ACTA N.º 12-2023
Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las nueve horas con cuarenta y cinco minutos del quince de marzo de dos mil veintitrés, con asistencia de los señores Luis Guillermo Chinchilla Mora, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones –quien preside–; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil–; Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva; Héctor Enrique Fernández Masis, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Hugo Ernesto Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica.
Interviene el señor Director Chinchilla Mora: “Para esta ocasión don Gustavo Román Jacobo no se integra toda vez que por razones de agenda y por la comunicación del acuerdo en el que ya le se nombró como Director de la Dirección de Estrategia de Comunicación Institucional se nos unirá ya la próxima semana, él tenía un compromiso ya agendado con lo que era la Universidad de Costa Rica y a pesar de que podría haber asistido el señor Iván Mora Barahona que es el nuevo Secretario de esta Dirección lo cierto fue que él me pidió que el quería tener como primera reunión su presencia, entonces contaremos con él a partir de la próxima semana para que ustedes tengan conocimiento.”.
De conformidad con el orden del día aprobado por el Coordinador para esta sesión ordinaria, el cual incluye los documentos de agenda y sus respectivos antecedentes, los cuales fueron de conocimiento previo de las señoras Directoras y señores Directores, se procede al conocimiento y votación de cada uno de dichos asuntos.
ARTÍCULO PRIMERO. LECTURA Y APROBACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA Y DEL ACTA DE LA SESIÓN ORDINARIA ANTERIOR.
A) Se tiene por leído y aprobado el orden del día de la presente sesión ordinaria.
B) No hay documentos para incorporar.
C) Se
tiene por leída y aprobada la minuta y el acta de la sesión ordinaria n.° 11-2023.
ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.
A) Informe sobre dedicación exclusiva estudio del puesto n.° 86304. De los señores Jefferson Vargas Salas, Secretario General a. i. de la Dirección Ejecutiva, Hirlanny Ortiz Campos, Jefa del Departamento de Recursos Humanos y Ronny Alexander Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DE-0538-2023 del 27 de febrero de 2023, recibido en la Coordinación de este Consejo el 8 de marzo de 2023, mediante el cual rinden informe en el que se concluye la conveniencia institucional de someter el puesto n.° 86304, Analista Administrativo/a en Contratación (Profesional Ejecutor 3) ubicado en el Departamento de Proveeduría, al régimen de dedicación exclusiva.
Se dispone: Tener por rendido el informe, cuyas conclusiones se acogen. Elévese a conocimiento del Superior con la recomendación de aprobar.
B) Solicitud de reconsideración del traslado del procedimiento para el “Estudio de Adhesiones a Partidos Políticos”. Del señor Vinicio Mora Mora, Subjefe del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DL-95-2023 del 7 de marzo de 2023, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual, según lo ordenado en el acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.° 6-2023 celebrada el 8 de febrero de 2023 por este Colegiado, rinde informe sobre la solicitud de reconsideración del traslado del procedimiento para el “Estudio de Adhesiones a Partidos Políticos”, y con fundamento en una serie de consideraciones literalmente concluye y recomienda:
"V. Conclusiones y recomendación.
Con base en los extremos analizados, este departamento realiza las siguientes conclusiones y recomendación:
1.- El proceso de Registro de un Partido Político consiste en la concatenación de etapas descritas en el artículo 60 del Código Electoral por lo que el estudio de contenido y verificación de cantidad de adhesiones requerida para la inscripción de un partido político recién creado es una de ellas.
2.- Como se indica en el oficio DRPP-0748-2023 de la Dirección General del Registro Electoral, “La tarea específica de inscripción y revisión por imperativo legal, le compete a la Dirección General del Registro Electoral, según lo dispuesto en el artículo 28 inciso a) del Código Electoral”, al igual que estudiar la documentación y verificar el cumplimiento de los requisitos de las solicitudes de inscripción de los partidos políticos que se le presenten.
3.- En el procedimiento de Estudio de Adhesiones a Partidos Políticos, que actualmente realiza el Padrón Electoral no se validan las firmas estampadas en las plantillas de adhesión, sino que se aprueba su semejanza con la existente en el sistema, a través de un ejercicio comparativo.
4.- La ejecución de esa tarea por parte de la Dirección de Registro Electoral, no constituye un “traslape” en las competencias de la Dirección de Registro Civil, toda vez que se limita al acceso para la verificación de datos, no a la manipulación de los mismos.
5.- La exclusividad que goza el Registro Civil relativa al registro de hechos vitales y actos civiles de las personas, la recopilación, almacenamiento, tramitación y manejo de los datos públicos y privados que resguarda el Tribunal Supremo de Elecciones, no es óbice para que otra dependencia institucional, en este caso el Departamento de Registro de Partidos Políticos, pueda acceder a esa información a través de las herramientas digitales con las que se goza institucionalmente.
6.- Desde la perspectiva jurídica, se acredita que no existen elementos suficientes que ameriten reconsiderar el acuerdo tomado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n° 77-2020, celebrada el 15 de diciembre de ese año, dirigido a valorar el traslado del “Estudio de Adhesiones de Partidos Políticos”, al Departamento de Registro de Partidos Políticos.
Sin perjuicio de lo indicado en el punto anterior, este despacho recomienda que, previo a que el CDIR tome un acuerdo definitivo al respecto, se cuente con la actualización del “análisis de los factores” que se conocieron en el estudio remitido al CDIR en el oficio n.° DE-3118-2020 del 9 de diciembre de 2020 por parte de la Dirección Ejecutiva, como dependencia exclusiva y competente para determinar modificaciones en el orden organizacional, en el cual podrían analizarse y definirse otros aspectos de relevancia relativos al proceso de Estudio de Adhesiones, tales como: accesibilidad de los sistemas, capacidad funcionarial, así como disponibilidad de insumos tecnológicos, los cuales evidentemente facilitarían tomar una decisión al respecto. ".
Interviene el señor Director Fernández Masis: “Yo creo que ya se había dicho todo lo que estaba ahí por escrito, ellos tienen un criterio distinto, lo respeto no queda más, ahí estamos trabajando con México que tiene una aplicación o una forma para digitalmente utilizar la biometría para el registro de adhesiones que tal vez eso nos vaya a facilitar.”.
Interviene el señor Director Chinchilla Mora: “¿Lo pasamos a Dirección Ejecutiva les parece?”.
Interviene el señor Director Bolaños Bolaños: “Sí.”.
Interviene el señor Director Fernández Masis: “Porque si también ya el aspecto logístico, era otro de los aspectos que estaba ahí complicando las cosas dado la cantidad de labores que hay en unas y otras dependencias.”.
Interviene el señor Director Bolaños Bolaños: “Está bien pasémoslo a la Dirección Ejecutiva.”.
Se dispone: 1.- Tener por rendido el informe. 2.- De previo a resolver pase a la Dirección Ejecutiva para que en el plazo de 10 días hábiles se refiera a lo recomendado por el Departamento Legal.
C) Ampliación del plazo ordinario del contrato pretendido. De la señora Viviana Alfaro Vargas, Jefa a. i. de Proyectos Tecnológicos, se conoce oficio n.° PTE-012-2023 del 8 de marzo de 2023, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual se refiere a la ampliación del plazo ordinario del contrato pretendido considerando conveniente y oportuno estipular en el cartel correspondiente a la “Solución para el servicio integral para la emisión de documentos de identidad”, un plazo contractual de ocho años con una prórroga facultativa para la Administración de dos años.
Interviene el señor Director Chinchilla Mora: “De previo a leer la propuesta de acuerdo no se si doña Xenia quiere referirse sobre el particular o bien yo lo puedo hacer también, de previo a que tuvimos una reunión en días pasados sobre ello, ¿doña Xenia si usted gusta?
Interviene la señora Directora Guerrero Arias: “No yo no tengo observaciones, yo lo había visto con Viviana y su gente.”.
Interviene el señor Director Chinchilla Mora: “Ok, más que todo les comento a las señoras y señores Directores que hemos estado analizando dos aspectos fundamentales en el proceso de esta nueva contratación para CPDI si no me equivoco verdad es así doña Xenia, lo dije bien hoy, más que todo es esto, si ustedes recordarán parte del análisis que hizo la Oficina de la Dirección de Estrategia Tecnológica estaba orientado a que estábamos ya con un plazo que nos estaba “ahorcando” propiamente porque el contrato actual vence el próximo setiembre del 2024, y dentro del análisis que se hace para ver como hace la administración para poder ampliar este contrato al menos un año más o un poco más que nos dé ese tanque de oxígeno necesario para que la contratación pueda hacer el proceso normal y pueda hacerse la implementación y no se nos venza el contrato, surge también la intervención del Departamento Legal que en alguna oportunidad don Ronny nos explicó un poco, de que de acuerdo con la nueva normativa, con la Ley de Contratación Pública la Administración puede tener extensiones de contrato más holgadas que nos permitan tener una permanencia en la continuidad del servicio con un proveedor o un contratista y esto nos facilitaría un poco el quehacer diario de nosotros a nivel de lo que es emisión de documentos de identidad sino que también nos facilitaría tener una propuesta mucho más económica porque es un contrato mucho más extendido, entonces este cuento que les hago es para comentarles dos cosas: 1) que de acuerdo con la nueva Ley existe esa figura a nivel de contratación que beneficiaria propiamente a la institución, pero también del análisis que se hace en el Departamento Legal del actual contrato, pareciera que el contrato no se nos vencería en setiembre de 2024, sino que se nos vencería en setiembre de 2025, esto porque hay una cláusula allí en el documento contractual que habilita esa figura, entonces esto es para comentarles a groso modo que creemos que tenemos una opción muy viable de poder continuar con el contrato hasta el 2025 y tenemos una opción muy favorable a través de las nuevas reglas de contratación para poder optar por un proceso de contratación mucho más extenso, sobre lo que nos envía propiamente Viviana, yo lo que les propongo es tener por rendido el informe y de previo a resolver porque ya Viviana nos dice que aceptemos esta cláusula de ocho años, de previo a resolver pasémoslo al Departamento Legal para que ellos validen lo que nos dice Viviana y lo pongamos en “letra muerta” ya en el cartel si ustedes lo consideran a bien.”.
D) Solicitud de prórroga para rendir informe de advertencias. De la señora Melissa Bagnarello Chaves, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-0579-2023 del 7 de marzo de 2023, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo tercero de la sesión ordinaria n.° 20-2023, celebrada el 7 de marzo de 2023 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo a la solicitud de prórroga para rendir informe de advertencias formuladas por la Auditoría Interna.
Se dispone: Tomar nota.
E) Informe anual SLA´s. De la señora Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica, se conoce oficio n.° DGET-069-2023 del 7 de marzo de 2023, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual remite informe denominado Valoración sobre los Acuerdos de Niveles de Servicio (SLA) 2022.
Se dispone: Tener por rendido el informe. Continúese informando sobre el particular.
F) Cierre del proyecto PETI-P03. De la señora Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica, se conoce oficio n.° DGET-070-2023 del 8 de marzo de 2023, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual se refiere al cierre del proyecto PETI-P03 y literalmente manifiesta:
"Dada la problemática de carencia de recurso humano en la DGET, discutida en varias oportunidades en el CDIR, se informa que, a partir del 15 de los corrientes, se hace efectivo el cierre del proyecto PETI-P03 Automatización del proceso de trámites jurisdiccionales de la Secretaría General del TSE (SGTSE), salvo diferente criterio por parte del CDIR.
El proyecto PETI-P03 ha estado con un solo recurso en el área de desarrollo, aspecto que hace que la fecha de finalización en el cronograma inicial se proyecte para finales del año 2026, sobrepasando por varios años el actual periodo estratégico; aunando a lo anterior existe alta probabilidad de que, como ya sucedió, la persona funcionaria dedicada a la programación sea requerida para actividades propias de los comicios a celebrarse en el año 2024.
Esta dirección, pese a sus esfuerzos, llega a la conclusión de que el valioso talento humano de la Sección de Ingeniería de Software (ISTI), no debe destinarse al desarrollo de aplicativos de proyectos estratégicos de la envergadura del PETI-P03; dadas las prioridades institucionales de cara a cada elección electoral y la carga de trabajo que implica brindar el apoyo técnico para el día a día, el cual incluye tareas de mantenimiento y actualización de los aplicativos en producción, los cuales soportan el quehacer de la institución.".
Interviene el señor Director Chinchilla Mora: “Este es un proyecto que impacta directamente a la Secretaría a mi cargo y evidentemente estábamos contando con la esperanza de poder contar con ese proceso sin embargo creo y entiendo que la actual carencia de recurso humano refleja ello en el que hacer de la DGET y bueno lo que esperamos es propiamente que luego de que ya se hagan los nombramientos y las readecuaciones respectivas doña Xenia, podamos retomar el proyecto.”.
Se dispone: Tomar nota. Hágase del conocimiento de la Secretaría General del TSE.
G) Ajustes en la Estructura Programática 2023, proyecciones período 2024-2026, modificaciones PEI 2019-2024. De la señora Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva, se conoce oficio n.° DE-0621-2023 del 8 de marzo de 2023, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el mediante el cual se refiere a los ajustes en la Estructura Programática 2023, proyecciones período 2024-2026, modificaciones PEI 2019-2024 y con fundamento en una serie de consideraciones literalmente recomienda:
"Por consiguiente, a la luz de lo indicado se recomienda:
1. Que se avale la propuesta de ajustes en las metas POI 2023, así como en las proyecciones para los años 2024, 2025 y 2026, lo que se sugiere sea elevado a conocimiento del Superior con la recomendación de aprobar, considerando que de acogerse lo solicitado, deviene en una modificación en el Sistema de Formulación Presupuestaria, lo cual será gestionado por esta Dirección.
2. Que tomen nota las unidades administrativas responsables de las métricas que conforman la Estructura Programática Institucional y de las Líneas de Acción del PEI 2019-2024, respecto de la necesidad de contar con su diligente colaboración a fin de asegurar la oportunidad en el envío de la información que le sea requerida por parte del Área de Planificación Institucional, en lo concerniente al proceso de evaluación presupuestaria del año 2023 y siguientes, de manera que se facilite el cumplimiento en tiempo y forma de las peticiones, conforme a lo establecido por el ente hacendario.
3. Que de aprobarse las modificaciones solicitadas, tome nota el Área de Planificación Institucional a efectos de que proceda a coordinar la actualización del PEI 2019-2024, así como con las comunicaciones que correspondan.".
Se dispone: 1.- Aprobar conforme se recomienda. 2.- Elévese a conocimiento del Superior con la recomendación de aprobar.
H) Informe sobre dedicación exclusiva estudio de los puestos n.° 45517, n.° 55712, n.° 76581 y n.° 361340. De los señores Jefferson Vargas Salas, Secretario General a. i. de la Dirección Ejecutiva, Hirlanny Ortiz Campos, Jefa del Departamento de Recursos Humanos y Ronny Alexander Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DE-0480-2023 del 24 de febrero de 2023, recibido en la Coordinación de este Consejo el 9 de marzo de 2023, mediante el cual rinden informe en el que se concluye la conveniencia institucional de someter los puestos n.° 45517, n.° 55712, n.° 76581 y n.° 361340 Profesional Asistente 1 (clase Encargado/a de la Unidad de Procesos Documentales) ubicados en la Sección de Archivo Civil, al régimen de dedicación exclusiva.
Se dispone: Tener por rendido el informe, cuyas conclusiones se acogen. Elévese a conocimiento del Superior con la recomendación de aprobar.
I) Reprogramación de fechas de cronograma para el cumplimiento de recomendaciones del Informe de la Auditoría Interna n.º SRICI-013-2022, según oficio n.° AI-057-2023. De las señoras Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva, e Hirlanny Ortiz Campos, Jefa del Departamento de Recursos Humanos se conoce oficio n.° DE-0635-2023 del 9 de marzo de 2023, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual, según lo ordenado en el acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.° 10-2023 celebrada el 2 de marzo de 2023 por este Colegiado, rinde informe sobre la reprogramación de fechas de cronograma para el cumplimiento de recomendaciones del Informe de la Auditoría Interna n.º SRICI-013-2022, según oficio n.° AI-057-2023.
Se dispone: Tener por rendido el informe el cual se acoge, hágase del conocimiento de la Auditoría Interna.
J) Aprobación del informe del estudio para dedicación exclusiva de puesto en la Sección de Personalización y Distribución de Documentos de Identidad. De la señora Melissa Bagnarello Chaves, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-0654-2023 del 9 de marzo de 2023, recibido en la Coordinación de este Consejo el 13 de marzo de 2023, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo cuarto de la sesión ordinaria n.° 21-2023, celebrada el 9 de marzo de 2023 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo a la aprobación del Informe del estudio para la dedicación exclusiva del puesto n.° 45861 Profesional Asistente en Administración 1 en la Sección de Personalización y Distribución de Documentos de Identidad.
Se dispone: Tomar nota.
K) Aprobación del informe del estudio para dedicación exclusiva de puesto en la en la Sección de Servicios Generales. De la señora Melissa Bagnarello Chaves, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-0655-2023 del 9 de marzo de 2023, recibido en la Coordinación de este Consejo el 13 de marzo de 2023, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo cuarto de la sesión ordinaria n.° 21-2023, celebrada el 9 de marzo de 2023 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo a la aprobación del Informe del estudio para la dedicación exclusiva del puesto n.° 60229 Encargado/a de Unidad en la en la Sección de Servicios Generales.
Se dispone: Tomar nota.
L) Reformas al Reglamento del Consejo de Directores y de la Unidad de Fiscalización de la Ejecución Contractual. De las señoras Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva y Mariana Gómez Bolaños, Encargada de la Unidad de Fiscalización de la Ejecución Contractual y el señor Ronny Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DL-59-2023 del 13 de febrero de 2023, recibido en la Coordinación de este Consejo el 15 de febrero de 2023, mediante el cual en atención al acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.° 4-2023 celebrada el 26 de enero de 2023 por este Colegiado, remiten proyecto de reforma al Reglamento del Consejo de Directores.
De la señora Mariana Gómez Bolaños, Encargada de la Unidad de Fiscalización de la Ejecución Contractual, se conoce oficio n.° DE-0638-2023 del 9 de marzo de 2023, recibido en la Coordinación de este Consejo el 14 de marzo de 2023, mediante el cual en atención al acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.° 4-2023 celebrada el 26 de enero de 2023 por este Colegiado, solicita prórroga al 31 de octubre de 2023 para la presentación de la propuesta de reforma al reglamento de la Unidad de Fiscalización de la Ejecución Contractual en virtud de la recomendación 4.12 de la Auditoría Interna en el Informe n.° ICI-009-2022, aprobado por el Superior en sesión ordinaria n.° 5-2023 celebrada el 17 de enero de 2023.
Interviene el señor Director Chinchilla Mora: “De previo a leerles la propuesta de la disposición, Sandrita a mí no me queda claro un asunto, habíamos presentado una propuesta para una reforma que ya ustedes nos la habían traído y ahora Mariana nos dice que le demos tiempo hasta el 31 de octubre, no se ¿qué fue lo que pasó aquí Sandrita?”.
Interviene la señora Directora Mora Navarro: “En el caso de Mariana lo que está pidiendo es la prórroga para el tema de la Unidad de Fiscalización que si le tenemos que hacer un ajuste importante a nivel reglamentario esto a la luz de los cambios que trajo la norma y que todavía nos están rebotando, en el sentido de que se están haciendo ajustes incluso en el procedimiento como tal de pronto hay cosas que el Departamento Legal por poner un ejemplo, el Departamento Legal está atendiendo que no necesariamente debería de seguir atendiendo sino que eso se le va a trasladar a Mariana de hecho por ahí tenemos pendiente también Ronny y yo un informe que posiblemente tenga que elevarse en los próximos días, entonces Mariana lo que está pidiendo es el cambio de fecha propiamente para el reglamento de ellos, de la UFEC.”.
Interviene el señor Director Chinchilla Mora: “A mí lo que me inquieta es si ese cambio tan avanzado el año donde ya la ley de contratación pública ya se encuentra en ejecución va a ocasionar o podría ocasionar que hayan diferencias de criterios o de procedimientos que nos impidan o que nos ralenticen propiamente lo que son las contrataciones que son muy urgentes de este año, yo lo vi que es un plazo demasiado extenso para una reglamentación que es interna, a mí me gustaría es y si todos los demás lo consideran a bien es que Mariana nos venga a explicar un poco el asunto porque lo que me da temor es que por una normativa o por un reglamento que aún no esté implementado incurramos en algún tipo de atraso en contratación que a toda la institución y a don Héctor en particular nos urgen que se hagan.”.
Interviene la señora Directora Mora Navarro: “Claro por supuesto, totalmente de acuerdo por lo menos que se refiera particularmente a los ajustes, o a los cambios o a las temáticas que está abordando ese ajuste en el reglamento, si a usted le parece.”.
Interviene el señor Director Chinchilla Mora: “Si, si, no sé qué dirán los compañeros.”.
Interviene el señor Director Bolaños Bolaños: “De acuerdo.”.
Interviene la señora Directora Guerrero Arias: “De acuerdo.”.
Interviene la señora Directora Mora Navarro: “Luis qué te parece más bien si antes de aprobar la prórroga, tener la certeza de que no va a haber alguna situación que nos afecte a nivel de contratación administrativa y ya se aprobaría entonces la fecha de octubre.”.
Interviene el señor Director Chinchilla Mora: “Ok.”
Interviene la señora Directora Mora Navarro: “Sí tenemos ya la certeza entonces se aprueba de lo contrario pues se traiga en el tiempo esa fecha, no se agosto, no se.”.
M) Criterio técnico y legal relativo a las advertencias formuladas por la Auditoria Interna. De la señora Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica y el señor Vinicio Mora Mora, Subjefe del Departamento Legal se conoce oficio n.° DL-102-2023 del 13 de marzo de 2023, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual en atención a lo solicitado en oficio n.° CDIR-0072-2023 del 6 de marzo de 2023, remiten criterio técnico y legal relativo a las advertencias formuladas por la Auditoría Interna y con fundamente en una serie de consideraciones literalmente concluyen:
"III. Conclusiones.
Con base en lo expuesto los suscritos realizamos las siguientes conclusiones:
1.- En cuanto al tema de las grabaciones de las sesiones de los órganos colegiados del TSE presenciales o virtuales, en aras de cumplir en una medida razonable lo que establecen los artículos 50 y 56 de la LGAP, se mantenga la herramienta Zoom como instrumento útil para esos propósitos, mientras la administración no disponga o no determine otro mecanismo de grabación de sesiones.
2.-. Que se valore la conveniencia de diseñar o implementar un protocolo que regule aspectos relacionados con el proceso de grabación, uso y custodia de los archivos de audio y video generados de las sesiones de los órganos colegiados de la institución, así como los roles de las personas funcionarias responsables a cargo de estos, entre otros aspectos. Para tal efecto, en virtud de la normativa del Sistema Nacional de Archivo antes referenciada, y entendiendo que el Archivo Central es el encargado de la gestión documental institucional en el TSE, es recomendable tener en consideración la participación de esta en la elaboración del protocolo.
3.-. Que se solicite a la Dirección Ejecutiva brindar información complementaria sobre el estado de las gestiones realizadas en torno al estudio que está llevando en conformidad con el acuerdo del Tribunal Supremo de Elecciones tomado en sesión n.° 62-2022 del 28 de junio de 2022.
4.-. Que, de conformidad con lo expuesto, el análisis actual en que se encuentra nuestro ordenamiento jurídico, así como el estudio de la jurisprudencia administrativa que en este tema ha emanado por parte de la Procuraduría General de la República, al llevar razón la Auditoría Interna en punto a la obligatoriedad de que las sesiones de los órganos colegiados de nuestra institución deban ser presenciales, se tomen la acciones del caso para que se brinde cumplimiento de lo anterior, sin perjuicio, claro está, de que en ocasiones excepcionales y específicas tengan la posibilidad de celebrar sus sesiones de forma virtual, siempre y cuando sus actuaciones se ajusten a los principios de simultaneidad, colegialidad y deliberación, descritos en el presente informe.".
Interviene el señor Director Chinchilla Mora: “De previo a leer lo que tenemos allí como una propuesta de disposición, me gustaría ver si están de acuerdo en el oficio que nos remitió el Departamento Legal y poner a discusión este tema que ya lo habíamos peloteado en la sesión anterior, ¿si alguien gusta hablar?”.
Interviene la señora Directora Guerrero Arias: “Luis, yo no pondría en el punto 2, las grabaciones de las sesiones se mantienen en la ruta establecida, yo no pondría la ruta para no dar tanta información.”.
Interviene el señor Director Fernández Masis: “Nada más una duda Luisito, vamos en el acuerdo que van a ser presenciales, pero entonces presenciales y se usa Zoom para grabarlas.”.
Interviene el señor Director Chinchilla Mora: “Sí.”.
Interviene el señor Director Fernández Masis: “Es que como estamos aquí cada uno tiene su micrófono y todo, pero no entiendo cómo será presencialmente.”.
Interviene el señor Director Chinchilla Mora: “Digamos que son como las grabaciones que hacemos en el Tribunal, que son presenciales, pero las grabamos a través de la plataforma Zoom, ¿qué significa esto? Que tenemos una cámara con un micrófono, bueno nosotros le llamamos un jabra que es un aparatito que es bluetooth lo podemos poner en el centro de la mesa de discusión, ya ahí todos pueden hablar y queda todo eso grabado no hay ningún problema.”.
Interviene el señor Director Fernández Masis: “Ok.”
Interviene la señora Directora Mora Navarro: “Yo quería referirme propiamente al informe en lo que respecta a la habilitación del espacio y veo que una de las recomendaciones justamente del Departamento Legal y doña Xenia es que la Dirección Ejecutiva se refiera, el año pasado cuando sale la modificación de la norma de inmediato entonces se le solicitó a Tito José, el jefe de Ingeniería y Arquitectura que valorara la posibilidad de habilitar un espacio físico para la grabación de las sesiones ya fuera del Consejo de Directores o de otras Comisiones, el Tribunal determina que solo el Tribunal y el Consejo de Directores son los que van a grabar como órganos colegiados sus sesiones, se hizo efectivamente, se pidieron las cotizaciones no obstante como esto fue ya avanzado el año presupuestario se hizo un poco complicado el tema de la adquisición de los equipos, de igual forma se está incluyendo en el POA 2024 la compra de los equipos que no es cualquier equipo de grabación, son equipos bastante especializados, se está incluyendo los recursos para la adquisición del equipo tanto de las sesiones del Tribunal que por ahí lo estamos incluyendo, como los equipos para habilitar un espacio, se determinó el año pasado que el espacio idóneo para la grabación de sesiones y un espacio neutro era uno de los salones multiuso entonces ahí se estarían instalando los equipos, actualmente podemos hacer las grabaciones no necesariamente por la vía de la herramienta Zoom sino por otras vías, el audio y el video lo podemos grabar, talvez de una manera más casera hasta que tengamos ya los equipos más especializados pero en este momento si lo podríamos grabar, yo hoy corroboré en la mañana la información con Tito de manera tal que incluso si es el caso de que nosotros tengamos que hacer pruebas por lo menos esta semana y hacer la próxima sesión en ese espacio contando con medios de grabación tanto de video como de audio lo podríamos hacer, entonces para que ustedes lo tomen en consideración, insisto nosotros estamos incluyendo los recursos en 2024, no obstante ya yo le pedí a los compañeros tanto de presupuesto como del área ejecutiva que valoremos para la próxima transferencia que es en mayo, que es la segunda ordinaria del año poder mover recursos para la compra de los equipos del salón multiuso este año de manera tal que nosotros ya a finales de año tengamos equipos especializados ahí, que nos permita la grabación por lo menos de las grabaciones de las sesiones del Consejo de Directores.”.
Interviene el señor Director Chinchilla Mora: “Gracias Sandrita, bien o sea yo actualmente, nosotros grabamos las sesiones del Tribunal con una pantallota y con una camarita y con ese jabra que es el que ponemos en un lugar intermedio y desde allí que es muy casero, muy sencillo se graban normalmente, yo había planificado que la próxima reunión la podríamos celebrar en la Secretaría del Tribunal en mi oficina como lo hacíamos antes, pero también me puse a pensar que ya tenemos un nuevo integrante entonces no sé si se nos hace muy chico el lugar o no, era más que todo con el propósito de no habilitar otros espacios que tal vez pudieran ser necesarios para otras actividades, yo propondría que hasta tanto no tengamos todo el equipo podemos hacer las reuniones de esa forma, acordémonos que también el próximo mes de mayo tenemos que decidir quién va a ser la persona que va a coordinar el Consejo y también no se si recae en otra persona si tendrá la facilidad de tener un espacio como el que tenemos nosotros, lo cierto es que como ustedes gusten si quieren hacer las reuniones en el salón multiuso pues vamos al salón multiuso, aquí lo que yo les iba a proponer es que habíamos cambiado la reunión de martes a miércoles para que no contraviniera con el teje y maneje de las sesiones que a veces se nos alargan un poco, pero también entiendo que gran parte de las direcciones los martes y jueves son cuando estamos casi siempre presentes esto por aquello que el Tribunal en algún momento de la sesión ordinaria nos llame de emergencia estamos anuentes, igual yo propondría si ustedes lo consideran a bien que tengamos las sesiones los jueves a la 1:30 pm para no mezclar un poco los horarios de algunos de los Directores que vienen esos días y como quieran si la quieren hacer en el salón multiuso ya está habilitado para ese momento lo hacemos y si no nos podemos reunir en mi oficina si ustedes gustan.”.
Interviene el señor Director Fernández Masis: “Bien de mi parte creo que la propuesta de Sandra es la que me llama más la atención es decir habilitar un espacio con toda la infraestructura necesaria para la grabación y demás si fuera el salón multiuso, yo no tengo problemas en ningún lado, pero creo que sería bueno el hecho de que esté ocupado, ahí dijeron que deben hacerse presencialmente pero sin perjuicio que por alguna razón tenga que ser excepcionalmente de manera virtual creo que si el salón multiuso por obvio razón está ocupado y no se puede utilizar cabría la posibilidad de hacerla virtual esto para como bien lo dice Luis, no andar pasando equipo de una oficina a otra, que la Secretaría tiene algo, porque si nos pasaba antes que a veces las hacíamos aquí que otras veces en Secretaría, una vez la hicimos en la Dirección entonces ya con un equipo de grabación esto se complica, entonces creo que tener un lugar fijo con toda la infraestructura se facilita, como hace la asamblea en las comisiones, la comisión siempre se celebra en el mismo lugar solo que tienen varios, pero creo que por ese lado me llama más la atención lo que dice Sandra.”.
Interviene el señor Director Chinchilla Mora: “De acuerdo no hay ningún problema, lo que no sabemos Sandrita ¿ya para la próxima semana está habilitado eso?”.
Interviene la señora Directora Mora Navarro: “Como les comento en realidad ahorita lo que tenemos es algo más casero, creo que incluso quedaría el audio y el video de manera separada.”.
Interviene el señor Director Chinchilla Mora: “Pero para eso Sandrita perdoná, para eso lo que podemos probar es con el jabra y probamos con un tele de los que hay allí si no llevamos uno más grande y si no lo grabamos así como lo estamos grabando en el Tribunal, solamente que lo grabaríamos en el salón multiuso.”.
Interviene la señora Directora Mora Navarro: “Exacto entonces es nada más de darle la instrucción a Tito, yo solo quería esperar lo que se iba a hablar para darle la instrucción a Tito y que podamos hacer ya pruebas con los técnico, que hagamos pruebas de manera tal que estemos completamente seguros de que todo va a salir bien, cuando ya tengamos los equipos especializados nada más comentarles que estos equipos son movibles se pueden eventualmente llevar a otro espacio que se requiera, la esperanza es tenerlos este año a más tardar, pero en todo caso sería con esto que es un poquito más casero pero que podemos indiscutiblemente hacer pruebas y tener la certeza de que la grabación va quedar como debe ser.”.
Interviene el señor Director Chinchilla Mora: “Ok entonces si a ustedes les parece a partir de la próxima sesión que sería la próxima semana estaríamos realizando la sesión del Consejo de Directores en el salón multiuso en el área que vaya a determinar Tito.”.
Interviene el señor Director Bolaños Bolaños: “Luis una consulta ¿porque no pensamos en el cubo, no es como más privado?
Interviene el señor Director Fernández Masis: “También.”.
Interviene el señor Director Chinchilla Mora: “Mirá lo que pasa más bien creo yo jefe si mal no recuerdo que el multiuso tienen esas paredes, no traspasa un ruido a otro, en el cubo por ser más grande creo que se metería más ruido, ya cuando tengamos los equipos es otra cosa y como somos poquitos también.”.
Interviene el señor Director Bolaños Bolaños: “Buenos no sé, y la otra si trasladamos las sesiones pensé en martes, como era antes, yo los jueves tengo programadas giras por lo menos cada dos semanas, tres semanas.”.
Interviene el señor Director Chinchilla Mora: “No hay ningún problema, yo aquí era por un tema de conveniencia que estábamos en la manera de virtualidad, pero igual yo estaba hablándole a los señores Magistrados que ya el tema de como maneja uno los tiempos ya uno se va acomodando mejor, obviamente todo cambió fue de choque usted dice como hago esto como hago lo otro ya me he ido adecuando mucho más al ritmo de trabajo y yo no tengo ningún problema que volvamos a los martes a la 1:30 pm.”.
Interviene el señor Director Fernández Masis: “Perdón Luis y ¿o a las 2 de la tarde porque no? Pregunto, es que a veces se atrasa uno en la mañana y con el almuerzo anda uno medio corre corre, 1:00 pm, 1:30 pm pero no sé si a vos a las 2 te quedará mejor por si la sesión se atrasa y demás.”.
Interviene el señor Director Chinchilla Mora: “Como gusten yo no tengo ningún problema la verdad.”.
Interviene el señor Director Bolaños Bolaños: “Sí a mí me da igual.”
Interviene el señor Director Chinchilla Mora: “¿Que les parece a los demás compañeros a la 1:30 pm o a las 2:00 pm?”.
Interviene la señora Directora Mora Navarro: “A las 2:00 pm me parece.”.
Interviene la señora Directora Guerrero Arias: “A las 2:00 pm me parece bien.”.
Interviene el señor Director Chinchilla Mora: “Y esto jefes es igual, cuidándonos todos, si alguno tiene una afectación no incapacitante, pero sí que no pueda venir, les agradeceré que lo avisen para hacer la corrección correspondiente y crear el enlace para que nos reunamos virtualmente, que creo que sería la forma idónea de hacer la excepción, ¿les parece?”.
Interviene la señora Directora Mora Navarro: “Luisito además en la 3 se continuará utilizando la plataforma Zoom o los medios alternos con los que se cuente porque estamos pensando en otro tipo de grabaciones.”.
Interviene el señor Director Picado León: “Luis una consulta, ¿en el dictamen de la Procuraduría no se consideró o no se valoró la modalidad mixta? Eso lo pregunto porque Corte Plena está sesionando de manera mixta, hay magistrados que se presentan presencialmente y algunos que siguen la sesión virtualmente, ¿esa modalidad se valoró en el informe de Legal?”.
Interviene el señor Director Chinchilla Mora: “En el informe de Legal creo que no Huguito.”.
Interviene el señor Director Picado León: “Y en Procuraduría no lo valoró, no es nada más una duda.”.
Interviene el señor Director Fernández Masis: “Los informes de la Procuraduría muchos fueron con ocasión de la Pandemia, pero no se refieren a esa modalidad mixta, nosotros también en una Comisión de reformas estábamos con los magistrados por ejemplo la última vez que María Quesada no pudo ir, estábamos todo y María de manera virtual, pero lo que pone énfasis la cuestión de la Procuraduría es en la validez de las sesiones en cualquiera de los medios siempre y cuando estén esos principios de simultaneidad y demás que ahí citan.”.
Interviene el señor Director Chinchilla Mora: “Deliberación y esas cosas.”.
Interviene el señor Director Fernández Masis: “Correcto eso es lo que le da énfasis a la Procuraduría.”.
Interviene el señor Director Chinchilla Mora: “No sé si más bien ustedes me permiten y yo indago un poco más con Corte para ver el criterio de ellos y lo proponemos como adición en la próxima sesión para que quede también disponible celebrar sesiones mixtas, si les parece.”.
Se dispone: 1.- Tener por rendido el informe cuyas conclusiones se acogen. 2.- En virtud de las advertencias formuladas por la Auditoría Interna se acuerda lo siguiente: a) Se continuará realizando la transcripción literal de las sesiones con aquellas intervenciones que sustenten las decisiones que se tomen, este Colegiado tendrá la potestad de realizar la limpieza de texto de aquellas intervenciones que considere irrelevantes. b) Las grabaciones de las sesiones se mantienen en la ruta establecida misma que cuenta con los permisos y restricciones necesarias para asegurar su correcto resguardo. c) Se continuará utilizando la plataforma Zoom o los medios alternos con los que se cuente para las respectivas grabaciones de las sesiones, según criterio vertido en oficio n.° DL-102-2023 por la señora Guerrero Arias y el señor Mora Mora. d) A partir de la próxima sesión de este Consejo se sesionará de forma presencial los días martes a las 2:00 pm en el Salón Multiuso, sin embargo se podrán realizar excepcionalmente de manera virtual. 3.- Elévese al Superior con la recomendación de aprobar lo acordado por este Colegiado.
ARTICULO TERCERO. ASUNTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA.