ACTA N.º 22-2023

 

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las trece horas con treinta y siete minutos del dieciocho de mayo de dos mil veintitrés, con asistencia de los señores Luis Guillermo Chinchilla Mora, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones  –quien preside–; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva; Héctor Enrique Fernández Masis, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Hugo Ernesto Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia; Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica y el señor Gustavo Román Jacobo, Director General de Estrategia y Gestión Político-Institucional, mediante la plataforma Zoom debido a una afección gripal del señor Coordinador y una gira institucional programada del señor Director General del Registro Civil.

 

De conformidad con el orden del día aprobado por el Coordinador para esta sesión ordinaria, el cual incluye los documentos de agenda y sus respectivos antecedentes, los cuales fueron de conocimiento previo de las señoras Directoras y señores Directores, se procede al conocimiento y votación de cada uno de dichos asuntos.

ARTÍCULO PRIMERO. LECTURA Y APROBACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA Y DEL ACTA DE LA SESIÓN ORDINARIA ANTERIOR.

A) Se tiene por leído y aprobado el orden del día de la presente sesión ordinaria.

B) No hay documentos para incorporar.

C) Se tiene por leída y aprobada la minuta y el acta de la sesión ordinaria n.° 21-2023.

 

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Propuesta de traslado de procedimiento de inscripción de Medios de Comunicación. Del señor Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, se conoce oficio n.° DGRC-0327-2023 del 5 de mayo de 2023, mediante el cual remite Propuesta para que se traslade el procedimiento de Inscripción de Medios de Comunicación que actualmente lo tiene a cargo la Oficialía Mayor Electoral a la Dirección General de Estrategia y Gestión Político-Institucional.

Se dispone: Para su estudio e informe en el plazo de diez días hábiles pase al Departamento Legal.

B) Informe sobre dedicación exclusiva estudio del puesto n.° 86302. Del señor Jefferson Vargas Salas, Secretario General a. i. de la Dirección Ejecutiva, la señora Hirlanny Ortiz Campos, Jefa del Departamento de Recursos Humanos y el señor Ronny Alexander Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DE-0975-2023 del 5 de mayo de 2023, mediante el cual rinden informe en el que se concluye la conveniencia institucional de someter el puesto n.° 86302, Asesor/a en Tecnologías de Información 1 (Profesional Ejecutor 3) ubicado en el Departamento de Tecnologías de Información y Comunicaciones, al régimen de dedicación exclusiva.

Se dispone: Tener por rendido el informe, cuyas conclusiones se acogen. Elévese a conocimiento del Superior con la recomendación de aprobar.

C) Solicitud de prórroga para cumplir con recomendaciones de la Auditoría Interna solicitada por el señor Jefe de la Sección de Opciones y Naturalizaciones. De la señora Adriana Pacheco Madrigal, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-1117-2023 del 9 de mayo de 2023, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo tercero de la sesión ordinaria n.° 41-2023, celebrada el 9 de mayo de 2023 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo a la solicitud de criterio por parte de la Auditoría Interna sobre la prórroga presentada por el señor Germán Rojas Flores, Jefe de la Sección de Opciones y Naturalización en oficio n.° OYN-0152-2023 del 24 de abril de 2023, para las recomendaciones 4.3 del Informe n.° ICI-06-2011 “Informe de auditoría sobre el proceso registral de la Sección de Opciones y Naturalizaciones de la Dirección General del Registro Civil”, 4.4 del Informe n.° IES-01-2020 “Estudio especial de auditoría n.° IES-01-2020, sobre la no suspensión de trámites de naturalización y duplicidad de trámites en la Sección de Opciones y Naturalizaciones”, emitidas por la Auditoría Interna.

Se dispone: Tomar nota. Hágase de conocimiento del señor Rojas Flores, Jefe de la Sección de Opciones y Naturalizaciones.

D) Solicitud de reprogramación de fecha del plan de implementación para las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna solicitada por el señor Director General del Registro Civil. De la señora Adriana Pacheco Madrigal, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-1118-2023 del 9 de mayo de 2023, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo tercero de la sesión ordinaria n.° 41-2023, celebrada el 9 de mayo de 2023 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo a la solicitud de criterio por parte de la Auditoría Interna sobre la reprogramación de fechas del plan de implementación presentadas por el señor Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil en oficios n.° DGRC-0297-2023, n.° DGRC-0300-2023 ambos del 26 de abril de 2023 y n.° DGRC-303-2023 del 27 de abril de 2023, para las recomendaciones 4.4 de los Informes n.° ICI-06-2019 y n.° SRICI-05-2021, 4.1.a, 4.1.b, 4.1.c del Informe n.° ICI-04-2019, 4.5 del Informe n.° ICI-05-2019 y 4.7 de los Informes n.° ICI-03-2012 y n.° SRICI-08-2019,  emitidas por la Auditoría Interna.

Se dispone: Tomar nota. Hágase de conocimiento del señor Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil.

Interviene el señor Director Chichilla Mora: “Les comento que esta, las dos anteriores y la que sigue es una inquietud que tiene el Tribunal de conocer el criterio propiamente de la Auditoría Interna sobre estas reprogramaciones de estos nuevos plazos, a ver si ellos tienen algún tipo de objeción o de criterio que nos permita coadyuvar en lo que estamos haciendo todos, que es poniendo al día todas las recomendaciones propiamente.”.

Interviene el señor Director Bolaños Bolaños: “De hecho ya la Auditoría a nosotros, a Xenia y a mí, nos rechazó una.”.

Interviene el señor Director Chichilla Mora: “Sí de eso yo me estoy reuniendo con don Franklin, Fran Mora, para ver si podemos implementar un tipo de audiencia con ellos y generar un tipo de agenda que nos permita a nosotros ir abordando esto de una forma más dinámica e ir eliminando aquellas recomendaciones que tenemos desde hace muchos años, él lo que está esperando es una consulta que hizo también a la Contraloría General de la Republica para ver si esto que estamos procediendo tiene algún alcance o si por el contrario podemos administrativamente desde la óptica de la misma Auditoría poder ir eliminando algunas de estas recomendaciones que podría ser que por su impacto ya no generen un riesgo a la administración pero eso estamos todavía en espera.”.

E) Reprogramación de fecha para cumplir con recomendación del informe de control interno n° ICI-03-2017 e informe de seguimiento n° SRICI-01-2022 solicitada por la señora Directora General de Estrategia Tecnológica y el señor Director General del Registro Civil. De la señora Adriana Pacheco Madrigal, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-1119-2023 del 9 de mayo de 2023, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo tercero de la sesión ordinaria n.° 41-2023, celebrada el 9 de mayo de 2023 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo a la solicitud de criterio por parte de la Auditoría Interna sobre la reprogramación de fecha presentada por el señor Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil y la señora Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica en oficio n.° DGRC-301-2023 del 27 de abril de 2023, para cumplir con la recomendación 4.2 del Informe de control interno n.° ICI-03-2017 e Informe de seguimiento n.° SRICI-01-2022, emitida por la Auditoría Interna.

Se dispone: Tomar nota. Hágase de conocimiento del señor Luis Antonio Bolaños Bolaños y de la señora Xenia Guerrero Arias, Director General del Registro Civil y Directora General de Estrategia Tecnológica respectivamente.

F) Aprobación del Informe sobre estudio de dedicación exclusiva de puesto del Departamento de Registro de Partidos Políticos. De la señora Adriana Pacheco Madrigal, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-1120-2023 del 9 de mayo de 2023, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo tercero de la sesión ordinaria n.° 41-2023, celebrada el 9 de mayo de 2023 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo a la aprobación del informe sobre el estudio de dedicación exclusiva del puesto n.° 101890 Encargado/a de Área administrativa, ubicado en el Departamento de Registro de Partidos Políticos.

Se dispone: Tomar nota.

G) Respuesta al acuerdo tomado por el CDIR relativo al traslado de la atención de recomendaciones. Del señor José Andrés Blanco Chaves, Subauditor Interno, se conoce oficio n.° AI-135-2023 del 10 de mayo de 2023, mediante el cual informa a este Colegiado la no aceptación de la prórroga solicitada por la señora Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica y el señor Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil en oficio n.° DGET-103-2023 del 27 de abril de 2023, en relación con la valoración del traslado de la atención de las recomendaciones de los informes de control interno e informes especiales relacionados con el proyecto PETI-P03 al próximo Plan Estratégico de Tecnologías de Información.

Interviene el señor Director Chinchilla Mora: “Aquí pongo un plazo y ustedes me indican si está bien o si lo podemos ampliar don Luis y doña Xenia, para su estudio e informe conjunto el cual habrá de rendirse en el plazo de cinco días hábiles pase a las Direcciones Generales del Registro Civil y de Estrategia Tecnológica, quedo atento a si estamos bien.”.

Interviene la señora Directora Guerrero Arias: “Muy poco tiempo Luis, porque todavía estamos con asuntos de la Auditoría que tenemos que contestar y este no es un tema sencillo hay que hacer toda una estrategia para atender todas las inquietudes de la Auditoría de otra forma.”.

Interviene el señor Director Chinchilla Mora: “¿Qué plazo les parece?”.

Interviene el señor Director Bolaños Bolaños: “Yo también tengo algo que decir, estas recomendaciones que está haciendo la Auditoría tienen que ver con cuestiones que son eminentemente de desarrollos informáticos, entonces yo de ahora en adelante y creo que hablé con Fran y Fran lo entendió y me dijo que él creía que yo iba a responder algo como lo que les voy a decir, yo prefiero que estos informes no los pidamos en conjunto si no individualmente, porque yo no tengo porque suscribir lo que Xenia tiene que decir con relación a un desarrollo informático yo como usuario lo único que tengo que hacer eventualmente ante una recomendación de la Auditoría de este tipo es gestionar eventualmente un sistema y cuando el sistema esté hecho, verificar que esté bien, o sea hacer pruebas de usuario y en el medio de esas dos cosas yo no tengo nada que ver y entonces yo quiero decirlo así y quiero salirme de hacer informes conjuntos cuando tengan que ver con cuestiones que no son responsabilidad mía.”.

Interviene el señor Director Chinchilla Mora: “Te entiendo, hay una cosa que con Fran yo he estado hablando estos días y es un poco de que la estrategia que a veces nosotros elaboramos en punto a la atención de un informe de Auditoría Interna, desde el inicio nosotros no lo estamos conceptualizando de la mejor manera, es mi criterio, y en esto me ha costado mucho entender, porque es como ¿ qué es un informe de control interno?, ¿qué es un informe especial?, ¿qué es una advertencia? ¿qué es una relación de hechos? y todo ese montón de cosas, y Fran me ha ido retroalimentando bastante bien, yo considero estimadas compañeras y compañeros que cuando la Auditoría Interna a nosotros nos presenta un informe ya sea de estos tipos que le acabo de decir, control interno lo que fueran en ese momento y por experiencia ahora lo hicimos, verdad Sandra con un tema que nos atañe directamente a Dirección Ejecutiva y Secretaría, es desde ese mismo momento hacer ese deslinde que dice Luis, que tiene razón, el abordaje administrativo de un usuario va a ser diferente al abordaje técnico que digamos en el caso de doña Xenia va realizar no sé, en función de proveer una solución tecnológica, informática, lo que fuera, y creo que es desde ahí donde nosotros tenemos que definir muy buenos plazos, plazos que a nosotros nos permitan efectivamente cumplir con la recomendación, porque parte de lo que también don Fran está consultando a la Contraloría General de la República, es si la Administración se encuentra facultada o no para poder solicitar una prórroga a una recomendación que ya per se, nosotros mismo hemos puesto nuestro propios plazos y que no han sido puestos por la Auditoría, entonces lo que quiero es que al momento que vayamos a presentar ese tipo de informes tengamos presentes los plazos, que son plazos que tienen que ser reales, son plazos que podrían sobrevenirse cosas fortuitas o no previsibles que esas si podrían ser sujetas de ampliación del plazo, pero aquellas que nosotros dijimos, sí lo vamos  a cumplir en treinta días y cuando ya nos llega el día veintinueve no hemos hecho nada y lo que decimos es deme una prórroga de otros treinta días, eso es creo que es lo que no está jugando por allí. Entonces Luis si a usted le parece y doña Xenia está de acuerdo también podríamos atender este informe de forma separada.”.

Interviene el señor Director Bolaños Bolaños: “Eso es.”.

Interviene el señor Director Chinchilla Mora: “Lo que sí necesito es que me digan cuanto tiempo necesita Registro Civil y cuanto tiempo necesita la DGET doña Xenia y Luis.”.

Interviene el señor Director Bolaños Bolaños: “Es que yo voy a decir eso yo necesito un día, dos días y ya lo comuniqué, la que tiene que hacer el plan por las cuestiones informáticas que hay que hacer es Xenia, por eso el tema de que los informes deberían ser individualizados no en conjunto.”.

Interviene el señor Director Chinchilla Mora: “Eso se lo podemos pedir a la Auditoría también, no hay ningún problema.”.

Interviene el señor Director Bolaños Bolaños: “Yo hablé con Fran y me dijo que él creía que más bien desde antes yo iba a decir eso.”.

Interviene la señora Directora Guerrero Arias: “¿Y cuál es el tiempo máximo que tengo?”.

Interviene el señor Director Bolaños Bolaños: “Yo pondría unos, Xenia porque tampoco podemos poner un montón, unos diez días.”.

Interviene la señora Directora Guerrero Arias: “¿Ese es el tiempo máximo que tengo Luis?”.

Interviene el señor Director Chinchilla Mora: “Sí”.

Interviene el señor Director Bolaños Bolaños: “No no digo yo.”.

Interviene la señora Directora Guerrero Arias: “Lo que le estoy apostando es el tiempo máximo porque no tenemos tiempo, el trabajo que hay que hacer no es un trabajo de sentarse y decir ah mirá voy a pelotear por aquí, por acá, no, hay que hacer una planificación bien detallada.”.

Interviene el señor Director Chinchilla Mora: “Pongámosle quince días hábiles doña Xenia.”.

Interviene el señor Director Bolaños Bolaños: “Sí quince días.”.

Interviene la señora Directora Guerrero Arias: “Mínimo, digamos mínimo quince días.”.

Interviene el señor Director Bolaños Bolaños: “Luis y entonces que quede para su estudio e informe individual y ya el resto igual.”.

Interviene el señor Director Chinchilla Mora: “Pero lo que quiero es que tengamos en el chip eso claro, de que cuando nos están presentado el informe Auditoría, que cuando nos dicen mire aquí tengo el borrador del proyecto de informe y quiero presentárselo a ustedes desde ahí marquemos nosotros también el plazo.”.

Interviene el señor Director Bolaños Bolaños: “Claro por supuesto”.

  Interviene el señor Director Chinchilla Mora: “Para que ellos vean que también hay un análisis muy propio nuestro.”.

Interviene el señor Director Bolaños Bolaños: “Incluso reclamarle porque eventualmente la recomendación de Fran viene para las dos direcciones entonces yo entiendo que yo como usuario tengo que hacer la solicitud del proyecto para concretar lo que ellos están recomendando y después tengo que revisar que quede bien, pero esas son mis únicas dos participaciones.”.

Interviene la señora Directora Guerrero Arias: “No Luis, usted también tiene que estar en la parte de ejecución del proyecto, porque usted como usuario experto haciendo las validaciones de cada uno de los entregables entonces no es solo al inicio cuando pide y al final si no que dentro del proceso formando parte del equipo de trabajo.”.

Interviene el señor Director Bolaños Bolaños: “Obviamente, pero esa parte usted la tiene que decir porque usted es la que monta el plan.”.

Interviene la señora Directora Guerrero Arias: “Sí sí sí”.

Interviene el señor Director Bolaños Bolaños: “Ese es el punto entonces si Luis desde que nos dan el primer informe deberíamos como analizar mejor estas cosas, tenés toda la razón.”.

  Interviene el señor Director Chinchilla Mora: “Y es parte de lo que me ha dicho Fran y en su momento José Andrés en relación a esto, que ellos no son los que ponen los plazos, si no que somos nosotros mismo, que nosotros mismos nos estamos ahorcando, entonces para que lo tengamos ahí presente si ustedes están de acuerdo.”.

Se dispone: Para su estudio e informe individual, el cual habrá de rendirse en el plazo de quince días hábiles, pase a, las Direcciones Generales del Registro Civil y de Estrategia Tecnológica.

H) Solicitud de modificación del artículo 8 del Reglamento sobre Rendición de Cauciones en favor del TSE. Del señor Vinicio Mora Mora, Subjefe del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DL-189-2023 del 10 de mayo de 2023, mediante el cual, según lo ordenado en el acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.° 20-2023 celebrada el 2 de mayo de 2023 por este Colegiado, rinde informe sobre la viabilidad jurídica para reformar el  artículo 8 del Reglamento sobre Rendición de Cauciones en favor del TSE, en los términos sugeridos por la señora Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva, en oficio n.° DE-0992-2023 del 21 de abril de 2023.

Se dispone: Tener por rendido el informe el cual se acoge. Elevar a conocimiento del Superior con la recomendación de aprobar.

I) Informe sobre dedicación exclusiva estudio del puesto n.° 370865. Del señor Jefferson Vargas Salas, Secretario General a. i. de la Dirección Ejecutiva, la señora Hirlanny Ortiz Campos, Jefa del Departamento de Recursos Humanos y el señor Ronny Alexander Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DE-1101-2023 del 8 de mayo de 2023, mediante el cual rinden informe en el que se concluye la conveniencia institucional de someter el puesto n.° 370865, Profesional en Administración Electoral 1 (Profesional Ejecutor 3) ubicado en el Departamento de Registro de Partidos Políticos, al régimen de dedicación exclusiva.

Se dispone: Tener por rendido el informe, cuyas conclusiones se acogen. Elévese a conocimiento del Superior con la recomendación de aprobar.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA.

A) Informe de adjudicación trámite 2022LN-000004-0012300001 “Diseño y Construcción de Edificación Multiuso para el Tribunal Supremo de Elecciones”. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor Institucional, se conoce oficio n.° PROV-0181-2023 del 16 de mayo de 2023, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación de adjudicación, conforme al siguiente detalle:

    *Monto que muestra SICOP                                                                      

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, de la señora Mariana Gómez Bolaños en calidad de Administradora del Contrato, del señor Tito José Alvarado Contreras, Contraparte Técnica, de la Contaduría y de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda.

Interviene el señor Director Chinchilla Mora: “Estos son, lo que habíamos hablado son los diseños Sandrita verdad, del Edificio nuevo.”.

Interviene la señora Directora Mora Navarro: “Sí señor ahí se estarían contratando diseños y planos para el edificio que estaría en el ASI.”.

Interviene el señor Director Chinchilla Mora: “Correcto.”.

Por unanimidad se declara la firmeza de todos los acuerdos.

 A las catorce horas y tres minutos terminó la sesión.