ACTA N.º 27-2023

 

 

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las catorce horas con  cuatro minutos del trece de junio de dos mil veintitrés, con asistencia de los señores Luis Guillermo Chinchilla Mora, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones -quien preside-; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil–; Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva; Héctor Enrique Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Hugo Ernesto Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia; Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica y Gustavo Román Jacobo, Director General de Estrategia y Gestión Político-Institucional.

 

De conformidad con el orden del día aprobado por el suscrito para esta sesión ordinaria, el cual incluye los documentos de agenda y sus respectivos antecedentes, los cuales fueron de conocimiento previo de las señoras Directoras y señores Directores, se procede al conocimiento y votación de cada uno de dichos asuntos.

ARTÍCULO PRIMERO. LECTURA Y APROBACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA Y DEL ACTA DE LA SESIÓN ORDINARIA Y EXTRAORDINARIA ANTERIOR.

A) Se tiene por leído y aprobado el orden del día de la presente sesión ordinaria.

B) No hay documentos para incorporar.

 

C) Se tiene por leída y aprobada la minuta de la sesión ordinaria n.° 25-2023 y extraordinaria n.° 26-2023.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Solicitud de prórroga para la atención de recomendaciones que derivan de diferentes servicios de Auditoría Interna. De la señora Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva, se conoce oficio n.° DE-1366-2023 del 5 de junio de 2023, mediante el cual, solicita reprogramación de fechas para los informes n.° ICI-05-2020 “Informe de control interno relativo a la evaluación del cumplimiento de la normativa que regula el tema de las cauciones que deben rendir los funcionarios del Tribunal”, n.° ICI-01-2021 “Informe de control interno relativo al estudio de auditoría sobre el cumplimiento de las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP) n.°s 4, 21, 23, 24 y 31 en el Tribunal Supremo de Elecciones” y n.° ICI-04-2021 “Informe contentivo sobre el cumplimiento del Reglamento General de Fondo de Cajas Chicas, en el Tribunal Supremo de Elecciones y el seguimiento de las recomendaciones contenidas en el informe n.° ICI-01-2017”, según se detalla en el cronograma adjunto.

Se dispone: De previo a resolver, se solicita criterio a la Auditoría Interna respecto de lo solicitado por la señora Directora Ejecutiva sobre la reprogramación de fechas para la atención de las recomendaciones de los informes n.°s ICI-05-2020, ICI-01-2021 e ICI-04-2021.  

B) Solicitud de ampliación de plazo para atender requerimiento contenido en oficio. Del señor Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, se conoce oficio n.° DGRC-0406-2023 del 1.° de junio de 2023, mediante el cual en atención al acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.° 66-2022 celebrada el 13 de diciembre de 2022 por este Colegiado, solicita prórroga al 30 de junio de 2023 para la presentación de resultados del estudio que evalúe los tiempos requeridos por la Sección de Inscripciones para resolver los trámites de: Inscripción de nacimientos, Inscripción de matrimonios, Inscripción de defunciones, Paternidad por declaración voluntaria, Paternidad por resultado ADN y Paternidad asignada de oficio; tramitados durante el año 2022.

Se dispone: Aprobar la prórroga conforme se solicita.

C) Solicitud de remplazo de miembro de la Comisión Institucional de Teletrabajo. Del señor Jefferson Vargas Salas, Coordinador de la Comisión Institucional de Teletrabajo, se conoce oficio n.° CITT-002-2023 del 31 de mayo de 2023, mediante el cual solicita nombrar a la señora Carolina Cedeño Valverde en calidad de sustituto del miembro titular representante del Departamento Legal en la Comisión Institucional de Teletrabajo, en virtud del nombramiento de la señora Paola Porras Orellana como Letrada del Tribunal Supremo de Elecciones.

Se dispone: Designar como miembro sustituto de la Comisión Institucional de Teletrabajo a la señora Carolina Cedeño Valverde, como representante del Departamento Legal.

D) Criterio de la Auditoría Interna respecto de la solicitud de prorrogar el plazo establecido para el cumplimiento de recomendación en informe de control interno. De la señora Melissa Bagnarello Chaves, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-1350-2023 del 1.° de junio de 2023, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo tercero de la sesión ordinaria n.° 48-2023, celebrada el 1.° de junio de 2023 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo al criterio emitido por la Auditoría Interna respecto de la solicitud formulada por el señor Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil y la señora Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica, de prorrogar el plazo establecido para el cumplimiento de la recomendación 4.2 del Informe n.° ICI-03-2017 “Informe de control interno sobre el proceso de Actos Jurídicos del Registro Civil y de su aplicación informática”.

Se dispone: Tomar nota.

E) Comunicación del Consejo de Directores respecto de la ausencia del señor Hugo Picado León en sesión ordinaria de ese Consejo. De la señora Melissa Bagnarello Chaves, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-1368-2023 del 6 de junio de 2023, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.° 49-2023, celebrada el 6 de junio de 2023 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo a la aprobación de la justificación de ausencia del señor Hugo Ernesto Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia a la sesión ordinaria del Consejo de Directores.

Se dispone: Tomar nota.

F) Informe relativo la Autoevaluación de Calidad de la Auditoría Interna del Tribunal Supremo de Elecciones, periodo 2022. De la señora Melissa Bagnarello Chaves, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-1371-2023 del 6 de junio de 2023, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo tercero de la sesión ordinaria n.° 49-2023, celebrada el 6 de junio de 2023 por el Tribunal Supremo de Elecciones, sobre el informe relativo a la Autoevaluación de Calidad de la Auditoría Interna del Tribunal Supremo de Elecciones, periodo 2022.

Se dispone: Tomar nota.

G) Sobre propuesta para el traslado de MIP DGRC P32 v02: Inscripción Medios de Comunicación. Del señor Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, se conoce oficio n.° DGRC-0415-2023 del 7 de junio de 2023, mediante el cual, según lo ordenado en el acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.° 25-2023 celebrada el 6 de junio de 2023 por este Colegiado, remite informe relativo a la propuesta de traslado del procedimiento de Inscripción de Medios de Comunicación y con fundamento en una serie de consideraciones literalmente manifiesta:

"Criterio de quien suscribe:

El suscrito comparte el criterio emanado por el Departamento Legal mediante oficio n.°DL-217-2023 supracitado, en el sentido que, de conformidad con los artículos 28 inciso h) y 139 del Código Electoral, el procedimiento de “Inscripción de Medios de Comunicación” debe ser trasladado a la Dirección General del Registro Electoral y Financiamiento de Partidos Políticos, como una labor propia ajustada a la naturaleza de dicha Dirección y concerniente al proceso electoral

Es conteste con lo transcrito, que funciones encomendadas al Registro Civil por la Ley Orgánica citada, deben ser trasladadas a la Dirección encargada de todos aquellos actos que se ven de una u otra forma, involucrados en un proceso electoral.

Cabra analizar, si con posterioridad la labor de inscripción de medios de comunicación, podrá ser delegada por el Tribunal Supremo de Elecciones, en la “Dirección General de Estrategia y Gestión Político-Institucional”, y pueda actuar de acuerdo con la naturaleza de su creación, según lo ya dicho en el aparte “IV” del presente documento.".

Se dispone: 1.- Tener por rendido el informe. 2.- De previo a resolver, se concede audiencia a la Dirección General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos para que, en el plazo de cinco días hábiles, realice las observaciones que considere pertinentes sobre los informes rendidos por los señores Vinicio Mora Mora, Subjefe del Departamento Legal en oficio n.° DL-217-2023 y Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil en oficio n.° DGRC-0415-2023.

H) Consultas recurrentes en redes sociales. De la señora Andrea Fauaz Hirsch, Jefa del Departamento de Comunicaciones y Relaciones Públicas, se conoce oficio n.° DCRP-101-2023 del 8 de junio de 2023, mediante el cual informa a este Colegiado sobre un incremento de consultas en las redes sociales institucionales, relacionadas con trámites de naturalización específicamente sobre la dificultad para sacar citas de forma virtual o telefónica y la dificultad para dar seguimiento a su expediente, además solicita a este Colegiado que se le indique, si puede ofrecer a las personas usuarias que poseen dificultades para acceder a la compra de certificaciones digitales, la solución de adquirirlas física en cualquiera de las sedes del Tribunal, y si existe fecha definitiva de inicio para el cobro de la reposición de cédulas.

Interviene el señor Director Bolaños Bolaños: “Lo del cobro no es mío, lo del cobro es de la Comisión, lo demás sí.”.

Interviene el señor Director Chinchilla Mora: “Entonces para su estudio e informe pase a la Dirección General del Registro Civil y a la Comisión que estudia el cobro de la reposición de cédulas de identidad.”

Se dispone: Para su estudio e informe en el plazo de diez días hábiles pase a la Dirección General del Registro Civil y a la Comisión que estudia el cobro de la reposición de cédulas de identidad.

I) Solicitud de prórroga para dar respuesta al oficio n° CDIR-191-2023. De la señora Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica, se conoce oficio n.° DGET-153-2023 del 9 de junio de 2023, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En respuesta al oficio n° CDIR-191-2023 del 18 de mayo de 2023, en torno a la instrucción de brindar un informe con respecto del criterio de la Auditoría Interna sobre el traslado de la atención de las recomendaciones de los informes de control interno e informes especiales relacionados con el proyecto PETI-P03, le informo que, el personal de la Oficina de Proyectos Tecnológicos se encuentra abocado a la elaboración del informe requerido. No obstante, resulta necesario solicitar la concesión de una prórroga por el mismo plazo otorgado inicialmente.".

Se dispone: Aprobar la prórroga conforme se solicita, la cual se cumplirá el 29 de junio de 2023.

J) Criterio de la Auditoría Interna respecto de la solicitud de prorrogar el plazo establecido para el cumplimiento de varias recomendaciones de varios informes. De la señora Adriana Pacheco Madrigal, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-1394-2023 del 8 de junio de 2023, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.° 50-2023, celebrada el 8 de junio de 2023 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo al criterio emitido por la Auditoría Interna respecto de la solicitud formulada por el señor Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, de prorrogar el plazo establecido para el cumplimiento de las recomendaciones 4.7 del Informe n.° ICI-07-2012 “Informe de auditoría sobre el proceso de inscripción de hechos vitales (nacimientos, matrimonios y defunciones), a cargo de la Sección de Inscripciones de la Dirección General del Registro Civil, relativo a la verificación de procedimientos y revisión del riesgo”, 4.1 del Informe n.° ICI-04-2019 “Informe de control interno relativo a los procesos operativos y de gestión de la Sección de Archivo del Registro Civil, sobre aspectos de custodia, préstamo y recuperación de documentos”, 4.5 del Informe n.° ICI-05-2019 “Informe de control interno a los procesos operativos y de gestión de la Sección de Archivo del Registro Civil”, y 4.4 del Informe n.° ICI-06-2019 “Informe de control interno relativo a los procesos operativos y de gestión de la Dirección General del Registro Civil”.

Se dispone: Tomar nota.

K) Aprobación de propuesta de anteproyecto de presupuesto 2024 del Tribunal Supremo de Elecciones. De la señora Adriana Pacheco Madrigal, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-1398-2023 del 8 de junio de 2023, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo quinto de la sesión ordinaria n.° 50-2023, celebrada el 8 de junio de 2023 por el Tribunal Supremo de Elecciones, en relación con la aprobación de la propuesta de anteproyecto de presupuesto del año 2024 del Tribunal Supremo de Elecciones.

Se dispone: Tomar nota.

L) Solicitud de reprogramación de fecha del plan de implementación para la atención de la recomendación 4.6. del informe de control interno n° ICI-02-2021. Del señor Esteban Brenes Hernández, Jefe de la Sección de Riesgos y Seguridad de la Información y la señora Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica, se conoce oficio n.° DGET-155-2023 del 12 de junio de 2023, mediante el cual, solicitan reprogramación de fecha del plan de implementación para la atención de la recomendación 4.6 del informe de control interno n° ICI-02-2021 y contenida en el Informe de seguimiento n.° SRICI-09-2022.

Se dispone: De previo a resolver, se solicita criterio a la Auditoría Interna respecto de lo solicitado por el señor Jefe de la Sección de Riesgos y Seguridad de la Información y la señora Directora General de Estrategia Tecnológica sobre la reprogramación de fechas del plan de implementación para la atención de la recomendación 4.6 informe de control interno n° ICI-02-2021 y contenida en el Informe de seguimiento n.° SRICI-09-2022.  

M) Solicitud de reprogramación de fecha del plan de implementación para la atención de 4.6. del Informe de control interno n.° ICI-10-2018 y contenida en el Informe de seguimiento n.° SRICI-13-2021. De las señoras Armenia Masís Soto, Jefa del Departamento de Tecnologías de Información y Comunicaciones, Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica y el señor Esteban Brenes Hernández, Jefe de la Sección de Riesgos y Seguridad de la Información, se conoce oficio n.° DGET-156-2023 del 12 de junio de 2023, mediante el cual, solicitan reprogramación de fecha del plan de implementación para la atención de la recomendación 4.6 del Informe de control interno n.° ICI-10-2018 y contenida en el Informe de seguimiento n.° SRICI-13-2021.

Se dispone: De previo a resolver, se solicita criterio a la Auditoría Interna respecto de lo solicitado por la señora Jefa del Departamento de Tecnologías de Información y Comunicaciones, la señora Directora General de Estrategia Tecnológica y el señor Jefe de la Sección de Riesgos y Seguridad de la Información sobre la reprogramación de fecha del plan de implementación para la atención de la recomendación 4.6 del Informe de control interno n.° ICI-10-2018 y contenida en el Informe de seguimiento n.° SRICI-13-2021.  

N) Certificación del estado de cumplimiento de las recomendaciones y acciones de mejora emitidas por la Auditoría Interna – DGET. De la señora Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica, se conoce oficio n.° DGET-157-2023 del 12 de junio de 2023, mediante el cual, según lo ordenado en el acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.° 19-2023 celebrada el 25 de abril de 2023 por este Colegiado, remite certificación del estado de cumplimiento de las recomendaciones y acciones de mejora emitidas por la Auditoría Interna a la Dirección General de Estrategia Tecnológica.

Interviene el señor Director Bolaños Bolaños: “Yo le decía a Xenia, me quedé asustado con la cantidad de cosas que hay pendientes, todo lo que yo tengo pendiente de contestarle a la Auditoría está relacionado con sistemas informáticos. En la teoría estas recomendaciones ponen parcialmente cumplidas y ni siquiera está el PETI desarrollado o sea que va para otro PETI, o sea no cumplidas.”.

Interviene la señora Guerrero Arias: “Se ha avanzado en la parte de análisis entonces hay un cumplimiento parcial, tampoco es que hemos dejado de cumplir en todo.”.

Interviene el señor Director Chinchilla Mora: “Yo sobre esto les voy a comentar que he estado teniendo una conversación un poco más fluida con Franklin Mora, porque y como lo hemos comentado en varias sesiones tenemos cualquier cantidad de recomendaciones pendientes, unas creo que están obsoletas, otras están parcialmente cumplidas otras no las hemos iniciado y el tema más que todo va orientado a que estamos de cara o estamos entrando ya en una fase muy crítica del proceso electoral, tenemos fechas de cumplimiento también dentro de este período electoral y lo que quería con Fran era que nos reuniéramos por lo menos preliminarmente él  y yo para ver si de una u otra forma concertamos una reunión con nosotros, con el Consejo propiamente para ver cual va ser la forma en que nosotros vamos a abordar todas y cada una, el listado de doña Xenia es un listado muy grande, evidentemente no se van a poder cumplir todas en seis meses no tenemos el personal propiamente para todo eso pero lo que quería hablar con Fran es que volvamos a evaluar cada una de estas, sentarnos con cada Dirección, con cada una de estas recomendaciones y ver cuales efectivamente son urgentes de atender y cuales las podemos ir dejando con una anuencia de ellos para una posterioridad de manera que no nos estemos como ahogando en todo esto de esta atención de estas recomendaciones, tenemos un proceso electoral pendiente que hacer y difícil también, tras de eso es bastante complicado este proceso y si mezclamos una cosa con otra, entonces yo lo que quiero con don Fran es que él nos oriente un poco como vamos a poder hacer una estrategia, de ir actualizando estas recomendaciones y de ir desechando aquellas y sacándolas del mapa que no nos aparezcan en ningún lado, él hizo una consulta a la Contraloría General de la República que me contó que ya fue respondida, vamos a tener una reunión preliminarmente el próximo jueves a la 1:30 pm vía Zoom Fran y yo para ver cuál es el alcance de esto y creo que yo en ese mismo acto le pediría a él que programáramos una fecha para podernos reunir todos con él y ver de qué forma podamos unir sinergias y poder atacar este listado de 400 y resto, a mí me preocupan algunas que tienen todavía un impacto a nivel institucional que podría ponernos en riesgo que son las que al fin y al cabo tenemos que acatar pero hay muchas que de la simple lectura usted dice esto puede esperar, esto talvez no es un tema de riesgo propiamente si no que es un tema de operatividad que podemos dejarla para después, pero eso tiene que ser con una acción un poco más consensuada.”.

Interviene el señor Director Fernández Masís: “Y que ellos tengan un poco más de apertura.”.

Interviene el señor Director Chinchilla Mora: “Yo espero.”.

Interviene el señor Director Fernández Masís: “Yo espero, es un tema sumamente riguroso, yo creo que es sentido común, razonabilidad, que son elementos de interpretación de toda la normativa.”.

Interviene el señor Director Bolaños Bolaños: “Yo también conversé con Fran y él quiere ayudarnos.”.

 Interviene el señor Director Chinchilla Mora: “La idea es que no dejemos de hacer las cosas porque si ustedes han visto, ya el Tribunal en el conocimiento de las ampliaciones de los plazos de recomendación para la atención de estas mismas ya ha puesto o ha impuesto por decirlo así, ha definido que no son plazos ya improrrogables ha definido que es si o si, en algunos casos ya está implementando bueno veamos a ver si durante el tiempo que está pidiendo para cumplir la recomendación ha, o han efectuado avances, podría pedirles en cualquier momento para ver que efectivamente no estemos lerdeando las cosas, pero aparte de eso creo que sería oportuno hablar con don Fran para que nos pongamos de acuerdo en ciertas cosas, yo me ponía a pensar en dos áreas muy neurálgicas que tenemos en este proceso electoral que es la Dirección de Xenia y la Dirección de Héctor avocados a 10, 11, 20 recomendaciones de Auditoría y aunado tenemos este proceso electoral que se está tornando muy difícil en la logística en materiales, en procedimientos de contratación, si ustedes están de acuerdo yo voy a tener esa reunión el próximo jueves y de ello les comentaría y programamos una audiencia con Auditoría.

Se dispone: Hágase de conocimiento de la Auditoría Interna.  

Por unanimidad se declara la firmeza de todos los acuerdos.

 A las catorce horas y veintinueve minutos terminó la sesión.