ACTA N.º 13-2023

 

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las catorce horas con once minutos del veintiuno de marzo de dos mil veintitrés, con asistencia de los señores Luis Guillermo Chinchilla Mora, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones  –quien preside–; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil–; Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva; Héctor Enrique Fernández Masis, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Hugo Ernesto Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia; Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica y Gustavo Román Jacobo, Director General de Estrategia y Gestión Político-Institucional.

 

De conformidad con el orden del día aprobado por el Coordinador para esta sesión ordinaria, el cual incluye los documentos de agenda y sus respectivos antecedentes, los cuales fueron de conocimiento previo de las señoras Directoras y señores Directores, se procede al conocimiento y votación de cada uno de dichos asuntos.

ARTÍCULO PRIMERO. LECTURA Y APROBACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA Y DEL ACTA DE LA SESIÓN ORDINARIA ANTERIOR.

A) Se tiene por leído y aprobado el orden del día de la presente sesión ordinaria.

B) No hay documentos para incorporar.

C) Se tiene por leída y aprobada la minuta y el acta de la sesión ordinaria n.° 12-2023.

Interviene el señor Director Chinchilla Mora: “De previo a conocer el artículo segundo de la sesión de hoy y como había sido convocada a esta sesión tenemos la presencia de la señora Bolaños quien es la encargada de la Unidad de Fiscalización del Tribunal Supremo de Elecciones, Gómez Bolaños perdón, y a quien le pedimos que nos explicara los pormenores por los cuales dentro de la sesión ordinaria anterior se estableció que iba a presentar una reforma al reglamento de ejecución pero hasta octubre del presente año la idea nace Mariana, más que todo en el sentido de que si esa demora que se va a hacer en las reformas que se pretenden aprobar hasta octubre va a incidir o pueden incidir en los procesos de contratación que actualmente tenemos, contemplo el marco de la ley de contratación pública, así que le damos la palabra para que nos expliqués por favor.”.

Interviene la señora Mariana Gómez Bolaños, Encargada de la Unidad de Fiscalización de la Ejecución Contractual: “De mi parte la solicitud se hizo, no es  que la propuesta de reglamento se vaya a presentar hasta octubre si no que dentro de lo que se explica en el oficio es que la Auditoria Interna nos dio también un plazo para hacer la revisión del reglamento incorporando temas como las contrapartes técnicas, el papel de aquellos otros actores que participen en la etapa de ejecución contractual, entonces nos pareció oportuno solicitar un plazo más holgado para presentar la reforma, ya que la reforma que se nos estaba solicitando era para incluir el tema sancionatorio que sanciona a particulares, para sancionar a los contratistas y el tema de las terminaciones no anormales de los contratos, entonces yo desde mi criterio considero que no va a afectar como se decía en el oficio ya la normativa, la Ley General de Contratación Pública es muy basta en el tema procesal como se tiene que proceder en ambos casos y además de eso ya el Tribunal había determinado que era la Unidad la que iba a hacer esas labores y en el reglamento de la Unidad que era abierto un poco a que la unidad se encargue de todo aquello que por su naturaleza le corresponda a la Unidad eso sería la etapa de ejecución contractual, también inclusive en el que aprobó el Tribunal aprobó que inclusive se valorara una vez que se ajustaran plenamente las actuaciones de quienes participaban o se veían afectadas por esta nueva ley se hiciera un reglamento general de contratación en el Tribunal.”.

Interviene el señor Director Chinchilla Mora: “¿Ese va a venir después de que ustedes presenten ese otro?”.

Interviene la señora Mariana Gómez Bolaños, Encargada de la Unidad de Fiscalización de la Ejecución Contractual: “Básicamente aquí más bien lo que se recomendó fue eso que una vez que se lograra ajustar plenamente las actuaciones de cada uno, de la Proveeduría, de Planificación inclusive del Departamento Legal que se revisaran los procesos se hiciera o se valorara hacer un reglamento integral que incluyera inclusive la participación del Consejo y entonces que ya se hiciera un solo reglamento, entonces tal vez la intención de esto era no pasarle un bisturí para hacer el reglamento sino que fuera una reforma integral, uno de los aspectos que también aprobó el Tribunal es que la Unidad fuera estudiada tanto en su estructura organizativa como ocupacional eso eventualmente y por las funciones que está asumiendo ya no sería una unidad fiscalizadora sino una unidad ejecutora de procesos, entonces va a afectar por supuesto el proyecto del reglamento, va posiblemente a variar inclusive el nombre de la Unidad. También el tema de la Auditoría Interna es justamente porque nos estaba pidiendo  que hiciéramos una revisión más minuciosa del reglamento, por otra parte también, bueno además de introducir esos cambios que adoptó el Tribunal y otro de los temas también importantes es que recientemente en conversaciones con el Departamento Legal justamente porque la Unidad está asumiendo básicamente todo lo que es la etapa de ejecución contractual, eventualmente podría asumir otros temas que están asignados al Departamento Legal y les ha tocado porque no ha habido una instancia que les ha correspondido y ellos nos son administración activa, se está valorando que la Unidad también llevara temas como los reajustes de precios, temas de cesiones de contratos, cesiones de facturas entonces eso también le va a impactar al reglamento, entonces como les decía no es talvez que en octubre se vaya a presentar es el plazo que se dispuso Auditoría entonces se consideró que era bien dejar este plazo pero ya se está trabajando en eso, y otro punto es el tema de SICOP hace poquito estábamos revisando los perfiles de SICOP, ahora todo por la ley y su reglamento debe hacer a través de la plataforma SICOP cualquier actuación del proceso de compras públicas tiene que hacerse a través de SICOP entonces hemos estado inclusive con equipos de trabajo, Dirección Ejecutiva, Proveeduría, Legal entre otros revisando los perfiles de hecho les va a llegar a ustedes ciertas aprobaciones que tienen que hacer además de las adjudicaciones Luisito, de una vez le anuncio porque varias de las situaciones que se hacen en la etapa de ejecución vienen a modificar los contratos y solo los modifican quienes los adjudican, entonces van a venir ciertas autorizaciones que va tener que dar también el CDIR, entonces eso también va a impactar las funciones que tiene la Unidad, es una serie de cosas, de elementos y lo que se pretende entonces es hacer una propuesta más integral .”.

Interviene el señor Director Chinchilla Mora: “Marianita y aprovechando más bien por eso que nos estás explicando me nace una preocupación en el sentido del recurso humano que la Unidad de Ejecución Contractual va a tener, pero también muchas de las tareas que ustedes van a asumir son propias del Departamento Legal, podría pensarse que en algún momento recurso del Departamento Legal podría quedar adscrito adonde ustedes, si son visados de facturas muchas de esas cosas nosotros podríamos echarle mano a esto, a ver si de alguna otra forma podemos ayudarle a Mariana a que cuente con más recurso profesional que es meramente abogados.”.

Interviene el señor Director Bolaños Bolaños: “Nos decía Mariana que había un estudio.”. 

Interviene la señora Mariana Gómez Bolaños, Encargada de la Unidad de Fiscalización de la Ejecución Contractual: “Sí lo que pasa es que se va a hacer un estudio con las plazas que hay, se está haciendo un estudio con las plazas que hay.”.

Interviene el señor Director Bolaños Bolaños: “Pero es que estudio tiene que arrojarse a ese faltante si falta recurso humano si eventualmente va a asumir recurso humano de Legal, debería contemplarlo, ¿Cuántas plazas son ahí en la Unidad?”.

Interviene la señora Mariana Gómez Bolaños, Encargada de la Unidad de Fiscalización de la Ejecución Contractual: “Ahorita hay dos personas prestadas, somos once lo que pasa es que recurso humano no es todo profesional y como profesionales solamente estoy yo como licenciada, bueno como encargada y una abogada más.”.

Interviene el señor Director Chinchilla Mora: “Sí y para las tareas que ella hace la ley le delegó a la Unidad de Ejecución Contractual necesitan más profesionales, más abogados.”.

Interviene la señora Directora Mora Navarro: “No solo eso Luis la Unidad como tal está dividida en dos grandes áreas dos fuertes que tiene, la parte administrativa que son los chicos que se encargan de toda la revisión de facturas y todo el procesamiento que se les da y posiblemente parte de lo que venga de Legal está relacionado con ese cambio y están los otros compañeros que son los abogados que se encargan propiamente de toda la parte legal, entonces lo que estamos haciendo, por ahí nos están prestando un abogado más, tenemos ahí unas placitas pequeñitas que lo que vamos a hacer es transformarlas dentro del estudio posiblemente lo que el estudio va arrojar es que esas plazas tiene que subir estructuralmente hay que modificar entonces desde el punto de vista de estructura ocupacional y funcional tiene que modificarse la Unidad como tal, por eso Mariana dice posiblemente incluso hasta el nombre y no es un tema de solo el nombre es un tema de como estructuralmente va a quedar y en donde tiene que quedar la Unidad como tal si queda como Unidad o tiene que subir un poquito más el nivel pero bueno eso es parte del estudio, se está trabajando por supuesto que lo trabajamos desde la Dirección Ejecutiva los compañeros de estudios administrativos y por supuesto que es un trabajo en conjunto porque Mariana nos tiene que pasar insumos entonces ahí vamos en el trabajo, pero si esto va a venir a hacer ajustes y que finalmente se van a ver reflejados en el reglamento.”.

Interviene el señor Director Bolaños Bolaños: “Yo no sé si por ahí hay un acuerdo del Tribunal que impide que las personas hagan su periodo de prueba en una oficina diferente a donde están nombrados que tengo que revisar, pero si existe yo no podría prestarlos pero estoy pensando en que se debe calcular cuánto recurso necesitan, igual que sacamos plazas para Recursos Humanos, en algún momento para Xenia también, en algún momento podría buscar una plaza baja y eventualmente en ese estudio la reclasifiquen en la que van a necesitar y no que entran debiendo.”.

Interviene la señora Directora Mora Navarro: “Sí y al nivel que se necesite porque bien lo dice Mariana, ahorita solo ella como encargada, se nos está haciendo como un embudo entonces todo tiene que pasar por ella como encargada porque finalmente ella es la que tiene la firma, la que da aprobaciones y por supuesto que tiene que estar ahí reforzada con gente que tenga el nivel profesional y la expertise y la capacidad para asumir tareas que son bastante minuciosas, que son bastante complejas.”.

Interviene la señora Mariana Gómez Bolaños, Encargada de la Unidad de Fiscalización de la Ejecución Contractual: “El tema también con el Departamento Legal no sé hasta qué punto el tema del recurso humano de ellos, porque también pensaría yo que el trabajo de ellos imagino yo que van a ser de alguna manera parte asesora del Consejo, porque ahora el Consejo como es instancia en alzada es importante saber que ahora que todo lo que no termine de forma bonita en un proceso de contratación va ir por un proceso de resolución contractual ahora todos los contratos se expiden mediante un procedimiento y un procedimiento con plazos muy cortos la ley es muy específica en la parte procesal con plazos muy cortos para resolver, para resolver los recursos y obviamente con las responsabilidades que eso lleva resolver fuera del plazo entonces es importante eso, también el tema de los procedimientos sancionatorios va a ser algo complejo porque ahora las sanciones, la sanción que hay es una sanción de inhabilitación de seis a dos años ya no hay un apercibimiento entonces me imagino que a los contratistas ya no les va hacer mucha gracia que los inhabiliten  y eso también es un procedimiento con plazos muy cortos.”.

Interviene el señor Director Chinchilla Mora: “A nivel de la administración pública.”.

Interviene la señora Mariana Gómez Bolaños, Encargada de la Unidad de Fiscalización de la Ejecución Contractual: “No, a nivel de la institución y luego ya por reincidencia más gravosidad ya con el Estado.”.

Interviene el señor Director Chinchilla Mora: “No sé si tenemos preguntas para Mariana, la duda de nosotros, bueno la mía propiamente nacía en el sentido de si la demora en la reforma del reglamento iba a incidir en los procesos que tenemos nosotros como Consejo de Directores ver y aprobar en algún momento, pero queda claro con lo que nos dice Mariana que no va incidir en nada por el estilo y que más bien puede ser que la reforma esté antes del mes de octubre.”.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Envío de información. Del señor Mynor Enrique Mora Chang, Coordinador de la Comisión de Continuidad del Negocio, se conoce oficio n.° CCN-001-2023 del 14 de marzo de 2023, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual hace de conocimiento de este Colegiado la remisión de información a la Auditoría Interna relacionada con el estudio de auditoría sobre la evaluación de la Ciberseguridad: infraestructura crítica.

Se dispone: Tomar nota.

B) Declaratoria como puesto de confianza del cargo de Director General de Estrategia y Gestión Político-Institucional. De la señora Eugenia María Zamora Chavarría, el señor Max Alberto Esquivel Faerron y la señora Zetty María Bou Valverde, Magistrados del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce resolución n.°1437-A9-2023 de las diez horas diecisiete minutos del catorce de marzo de dos mil veintitrés, recibida el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual hacen de conocimiento de este Colegiado la declaratoria como puesto de confianza del cargo de Director General de Estrategia y Gestión Político-Institucional, puesto n.°45768 a partir del nueve de marzo de dos mil veintitrés.

Se dispone: Tomar nota.

C) Informe sobre consulta de viabilidad de implementar actas electrónicas. De las señoras Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica, Adriana Mena Aguilar, Jefa del Archivo del TSE, los señores Luis Gerardo Villalobos Picado, Jefe a. i. del Archivo Central y Vinicio Mora Mora, Subjefe del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DGET-078-2023 del 14 de marzo de 2023, recibido en la Coordinación de este Consejo el 16 de marzo de 2023, mediante el cual informan sobre el estado en el que se encuentra la implementación de libros de actas en formato digital.

Se dispone: Tener por rendido el informe. Continúese informando sobre el particular.

D) Respuesta a la advertencia formulada por la Auditoría Interna en cuanto a la grabación de las sesiones del Consejo de Directores. De la señora Melissa Bagnarello Chaves, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-0713-2023 del 16 de marzo de 2023, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo cuarto de la sesión ordinaria n.° 23-2023, celebrada el 16 de marzo de 2023 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo a la respuesta brindada por este Colegiado a las advertencias formuladas por la Auditoría Interna sobre la grabación de las sesiones.

Se dispone: Tomar nota. Descárguese de los asuntos pasados a estudio individual de las señoras Directoras y señores Directores.

E) Cumplimiento de actividades de juramentación de los miembros de la Comisión de Ética y Valores. Del señor Alexander Mena Arce, Coordinador de la Comisión de Ética y Valores, se conoce oficio n.° CEV-011-2023 del 17 de marzo de 2023, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual informa el cumplimiento de actividades de juramentación de los miembros de la Comisión de Ética y Valores.

Se dispone: Tener por rendido el informe. De esta manera se da por cumplida la recomendación 4.11 del Informe ICI-001-2023. Elévese al Superior para que se haga de conocimiento de la Auditoría Interna.

Por unanimidad se declara la firmeza de todos los acuerdos.

 A las catorce horas y veintinueve minutos terminó la sesión.

 

 

Luis Guillermo Chichilla Mora
Luis Antonio Bolaños Bolaños	Sandra Mora Navarro
Héctor Enrique Fernández Masis	Hugo Ernesto Picado León
Xenia Guerrero Arias	Gustavo Román Jacobo