ACTA N.º 16-2022
Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las trece horas treinta minutos del veintinueve de marzo de dos mil veintidós, con asistencia de los señores Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones –quien preside–; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; Franklin Mora González, Director Ejecutivo; Héctor Enrique Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Ileana Cristina Aguilar Olivares, Directora General a. i. del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica.
ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.
A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.
ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.
A) Informe de seguimiento n.° SRICI-01-2022, a las recomendaciones comunicadas en los informes de control interno ICI-03-2017 e ICI-05-2017. De la señora Nidia Elvira Aguilar Acuña, Auditora Interna a. i., se conoce oficio n.° AI-088-2022 del 21 de marzo de 2022, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:
"Esta Unidad de Control, como parte de las competencias legales, debe implementar y desarrollar un programa de seguimiento de las recomendaciones de los diferentes tipos de informes que emite este Despacho; así como, de las acciones ordenadas por la Administración producto de los servicios de auditoría y servicios preventivos, a fin de asegurar su debida atención por ésta.
Esto de conformidad con lo mencionado en el artículo 36 de la Ley General de Control Interno, la cual destaca:
“Artículo 36.—Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados (…)”
Sobre lo anterior, con el propósito de que se dispongan las acciones pertinentes, respetuosamente, me permito remitirle el documento denominado: Informe de seguimiento n.° SRICI-01-2022, a las recomendaciones comunicadas en los informes de control interno ICI-03-2017 e ICI-05-2017”.
En ese contexto, mucho le agradeceré disponer de las acciones correspondientes e informar a esta Unidad de Fiscalización lo que se resuelva, en el curso de los quince días hábiles siguientes a su recibo.".
Se dispone: Para su estudio e informe, el cual habrá de rendirse en el plazo de cuatro días hábiles, pase a las Direcciones Generales del Registro Civil y de Estrategia Tecnológica. ACUERDO FIRME.
B) Estudio administrativo para la transformación de la plaza n.° 368819. Del señor Franklin Mora González, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-0846-2022 del 21 de marzo de 2022, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual remite estudio administrativo para la transformación de la plaza n.° 368819 del Departamento de Financiamiento de Partidos Políticos y con fundamento en una serie de consideraciones literalmente recomienda:
"9. Recomendaciones
9.1 Que se transforme el puesto n.° 368819, de manera que pase de su clasificación actual Profesional Ejecutor 2, Profesional Jurídico en Financiamiento, a la clase Profesional Ejecutor 3, puesto Profesional en Derecho 1, lo que cuenta con el criterio técnico del Departamento de Recursos Humanos, y a lo que se le daría contenido presupuestario con cargo al disponible de la coletilla 180 de la subpartida 00101 “Sueldos para cargos fijos” del subprograma 850-02.
9.2 Que la Secretaría General del Tribunal Supremo de Elecciones y el Departamento de Recursos Humanos, preparen el proyecto de redacción de la resolución respectiva, para que se remita a la Dirección General de Presupuesto Nacional, a efecto de que a esta modificación se le dé contenido económico, de manera que pueda regir a partir del 16 de abril de 2022.
9.3 Que la Dirección Ejecutiva se asegure de que la persona que se llegue a proponer para ocupar en propiedad el puesto de Profesional en Derecho 1, cumpla con los requisitos establecidos en el Manual Descriptivo de Clases de Puestos.
9.4 Que el Departamento de Recursos Humanos incluya el seguimiento ocupacional del puesto n.° 368819 dentro de la programación respectiva, con el propósito de verificar que efectivamente se estén ejecutando las labores que motivaron su transformación.
9.5 Que la Dirección Ejecutiva, tome nota para los efectos de la actualización de la Relación de Puestos.".
Se dispone: Elevar al Superior con la recomendación de aprobar. ACUERDO FIRME.
C) Informe sobre consulta formulada respecto de fideicomisos con contratos de arrendamiento. De los señores Franklin Mora González, Director Ejecutivo y Ronny Alexander Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DL-113-2022 del 22 de marzo de 2022, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual remiten informe sobre consulta formulada respecto de fideicomisos con contratos de arrendamiento y con fundamento en una serie de consideraciones literalmente concluyen y recomiendan:
"E. CONCLUSIÓN. Según lo expuesto en el presente informe, actualmente resulta jurídica y materialmente imposible llevar a cabo el fideicomiso que esta institución pretendió constituir con el Banco de Costa Rica, mediante la tramitación de la Contratación Directa n.° 2020CD-000001-0012300001. Para materializarlo, de previo se requeriría que la Asamblea Legislativa emita una ley especial en la que en forma expresa se indique que el Tribunal puede constituir o adquirir deuda pública.
F. RECOMENDACIONES. Se tienen las siguientes:
1. Que la Comisión de Teletrabajo continúe con el proceso de sensibilización y capacitación en la materia que le corresponde, de manera tal que se propicie el ingreso voluntario de las personas funcionarias a dicha modalidad de trabajo.
2. Que la Sección de Ingeniería y Arquitectura, en conjunto con la Comisión de Teletrabajo, propongan al Consejo de Directores, a más tardar en el mes de agosto del corriente, un plan de maximización de espacios físicos en la sede central del TSE, a partir de la adhesión de personas funcionarias al teletrabajo.
3. Que la Sección de Ingeniería y Arquitectura continúe con las gestiones necesarias a fin de que, a más tardar en el mes de junio del corriente, se inicie el proceso de contratación del proyecto constructivo para la nave industrial multiuso, para lo cual deberá coordinar lo respectivo con las instancias involucradas en el proceso, dígase Dirección Ejecutiva y Proveeduría.
4. Que considerando que la planta baja del edificio Plataformas es un área de uso de la Dirección General del Registro Civil, el Director General avale la propuesta presentada en ese informe, en lo que respecta particularmente al uso del espacio de dicha área, actualmente ocioso.
5. En caso de que se avale lo propuesto según el punto anterior, que la Sección de Ingeniería y Arquitectura continúe con la planificación del proyecto de remodelación del espacio en la planta baja del salón de certificaciones, elaborando las especificaciones técnicas para la habilitación de la batería de servicios sanitarios. Además, dicha sección deberá priorizar los proyectos planificados para el año 2023, de manera tal que, a más tardar la primera semana de abril, informe a la Dirección Ejecutiva cuáles de ellos podrán ser atendidos posteriormente, de manera tal que se procuren los recursos necesarios para la remodelación antes indicada.
6. Que se aplique la última prórroga al contrato de arrendamiento del edificio Thor, durante el plazo comprendido entre el 23 de noviembre de 2022 y hasta el 22 de noviembre de 2025, de manera tal que se cuente con el tiempo suficiente para ejecutar las obras de infraestructura que permitan ubicar a las unidades administrativas que actualmente lo ocupan, en los espacios colaborativos que se habilitarían en sede central y nave industrial multiusos.
De conformidad con lo anteriormente expuesto, se deja rendido el presente informe.".
Se dispone: Tener por rendido el informe, cuyas conclusiones y recomendaciones se acogen, con la observación según la cual respecto del punto 5 se analizará salvaguardar la expedición de certificaciones físicas, aún en menor volumen. Asimismo, respecto del punto 6, informe en el plazo de diez días hábiles la Dirección Ejecutiva en conjunto con la Sección de Ingeniería y Arquitectura sobre posibles alternativas antes de decidir la prórroga del indicado contrato. ACUERDO FIRME.
D) Informe sobre las insuficiencias de oferentes en registros de elegibles para puestos de Secretario/a 1, Oficial de Seguridad y Vigilancia y Conductor/a 1. Del señor Ronny Alexander Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DL-114-2022 del 23 de marzo de 2022, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual remite informe sobre las insuficiencias de oferentes en registros de elegibles para puestos de Secretario/a 1, Oficial de Seguridad y Vigilancia y Conductor/a 1 y con fundamento en una serie de consideraciones literalmente concluye y recomienda:
"4. Conclusión y recomendación.
Con base en lo anterior, se concluye que de las propuestas presentadas por el DRH, la que resulta jurídicamente viable es la de ampliar los registros de elegibles para puestos de Secretario/a 1, Conductor/a 1 y Oficial de Seguridad y Vigilancia; de manera que, la recomendación al Consejo de Directores, si así lo considera bajo criterios de conveniencia y oportunidad, es instruir a la citada dependencia para que proceda a ampliar los padrones mediante el reclutamiento de nuevos aspirantes siguiendo los procedimientos establecidos en el RLSRM, por el resto del período de cuatro años de vigencia que aún subsista para cada uno de los registros, conforme a lo indicado en el artículo 29 del RLSRM.".
Se dispone: Tener por rendido el informe, cuyas conclusiones y recomendaciones se acogen. En consecuencia, proceda el Departamento de Recursos Humanos a completar los registros de elegibles conforme a las atribuciones que le otorga la normativa interna, tomando como nuevo período de inscripción, las fechas que se consideren oportunas para realizar las ampliaciones de los tres registros de elegibles, a efectos de atender la demanda requerida y no afectar el servicio de las oficinas. ACUERDO FIRME.
E) Informe sobre estudio de sistema institucional para la gestión documental. Del señor Franklin Mora González, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-0786-2022 del 15 de marzo de 2022, recibido en la Coordinación de este Consejo el 25 de marzo de 2022, mediante el cual remite informe sobre estudio de sistema institucional para la gestión documental y con fundamento en una serie de consideraciones literalmente recomienda:
"VI- Recomendación
Con base en los argumentos antes esbozados, se recomienda lo siguiente:
1- Que se implemente la alternativa de la opción de la adquisición de un software especializado, por medio de un servicio en la nube, bajo un pago anual de la plataforma ePower, a un plazo de 3 años por el monto estimado de ₡348.105.699,74, considerando que resulta de mejor conveniencia para la institución, dado que no requiere de infraestructura tecnológica instalada en el centro de datos del TSE ni de recurso interno para su desarrollo.
2- Que proceda la DGET a determinar si se continua [sic] contratando el mantenimiento de la instalación local para el soporte en sitio del licenciamiento Onpremise/local actual, o sí se consolida dicho licenciamiento con el licenciamiento del servicio en la nube que se contratará, según lo indicado en el informe Estudio Sistema Institucional para la Gestión Documental.
3- Que la DGET gestionen la inclusión de una cláusula contractualmente correspondiente a la finalización de los servicios o la relación contractual donde se indique que, el proveedor deberá entregar la información del cliente en un formato estándar y en los medios de almacenamiento que el cliente le provea a éste. Como se concluye en el Informe Estudio Sistema Institucional para la Gestión Documental.
4- Que la DGET considere la migración de la información, para determinar el tiempo que se requerirá, así como los volúmenes, tareas adicionales, costos y cualquier otro requerimiento que pueda afectar el tiempo de implementación, así como el precio de ésta, de lo cual deberá informar a la brevedad.
5- Que la Dirección Ejecutiva proceda a incluir en el Anteproyecto de Presupuesto 2023 el monto de ₡143.424.295,65 correspondiente al primer año contractual de la alternativa recomendada. En caso de que de acuerdo a lo informado por la DGET el monto varíe, deberá incluirse el monto correspondiente.
6- Que tome nota el Archivo Central de lo recomendado, a fin de que brinde colaboración –en lo que se requiera- durante las etapas subsiguientes.".
Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.
F) Informe relativo a la participación en el proyecto Hacienda Digital para el Bicentenario. De los señores Franklin Mora González, Director Ejecutivo y Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica, se conoce oficio n.° DE-0890-2022 del 24 de marzo de 2022, recibido en la Coordinación de este Consejo el 28 de marzo de 2022, mediante el cual rinden informe relativo a la participación en el proyecto Hacienda Digital para el Bicentenario y con fundamento en una serie de consideraciones literalmente concluyen y recomiendan:
"4. Conclusiones
4.1 El proyecto “Modernizar y digitalizar los Sistemas Tecnológicos del Ministerio de Hacienda conocido como Hacienda Digital para el Bicentenario”, surgió ante recomendaciones de la Contraloría General de la República, con el fin de llevar a cabo mejoras en los sistemas de información del Ministerio de Hacienda, por hallazgos relacionados, entre otros, con la necesidad de modernizar la gestión bajo una visión de organización basada en proceso.
4.2 El objetivo del proyecto “Modernizar y digitalizar los Sistemas Tecnológicos del Ministerio de Hacienda conocido como Hacienda Digital para el Bicentenario”, es facilitar el pago de impuestos, reducir la evasión fiscal, mejorar la eficiencia del gasto, facilitar la gestión de la deuda y convertir la cultura institucional para que se trate a los ciudadanos como un cliente, para lo cual pretenden implementar un sistema que cubra una solución de software integrada que incluya procesos relativos a formulación y gestión presupuestaria; gestión de pagos y recibos; gestión de efectivo; contabilidad (automática y registro); gestión de la deuda; gestión de inversiones públicas; gestión de activos e inventarios; cálculo de nómina y gestión de recursos humanos; y el sistema de contratación.
4.3 El Tribunal Supremo de Elecciones no tiene un sistema propio integrado de administración financiera, ni existen iniciativas estratégicas encaminadas a ello. En la actualidad se utilizan sistemas de información proveídos por el Ministerio de Hacienda, conforme a los lineamientos que rigen sus funcionamientos, tales como autenticación de usuarios, condiciones de uso y operación de los sistemas, controles de acceso, aspectos de conectividad, características mínimas de equipos utilizados para la gestión, cumplimiento de manuales de usuario, entre otros. Dentro de dichos sistemas están: el Sistema Integrado de Gestión de Administración Financiera (SIGAF); Sistema Integrado de Recursos Humanos, Planillas y Pagos (INTEGRA); Sistema de Compras Públicas (SICOP); así como el Sistema de Formulación Presupuestaria, por lo que no resulta ajeno la utilización de sistemas del Ministerio de Hacienda ni el cumplimiento de lineamientos para su uso.
4.4 La implementación del sistema de administración financiera propuesto por el Ministerio de Hacienda podría beneficiar la gestión institucional con respecto a la gestión de inventarios a cargo del Departamento de Proveeduría, así como al Departamento de Contaduría con respecto al cumplimiento de las NICSP.
4.5 La naturaleza del proyecto, en los términos expuestos, está orientada a aspectos administrativos – financieros, de las materias propias de los ámbitos de acción de la Dirección Ejecutiva, Dirección General de Registro Electoral y los Departamentos de Recursos Humanos, Proveeduría y Contaduría.
4.6 Aun cuando se desconocen los alcances y responsabilidades del convenio que deberán firmar las partes, se infiere que la eventual suscripción no implicaría señalamiento alguno o condición particular que comprometa la gestión institucional por el uso del nuevo sistema, en especial porque se trata de una integración de sistemas de manera que éste abordaría elementos estrictamente vinculados con las responsabilidades de los usuarios en la utilización del nuevo sistema, tal y como en la actualidad existen responsabilidades por el uso de los actuales sistemas.
5. Recomendaciones
5.1 Que el Tribunal Supremo de Elecciones externe al Ministerio de Hacienda la anuencia de participar en el proyecto Modernizar y digitalizar los Sistemas Tecnológicos del Ministerio de Hacienda conocido como Hacienda Digital para el Bicentenario”, en tanto esta Administración será usuaria del sistema nuevo que están construyendo, relacionado con el sistema de información de gestión de las finanzas públicas.
5.2 Que se designe como contraparte institucional ante el Ministerio de Hacienda, a las personas que, por razón de sus roles, definan las jefaturas de la Dirección Ejecutiva, Dirección General de Registro Electoral y los Departamentos de Recursos Humanos, Proveeduría y Contaduría, lo que deberán comunicar a la brevedad. Asimismo, que tome nota la DGET del eventual apoyo técnico que pudiera requerir la contraparte institucional.
5.3 Que para la valoración correspondiente por parte del Departamento Legal del Tribunal Supremo de Elecciones, se solicite al Ministerio de Hacienda detallar el alcance, la posibilidad de ajustes particulares del sistema -a la luz de la Ley de Empleo Público- y responsabilidades a contraer por el TSE, con ocasión del convenio a suscribirse para participar en el desarrollo del proyecto.".
Se dispone: 1. Incorporar al orden del día. 2.- Elevar a consideración del Superior con la recomendación de aprobar. ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA.
A) Contrato adicional del trámite n.° 2019CD-000137-0012300001, “Migración de contrato n.° 1997-401008 de contratación 1997LN-000001-85001 Alquiler oficina Regional de San Ramón”. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-0091-2022 Sustituir del 21 de marzo de 2022, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:
"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores de este Tribunal la recomendación para aplicar un contrato adicional, conforme al siguiente detalle:
|
N.° de Partida |
Objeto |
Nombre de la sociedad |
Monto -incluye I.V.A-* |
|
1 |
Contrato adicional N° 2019CD-000137-0012300001 “Migración de contrato N°1997-401008 de contratación 1997LN-000001-85001
Alquiler oficina Regional de San Ramón.” |
Colchonería Alfonso Santamaría S.A. |
¢
23.646.252,141 |
*Monto que muestra SICOP
En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, de la Administradora del Contrato, señora Mariana Gómez Bolaños, de la Contraparte Técnica señor Alcides Chavarría Vargas, Jefe de Coordinación de Servicios Regionales y de la Auditoría Interna
Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).
Quedo atento a lo que se estime disponer.".
Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.
B) Modificación unilateral del contrato n.° 2021CD-000056-0012300001, “Empresa de comunicación para la campaña electoral 2022”. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-0099-2022 del 28 de marzo de 2022, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:
"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores de este Tribunal la recomendación para aplicar una modificación unilateral del contrato en apego y cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 208 del RLCA, conforme al siguiente detalle:
|
Partida |
Trámite en SICOP |
Objeto |
Contratista |
Monto de la modificación (incluye IVA) |
|
1 |
2021CD-000056-0012300001 (Contrato 0432021004000113,
solicitud modificación 1072022003100004) |
EMPRESA DE COMUNICACIÓN PARA LA CAMPAÑA ELECTORAL
2022 |
H W P
Costa Rica C. A. Sociedad Anónima |
₡1.204.580,00 |
En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Administradora del Contrato, señora Mariana Gómez Bolaños, de la contraparte técnica, señora Andrea Fauaz Hirsch y de la Auditoría Interna.
Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).
Quedo atento a lo que se estime disponer.".
Se dispone: 1. Incorporar al orden del día. 2.- Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.
A las catorce horas diez
minutos terminó la sesión.
Erick Adrián Guzmán Vargas Luis Antonio Bolaños Bolaños
Franklin Mora González Héctor Enrique Fernández Masís
Ileana Cristina Aguilar Olivares Xenia Guerrero Arias