B) No hay documentos para
incorporar.
C) Se tiene por leída y aprobada
la minuta de la sesión ordinaria n.° 27-2023.
ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS
DIVERSOS.
A)
Informe cuatrimestral relativo a la Valoración sobre los Acuerdos de Nivel de
Servicio (SLA). De la señora Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia
Tecnológica, se conoce oficio n.° DGET-069-2023 del
12 de junio de 2023, mediante el cual en atención al acuerdo adoptado por este
Colegiado en sesión ordinaria n.° 12-2021 celebrada
el 2 de marzo de 2021, remite informe denominado Valoración sobre los Acuerdos
de Niveles de Servicio (SLA) en el cual expone el comportamiento en el SLA-1
“Atención de incidentes y requerimientos de TI”, SLA-2 “Servicios
Institucionales de Internet, Correo y Web” y SLA-3 “Interrupción de los
Servicios SINCE, TIM y Elecciones, durante el
primer cuatrimestre del año 2023.
Se
dispone: Tener por rendido el informe. Continúese informando sobre
el particular de manera cuatrimestral, sin perjuicio de informar sobre aquellas
incidencias que se estimen pertinentes.
B)
Sobre la certificación del estado de cumplimiento de las recomendaciones y
acciones de mejora solicitadas por la Auditoría Interna en memorial n.° AI-0116-2023. De la señora Sandra Mora Navarro, Directora
Ejecutiva, se conoce oficio n.° DE-1434-2023 del 9 de
junio de 2023, mediante el cual en atención a lo requerido en oficio n.° AI-0116-2023
del 17 de abril de 2023, relativo a la certificación del estado en el que se
encuentran las recomendaciones y acciones de mejora emitidas por la Auditoría
Interna, y literalmente manifiesta:
"(…)
Al respecto, esta
Dirección Ejecutiva remite
las certificaciones correspondientes, de acuerdo con lo indicado en memoriales:
n.°
STSE-2714-2023 y n.°STSE-2769-2022, ambos referidos a la advertencia 5, así
como otros temas requeridos en los oficios n.°
AI-153-2023 y AI-0159-2023 según
se detalla: (…)".
Se dispone:
Hágase de conocimiento de la Auditoría Interna.
C)
Criterio sobre resolución del TSE n.° 8287-A4-2022
Diligencias de reasignación del puesto n.° 353556 de
la clase Auxiliar Operativo 2 a la clase Técnico Funcional 1. Del señor Cristhian
Javier Alvarado Hidalgo, Jefe a. i. de la Oficina de Seguridad Integral,
se conoce copia del oficio n.° SI-078-2023 del 13 de
junio de 2023, mediante el cual remite criterio sobre lo dispuesto en la
resolución n° 8287-A4-2022 de las diez horas del
catorce de diciembre de dos mil veintidós “Diligencias de reasignación del
puesto n.° 353556 de la clase Auxiliar Operativo 2
(Oficial de Seguridad y Vigilancia) a la clase Técnico Funcional 1 (Técnico en
Mantenimiento)” por el Tribunal Supremo de Elecciones, específicamente sobre el
eventual traslado del puesto n° 353556 de la Oficina
de Seguridad Integral a la Sección de Infraestructura.
Interviene
el señor Director Chinchilla Mora: “Sobre el particular y debido
a que don Cristhian argumenta motivos por los cuales debe de permanecer esa
plaza en la Seguridad y Vigilancia se propone la siguiente disposición que es trasladar
lo indicado por el señor Alvarado Hidalgo a la Dirección Ejecutiva para lo que
corresponda, si ustedes lo consideran a bien.
Se
dispone: Trasládese lo indicado por el señor Alvarado Hidalgo a la
Dirección Ejecutiva para lo que corresponda.
D)
Atención de recomendación 6.11 del informe MRC-12– Planeación Sistemática de la
Distribución en Planta en el Archivo del Registro Civil. De
la señora Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva, se conoce oficio n.° DE-1454-2023 del 12 de junio de 2023, mediante el cual remite informe
denominado “Planeación Sistemática de la Distribución en Planta en Archivo del
Registro Civil”, recomendación n.° 6.11 del Informe
MRC-12 “Estudio Administrativo Integral de la Sección Archivo del Registro
Civil” y con fundamento en una serie de consideraciones literalmente
recomienda:
"12. Recomendaciones
12.1 Que la Sección del Archivo
del Registro Civil mantenga el personal de atención al público ubicado en
Asistencial y en la Unidad de Custodia Documental en el primer nivel del
edificio, debido a que, por sus funciones de archivo y conservación de los
tipos documentales, requieren localizarse cerca de la materia prima, de modo que
exista coherencia con inciso a) del artículo n.° 84 del Reglamento de la
Ley n.° 7202 que dice: “Sólo tendrán
acceso a los depósitos los funcionarios del archivo, o aquellas personas que
cuenten con previa autorización ”. Asimismo, que conserve la
distribución de planta actual en el segundo nivel, espacio que alberga al 75%
de su personal y que cumple en su mayoría, con las relaciones requeridas por el
proceso productivo en materia archivística y de gestión documental que le
compete a la dependencia.
12.2 Que la Dirección Ejecutiva,
Departamento de Proveeduría y Sección del Archivo del Registro Civil den
continuidad a las gestiones previstas por la Administración para dotar a ese
Archivo de mobiliario acorde con las características que exige su proceso de trabajo
"Gestión Documental" y la normativa aplicable, según incisos k) y n) del artículo n.° 84 del Reglamento de la Ley n.°
7202, de manera que se fortalezca no solo la distribución en planta sino que se
garantice la preservación del patrimonio documental, su integridad física y
funcional -necesidad primaria-, ya que a pesar de que el crecimiento de los
archivos en la era tecnológica será menor, la base del acervo documental a
nivel institucional no va a disminuir debido a los amplios ciclos de vida de la
documentación que lo conforma.
12.3 Que el Área de Prevención y Salud
Laboral del Departamento de Recursos Humanos, realice una visita al Archivo del
Registro Civil para determinar con base en los hallazgos del presente informe,
si procede realizar ajustes en factores físico - ambientales como la
ventilación e iluminación, de conformidad con los incisos e), f), g) y h) del
artículo n.° 84 del Reglamento de la Ley n.° 7202, así como brindarle acompañamiento técnico en
cuanto a la reubicación de artículos y materiales de trabajo que podrían estar
impidiendo el tránsito fluido en pasillos, accesos, entradas o salidas de
emergencia. Lo anterior mediante el informe ante la Dirección Ejecutiva con
plazo a setiembre de 2023.
12.4 Que la Sección de Ingeniería y
Arquitectura, realice una visita al Archivo del Registro Civil para confirmar o
descartar con base en los hallazgos del presente informe, la existencia de
riesgos asociadas a tuberías expuestas en el espacio físico destinado para el
depósito documental, así como las acciones de mitigación que se estimen
procedentes. Lo anterior mediante el informe ante la Dirección Ejecutiva con
plazo a setiembre de 2023.
12.5 Que la Dirección
Ejecutiva dote de equipo técnico -elevador de carga manual- a la Unidad de
Custodia Documental, para facilitar la tarea de subir y bajar documentación de
los estantes archivadores, esto por la vía de la planificación operativa, para
lo que el Archivo del Registro Civil facilitará las especificaciones técnicas,
presupuesto estimado y demás información necesaria de manera oportuna. Lo
anterior preferiblemente al primer semestre del 2024. (Ver imagen anexo 2).".
Se dispone: Tener por rendido el informe el cual se
acoge. Elévese al Superior con la recomendación de aprobar.
E)
Informe anual 2022 del Plan Táctico del PEI 2019-2024. De la señora Sandra
Mora Navarro, Directora Ejecutiva, se conoce oficio n.°
DE-1470-2023 del 13 de junio de 2023, mediante el cual remite el Informe anual
2022 del Plan Táctico del PEI 2019-2024 y literalmente manifiesta:
"Por su digno medio, se remite a
conocimiento y valoración del Consejo de Directores, el informe anual 2022
relativo al estado de avance de las líneas de acción que conforman el plan
táctico del PEI vigente, elaborado a partir de la información remitida por las
unidades administrativas responsables de su gestión y en el que se incluyen
algunas referencias a datos del primer trimestre de 2023 para ampliar el
análisis correspondiente.
Al respecto, se solicita
aprobar las sugerencias incluidas en el último apartado, particularmente la que
concierne al punto n.° 3 que, en caso de avalarse, se
recomienda sea elevada a conocimiento del Tribunal con la petitoria de aprobar.
4. Recomendaciones
Con fundamento en los efectos
puntualizados previamente, se recomienda al Consejo de Directores:
(…)
3. Que derivado de los argumentos expuestos en la conclusión n.° 8 del apartado 3. Conclusiones, se amplíe en un año el
PEI 2019-2024 para que finalice en el año 2025, de manera que el siguiente
inicie a partir del año 2026, dando espacio a que la formulación (diagnóstico,
marco filosófico, plan táctico) del siguiente PEI se realice durante el año
2024, lo que permitirá una mayor riqueza y claridad de la información para
generar la propuesta de estrategias y líneas de acción, con lo que se logrará
orientar más adecuadamente las prioridades y esfuerzos institucionales, bajo la
guía y a la luz de la visión de la actual presidencia y magistratura del
Tribunal.".
Interviene el
señor Director Chinchilla Mora: “No sé
si Sandra de previo a leer la disposición que nosotros estamos proponiendo, querés indicar algo más.”.
Interviene la
señora Directora Mora Navarro: “Sí tal
vez como muy rápidamente, el plan estratégico inició en el 2019 evidentemente
pasó por el periodo de pandemia lo que hizo que efectivamente algunas de las
metas que se tenían propuestas en los indicadores se vieran afectadas, se han
hecho esfuerzos importantes por tratar de nivelar algunas metas pero
evidentemente las diferentes unidades administrativas se vieron impactadas y
por tanto el cumplimiento de las metas así que vemos que lo más razonable
ahorita es para poder tener logros en algunas de esas metas extenderlo un año
más a efectos de tener mayor información y también para efectos de prepararnos
bajo la logística de todo el proceso que viene y el diagnóstico y el
planteamiento del nuevo plan estratégico.”.
Interviene el
señor Director Chinchilla Mora: “¿Estamos de acuerdo?, entonces la disposición
que tomaríamos sobre este asunto sería: aprobar
conforme se recomienda. Elévese al Superior con la recomendación de aprobar.
Interviene la
señora Directora Mora Navarro: “Y que
la Dirección Ejecutiva comunique lo propio.”.
Interviene el
señor Director Chinchilla Mora: “Y que sobre
este asunto la Dirección Ejecutiva comunique lo propio a nivel institucional.”.
Se
dispone: Aprobar conforme se recomienda.
Elévese al Superior con la recomendación de aprobar. Proceda la Dirección
Ejecutiva con la comunicación que corresponda a nivel institucional.
F)
Hallazgos derivados de la sesión de verificación de metas institucionales
contenidas en la Ley de Presupuesto 2022. De la señora Sandra Mora Navarro, Directora
Ejecutiva, se conoce oficio n.° DE-1451-2023 del 14
de junio de 2023, mediante el cual remite los hallazgos y las recomendaciones
derivadas de la sesión de verificación realizada el 21 de marzo de 2023, sobre
el estado alcanzado a nivel de producto e indicadores de la Estructura
Programática 2022 del TSE, la cual contó con la presencia y evaluación de la
analista técnica designada por la Dirección General de Presupuesto, equipo
técnico del API y el personal designado de cada una de las dependencias responsables de gestionar el cumplimiento de las metas de interés.
Interviene
la señora Directora Mora Navarro: “En realidad esto es un
proceso que estamos haciendo desde hace dos años aproximadamente junto con el
Ministerio de Hacienda en la verificación de toda aquella documentación que
pueda respaldar el cumplimiento de metas, el plan estratégico, muchas de esas
metas se incorporan dentro del POA y dentro del Plan Operativo Institucional
que es anual y que se envía al Ministerio de Hacienda, el Ministerio de
Hacienda entonces hace esta verificación como les digo son muy incisivos en
esta parte entonces justamente a raíz también de estas metas que no se han
podido lograr, necesitamos modificar o darle mayor tiempo al plan estratégico
de manera tal que podamos lograr el cumplimiento de metas y que esta
verificación a su vez se más productiva.”.
Se dispone:
Aprobar conforme se recomienda.
G) Informe respecto de la consulta
del SETSE, sobre situación laboral de funcionaria e informe del Departamento de
Recursos Humanos sobre las posibilidades de participación en procesos concursales
de la misma funcionaria. De la señora Melissa Bagnarello
Chaves, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones,
se conoce oficio n.° STSE-1459-2023 del 15 de junio de 2023, mediante el cual comunica el
acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.° 53-2023, celebrada el 15 de junio de 2023 por el
Tribunal Supremo de Elecciones, relativo al Informe respecto de la consulta del
SETSE, sobre situación laboral de funcionaria e informe del Departamento de
Recursos Humanos sobre las posibilidades de participación en procesos
concursales de la misma funcionaria.
Interviene el señor Director Chinchilla
Mora: “Aquí es importante traer a colación que tenemos un caso en la
institución de una compañera que está pasando por un problema grave de salud y
esta persona tiene a cargo a una persona menor de edad y tiene a un familiar
creo que es si no me equivoco creo que es una sobrina que también tiene un
padecimiento bastante grave de salud y ella en su condición de interina está
pensando que sucederá cuando ya la enfermedad que ella tiene le alcance de
manera terminal como es la que está diagnosticada, el Tribunal analizó el caso
a través tanto del criterio del Departamento Legal como del Departamento de
Recursos Humanos y toma una decisión en cuanto a las posibilidades de poder que
ella continue propiamente en su plaza de
forma interina y poderle propiciar así no agravarle más la situación de salud
que le aqueja en este momento y que en caso de que se decidiera algún
nombramiento tampoco afectarla de manera que no tenga acceso a la seguridad
social, entonces el Tribunal en este caso es por ahí donde anda, todo lo que es
el tema del padecimiento, el tema de quien es, se resguarda propiamente por ser
datos privados, pero sí creo que con esta decisión podemos abrigarle un poco
más esa zozobra que ella tiene en estos momentos que a pesar de su enfermedad
sigue y piensa en su hijo y en su sobrino que tiene a cargo, el Tribunal sobre
esto y lo que se propone es que tomemos nota este Colegiado de lo dispuesto por
el Tribunal y que así lo aprobemos si ustedes lo consideran a bien.”.
Interviene el señor Director Fernández
Masís: “Perdón Luis había un caso creo que de una regional.”.
Interviene el señor Director Chinchilla
Mora: “La condición de esta otra compañera es distinta a esta otra
porque ella ostenta una plaza en propiedad, esta que estamos analizando tiene
un itinerante y no hay posibilidades de que haya una designación en propiedad
entonces el pleno lo que estableció a raíz de las recomendaciones tanto de
Legal como de Recursos Humanos fue mantenerla en esa plaza y no afectarla a
ella desde todo punto de vista.”.
Interviene el señor Director Fernández
Masís: “¿Pero incapacitada?”.
Interviene el señor Director Chinchilla
Mora: “No, está laborando.”.
Interviene el señor Director Picado León: “Una condición humana.”.
Interviene el señor Director Chinchilla
Mora: “Muy humanitario es
correcto.”.
Se dispone: Tome nota este Colegiado de lo dispuesto
por la Magistratura.
H)
Propuesta de comisión. Se dispone: En atención a la Circular n.° STSE-0002-2023 del 22 de febrero de 2023
relativa al “Informe final del proceso consultivo sobre aspectos
administrativos y organizacionales”, este Colegiado propone que para la
recomendación n.° 19 relativa al Bienestar Integral
que indica: “Con el fin de promover el bienestar y fomentar la
convivencia social entre las personas funcionarias, a más tardar el 30 de junio
de 2023, este Tribunal conformará una Comisión que, entre sus funciones, tendrá
la programación y coordinación actividades deportivas y sociales para todo el
personal de la sede central, anexos y oficinas regionales.”, confórmese
dicha Comisión por un integrante de cada una de las Direcciones
institucionales. Hágase de conocimiento del Superior con la recomendación de
aprobar.
Interviene
la señora Directora Mora Navarro: “¿Cada
Dirección define quién?”.
Interviene
el señor Director Chinchilla Mora: “Cada
Dirección define quien.”
Interviene
el señor Director Picado León:
“¿Del IFED no hay nadie?”.
Interviene
el señor Director Chinchilla Mora: “Podemos
proponer a uno de cada Dirección si a ustedes les parece.”.
Interviene
el señor Director Picado León: “Yo
digo por si quieren, siempre hay alguien.”.
Interviene
el señor Director Román Jacobo: “Pero,
perdón no entendí, ¿las Direcciones lo que van a hacer son proponer personas,
pero no necesariamente de la Dirección o sí?”.
Interviene
el señor Director Chinchilla Mora: “Sí
cada una de la Dirección, lo que se quiere es que nosotros conformemos una
comisión que dentro de sus funciones tenga la programación y coordinación de
actividades deportivas y sociales para todo el personal, la comisión puede
estar conformada ya sea por la Secretaría, por la Dirección Ejecutiva y la
Dirección de Estrategia y Gestión Político-Institucional o podemos conformarla
uno por cada Dirección que me parece que es lo más sano, ¿qué les parece a
ustedes? Así se integra cada Dirección.”.
Interviene
el señor Director Picado León: “Esto
se entiende es totalmente aparte de la comisión del día del empleado electoral.”.
Interviene
el señor Director Chinchilla Mora: “De
cultural de todo eso, sí es completamente aparte.”.
Interviene
la señora Directora Mora Navarro: “No
Luisito, además de la comisión que se creó para efectos de la semana cultural
que es muy propia.”.
Interviene
el señor Director Chinchilla Mora: “Sí,
pero esta es aparte, entonces podemos proponer confórmese dicha comisión por un
integrante de cada una de las Direcciones institucionales y lo hacemos de
conocimiento del Superior con la recomendación de aprobar.”.
Por
unanimidad se declara la firmeza de todos los acuerdos.
A las catorce horas y cincuenta y ocho minutos
terminó la sesión.
Luis Guillermo Chinchilla Mora
Carolina Phillips Guardado
Sandra Mora Navarro
Héctor Enrique
Fernández Masis
Hugo Ernesto Picado León
Xenia Guerrero Arias
Gustavo Román Jacobo