ACTA N.º 66-2022
Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las trece horas con cuarenta y dos minutos del trece de diciembre de dos mil veintidós, con asistencia de los señores Luis Guillermo Chinchilla Mora, Secretario General –quien preside–; Nicolás Prado Hidalgo, Director General a. i. del Registro Civil–; Jefferson Vargas Salas, Secretario General a. i. de la Dirección Ejecutiva en representación de la señora Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva; Héctor Enrique Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Hugo Ernesto Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica.
ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.
A) Se leyeron y aprobaron las actas de las sesiones ordinaria y extraordinaria inmediatas anteriores.
ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.
A) Atención a oficio n.° CDIR-0380-2022. De los señores Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva, se conoce el oficio n.° DE-3835-2022 del 30 de noviembre de 2022, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, y del señor Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, se conoce oficio n.° DGRC-0838-2022 del 25 de noviembre de 2021 [sic], recibido en la Coordinación de Consejo el 6 de diciembre de 2022, mediante los cuales se refieren a consulta realizada en oficio n.° CDIR-380-2022 relativo a la Atención de instrucción de Estudio Ingenieril “Sección Documentos de Identidad”.
Interviene el señor director Chinchilla Mora: “Este estudio estuvo, estos dos oficios vienen a emitir en el caso de la Dirección Ejecutiva una serie de recomendaciones y en el caso del Registro Civil formulan un plan de acción propiamente, un plan piloto para atender las observaciones que se conocieron en el oficio 380 de este Consejo, como ambos son intrínsecos y se refieren al mismo tema y en ambos los dos proponentes de los oficios tanto la Dirección Ejecutiva como del Registro Civil, sugieren que se conozcan de un lado a otro, pues la disposición que yo les permito recomendar es que tanto la Dirección Ejecutiva como la Dirección General del Registro Civil informen conjuntamente de lo que ellos mismos han dicho en función de este tema en particular en el plazo de 10 días hábiles esto para tener una sola disposición y poder, este, ya, este, tener por resuelto este tema que en el oficio 380 del CDIR se le remitió a ambas direcciones, si ustedes están de acuerdo, pues lo aprobaríamos, este, resolver de esa forma.”.
Se dispone: Previo a resolver, informen conjuntamente la Dirección General del Registro Civil y la Dirección Ejecutiva, en el plazo de diez días hábiles, lo que corresponda. ACUERDO FIRME.
B) Atención de CDIR-0379-2022- Aclaratoria sobre el informe de evaluación en los tiempos de resolución en trámites de inscripción de hechos vitales y civiles y paternidad responsable. Del señor Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, se conoce el oficio n.° DGRC-0851-2022 del 30 de noviembre de 2022, recibido en la Coordinación de este Consejo el 2 de diciembre de 2022, mediante el cual en atención a la consulta realizada en oficio n.° CDIR-0379-2022 del 16 de noviembre de 2022, en relación con la “Aclaratoria sobre el informe de evaluación en los tiempos de resolución en trámites de inscripción de hechos vitales y civiles y paternidad responsable”, literalmente manifiesta:
"En atención al oficio CDIR-0379-2022, del 16 de noviembre de 2022, mediante el cual, se solicita a esta Dirección General, informar sobre el estado del Informe de evaluación en los tiempos de resolución en trámites de Inscripción de Hechos Vitales y Civiles y Paternidad Responsable; respetuosamente hago de su conocimiento, que la atención a ambos informes se encuentra temporalmente suspendida; lo anterior, con base en una serie de valoraciones contenidas en los oficios O-CS-0103-2021, O-DGRC-0483-2021 y O-CS-105-2021.
En consecuencia, esta Dirección General, considera que las recomendaciones extendidas, por parte de la Contraloría de Servicios, resultan de gran importancia para la Administración, sin embargo, se identificaron detalles técnicos en el método para procesar los datos, cuyo impacto podría alterar los resultados esperados e incluso afectar la percepción de la persona usuaria, respecto a los servicios institucionales.
Con el fin de dar un mayor aprovechamiento a los recursos, se recomienda que el oficio O-CS-103-2021 pase a la Unidad de Estadística de la Dirección Ejecutiva para ser valorado, de modo que esta Dirección General y la Contraloría de Servicios, puedan contar con criterio técnico oportuno, como instrumento orientador, tanto en la elaboración de informes como en la valoración de la validez de los resultados.
Por otra parte, se instruye al Área Administrativa de la Dirección General del Registro Civil, que programe un estudio que evalúe los tiempos requeridos por la sección de Inscripciones para resolver los trámites de: Inscripción de nacimientos, Inscripción de matrimonios, Inscripción de defunciones, Paternidad por declaración voluntaria, Paternidad por resultado ADN y Paternidad asignada de oficio; tramitados durante 2022. Cuyos resultados deben ser remitidos a este órgano colegiado con copia a la Contraloría de Servicios a más tardar el 31de mayo de 2023, con el fin de valorarla atención de las recomendaciones.
Lo anterior, permitirá a la Administración, contar con una visión más integral de los servicios evaluados, que considere los efectos de las variaciones en el proceso que han acontecido en últimos 3 años y que coadyuve en el robustecimiento de los insumos empleados en la valoración de los tiempos de resolución de trámites.".
Interviene el señor director Chinchilla Mora: “A mí me parece que el oficio es bastante claro por parte de Luis, en el sentido de que, este, talvez la metodología no ha sido la más apropiada, pero creo que también propone una solución bastante concreta, que permita, este, aglomerar mejor información, ver las causas que incidieron durante esos últimos tres años y poder dar un resultado más óptimo y de más provecho para la administración, en ese sentido les propongo que aprobemos el informe de don Luis Bolaños y que se ordene a la Unidad de Estadística de la Dirección Ejecutiva, así como el Área Administrativa de la Dirección General del Registro Civil a que efectúe lo que corresponda a fin de que contemos con un insumo más concreto, sí ustedes están de acuerdo, les rogaría la aprobación.”.
Se dispone: 1.- Aprobar conforme se solicita. 2.- Proceda la Unidad de Estadísticas de la Dirección Ejecutiva y el Área Administrativa de la Dirección General del Registro Civil con lo que corresponda. ACUERDO FIRME.
C) Solicitud de nueva reprogramación de fechas del cronograma de actividades asociado al SRICI-010-2022 relativo a las recomendaciones contenidas n.° ICI-06-2020, acerca del cumplimiento NICSP. De la señora Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva, se conoce el oficio n.° DE-3865-2022 del 6 de diciembre de 2022, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual solicita nueva reprogramación de fechas del cronograma de actividades asociado al SRICI-010-2022 relativo a las recomendaciones contenidas en el informe de Control Interno n.° ICI-06-2020, acerca del cumplimiento NICSP.
Se dispone: 1.- Aprobar conforme se solicita. 2.- Hágase del conocimiento de la Auditoria Interna. ACUERDO FIRME.
D) Informe sobre dedicación exclusiva estudio del puesto n.° 368574. De los señores Jefferson Vargas Salas, Secretario General a. i. de la Dirección Ejecutiva, Kattya Varela Gómez, Jefa a. i. del Departamento de Recursos Humanos y Ronny Alexander Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DE-3858-2022 del 2 de diciembre de 2022, recibido en la Coordinación de este Consejo el 9 de diciembre de 2022, mediante el cual rinden informe en el que se concluye la conveniencia institucional de someter el puesto n.° 368574, Profesional Asistente en Gestión de Planillas (clase Profesional Asistente 2) ubicado en el Departamento de Contaduría, al régimen de dedicación exclusiva.
Se dispone: Tener por rendido el informe, cuyas conclusiones se acogen. Elévese a conocimiento del Superior con la recomendación de aprobar. ACUERDO FIRME.
E) Informe sobre dedicación exclusiva estudio del puesto n.° 86920. De los señores Jefferson Vargas Salas, Secretario General a. i. de la Dirección Ejecutiva, Kattya Varela Gómez, Jefa a. i. del Departamento de Recursos Humanos y Ronny Alexander Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DE-3875-2022 del 7 de diciembre de 2022, recibido en la Coordinación de este Consejo el 9 de diciembre de 2022, mediante el cual rinden informe en el que se concluye la conveniencia institucional de someter el puesto n.° 86920, Profesional Ejecutivo 2 (clase Profesional en Gestión 2) ubicado en la Dirección Ejecutiva, al régimen de dedicación exclusiva.
Se dispone: Tener por rendido el informe, cuyas conclusiones se acogen. Elévese a conocimiento del Superior con la recomendación de aprobar. ACUERDO FIRME.
F) Respuesta a los oficios n.° STSE-2713-2022 y CDIR-404-2022, referentes al Informe de seguimiento n.° SRICI-016-2022. Del señor Nicolás Prado Hidalgo, Director General a. i. del Registro Civil, se conoce el oficio n.° DGRC-0881-2022 del 9 de diciembre de 2022, recibido en la Coordinación de este Consejo el 13 de diciembre de 2022, mediante el cual en atención a los acuerdos adoptados en los artículos tercero de la sesión ordinaria n.° 114-2022, celebrada el 6 de diciembre de 2022 por el Tribunal Supremo de Elecciones, comunicado en oficio n.° STSE-2713-2022 y artículo único de la sesión extraordinaria n.° 65-2022 celebrada por este Consejo el 8 de diciembre de 2022, en el cual se refiere al “Informe de seguimiento a las acciones realizadas por la Administración para la implementación de las recomendaciones emitidas en los informes de control interno n.° ICI-03-2013, ICI-07-2014, ICI-01-2019, ICI-02-2019 e informe de seguimiento n.° SRICI-11-2020 .
Se dispone: 1.- Tener por rendido el informe el cual se acoge. 2.- Elevar a conocimiento del Superior con la recomendación de aprobar. ACUERDO FIRME.
G) Respuesta oficio n.° CDIR-0402-2022. De la señora Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva, se conoce oficio n.° DE-3937-2022 del 12 de diciembre de 2022, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual en atención al artículo segundo de la sesión ordinaria n.° 64-2022 celebrada el 6 de diciembre de 2022, comunicado en oficio n.° CDIR-0402-2022, realiza observaciones sobre el traslado de equipo de cómputo.
Interviene la señora directora Guerrero Arias: “Luis, no, lo que no entiendo mucho es ese estudio e informe conjunto, la DGET lo que hace es una descripción de la normativa que está, podríamos, vamos a ver, que es lo que se pretende, que nosotros lo veamos o que le expliquemos a la comisión.”.
Interviene el señor director Chinchilla Mora: “Sí lo que yo les propongo es que, hay una serie de observaciones, no sé si usted logró ver el oficio de doña Sandra, que, este, se refiere a una serie de detalles, que ella considera que, se debe evaluar en razón del traslado del equipo de cómputo, pero, cuando estamos hablando, que son los de desktop verdad, los de escritorio, que es lo que estábamos, este, conociendo la semana pasada, que deberían de tomarse en consideración y entonces en ese contexto y en virtud de que podía, este, acaecer ya o fenecer las medida, este, que se adoptaron para lo de la Pandemia, este sería, considera el suscrito y lo someto a consideración de ustedes, que también la Comisión Institucional de Teletrabajo tenga acceso a ello y emita su recomendación para que, este Consejo podamos tomar una decisión al final sobre el respecto. Se acuerda que en aquella ocasión habíamos dicho que, este, bueno se expresaba también la inconveniencia de si era bueno o no que se llevaran los desktops, doña usted doña Xenia nos decía que eso era una decisión propiamente de las jefaturas o responsabilidad también de las jefaturas, pues entonces, este, considero también que al tenor de lo que está diciendo doña Sandra podríamos valorarlo.”.
Interviene el señor director Fernández Masís: “Perdón Luis, tal vez lo que interpreto, me corrige doña Xenia, ahí talvez la palabra conjunta es la que no.”.
Interviene el señor director Chinchilla Mora: “Bueno o que lo hagan por separado.”.
Interviene el señor director Fernández Masís: “Para su estudio e informe sí, porque como vos lo estás diciendo, la comisión esta puede verlo desde una óptica lo que dice Sandra y doña Xenia desde otra.”.
Interviene la señora directora Guerrero Arias: “Sí si porque nosotros nos amparamos a la normativa que hay en relación con el control de activos, una computadora portátil es un activo más, pero no importa, pásenlo y lo vemos de nuevo.”.
Interviene el señor director Chinchilla Mora: “Si porque ahí creo que, dentro de las consideraciones, si mal no recuerdo, doña Sandra decía que bueno, que como iba hacer la persona para conectar eso en su casa si con un cable tal o con un cable H o bueno lo que fuera verdad, entonces yo creo que eso tal vez lo podríamos valorar y clarificar para que, pues aquellas autorizaciones que se vayan a dar equipos de escritorio, el funcionario que se los lleve, tengan todo lo más concreto posible y sepan cómo deben de hacerlo también verdad, ¿les parece?.”.
Se dispone: Para su estudio e informe, el cual habrá de rendirse en el plazo de cinco días hábiles, pase a la Dirección General de Estrategia Tecnológica y a la Comisión Institucional de Teletrabajo. ACUERDO FIRME.
H) Modificación de horario para realizar las sesiones del Consejo de Directores. Se dispone: De común acuerdo entre los miembros de este Consejo, se modifica el horario para sesionar, a partir del 4 de enero de 2023, los días miércoles a las 09:30 am, así mismo se comunica que las gestiones que hayan ingresado hasta las 09:00 am de los días martes se conocerán en la sesión inmediata siguiente y se reservará el conocimiento de los asuntos que ingresen después de esa hora, para la sesión posterior. Elévese a conocimiento del Superior con la recomendación de aprobar. ACUERDO FIRME.
I) Consulta al Equipo de Apoyo Institucional por la Pandemia COVID-19. Se dispone: Solicitar al Equipo de Apoyo Institucional por la Pandemia COVID-19 para que, en el plazo de tres días hábiles, rindan criterio sobre la pertinencia de continuar con las medidas administrativas relativas a la atención de la pandemia por COVID-19 para el primer trimestre del año 2023. ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA.
A) Nuevo informe de la licitación abreviada 2022LA-000016-0012300001 “Cerramiento Perimetral de la Plaza de la Libertad Electoral”. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-0308-2022 del 21 de octubre de 2022, recibido en la Coordinación de este Consejo el 24 de octubre de 2022, mediante el cual de conformidad con la resolución n.° 0007-CDIR-2022 de las catorce horas con treinta minutos del trece de setiembre de dos mil veintidós, remite nuevo informe de recomendación de la licitación abreviada 2022LA-000016-0012300001 “Cerramiento Perimetral de la Plaza de la Libertad Electoral”.
Se dispone: De conformidad con el artículo 86 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, por razones de interés público, este Consejo se aparta de la recomendación vertida por la Proveeduría de adjudicación y declara desierta la línea única del trámite 2022LA-000016-0012300001 denominada: “Cerramiento perimetral de la Plaza de la Libertad Electoral Monto presupuestado para 2022”, por los argumentos que se detallan a continuación:
El trasladar esta contratación como un compromiso no devengado impactaría la subpartida 50299 de 850-02 denominada “Otras Construcciones, Adiciones y Mejoras” del presupuesto del Tribunal para próximo año, esto por cuanto que para el próximo año no se tienen recursos programados en esta subpartida lo que generaría un saldo negativo para el próximo ejercicio económico de alrededor de 71.5 millones de colones en la ya citada subpartida. Bajo esta premisa la Administración deberá buscar recursos para honrar esta eventual contratación si se llega a materializar.
En ese sentido, el panorama de la Partida 5 para el próximo año 2023, se visualiza, para ese ejercicio presupuestario, un monto elevado de compromisos no devengados que impactarán en gran medida el presupuesto institucional 2023, esto como consecuencia de los atrasos presentados este año producto del ciberataque a los sistemas del Ministerio de Hacienda, que impactó considerablemente los tiempos de las contrataciones. Con esto las posibilidades de solventar los saldos negativos y los compromisos no devengados que presentarán varias de las subpartidas, se vislumbra como una situación difícil en la que la Administración se verá en la obligación de eliminar líneas presupuestarias programadas, es decir, eliminar la compra de artículos y contrataciones preliminarmente aprobados y que fueron solicitados por las distintas dependencias en sus Planes Operativos Anuales, esto con la finalidad de poder honrar estos compromisos que ya fueron generados y que trascendieron el ejercicio presupuestario anterior.