ACTA N.º 17-2023
Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las trece horas con treinta y seis minutos del dieciocho de abril de dos mil veintitrés, con asistencia de los señores Luis Guillermo Chinchilla Mora, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones –quien preside–; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil–; Jefferson Vargas Salas, Secretario General a. i. de la Dirección Ejecutiva en representación de la señora Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva; Héctor Enrique Fernández Masis, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Hugo Ernesto Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia; Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica; Iván Mora Barahona Secretario General a.i. de la Dirección General de Estrategia y Gestión Político-Institucional en representación del señor Gustavo Román Jacobo, Director General de Estrategia y Gestión Político-Institucional.
Interviene el señor Director Chinchilla Mora: “Hoy tenemos a la Auditoría Interna que viene a conversar sobre un aspecto de interés y entonces en ese contexto le vamos a dar la palabra.”.
Interviene el señor Auditor Interno Mora González: “Buenas tardes, como ustedes saben se remite al Tribunal una serie, igualmente hubo una advertencia, un oficio donde se indican las recomendaciones que están pendientes, esto en razón de la entrada en vigencia en octubre del año pasado. El reglamento da un plazo de 6 meses para implementar las recomendaciones que se encuentran pendientes, este plazo vence el 30 de abril. Debe estar acompañado de una certificación del estado de cumplimiento. Esas prórrogas las está emitiendo la misma administración.
Interviene el señor Subauditor Blanco Chaves: “Buenas tardes, como les dijo Fran nuestro objetivo principal de la reunión es explicarles todo el contenido, en realidad es un instrumento normativo bastante corto. La idea de esta sesión de trabajo es explicarles a ustedes con respecto a las recomendaciones por aquello que quedara alguna duda de que es lo que ustedes tienen que presentar. Para eso es esta sesión para explicarles a ustedes, cumplir y también para nosotros por el marco normativo que nos regula en este tema. ¿Cómo nació el Reglamento o cual fue la necesidad que llevó a la Auditoría Interna este Reglamento?, que como ustedes saben es de reciente publicación. Voy a empezar por el segundo artículo que es el artículo 22 inciso g de la Ley General de Control Interno, se establece que la Auditoría Interna, es una obligación, un deber presentar al jerarca un informe del estado de las recomendaciones entonces tanto ustedes, porque nosotros cuando determinamos una situación de riesgo, lo que nosotros queremos particularmente es mantener la continuidad del servicio de las oficinas, el inciso g es muy claro, la Auditoría no solamente tiene que presentar el informe anual del estado de las recomendaciones, estamos siendo monitoreados en línea por la Contraloría General de la República a través del sistema, donde ellos ahí llevan el curso de todas las Auditorías del Estado. Ahora regresando al punto uno, el artículo 12 es muy claro en cuanto a los deberes que tiene el jerarca y el titular subordinado en la implementación y subrayo inmediata de las recomendaciones emitidas por la Auditoría, entonces aquí estamos todos interesados, tenemos un objetivo común, que es en primer lugar que no se llegue a materializar el riesgo y la Auditoría cumplir con el marco normativo y a la vez a nivel de Institución, que el jerarca se sienta respaldado por la actuación de ustedes y el compromiso. Por otra parte en relación al seguimiento las acciones de mejora, recomendaciones emitidas por la Auditoria y también involucra el seguimiento a las disposiciones emitidas por la Auditoría Interna, el ente Contralor y las Auditorías Externas, la responsabilidad de cumplimiento siempre es de la administración pero nosotros estamos llevando el pulso que se cumple y que no y repito este es el objetivo de esta reunión, de la publicación del Reglamento, evitar que el riesgo se materialice y que se vayan a ver afectadas las operaciones de sus Direcciones, por otra parte este Reglamento fue publicado en la Gaceta 188. Se les agradece que nos hubieran dado la audiencia para explicarles algunas cosas que tal vez no quedan muy claras y que ya la Auditoría con las personas ya está trabajando en la mejora de este Reglamento. Como parte de esto es muy importante indicarles que uno de los primeros esfuerzos que hizo la Auditoría Interna fue la emisión del informe de Control Interno el ICI-13 que fue en el 2020 este informe se realizó con el propósito de tener un manejo más amigable a nivel de Auditoría de todo el universo de Auditoría que existía en ese momento, eso no significa que a pesar de que nosotros íbamos a tomar este alcance de seguimiento seguía la responsabilidad del seguimiento de las acciones y recomendaciones que no estaban en los alcances que había tomado la Auditoría porque así lo estableció el reglamento. Posteriormente se emitió el ICI-17 e ICI-18 que estos informes no fueron de conocimiento de ustedes porque era sobre asuntos de responsabilidades entonces esto porque así lo manda la Procuraduría General de la República, la confidencialidad del denunciante, esos informes quedaron internos, ahí también se incluyen estudios especiales y finalmente el documento que se les envió que es el último punto que tiene que ver con este tema es un advertencia sobre las recomendaciones de acciones de mejora en diciembre de 2022 el Tribunal lo conoció en la sesión ordinaria 114 el 6 de diciembre de 2022 y posteriormente se hizo una modificación a esa sesión la 116-2022 del 13 de diciembre donde se canalizaron la lista de acciones de mejora.
Interviene el funcionario Juan Carlos Montenegro Adams: “Siguiendo con el tema del Reglamento, de acuerdo con los plazos definidos, entonces tienen un periodo de 6 meses para darle cumplimiento a esas recomendaciones y en este caso vence el 30 de abril. Esto conlleva a hacer un análisis de las pruebas documentales que correspondan indicando el estado de cumplimiento. Aquí tenemos el cuadro indica el nombre de la persona, la cédula de quien representa esa instancia.”
Interviene el señor Auditor Interno Mora González: “Las recomendaciones emitidas por Auditoría Interna tiene que ser acatadas de forma inmediata, ese acatamiento en la inmediatez se debe entender de que la Administración está haciendo las acciones necesarias y que no está obstruyendo la implementación de la recomendación, aquí hay dos temas importantes que ver, el primero que formalmente se les solicita que propongan un plazo el plazo nosotros no lo ponemos porque sí. Muchas veces la administración dice sentémonos a conversar un poco más esa recomendación y nosotros estamos en la mejor disposición de hacerlo en los casos que dice la norma, se expone y en ese momento la Administración tiene la facultad de expresarse, de decir estoy de acuerdo o me parece que se debe analizar. La ley es muy clara en decir las recomendaciones que no están implementadas deben analizarse, ahorita el tema es tratar de establecer esa comunicación entre la Auditoría y la Administración.”.
Interviene el señor Subauditor Blanco Chaves: “Como parte de lo que vemos todos los días hay hechos posteriores que en algunos momentos dejan las recomendaciones, por poner un ejemplo: si en algún momento la Auditoría Interna dentro de la coyuntura y el alcance que hizo el estudio determinó que hay que hacer un sistema de información “X” y eso fue bajo un alcance o una realidad que estaba viendo el Tribunal un análisis de riesgo que había hecho la Auditoría porque nuestro trabajo está basado en riesgos, el análisis o la justificación que ustedes tienen que presentar o decir mira no, por ejemplo requiero un sistema más top con inteligencia artificial, pero tiene que existir esa justificación de porqué todo se va hacer en su momento con la realidad institucional, vamos a ir poco a poco y como decía Fran vamos a ir en un proceso de conversar a ver si efectivamente se hace lo que ustedes nos están diciendo, puede que lo que está muy viejo ya no apliqué pero si es importante toda la evidencia de porqué. En cuanto a las certificaciones las consultas de compañeros de otras Direcciones donde me han dicho, pero yo tengo que entregar, Don Luis tiene que entregar una certificación de todo el Registro Civil o yo tengo que entregar la certificación mía esa es una consulta que se ha recibido de diferentes Direcciones yo no sé si ya con esta presentación quedó claro que a la persona que fue dirigida la recomendación es la que tiene que hacer la certificación, importante muchas de nuestra recomendaciones y acciones de mejora son dirigidas al CDIR o al jerarca pero ellos no ejecutan ellos delegan para que se realicen las recomendaciones, entonces no pensaríamos que por ejemplo el Tribunal va emitir una certificación a no sea que sea algo muy puntual que requiera la toma de decisiones propiamente de ellos, que sea emitido por ellos, no se si tienen claro todo lo que tiene que llevar la certificación, otra consulta que se ha recibido en la Auditoría pero si la Secretaría y esta otra Dirección, la Auditoría Interna le dirigió una recomendación para que haga un software entramos con la parte de Estrategia Tecnológica, que Xenia hace un diseño con Luis Bolaños, entonces ¿quién va emitir la certificación? Lo va a hacer Xenia en conjunto porque es un trabajo en equipo por parte de ustedes, pero bueno la Auditoria está como dijo don Franklin a la disposición de ustedes para lo que corresponda, Danilo está revisando el diseño, como les dijo Fran esto fue un esfuerzo que la Auditoria tenía que hacer bajo su marco normativo y todas sus competencias.”.
Interviene el señor Auditor Mora González: “Yo siempre he dicho, nosotros no nos vamos a enojar ni nos vamos a resentir no vamos a sentir nada, el echo de que un momento determinado digan, mire explíquenos esta recomendación, porque salió, cual fue la causa y que es el efecto que va tener esa recomendación, digámosles que si a esa acción de mejora porque definitivamente vamos a mejorar el proceso.”.
De conformidad con el orden del día aprobado por el Coordinador para esta sesión ordinaria, el cual incluye los documentos de agenda y sus respectivos antecedentes, los cuales fueron de conocimiento previo de las señoras Directoras y señores Directores, se procede al conocimiento y votación de cada uno de dichos asuntos.
ARTÍCULO PRIMERO. LECTURA Y APROBACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA Y DEL ACTA DE LA SESIÓN ORDINARIA Y EXTRAORDINARIA ANTERIOR.
A) Se tiene por leído y aprobado el orden del día de la presente sesión ordinaria.
B) No hay documentos para incorporar.