ACTA N.º 31-2022
Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las trece horas con treinta minutos del veintiuno de junio de dos mil veintidós, con asistencia de los señores Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones –quien preside–; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; Franklin Mora González, Director Ejecutivo; Héctor Enrique Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Ileana Cristina Aguilar Olivares, Directora General a. i. del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica.
ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.
A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.
ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.
A) Suspensión del servicio de atención de consultas telefónicas a través de la línea 800-800-2000. Del señor Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, se conoce oficio n.° DGRC-0386-2022 del 6 de junio de 2022, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual solicita la posibilidad de suspender el servicio de atención de consultas telefónicas que se brinda a través de la línea 800-800-2000.
Se dispone: Aprobar conforme se solicita. Tome nota para lo correspondiente el Departamento de Comunicaciones y Relaciones Públicas. ACUERDO FIRME.
B) Solicitud de ampliación de la modalidad de trabajo remoto no habitual por objetivos. De la señora Sandra Mora Navarro, Encargada de la Comisión Institucional de Teletrabajo, se conoce oficio n.° CITT-006-2022 del 10 de junio de 2022, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual solicita la ampliación de las medidas administrativas relativas a la pandemia por COVID-19, según lo dispuesto por este colegiado en el acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.º 12-2022, celebrada el 8 de marzo de 2022, con la finalidad de continuar con el proceso de capacitación en materia de teletrabajo a toda la población institucional.
Se dispone: Aprobar conforme recomienda la señora Mora Navarro, hasta por el plazo de tres meses, elevando lo anterior a consideración del Superior. Sin perjuicio de lo anterior, proceda la Comisión Institucional de Teletrabajo conjuntamente con el Departamento de Recursos Humanos y la Sección de Servicio de TI, en el plazo de quince días hábiles, a informar y recomendar sobre la pertinencia de suspender la suscripción de nuevos contratos de teletrabajo hasta tanto se cuente con los recursos necesarios para dotar al funcionariado de equipo institucional para su ejecución. ACUERDO FIRME.
C) Informe sobre dedicación exclusiva del puesto n.° 382430, otrora 368749. De los señores Sandra María Mora Navarro, Secretaria General de la Dirección Ejecutiva, Kattya Marcela Varela Gómez, Jefa a. i. del Departamento de Recursos Humanos y Ronny Alexander Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DE-1601-2022 del 9 de junio de 2022, recibido en la Coordinación de este Consejo el 14 de junio de 2022, mediante el cual rinden informe en el que se concluye la conveniencia institucional de someter el puesto n.° 382430 –otrora 368749–, Profesional del Instituto de Formación y Estudios en Democracia (clase Profesional Ejecutor 3) ubicado en el Instituto de Formación y Estudios en Democracia, al régimen de dedicación exclusiva.
Se dispone: Tener por rendido el informe, cuyas conclusiones se acogen. Elévese a conocimiento del Superior con la recomendación de aprobar. ACUERDO FIRME.
D) Solicitud para incluir dentro de la programación de concursos internos para llenar puestos vacantes en propiedad las plazas n.° 56358, n.° 45691 y n.° 95550. Del señor Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, se conoce oficio n.° DGRC-0409-2022 del 15 de junio de 2022, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:
"En virtud de lo manifestado por el señor Luis Guillermo Chinchilla Mora, Oficial Mayor del Departamento Civil, mediante oficio DC-0310-2022 del 09 de junio del año en curso, respetuosamente solicito incluir dentro de la programación de concursos internos para llenar puestos vacantes en propiedad, a cargo del Departamento de Recursos Humanos, las plazas que se detallan a continuación:
OFICINA/ DEPARTAMENTO
NÚMERO Y CLASE DE PUESTO
NOMBRE DEL PUESTO
CONDICIÓN DE LA PLAZA
Sección de Actos Jurídicos
56358
Profesional en Gestión 2
Coordinador/a Encargado/a de Unidad de Calificación
Plaza de cargos fijos vacante
Sección de Opciones y Naturalizaciones
45691
Profesional en Gestión 2
Coordinador/a Encargado/a de Unidad de Calificación
Plaza de cargos fijos vacante
Sección de Inscripciones
95550
Profesional en Gestión 2
Coordinador/a Encargado/a de Unidad de Calificación
Plaza de cargos fijos vacante ".
Se dispone: Para su atención pase al Departamento de Recursos Humanos. ACUERDO FIRME.
E) Informe estudio sobre implementación del servicio integral para la emisión de documentos de identidad. Del señor Franklin Mora González, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-1682-2022 del 15 de junio de 2022, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual, según lo requerido por este colegiado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.° 25-2022, celebrada el 17 de mayo de 2022, se refiere al informe del “Servicio integral para la emisión de los documentos de identidad” y con fundamento en una serie de consideraciones literalmente concluye y recomienda:
"V- Conclusiones
Valorado y analizado el estudio de referencia, se concluye que:
1- El Informe Estudio Servicio Integral para la emisión de los documentos de identidad es remiso en mostrar un panorama completo de la situación en relación con las dos alternativas mencionadas, sea alternativa n.°1 Modalidad de compra propuesta y alternativa n.°2 Contrato por Servicios, en tanto no se incluye información relevante y necesaria para la adecuada toma de decisiones, tal como:
Alternativa n.° 1:
a. Aspectos que comprenden cada uno de los componentes detallados en el costo promedio para la compra de la solución.
b. Costo del mantenimiento anual.
c. Costo de capacitación del personal.
d. Requerimientos por parte del Tribunal en la plataforma tecnológica e infraestructura para la implementación de la solución
e. Respaldo de la información
Alternativa n.° 2:
a. Estimación de los costos necesarios para el acondicionamiento de la oficina regional que se establezca como centro de contingencia de impresión, esto por parte de la Sección de Ingeniería y Arquitectura.
b. Análisis jurídico de la procedencia de la identidad digital en Costa Rica, así como la legislación existente en la materia.
c. Propuestas de financiamiento (modelo de negocio) para el financiamiento del servicio de identidad digital o bien, una propuesta de negociación con el ente hacendario para que, dentro del límite de crecimiento anual establecido al TSE, puedan incluirse los recursos necesarios para la atención del servicio de identidad digital.
d. Costo de los requerimientos que debe aportar la institución en equipo para el centro de datos, como para el sitio alterno.
e. Costo para la ampliación o adquisición de enlaces de comunicación.
2- Con base en los datos aportados en el informe, el costo unitario por cédula emitida para la alternativa n.° 2 de Contrato por Servicios presenta un monto máximo de US$5,37 y mínimo de US$2,96 por tarjeta valida emitida, siendo que al utilizar este último, para una producción mensual de 80.000 documentos de identidad, se tendría que cancelar anualmente US$2.841.600, el cual al tipo de cambio de venta en dólares de ₡692,90 definido por el Banco Central de Costa Rica al día 01 de junio de 2022, representa ₡1.968.944.640,00. Para un costo total durante un período de cuatro años de $11.366.400, lo que al tipo de cambio indicado anteriormente representaría una erogación para la institución de ₡7.875.778.560,00.
3- Para el servicio de identidad digital los costos unitarios promedio, indican un precio unitario máximo de US$5,69 y el mínimo en US$1,69, siendo que al utilizar este último, para una producción mensual de 32.508 credenciales digitales, se tendría que cancelar anualmente US$657.310, al tipo de cambio es de ₡455.450.099,00. El costo durante el periodo de contratación de cuatro años sería de $2.629.240, lo cual corresponde a ₡1.821.800.396,00
VI- Recomendación
Con base en las conclusiones antes determinadas y con base al estudio “Estudio Servicio Integral para la Emisión de Documentos de Identidad”, se recomienda lo siguiente:
1- Que se implemente la modalidad de contrato de servicios por demanda, por la cantidad de documentos válidamente emitidos, para el servicio integral para la emisión de documentos de identidad (cédulas de identidad y TIM) considerando que resulta de mejor conveniencia para la institución, dado que de la experiencia que se tiene del contrato actual que finaliza en el año 2024, ha resultado de provecho para la institución.
2- Que proceda la DGET a determinar si se cuenta con el equipo que se indica tanto para la sede regional (sitio secundario), como para el centro de datos, o si es necesario realizar la adquisición de estos, de acuerdo a lo establecido en el informe. Así como si se cuenta con los requerimientos y espacio para la instalación de los equipos tanto en el centro de datos, como en el sitio alterno.
3- Que la Sección de Ingeniería y Arquitectura en coordinación con la Dirección General del Registro Civil, ratifique la designación de la oficina regional de Heredia como el sitio secundario de impresión, que elabore un plan de trabajo y estime los costos asociados para el acondicionamiento de la oficina regional, lo cual deberá estar finalizado antes del segundo semestre del año 2024.
4- Que, de previo a tomar la decisión de implementar el servicio de identidad digital, el Departamento Legal efectúe un análisis jurídico de su procedencia y las implicaciones de su incorporación en la identificación de los ciudadanos costarricenses.
5- Con base en el análisis realizado por el Departamento Legal, de aprobarse la implementación de la identificación digital dentro de la alternativa de contrato por servicios, que proceda el Departamento de Comercialización de Servicios a realizar un plan de negocio donde se estime la demanda para la emisión de los documentos de identidad digital, así como posibles alternativas de financiamiento para el servicio, entre los que se encuentre el posible cobro del servicio.
6- Que la Dirección Ejecutiva proceda a incluir en el Anteproyecto de Presupuesto 2024 el monto de ₡1.968.944.640,00 (US$2.841.600) correspondiente al primer año contractual de la alternativa recomendada. En caso de que, de acuerdo a lo informado por el Departamento Legal y la DGET, el Superior acuerde la incorporación de la identificación digital, se deberá adicionar el monto correspondiente a dicho servicio que, en principio corresponde a ₡455.450.099,00 por año (US$657.310).".
Se dispone: De previo a resolver, en el plazo de tres días hábiles, proceda el Departamento Legal a informar respecto de si la identificación digital se puede catalogar como un servicio no esencial y jurídicamente viable. ACUERDO FIRME.
F) Aprobación de informe sobre estudio de dedicación exclusiva de puesto. De la señora Melissa Bagnarello Chaves, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-1376-2022 del 16 de junio de 2022, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo tercero de la sesión ordinaria n.° 59-2022, celebrada el 16 de junio de 2022 por el Tribunal Supremo de Elecciones, en el que se aprobó el informe para incorporar el puesto n.° 90223, Administrador/a de Base de Datos (clase Profesional Ejecutor 3), ubicado en la Sección de Infraestructura Tecnológica, al régimen de dedicación exclusiva.
Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA.