ACTA N.º 29-2023

 

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las catorce horas con ocho minutos del veintisiete de junio de dos mil veintitrés, con asistencia de los señores Luis Guillermo Chinchilla Mora, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones -quien preside-; Carolina Phillips Guardado, Directora  General a. i. del Registro Civil–; Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva; Héctor Enrique Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Hugo Ernesto Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia; Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica y Gustavo Román Jacobo, Director General de Estrategia y Gestión Político-Institucional.

 

De conformidad con el orden del día aprobado por el suscrito para esta sesión ordinaria, el cual incluye los documentos de agenda y sus respectivos antecedentes, los cuales fueron de conocimiento previo de las señoras Directoras y señores Directores, se procede al conocimiento y votación de cada uno de dichos asuntos.

ARTÍCULO PRIMERO. LECTURA Y APROBACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA Y DEL ACTA DE LA SESIÓN ORDINARIA ANTERIOR.

A) Se tiene por leído y aprobado el orden del día de la presente sesión ordinaria.

B) No hay documentos para incorporar.

C) Se tiene por leída y aprobada la minuta de la sesión ordinaria n.° 28-2023.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Sobre propuesta para el traslado de Inscripción Medios de Comunicación. Del señor Héctor Enrique Fernández Masis, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos, se conoce oficio n.° DGRE-486-2023 del 16 de junio de 2023, mediante el cual en atención al acuerdo adoptado  en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.° 27-2023 celebrada el 13 de junio de 2023 por este Colegiado, se refiere al criterio emitido por los señores Vinicio Mora Mora, Subjefe del Departamento Legal y Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, relativo a la propuesta de traslado del procedimiento de Inscripción medios de comunicación, y con fundamento en una serie de consideraciones literalmente manifiesta:

"Criterio de la Dirección General de Registro Electoral y Financiamiento de Partidos Políticos

Sobre el particular esta Dirección concuerda y comparte los criterios emitidos por los señores Vinicio Mora Mora, subjefe del Departamento Legal, y Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, mediante oficios DL-217-2023 y DGRC-0415-2023, en el sentido, primero, que efectivamente el inciso h) del artículo 28 del Código Electoral le da plena potestad al Tribunal Supremo de Elecciones para trasladar al Registro Electoral aquellas funciones que éste considere pertinente. La “Inscripción de Medios de Comunicación” a que refiere el artículo 73 inciso g) de la Ley Orgánica del Tribunal Supremo de Elecciones y del Registro Civil tiene como objetivo el cumplimiento de las regulaciones relativas a la propaganda político electoral establecidas en el artículo 139 y demás concordantes del Código Electoral, lo que además resulta de interés en materia de control y aprobación de los gastos que por este concepto liquiden las agrupaciones participantes en la contienda electoral, razón por la cual resulta consustancial a la naturaleza y funciones de esta Dirección.

En segundo término, debe entenderse tanto la normativa como el dictamen del Departamento Legal citado, en el sentido de que dicho traslado de competencia es una potestad exclusiva del Tribunal a partir del dimensionamiento que haga de los alcances del inciso h) del artículo 28 en relación con el artículo 139, ambos del Código Electoral, pero no es un deber, esto es, que sin perjuicio de que así se disponga a futuro, lo actuado hasta la fecha por el Departamento Electoral en esta materia tiene pleno sustento normativo, en el tanto la aludida norma de la Ley Orgánica se encuentra vigente.

En atención a lo expuesto, si bien estamos de acuerdo en que el Tribunal tiene plena potestad para trasladar la referida inscripción de medios como parte de las funciones de esta Dirección, es lo cierto que estamos a las puertas de un proceso electoral sumamente complejo, para lo cual ya se planificó la atención de todas las tareas que este involucra, destinando a ellas todo el recurso humano disponible e incluso consideramos que será necesario solicitar la colaboración y apoyo de otras direcciones institucionales para el préstamo de personal capacitado y con experiencia para reforzar procesos clave como la inscripción de candidaturas y mitigar al máximo los riesgos de atrasos, de ahí que en caso de que el Superior disponga el traslado efectivo de dicha competencia, debido al momento en que nos encontramos en la línea de tiempo del proceso electoral, nuestra solicitud es que ello entre a regir a partir de las próximas elecciones nacionales de 2026 y que se trasladen o autoricen las plazas necesarias para llevarla a cabo, por cuanto a la hora de planificar la atención de todas las gestiones relativas a las próximas elecciones municipales y los correspondientes recursos para ello, no se ha tenido en cuenta dicha competencia y por el volumen de trabajo al que nos enfrentamos, difícilmente podamos dotar de personal y recursos para llevarla a cabo en este momento.

En consecuencia, de aprobar el superior una nueva competencia para esta Dirección, con todo respeto solicitamos que ello entre en vigencia para el proceso electoral de 2026 y que se nos dote del recurso humano con experiencia en dichas labores, a quienes se les ha encargado hasta la fecha.".

Interviene el señor Director Chinchilla Mora: “Sobre este asunto, don Héctor no sé si tal vez Carolina nos puede ayudar, no sé si el Departamento Electoral que es la Oficialía Mayor Electoral tiene personal asignado exclusivamente para esa tarea.”.

Interviene el señor Director Fernández Masís: “No creo porque lo hacen cada elección.”.

Interviene el señor Director Chinchilla Mora: “El traslado va a ser de la competencia, pero no del recurso.”.

Interviene el señor Director Fernández Masís: “No es una labor permanente obviamente.”.

Interviene el señor Director Chinchilla Mora: “Eso lo podríamos ver en el momento, si el Tribunal dispone el traslado.”.

Interviene el señor Director Fernández Masís: “Eso sería que habría que ponerlo en sede del Departamento de Financiamiento de Partidos Políticos, en las áreas de él y eventualmente puede impactar algunos procesos.”.

Interviene el señor Director Chinchilla Mora: “Bien entonces para este asunto tenemos la siguiente propuesta de disposición: tener por rendido el informe, el cual se acoge. Elévese al Superior para su valoración.”.

Interviene el señor Director Fernández Masís: “Yo ahí nada más le agregaría una aclaración, elévese junto con los demás antecedentes, porque el Tribunal lo que tiene que ver es todo, el criterio de Legal, el de Luis y ahora este.”.

Interviene el señor Director Chinchilla Mora: “Todo lo que conocen en relación a un asunto va con todos los antecedentes don Héctor, de hecho fue una solicitud que expresamente el Tribunal nos pide en julio del año pasado.”.

Se dispone: Tener por rendido el informe, el cual se acoge. Elévese con sus antecedentes al Superior para su valoración.

B) Atención al oficio n.° CDIR-0198-2023. Del señor Franklin Mora González, Auditor Interno, se conoce oficio n.° AI-177-2023 del 21 de junio de 2023, mediante el cual en atención al acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.° 23-2023 celebrada el 23 de mayo de 2023 por este Colegiado, emite criterio sobre lo indicado por el señor Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil y la señora Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica en oficio n.° DGRC-0347-2023 del 16 de mayo de 2023, relativo al cumplimiento de la recomendación 4.8 incisos a), b) y f) del Informe de control interno n.° ICI-06-2011 denominado “Informe de Auditoría sobre el proceso registral de la Sección de Opciones y Naturalizaciones de la Dirección General del Registro Civil” y con fundamento en una serie de consideraciones literalmente manifiesta:

"En virtud de lo señalado anteriormente; así como del seguimiento realizado por esta Auditoría Interna, se concluye que los incisos a), b) y f) de la recomendación 4.8 están cumplidos, por lo que se recomienda el cierre de dichos incisos.

Con lo señalado en el presente oficio, se da por atendida la solicitud de criterio, según lo dispuesto en sesión ordinaria n.° 23-2023, celebrada el 23 de mayo del año en curso oficio n.° CDIR-198-2023.".

Se dispone: Tener por rendido el informe presentado por el señor Auditor Interno. Hágase de conocimiento del señor Director General del Registro Civil y la señora Directora General de Estrategia Tecnológica.

C) Informe sobre dedicación exclusiva estudio del puesto n.° 45815. Del señor Jefferson Vargas Salas, Secretario General a. i. de la Dirección Ejecutiva, la señora Hirlanny Ortiz Campos, Jefa del Departamento de Recursos Humanos y el señor Ronny Alexander Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DE-1469-2023 del 13 de junio de 2023, mediante el cual rinden informe en el que se concluye la conveniencia institucional de someter el puesto n.° 45815, Profesional en Personalización de Documentos de Identidad (Profesional Ejecutor 3) ubicado en la Sección de Personalización y Distribución de Documentos de Identidad, al régimen de dedicación exclusiva.

Se dispone: Tener por rendido el informe, cuyas conclusiones se acogen. Elévese a conocimiento del Superior con la recomendación de aprobar.

D) Aprobación del informe respecto de la atención de recomendación 6.11 del informe MRC-12 – Planeación Sistemática de la Distribución en Planta en el Archivo del Registro Civil. De la señora Melissa Bagnarello Chaves, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-1530-2023 del 22 de junio de 2023, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo tercero de la sesión ordinaria n.° 57-2023, celebrada el 22 de junio de 2023 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo a la aprobación del Informe respecto de la atención de recomendación 6.11 del informe MRC-12 – Planeación Sistemática de la Distribución en Planta en el Archivo del Registro Civil.

Se dispone: Tomar nota.

E) Aprobación del informe anual 2022 del Plan Táctico del PEI 2019-2024. De la señora Melissa Bagnarello Chaves, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-1531-2023 del 22 de junio de 2023, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo tercero de la sesión ordinaria n.° 57-2023, celebrada el 22 de junio de 2023 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo a la aprobación del Informe anual 2022 del Plan Táctico del PEI 2019-2024.

Se dispone: Tomar nota.

F) Aprobación de propuesta de integración de comisión indicada en la recomendación n.° 19 del Informe final del proceso consultivo sobre aspectos administrativos y organizacionales. De la señora Melissa Bagnarello Chaves, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-1532-2023 del 22 de junio de 2023, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo tercero de la sesión ordinaria n.° 57-2023, celebrada el 22 de junio de 2023 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo a la aprobación de la Propuesta realizada por este Colegiado de integración de la comisión indicada en la recomendación n.° 19 del Informe final del proceso consultivo sobre aspectos administrativos y organizacionales.

Se dispone: Tomar nota.

G) Informe sobre dedicación exclusiva estudio de los puestos n.° 45659 y n.° 368533. Del señor Jefferson Vargas Salas, Secretario General a. i. de la Dirección Ejecutiva, la señora Hirlanny Ortiz Campos, Jefa del Departamento de Recursos Humanos y el señor Ronny Alexander Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DE-1354-2023 del 12 de junio de 2023, mediante el cual rinden informe en el que se concluye la conveniencia institucional de someter los puestos n.° 45659 y n.° 368533, Profesional en Servicios Administrativos (Profesional Ejecutor 3) ubicado en la Dirección General del Registro Civil, al régimen de dedicación exclusiva.

Se dispone: Tener por rendido el informe, cuyas conclusiones se acogen. Elévese a conocimiento del Superior con la recomendación de aprobar.

H) Remisión de texto de reforma al reglamento de cauciones del TSE. Del señor Vinicio Mora Mora, Subjefe del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DL-267-2023 del 23 de junio de 2023, mediante el cual remite texto de reforma al reglamento de cauciones, en los términos propuestos por la señora Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva en oficio n.° DE-0992-2023 del 21 de abril de 2023.

Se dispone: Elevar al Superior con la recomendación de aprobar.

I) Actualización de la metodología para la implementación de un de Enfoque basado en procesos en el TSE. De la señora Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva se conoce oficio n.° DE-1596-2023 del 23 de junio de 2023, mediante el cual como parte de las actividades establecidas en el cronograma para la atención de la recomendación 4.4 contenida en el informe de seguimiento n.º SRICI-06-2022 de las recomendaciones emitidas en el Informe n.° ICI-03-2020 Migración Manuales de Procedimientos, remite actualización de la metodología para la implementación de un de Enfoque basado en procesos en el TSE y con fundamento en una serie de consideraciones literalmente recomienda:

"En virtud de lo anterior, se considera conveniente solicitar la aprobación de las siguientes recomendaciones, por parte de ese órgano colegiado:

1.            Que la Dirección Ejecutiva, en un plazo de 5 días hábiles, remita a la Dirección General del Registro Civil, la Guía para la elaboración de manuales de procedimientos por proceso y su respectiva plantilla.

2.            Que la Dirección General del Registro Civil, en un plazo de seis meses, con base en lo señalado en la recomendación 7.11 del informe Evaluación del plan piloto de la elaboración de los manuales de procedimientos con enfoque por procesos de la Dirección General del Registro Civil del Tribunal Supremo de Elecciones, desde los años 2017 al 2020,  realice los ajustes requeridos, según lo establecido tanto en la Guía metodológica para la implementación del enfoque basado en procesos en el TSE, actualizada, como en la documentación que se remita según la recomendación n.° 1.

3.            Que a partir de la incorporación de la Guía para la elaboración de manuales de procedimientos por proceso y su respectiva plantilla, la Dirección General del Registro Civil proceda con la atención de la recomendación n.° 7.13 contenida en el informe de Evaluación del plan piloto de la elaboración de los manuales de procedimientos con enfoque por procesos de la Dirección General del Registro Civil del Tribunal Supremo de Elecciones, desde los años 2017 al 2020, relacionada con la sensibilización sobre la interpretación y comprensión de los Manuales de Procedimientos.

4.            Que específicamente para el caso de la Dirección General del Registro Civil, lo relacionado con los responsables de los procesos Registración del Estado Civil e Identificación de la persona, se designe a la señora Carolina Phillips Guardado y al señor Oscar Fernando Mena Carvajal, respectivamente, para lo de su competencia.

5.            Que el control y administración de las Fichas de Proceso, sea llevado por los responsables de los procesos.

6.            Que los registros asociados a cada procedimiento cumplan con lo establecido en la Guía para la elaboración de registros, para lo cual podrán contar con el apoyo del Archivo Central.

7.            Que el Archivo Central, deje sin efecto la sigla MIP, que fue utilizada por la Dirección General del Registro Civil, para identificar, en su momento, el Manual Integrado de Procedimientos, así como otras siglas incluidas en ese manual, que no forman parte de la nueva guía.

Que se den por cumplidas las recomendaciones: n.° 4.1 del ICI-02-2018, n.° 4.1 del ICI-04-2018, n.° 4.6 del ICI-05-2019 y la n.° 4.4 del ICI-03-2020.".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. Con respecto a la solicitud de dar por cumplidas las recomendaciones n.° 4.1 del n.° ICI-02-2018, n.° 4.1 del n.° ICI-04-2018, n.° 4.6 del n.° ICI-05-2019 y la n.° 4.4 del n.° ICI-03-2020, de previo a resolver este asunto se solicita criterio a la Auditoría Interna.

Interviene el señor Director Chinchilla Mora: “Yo les voy a rogar que por favor podamos atender lo relativo a lo que se dispuso en la sesión n.° 64-2023 de que el Consejo de Directores ante las nuevas dinámicas laborales, elaborará una propuesta sobre la factibilidad de aplicar horarios flexibles y escalonados que se les solicitó en su oportunidad a cada una de las Direcciones para que puedan dar respuesta a esto que se les solicitó desde el Consejo, y también que cada Dirección nos envíe por favor por un memorando el nombre de la persona designada para que forme parte de la Comisión de las actividades deportivas que tiene también el Consejo del programa Conversemos para que lo podamos atender y podamos remitirlo a la señora Mary Anne Mannix que es la coordinadora, les podemos remitir nuevamente el oficio.”.

Por unanimidad se declara la firmeza de todos los acuerdos.

 A las catorce horas y veintiocho minutos terminó la sesión.