ACTA N.º 33-2022
Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las trece horas con treinta minutos del veintiocho de junio de dos mil veintidós, con asistencia de los señores Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones –quien preside–; Luis Guillermo Chinchilla Mora, Director General a. i. del Registro Civil; Franklin Mora González, Director Ejecutivo; Héctor Enrique Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Ileana Cristina Aguilar Olivares, Directora General a. i. del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Armenia Masís Soto, Directora General a. i. de Estrategia Tecnológica.
ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.
A) Se leyeron y aprobaron las actas de las sesiones ordinaria y extraordinaria inmediatas anteriores.
ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.
A) Estudio administrativo para modificar la clasificación de la plaza n.° 45866. Del señor Franklin Mora González, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-1557-2022 del 6 de junio de 2022, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual remite estudio administrativo para modificar la clasificación de la plaza n.° 45866 y con fundamento en una serie de consideraciones literalmente concluye y recomienda:
"8. Conclusiones de la Dirección Ejecutiva
8.1 Con fundamento en la notificación confidencial del Tribunal Supremo de Elecciones, de fecha 23 de diciembre de 2021, se efectuó el traslado del puesto n.º 45866 de la Sección de Documentos de Identidad a la Dirección Ejecutiva, esta a su vez estimó conveniente ubicarlo permanentemente en el Departamento de Contaduría en procura de coadyuvar en el equilibrio de labores que ejecuta el Área de Gestión de Pagos.
8.2. Por el flujo de trabajo que desarrolla esa área, que involucra los diferentes compromisos económicos y financieros de la Institución, así como la creación de reserva de recursos para atender dichos compromisos y responsabilidades, no resulta factible enmarcarlas dentro de la clasificación actual que ostenta el puesto en estudio, es decir un Profesional Ejecutor 2, por el contrario, de conformidad con lo que establece el Manual Descriptivo de Clases de Puestos, se ubican a nivel de un Profesional Ejecutor 3.
8.3 Valorados los escenarios se estimó conveniente efectuar un ajuste en la clasificación del puesto en procura de mantenerlo en el contexto organizacional, ocupacional y normativo atinente a ese Departamento, con el fin de no generar una distorsión en su estructura y procurar la coordinación y control de las tareas competencia de esa unidad, acorde con las funciones que competen al Área de Gestión de Pagos, lo que conduce alinear sus funciones conforme lo establece el Manual Descriptivo de Clases de Puestos para los cargos que conforman esa estructura.
8.4 El criterio técnico vertido por el Departamento de Recursos Humanos, establece que, de conformidad con los resultados del análisis efectuado del puesto n.° 45866, las funciones, sin duda, resultan ser de mayor nivel y complejidad que las que son propias de la clase actual, y coincide con esta Dirección Ejecutiva en que, como producto de las tareas que se endosaran a este, es procedente recalificar sus factores de dificultad, supervisión, responsabilidad, condiciones de trabajo, consecuencia del error y requisitos, lo que necesariamente propicia sea reclasificado, de manera que pase de la clase Profesional Ejecutor 2, Profesional en Gestión Consular a la clase Profesional Ejecutor 3, Profesional en Gestión de Pagos.
9. Recomendaciones de la Dirección Ejecutiva
9.1 Que se reclasifique el puesto n.º 45866, de manera que pase de su clasificación actual Profesional Ejecutor 2 a la clase Profesional Ejecutor 3 como Profesional en Gestión de Pagos, lo que cuenta con el criterio técnico del Departamento de Recursos Humanos y a lo que se le daría contenido presupuestario con cargo al disponible de la coletilla 180 de la subpartida 00101 “Sueldos para cargos fijos” del subprograma 850-02; para esto, la Secretaría General del Tribunal Supremo de Elecciones y el Departamento de Recursos Humanos, deberán preparar el proyecto de redacción de la resolución respectiva, para que se remita a la Dirección General de Presupuesto Nacional, a efecto de que a esta modificación se le dé contenido económico, de manera que pueda regir a partir del 01 de julio de 2022.
1.1.Que el Departamento de Contaduría proceda a tramitar –si así lo considera– la dedicación exclusiva del puesto objeto del presente estudio, de previo a su nombramiento.
1.2.Que el Departamento de Recursos Humanos en un periodo de un año proceda a brindar seguimiento ocupacional al puesto n.º 45866.
1.3.Que la Dirección Ejecutiva, tome nota para los efectos de la actualización de la Relación de Puestos.".
Se dispone: Elevar al Superior con la recomendación de aprobar. ACUERDO FIRME.
B) Solicitud de aprobación del documento “Marco ético institucional del Tribunal Supremo de Elecciones, compendio documental”. Del señor Alexander Mena Arce, Coordinador de la Comisión de Ética y Valores, se conoce oficio n.° CEV-003-2022 del 16 de junio de 2022, recibido en la Coordinación de este Consejo el 20 de junio de 2022, mediante el cual remite el documento “Marco ético institucional del Tribunal Supremo de Elecciones, compendio documental”.
Se dispone: Para su estudio e informe, el cual habrá de rendirse en el plazo de un mes, pase al Departamento Legal. ACUERDO FIRME.
C) Solicitud de aprobación del “Instructivo para la asignación, utilización, custodia y control de teléfonos celulares, tarjetas SIM, contratados por el Tribunal Supremo de Elecciones para uso del Departamento de Coordinación de Servicios Regionales”. Del señor Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, se conoce oficio n.° DGRC-0422-2022 del 20 de junio de 2022, recibido en la Coordinación de este Consejo el 22 de junio de 2022, mediante el cual literalmente manifiesta:
"El Departamento de Coordinación de Servicios Regionales, elevó para conocimiento del suscrito, la necesidad de contar con el “Instructivo para la Asignación, Utilización, Custodia y Control de Teléfonos Celulares, Tarjetas SIM, Contratados por el Tribunal Supremo de Elecciones Para Uso del Departamento de Coordinación de Servicios Regionales”, por cuanto, la Dirección Ejecutiva, mediante el oficio DE-1197-2022, recomendó su creación a efecto de poseer un respaldo normativo sobre el uso y asignación de aparatos celulares a ese Departamento.
Analizado tal requerimiento, este despacho estima procedente someter el citado instructivo a la aprobación del Consejo de Directores, pues, tal y como lo señala la Dirección Ejecutiva, ello vendría a regular propiamente el tema de adquisición y uso de los teléfonos móviles asignados para la ejecución de funciones competencia del Departamento de Coordinación de Servicios Regionales, lo que facilitaría próximas licitaciones.
Asimismo, dado que el uso de telefonía celular disminuyó la estadística de trámites no atendidos por la no ubicación de la dirección aportada por la parte interesada en las diferentes gestiones electores y civiles, que son atendidas por los funcionarios de cedulación ambulante, disminuyendo así consecuentemente, pérdidas económicas en recursos como combustible, desgaste de vehículos y mejorando tiempos de atención al usuario, esta Dirección General, luego de aprobado el instructivo que se adjunta, en razón de que estos servicios son de demanda permanente, solicita a los miembros del Consejo, valorar el traslado del presente oficio a la Dirección Ejecutiva, con el propósito de que se estudie incluir el servicio de telefonía celular brindado por el Departamento de Coordinación de Servicios Regionales, como un servicio de prestación continua, regular y uniforme, que no se encontraría sujeta a un plazo determinado de prestación, por lo que, el pago de los recibos telefónicos podría incluirse dentro de los servicios continuos que mantiene el Tribunal Supremo de Elecciones, tales como los mismos servicios de telefonía, suministro de electricidad y agua potable, lo cual significaría que no se tendría que realizar licitaciones recurriendo a un plan telefónico, sino, que sería necesaria una licitación solamente para la compra de aparatos nuevos cuando éstos dejen de funcionar.".
Se dispone: Para su estudio e informe, el cual habrá de rendirse en el plazo de un mes, pase a la Dirección Ejecutiva. ACUERDO FIRME.
D) Aprobación de reforma a los “Lineamientos para la implementación de la modalidad laboral de teletrabajo en el Tribunal Supremo de Elecciones”. De la señora Melissa Bagnarello Chaves, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-1435-2022 del 23 de junio de 2022, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo tercero de la sesión ordinaria n.° 61-2022, celebrada el 23 de junio de 2022 por el Tribunal Supremo de Elecciones, en el que se aprobó la reforma a los Lineamientos para la implementación de la modalidad laboral de teletrabajo.
Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.
E) Ampliación de las medidas administrativas relativas a la pandemia por COVID-19. De la señora Melissa Bagnarello Chaves, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-1436-2022 del 23 de junio de 2022, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo cuarto de la sesión ordinaria n.° 61-2022, celebrada el 23 de junio de 2022 por el Tribunal Supremo de Elecciones, en el que se aprobó la ampliación de las medidas administrativas relativas a la pandemia por COVID-19.
Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.
F) Informe de seguimiento n.° SRICI-09-2022, sobre las recomendaciones emitidas mediante el informe de control interno n.° ICI-02-2021, en relación con la seguridad de la información. De la señora Nidia Elvira Aguilar Acuña, Auditora Interna a. i., se conoce oficio n.° AI-0228-2022 del 27 de junio de 2022, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:
"Esta Unidad de Control, como parte de las competencias legales, debe implementar y desarrollar un programa de seguimiento de las recomendaciones de los diferentes tipos de informes que emite este Despacho, así como de las acciones ordenadas por la Administración producto de los servicios de auditoría y servicios preventivos, a fin de asegurar su debida atención por ésta.
Esto de conformidad con lo mencionado en el artículo 36 de la Ley General de Control Interno, la cual destaca:
“Artículo 36.—Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados (…)”
Sobre lo anterior, con el propósito de que se dispongan las acciones pertinentes, respetuosamente, me permito remitirle el documento denominado “Informe de seguimiento n.º SRICI-09-2022, sobre las recomendaciones emitidas mediante el Informe de control interno n.° ICI-02-2021, en relación con la seguridad de la información” En ese contexto, mucho le agradeceré disponer de las acciones correspondientes e informar a este Órgano de Fiscalización lo que se resuelva, en el curso de los quince días hábiles siguientes a su recibo.".
Se dispone: Para su estudio e informe, el cual habrá de rendirse en el plazo de ocho días hábiles, pase a la Dirección General de Estrategia Tecnológica, al Departamento de Recursos Humanos y a la Sección de Riegos y Seguridad. ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA.
A) Readjudicación de opción de negocio, trámite n.° 2018LN-000008-0009100001, “Licitación de convenio marco servicios generales de limpieza”. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-0179-2022 del 21 de junio de 2022, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:
"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación de readjudicación para la adquisición del servicio bajo el sistema de cotización de convenio marco, conforme al siguiente detalle:
|
Número de solicitud de cotización |
Licitación de convenio marco servicios generales de limpieza, |
Adjudicatario |
Monto de adjudicación Anual (incluye I.V.A.)* |
|
7332022000000052 |
Opción de negocio para la
sede central del TSE |
DISTRIBUIDORA Y ENVASADORA
DE QUIMICOS SOCIEDAD ANONIMA |
₡74.088.043,878 |
*En SICOP el oferente cotizó el monto mensual
En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, de la señora Mariana Gómez Bolaños en calidad de Administradora del Contrato, del señor Esteban Durán Hernández, contraparte técnica, así como de la Auditoría Interna.
Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).