ACTA N.º 30-2023

 

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las catorce horas con  cinco minutos del cuatro de julio de dos mil veintitrés, con asistencia de los señores Adriana Pacheco Madrigal, Secretaria General a. i. Tribunal Supremo de Elecciones -quien preside-; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director  General del Registro Civil–; Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva; Héctor Enrique Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Hugo Ernesto Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia; Viviana Alfaro Vargas, Directora General a. i. de Estrategia Tecnológica e Iván Gerardo Mora Barahona, Secretario General a. i. de la Dirección General de Estrategia y Gestión Político-Institucional en representación del señor Gustavo Román Jacobo, Director General de Estrategia y Gestión Político-Institucional.

 

De conformidad con el orden del día aprobado por el suscrito para esta sesión ordinaria, el cual incluye los documentos de agenda y sus respectivos antecedentes, los cuales fueron de conocimiento previo de las señoras Directoras y señores Directores, se procede al conocimiento y votación de cada uno de dichos asuntos.

ARTÍCULO PRIMERO. LECTURA Y APROBACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA Y DEL ACTA DE LA SESIÓN ORDINARIA ANTERIOR.

A) Se tiene por leído y aprobado el orden del día de la presente sesión ordinaria.

B) No hay documentos para incorporar.

C) Se tiene por leída y aprobada la minuta de la sesión ordinaria n.° 29-2023.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Justificación de ausencia en sesiones del Consejo de Directores. Del señor Gustavo Román Jacobo, Director General de Estrategia y Gestión Político-Institucional, se conoce correo electrónico del 30 de junio de 2023, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Estimada Glenda, por favor comunique a don Luis Chinchilla, en su condición de Coordinador del CDIR, que don Iván Mora me sustituirá en las sesiones del 4 y del 11 de julio, el primero de los días porque estaré atendiendo una entrevista con la periodista Febe Cruz en Radio Monumental, precisamente a las 2 pm, y el segundo porque me encontraré disfrutando de un día de vacaciones.".

Se dispone: Tener por justificadas las referidas ausencias. Hágase del conocimiento del Tribunal Supremo de Elecciones.

B) Informe sobre consultas recurrentes en redes sociales. De la señora Carolina Phillips Guardado, Directora General a. i. del Registro Civil, se conoce oficio n.° DGRC-0497-2023 del 28 de junio de 2023, mediante el cual en atención al acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.° 27-2023 celebrada el 13 de junio de 2023 por este Colegiado, remite informe relativo a las consultas recurrentes realizadas mediante las redes sociales institucionales, comunicadas por la señora Andrea Fauaz Hirsh, Jefa del Departamento de Comunicaciones y Relaciones Públicas en oficio n.° DCRP-101-2023 del 8 de junio de 2023, específicamente sobre la dificultad para sacar citas de forma virtual o telefónica, las dificultades para dar seguimiento a los expedientes de trámites de naturalización y si dicho Departamento puede ofrecer a las personas usuarias que poseen dificultades para acceder a la compra de certificaciones digitales, la solución de adquirirlas físicas en cualquiera de las sedes del Tribunal.

Se dispone: Tener por rendido el informe. Hágase de conocimiento del Departamento de Comunicaciones y Relaciones Públicas.

C) Informe con respecto del criterio de la Auditoría Interna sobre el traslado de la atención de las recomendaciones de los informes de control interno e informes especiales relacionados con el proyecto PETI-P03. De la señora Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica, se conoce oficio n.° DGET-172-2023 del 29 de junio de 2023, mediante el cual en atención al acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.° 22-2023 celebrada el 18 de mayo de 2023 por este Colegiado, remite propuesta de “Programa para la actualización integral de los sistemas civiles” en virtud del criterio de la Auditoría Interna sobre el traslado de la atención de las recomendaciones de los informes de control interno e informes especiales relacionados con el proyecto PETI-P03 y con fundamento en una serie de consideraciones literalmente recomienda:

"VII. RECOMENDACIÓN

Se presenta a continuación la recomendación derivada de este análisis, la cual puede servir de fundamento para la toma de decisiones en cuanto a la planeación de la estratégica de actualización de SINCE.

1. Que la DGET comunique la propuesta de constitución del programa para la actualización integral de los sistemas civiles, con el propósito de designar las dependencias responsables que atenderán el cumplimiento de las necesidades de transformación tecnológica de estos sistemas, según el esquema de conformación de equipos de trabajo planteado; aprobando la estrategia de implementación planteada en el presente documento y el inicio del programa, a partir del segundo semestre del año 2023.".

Interviene la señora Secretaria General a. i. Pacheco Madrigal: “En este caso se propone la siguiente disposición: pase a estudio individual de los señores Directores y las señoras Directoras.”.

Interviene el señor Director Bolaños Bolaños: “Yo quiero decir algo, yo no entiendo, tiene que ver con que se cerró PETI-03 y hay por ahí un informe que había solicitado individualmente el CDIR, a la Dirección del Registro y a la Dirección de Estrategia Tecnológica  que tenía que ver con reprogramaciones de la Auditoría Interna, o sea que me parece que esto tiene algo que ver con alguna recomendación de la Auditoría Interna y que Xenia lo que está tratando de decirles es que hay que reprogramarlo, si es así entonces lo que deberíamos hacer es consultarle a la Auditoría Interna, igual lo están pasando a estudio individual yo lo revisaría y lo plantearía incluso por escrito si fuera del caso porque si me parece que es lo que hay que hacer.”.

Interviene la señora Directora a. i. Alfaro Vargas: “Lo que se hizo fue una recopilación de todas las recomendaciones que ha hecho Auditoría, que algunas de esas habían sido parte del proyecto PETI-P03, que ese proyecto fue cerrado por este Comité, y se está replanteando todo una estrategia para meter no solo eso si no abordar el SINCE, la construcción de un sistema que sustituya al SINCE pero de manera integral, no solo puntualmente las recomendaciones de Auditoría, si no en forma conjunta toda la problemática que ahí se explica.”.

Interviene el señor Director Bolaños Bolaños: “Pero ahí no viene el planteamiento verdad, ahí están diciendo que el planteamiento lo hacen el próximo semestre.”.

Interviene la señora Directora a. i. Alfaro Vargas: “Sí viene el planteamiento, es para iniciarlo a partir del segundo semestre del 2023, ya lo que es el proyecto como tal o el programa.”.

Interviene el señor Director Bolaños Bolaños: “¿No deberíamos pasarlo a la Auditoría?”.

Interviene el señor Secretario General a. i. Mora Barahona: “Igual yo creo que después de hablarlo, que lo vayamos a ver individualmente, sí sería bueno revisar esta parte de la Auditoría.”.

Interviene el señor Director Bolaños Bolaños: “Es que vamos a ver, todo lo que tiene que ver con recomendaciones de Auditoría, que yo tengo pendientes por ejemplo tiene que ver con ustedes, con desarrollos de proyectos y son desarrollos de proyectos que todos tienen que ver con sistemas que soportan procesos civiles como Reina y Madre y de naturalizaciones e inscripciones y todo esto tiene que ver con Auditoría, yo ya le dije a la Auditoría a mi no me exijan más tiempo de recomendaciones, yo cumplo con solicitar el desarrollo después que me llamen a hacer pruebas de usuario, pero quise como separar el tema de las obligaciones que tengo como usuario de ustedes como DGET, esto me parece que debería de ir a conocimiento de la Auditoría.”.

Interviene la señora Secretaria General a. i. Pacheco Madrigal: “Tal vez como decía Iván, puede pasar primero a estudio individual y de ahí después tal vez decidir pasarlo a la Auditoría Interna, si les parece.”.

Interviene el señor Secretario General a. i. Mora Barahona: “Luego de la recomendación o luego del análisis que realizan los Directores, se le da parte a la Auditoría.”.

Interviene el señor Director Bolaños Bolaños: “Prometo que yo reviso bien.”.

Interviene la señora Directora a. i. Alfaro Vargas: “Entiendo que la Auditoría no puede aprobar esto, sería la administración la que lo apruebe para poder iniciar, la Auditoría tiene que conocerlo para solventar esta solicitud de aplicación de esa recomendación.”.

Interviene el señor Secretario General a. i. Mora Barahona: “Sí entiendo que es más comunicarle.”.

Interviene el señor Director Bolaños Bolaños: “Es comunicarle, porque ellos están esperando que uno cumpla, uno no va a poder cumplir hasta que pasen las cosas que ustedes digan, entonces sepan porque yo me voy a seguir quitando el tiro hasta tanto no hagan los desarrollos, es una cuestión así, igual yo lo reviso y lo que deberíamos de hacer.”.

Interviene la señora Directora a. i. Alfaro Vargas: “Si yo pienso que sí hay que comunicarlo claro, pero una vez que el CDIR tome la decisión.”.

Interviene el señor Director Bolaños Bolaños: “Es que la decisión ya está tomada, la decisión era que ustedes iban a hacer una reprogramación en el próximo PETI de lo que se dejó de hacer en el PETI-03.”.

Interviene la señora Directora a. i. Alfaro Vargas: “Que no lo aceptó la Auditoría.”.

Interviene el señor Director Bolaños Bolaños: “No lo aceptó.”.

Interviene la señora Directora a. i. Alfaro Vargas: “Esto es otro replanteamiento no para el próximo PETI.”.

Interviene el señor Director Bolaños Bolaños: “Con más razón debería de ir a la Auditoría, antes de que nosotros tomemos la decisión, que es lo que ha estado haciendo el propio Tribunal.”.

Interviene la señora Directora Mora Navarro: “Es lo que hemos estado haciendo nosotros, que le pase a la Auditoría para que emitan criterio.”.

 Interviene el señor Director Bolaños Bolaños: “Lo que pasa es que en este no viene en el encabezado de que de conformidad con la recomendación ICI no se cuánto, se presenta el siguiente cronograma para sustituir X, Y y Z, o sea la redacción es diferente, pero a un final es lo mismo.”.

Interviene la señora Directora a. i. Alfaro Vargas: “Doña Xenia lo presentó a la Auditoría pero que la Auditoría dijo que tenía que esperar que la Administración lo aprobara, porque ellos no eran el ente para aprobar lo recomendado.”.

Interviene el señor Director Bolaños Bolaños: “Nosotros le decimos a la Auditoría que nos digan eso por escrito y entonces lo aprobamos.”.

Interviene la señora Secretaria General a. i. Pacheco Madrigal: “Pero una vez que hayan hecho el estudio individual tal vez, si le parece don Luis.”.

Interviene el señor Director Bolaños Bolaños: “No, antes. El Tribunal en todo lo que ha llegado de la Proveeduría, las solicitudes para que reprogramen plazos y cosas, lo primero que ha hecho es preguntarle a la Auditoría y esto es lo mismo.”.

Interviene la señora Secretaria General a. i. Pacheco Madrigal: “Solicitar criterio entonces a la Auditoría Interna sería.”.

Interviene el señor Director Bolaños Bolaños: “Hágase de conocimiento, no sé cómo es que se pone, no me acuerdo de la redacción exacta, pero es hacer de conocimiento de la Auditoría de previo a una decisión.”.

Interviene la señora Secretaria General a. i. Pacheco Madrigal: “Sí de previo a resolver, hágase de conocimiento de la Auditoría Interna.”.

Se dispone: De previo a resolver se solicita criterio a la Auditoría Interna.

D) Informe sobre oficio n.° CDIR-0235-2023. De la señora Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva, los señores Mynor Mora Chang, Secretario General de la Dirección General de Estrategia Tecnológica, Ronny Alexander Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal y las señoras Carolina Phillips Guardado, Oficial Mayor Civil a. i. y  Mariana Gómez Bolaños, Encargada de la Unidad de Fiscalización de la Ejecución Contractual, se conoce oficio n.° DE-1649-2023 del 28 de junio de 2023, mediante el cual en atención al acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.° 27-2023 celebrada el 13 de junio de 2023 por este Colegiado, remiten informe relativo a la consulta realizada por la señora Andrea Fauaz Hirsh, Jefa del Departamento de Comunicaciones y Relaciones Públicas, en oficio n.° DCRP-101-2023 del 8 de junio de 2023, específicamente sobre la fecha definitiva para el inicio del cobro de las solicitudes de reposición de cédula de identidad y con fundamento en una serie de consideraciones literalmente manifiestan:

"4. Consideración final y sugerencias

4.1. Anota esta Comisión que, en la hipótesis de que la Administración cuente con el Reglamento debidamente sancionado antes del 8 de noviembre de 2023 y que el desarrollo tecnológico se concrete a esa fecha conforme a la planificación de la DGET, serían apropiado que se valore que, en vista de la restricción que impone al Tribunal Supremo de Elecciones el artículo 1° de la Ley n.° 10243 “Ley para la gestión de las reposiciones de las cédulas de identidad”, según lo cual no podrán cobrarse solicitudes de reposición del 4 de diciembre de 2023 al 4 de febrero de 2024, se establezca como el inicio del cobro de las solicitudes de reposición de cédula de identidad pasadas las elecciones municipales.

4.2. En lo sucesivo, se sugiere que cualquier consulta, seguimiento o actividad a realizar para la implementación del mecanismo de cobro, se canalicen por medio de la señora Isabel Cristina Jiménez Ortiz, Administradora de Proyectos de la Oficina de Proyectos Tecnológicos de la DGET.".

Se dispone: 1.- Tener por rendido el informe el cual se acoge. 2.- Elevar al Superior con la recomendación de aprobar.

E) Informe sobre dedicación exclusiva estudio del puesto n.° 45605. Del señor Jefferson Vargas Salas, Secretario General a. i. de la Dirección Ejecutiva, la señora Hirlanny Ortiz Campos, Jefa del Departamento de Recursos Humanos y el señor Ronny Alexander Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DE-1563-2023 del 27 de junio de 2023, mediante el cual rinden informe en el que se concluye la conveniencia institucional de someter el puesto n.° 45605, Encargado/a de la Unidad de Puestos de Información  (Profesional Asistente 1) ubicado en la Dirección General del Registro Civil, al régimen de dedicación exclusiva.

Se dispone: Tener por rendido el informe, cuyas conclusiones se acogen. Elévese a conocimiento del Superior con la recomendación de aprobar.

F) Aprobación de Informe sobre estudio de dedicación exclusiva de puesto en la Sección de Personalización y Distribución de Documentos de Identidad. De la señora Adriana Pacheco Madrigal, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-1597-2023 del 29 de junio de 2023, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo cuarto de la sesión ordinaria n.° 59-2023, celebrada el 29 de junio de 2023 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo a la aprobación del informe sobre estudio de dedicación exclusiva del puesto n.° 45815 ubicado en la Sección de Personalización y Distribución de Documentos de Identidad.

Se dispone: Tomar nota.

G) Aprobación de Informe sobre estudio de dedicación exclusiva de puestos en la Dirección General del Registro Civil. De la señora Adriana Pacheco Madrigal, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-1598-2023 del 29 de junio de 2023, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo cuarto de la sesión ordinaria n.° 59-2023, celebrada el 29 de junio de 2023 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo a la aprobación del informe sobre estudio de dedicación exclusiva de los puestos n.° 45659 y n.° 368533 ubicados en la Dirección General del Registro Civil.

Se dispone: Tomar nota.

H) Entrega de certificación del estado de cumplimiento de las recomendaciones y acciones de mejora que derivaron de servicio de la Auditoría Interna. De la señora Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva, se conoce oficio n.° DE-1668-2023 del 29 de junio de 2023, mediante el cual de conformidad con lo que establece el Reglamento para el seguimiento de las recomendaciones y acciones de mejora emitidas en los informes de la Auditoría Interna del Tribunal Supremo de Elecciones”, en su numeral 13 inciso c) remite certificaciones del estado de cumplimiento de las recomendaciones que derivaron de los Informes de Control Interno n.° ICI-02-2018, n.° ICI-04-2018, n.° ICI-05-2019 e n.° ICI-03-2020.

Se dispone: De previo a resolver se solicita criterio a la Auditoria Interna.

Por unanimidad se declara la firmeza de todos los acuerdos.

 A las catorce horas y veintiún minutos terminó la sesión.