento de la Auditoría Interna, la Sección de Infraestructura Tecnológica y la Oficina de Seguridad Integral. ACUERDO FIRME.

E) Entrega de certificación del estado de cumplimiento de las recomendaciones y acciones de mejora que derivaron del informe n.° ICI-10-2022. De la señora Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva, se conoce oficio n.° DE-1931-2023 del 31 de julio de 2023, mediante el cual de conformidad con lo que establece el Reglamento para el seguimiento de las recomendaciones y acciones de mejora emitidas en los informes de la Auditoría Interna del Tribunal Supremo de Elecciones, en su artículo 13 inciso c) remite certificación del estado de cumplimiento de las acciones de mejora contenidas en el “Informe de Control Interno n.° ICI-10-2022 relativo a los procesos de gestión de la Unidad de Transportes del Tribunal Supremo de Elecciones (Segundo Entregable)”.

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

F) Informe pruebas de contingencia UPDI (PQS). De la señora Armenia Masis Soto, Jefa a.i. del Departamento de Tecnologías de Información y Comunicaciones y el señor Oscar Fernando Mena Carvajal, Oficial Mayor Electoral, se conoce oficio n.° DTIC-290-2023 del 31 de julio de 2023, mediante el cual remiten informe sobre el resultado de las pruebas de contingencia de la Unidad de Personalización de Documentos de Identidad en el Sistema PQS.

Se dispone: Tener por rendido el informe. Continúese informando sobre el particular de manera bimensual, sin perjuicio de informar sobre aquellas incidencias que se estimen pertinentes. ACUERDO FIRME.

G) Autorización uso de vehículos de oficinas regionales para fiscalización de asambleas. Del señor Héctor Fernández Masis, Director General del Registro Electoral y Financiamiento de Partidos Políticos, se conoce oficio n.° DGRE-637-2023 del 1° de agosto de 2023, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En atención al oficio DRPP-3359-2023, suscrito por la señora Marta Castillo Víquez, Jefa del Departamento de Registro de Partidos Políticos (DRPP), donde se solicita autorización para que los funcionarios de sedes regionales que designe ese Departamento para fiscalizar asambleas de partidos políticos y otras labores de la administración electoral, puedan utilizar las motocicletas asignadas a la respectiva oficina regional para realizar la citada fiscalización, con todo respeto le solicito interponer sus buenos oficios a los efectos de que el Consejo autorice de forma general, el uso de los referidos vehículos a cualquier funcionario de oficinas regionales que tenga licencia de conducir y que de acuerdo con las disposiciones del DRPP, sea asignado como fiscalizador de asambleas de partidos políticos. Cabe mencionar que se ha venido experimentando un aumento significativo en la cantidad de asambleas a fiscalizar, razón por la cual ha sido necesario pedir la colaboración de compañeros de oficinas regionales con mayor frecuencia, por lo que el Departamento mencionado procura brindar la mayor colaboración posible para facilitar esa labor.".

Interviene el señor Secretario General Chinchilla Mora: “No se si sobre el particular vos, don Héctor o don Luis tienen algo que indicar.”.

Interviene el señor Director General Fernández Masís: “Ya lo habíamos conversado con Luis, esto era una autorización que yo creo que antes la daba el jefe de la Coordinadora, pero para ciertos aspectos, como esto transciende la Dirección del Registro Civil, la idea era que se pudiera facilitar.”.

Interviene el señor Director General Bolaños Bolaños: “¿Quién lo está autorizando, Sandra?”.

Interviene la señora Directora Mora Navarro: “La Dirección Ejecutiva autoriza el uso de vehículos cuando no son conductores, pero en este caso sí me parece que Legal lo vea de previo.”.

Interviene el señor Secretario General Chinchilla Mora: “Yo creo que el sentir y la intención está bien encausada en poderle facilitar a otros compañeros el uso del vehículo o la moto verdad.”.

Interviene la señora Directora Mora Navarro: “La moto que es lo que hay.”.

Interviene el señor Secretario General Chinchilla Mora: “Para poder fiscalizar las asambleas, toda vez que a veces tienen que trasladarse a distancias bastante grandes.”.

Interviene el señor Director General Bolaños Bolaños: “Solamente que ellos tienen autorización para usar la moto durante los cinco días de la semana.”.

Interviene el señor Secretario General Chinchilla Mora: “Aquí lo que está extendiendo es que cualquier funcionario que tenga licencia, de la regional que no esté autorizado pueda utilizar las motos, entonces me parece que con que pase al Departamento Legal.”.

Interviene el señor Director General Bolaños Bolaños: “Pero vamos a ver, para que cualquier.”.

Interviene el señor Secretario General Chinchilla Mora: “Cualquier funcionario.”.

Interviene el señor Director General Fernández Masís: “Cualquiera que haya sido designado como fiscalizador y tenga licencia.”.

Interviene el señor Secretario General Chinchilla Mora: “Y que tenga licencia pueda utilizar la moto.”. Entonces para este asunto se propone pasar a estudio e informe en el plazo de 8 días al Departamento Legal, si ustedes están de acuerdo.”.

Interviene el señor Director General Bolaños Bolaños: “¿Por qué no cinco?”.

Interviene el señor Director General Fernández Masís: “Cinco de una vez, lo dejamos para la otra sesión.”.

Interviene el señor Secretario General Chinchilla Mora: “Que por mayoría sean cinco, está bien.”.

Se dispone: Para su estudio e informe en el plazo de 5 días hábiles, pase al Departamento Legal. ACUERDO FIRME.

H) Conformación de un equipo interdisciplinario para la atención de la recomendación 4.4. del Informe especial n° IES-03-2023. De la señora Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica, se conoce oficio n.° DGET-210-2023 del 1.° de agosto de 2023, mediante el cual solicita la conformación de un equipo de trabajo interdisciplinario para la atención de la recomendación 4.4. del Informe Especial n.° IES-03-2023 relativo a la evaluación de la ciberseguridad en el Tribunal Supremo de Elecciones (Infraestructura Crítica I) y literalmente manifiesta:

"Por lo descrito en los párrafos precedentes y en estricto cumplimiento de las acciones propuestas para la atención de la recomendación 4.4. del Informe especial n.° IES-003-2023, sobre la evaluación de la ciberseguridad en el Tribunal Supremo de Elecciones (Infraestructura Crítica I), solicito a este Órgano Colegiado valorar la conformación de un equipo interdisciplinario (integrado por colaboradores de la Dirección Ejecutiva, el Departamento Legal, la Secretaría del TSE y la DGET) con el fin de determinar la factibilidad de dotar a la Sección de Infraestructura de recurso humano para la atención del monitoreo 24/7/365 y a su vez proponer la estrategia a seguir para la atención de incidentes en ese horario en cumplimiento a lo ordenado por la Auditoría Interna.".

Interviene el señor Secretario General Chinchilla Mora: “Sobre este asunto, salvo que tengan algo que indicar lo aprobaríamos conforme se solicita, si ustedes están de acuerdo.”.

Interviene el señor Director General Bolaños Bolaños: “¿Pero la idea no es conformar un equipo?”.

Interviene el señor Secretario General Chinchilla Mora: “Sí digamos nosotros autorizaríamos que se cree el equipo interdisciplinario y ellos en conjunto la Secretaría, la DGET, la Dirección Ejecutiva y el Departamento Legal ya indicarían cuales son las personas que lo conformarían, ¿estaríamos de acuerdo?”.

Se dispone: Aprobar conforme se solicita. ACUERDO FIRME.

I) Sobre lo dispuesto por el CDIR en sesión ordinaria n.° 20-2021, relativo al seguimiento del informe n.° ICI-04-2016. Del señor José Andrés Blanco Chaves, Auditor Interno a. i., se conoce oficio n.° AI-223-2023 del 3 de agosto de 2023, mediante el cual solicita aclaración del acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.° 20-2021 celebrada el 20 de abril de 2023 por este Colegiado, sobre el informe rendido por el señor Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, en oficio n.° DGRC-0252-2021 relacionado con el “Informe de seguimiento n.° SRICI-01-2021 sobre las recomendaciones emitidas mediante informe n.° ICI-04- 2016, relativos a aspectos administrativos sobre el estado de conservación, preservación y resguardo de la documentación civil, que se mantiene en la Unidad de Artesanía, ubicada en avenida 6, calles 6 y 8.”.

Se dispone: Pase a estudio individual de las señoras Directoras y los señores Directores. ACUERDO FIRME.

 J) Remisión de texto de reforma al reglamento de cauciones del TSE. De la señora Adriana Pacheco Madrigal, Prosecretaria General a. i. del TSE, se conoce oficio n.° STSE-1882-2023 del 3 de agosto de 2023, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo tercero de la sesión ordinaria n.° 70-2023, celebrada el 3 de agosto de 2023 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo a la aprobación del texto de reforma al reglamento de cauciones del TSE.

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

K) Atención de CDIR-0406-2022. Del señor Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, se conoce oficio n.° DGRC-0594-2023 del 31 de julio de 2023, mediante el cual en atención al acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.° 66-2022 celebrada el 13 de diciembre de 2022 por este Colegiado, remite el segundo entregable relativo al “Estudio de tiempos de proceso de las gestiones de inscripción de hechos vitales, civiles y de paternidad responsable realizadas por la Sección de Inscripciones durante el año 2022”, y con fundamento en una serie de consideraciones literalmente recomienda:

"4. Recomendaciones.

4.1.      Que la Sección de Inscripciones, en un plazo no mayor a 30 días hábiles remita un informe a la DGRC donde se detallen las causas que mediaron en el incumplimiento de plazos en atención de los trámites de Paternidad Responsable resuelta mediante Declaración Voluntaria con citas 1-2375-493-0985 – 2-0954-132-0264 – 5-0555-118-0235 – 7-0383-439-0878 – 7-0434-254-0508 – 7-0434-309-0618. Paternidad Responsable resuelta mediante Prueba de ADN con citas 1-2348-211-0422 – 1-2351-459-0917 – 2-1031-152-0304 – 5-0486-082-0163 – 6-0591-259-0517 - 7-0415-429-0858. Paternidad Responsable resuelta mediante Oficio debido a que el presunto padre no se presentó en el plazo de 10 días a una sede del TSE para dar continuidad al trámite con citas 1-2140-216-0432, 1-2389-136-0271- 4-0342-254-0508 - 5-0547-326-0651 - 6-0591-297-0593 - 7-0414-052-0103 Y Paternidad Responsable resuelta mediante Oficio debido a la ausencia del presunto padre o madre a la prueba de ADN con citas 1-1073-388-0775 – 1-2349-476-0952 – 1-2370-255-0510 – 2-0901-088-0175 - 2-1022-233-0466 y 6-0591-470-0940.

4.2.      Que el Área Administrativa de la DGRC, con base en el documento solicitado en la Recomendación 4.1 de este informe, valore de manera conjunta con la Sección de Inscripciones, acciones que permitan mitigar el impacto de las causas del incumplimiento de plazos en los trámites de Paternidad Responsable.

4.3.      Que, el Área Administrativa de la DGRC elabore un informe que permita valorar la correcta inclusión de datos en el Sistema de Paternidad Responsable para dar seguimiento a los tiempos de proceso de una manera más oportuna y eficiente.".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. Hágase de conocimiento de la Contraloría de Servicios. ACUERDO FIRME.

L) Resultado del concurso interno No. 12-2017-I para puestos de Secretario/a 1. De la señora Hirlanny Ortiz Campos, Jefa a. i. del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-2492-2023 del 3 de agosto del 2023, mediante el cual remite el resultado del concurso interno n.° 12-2017-I para puestos de Secretario/a 1 y con fundamento en una serie de consideraciones literalmente manifiesta:

"Finalmente, es de relevancia informar a este cuerpo colegiado que se han detectado seis puestos de Secretario/a 1 de cargos fijos, cinco de ellos ocupados interinamente, siendo que el otro se encuentra vacante, en los cuales bien pueden efectuarse los nombramientos en propiedad correspondientes. El puesto número el puesto número [sic] 45520 a la Sección de Archivo, el 45584 a la Sección de Inscripciones, el 45686 a la Sección de Opciones y Naturalizaciones, el 45593 a la Sección de Servicio al Cliente, el 56357 pertenece a la Sección de Servicios Generales y el puesto 368570 corresponde a la Sección Ingeniería del Software, así las cosas, salvo superior criterio, los nombramientos se podrían realizar en el orden propuesto, según su número de puesto y en el orden de notas.".

Interviene el señor Director General Bolaños Bolaños: “En los puestos de Secretarias hay lista de elegibles entonces yo siento que lo que hay que hacer es aprobar como es, para que ya procedan a conformar.”.

Interviene el señor Secretario General Chinchilla Mora: “Lo que está proponiendo es que cada una de las Direcciones concernidas solicite el nombramiento de las secretarias.”.

 Interviene el señor Director General Bolaños Bolaños: “Vea al final, así las cosas, salvo superior criterio, los nombramientos se podrían realizar en el orden propuesto, según su número de puesto y en el orden de notas.”.

Interviene el señor Secretario General Chinchilla Mora: “O sea, tener por rendido el informe, acoger las recomendaciones.”.

Interviene el señor Director General Bolaños Bolaños: “Proceda de conformidad.”.

Interviene el señor Secretario General Chinchilla Mora: “Tener por rendido el informe el cual se acoge, ya ella está proponiendo la forma en que van a hacer los nombramientos; habían ampliado esos, ¿o eran para secretarias 2?”.

Interviene la señora Directora Mora Navarro: “Se había solicitado la ampliación, pero tienen unas apelaciones. Esto tiene que pasar por el Tribunal.”.

Interviene el señor Secretario General Chinchilla Mora: “Ah sí, ya ella está proponiendo cual es el procedimiento para ocupar esas plazas en propiedad de una vez.”.

Se dispone: Tener por rendido el informe el cual se acoge. ACUERDO FIRME.

M) Atención del oficio n.° CDIR-0263-2023. Del señor José Andrés Blanco Chaves, Auditor Interno a. i., se conoce nuevamente oficio n.° AI-201-2023 del 10 de junio de 2023, mediante el cual en atención al acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.° 30-2023 celebrada por este Colegiado, se refiere a la solicitud de criterio sobre la propuesta presentada por la señora Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica denominada “Programa para la actualización integral de los sistemas civiles” relacionada con el proyecto PETI-P03 en oficio n.° DGET-172-2023 del 29 de junio de 2023.

Se dispone: 1.- Proceda la Dirección General de Estrategia Tecnológica a proponer a este Colegiado la inclusión del proyecto en el actual PETI. 2.- Descárguese de los asuntos pasados a estudio individual de las señoras Directoras y los señores Directores. ACUERDO FIRME.

  Por unanimidad declaremos la firmeza de todos los acuerdos.

 A las catorce horas y treinta y cuatro minutos terminó la sesión.