ACTA N.º 50-2021

 

 

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las trece horas treinta minutos del diecinueve de octubre de dos mil veintiuno, con asistencia de los señores Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones –quien preside–; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; Franklin Mora González, Director Ejecutivo; Héctor Enrique Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Ileana Cristina Aguilar Olivares, Directora General a. i. del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica.

 

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyeron y aprobaron las actas de las sesiones ordinaria y extraordinaria inmediatas anteriores.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Requerimientos de servicios de auditoría para el Plan Anual de Trabajo de 2022. De la señora Nidia Elvira Aguilar Acuña, Auditora Interna a. i., se conoce oficio n.° AI-276-2021 del 7 de octubre de 2021, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En observancia a lo dispuesto en la Ley General de Control Interno, artículo n.°22, inciso f), y las Normas para el Ejercicio de la Auditoría en el Sector Público1 numeral 2.2 que, dispone como parte de las competencias de las auditorías internas, la preparación de sus planes de trabajo, de conformidad con los lineamientos instituidos por el Ente de Fiscalización Superior y la planificación estratégica, en razón de lo anterior, esta Auditoría está elaborando su Plan Anual de Trabajo correspondiente al 2022, por lo que con el propósito de contribuir a la mejora continua y agregar valor a los procesos institucionales, se le solicita atentamente informar si existe dentro de ese estimable Órgano Colegiado bajo su coordinación, alguna necesidad específica que la Auditoría en el marco de sus competencias pueda atender.

Cabe señalar que, para la formulación de sus necesidades de servicios de auditoría, se deberá considerar al menos: los objetivos estratégicos Institucionales, los objetivos y la evaluación de riesgo de las unidades administrativas bajo su cargo, el Plan anual Operativo entre otros. Por otra parte, la Auditoría al conformar y atender su plan, estimará la dotación de los recursos existentes y será proporcionado frente a las condiciones imperantes en la Institución y consonante con las regulaciones dispuestas por los órganos competentes sobre el particular2.

Por lo señalado supra, mucho se le agradecerá que, en un plazo no mayor a cinco días posteriores a la recepción de esta nota, comuniquen sus necesidades de servicios, las cuales serán valoradas para su eventual inclusión en el citado Plan.".

Se dispone: Este Consejo agradece los valiosos esfuerzos de la Auditoría Interna, no teniendo, en esta ocasión, tema en particular para su atención. ACUERDO FIRME.

B) Informe de valoración cuatrimestral de los Acuerdos de Niveles de Servicio (SLA). De la señora Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica, se conoce oficio n.° DGET-307-2021 del 11 de octubre de 2021, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En atención al oficio n° CDIR-67-2021 del 02 de marzo de 2021, adjunto el informe denominado Valoración sobre los acuerdos de nivel de servicio (SLA), correspondiente al periodo que comprende los meses de junio a setiembre del presente año.

Cabe destacar que producto de los controles establecidos, la efectividad de los acuerdos de nivel de servicio durante el periodo estudiado se ha mantenido en un 97%. El SLA que mayor cantidad de solicitudes recibe (99,9%) es el que atiende los incidentes y requerimientos de TI y para el cuatrimestre en valoración aumentó su efectividad global a un 98%.".

Se dispone: Tener por rendido el informe. Continúese informando sobre el particular.  ACUERDO FIRME.

C) Acción recursiva contra acuerdo del Consejo de Directores. De la señora Mariana Gómez Bolaños, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-2373-2021 del 12 de octubre de 2021, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Por encargo superior, para su atención, se remite oficio n.° CS-170-2021 del 11 de octubre de 2021, recibido en la misma fecha en la Secretaría General de este Tribunal, suscrito por el señor Max Solórzano Alvarado, Contralor de Servicios, relativo a una acción recursiva interpuesta contra un acuerdo adoptado por ese órgano colegiado el cual usted preside.".

Se dispone: Díctese la correspondiente resolución. ACUERDO FIRME.

D) Cumplimiento de recomendación 4.9 del informe de control interno n.° ICI-08-2020, relativo a la evaluación de los controles establecidos en el Programa de Transporte Electoral, del proceso de elecciones municipales 2020. De la señora Sandra Mora Navarro, Secretaria General de la Dirección Ejecutiva, se conoce oficio n.° DE-2718-2021 del 12 de octubre de 2021, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual, en relación con el cumplimiento de la recomendación 4.9 del informe de control interno n.° ICI-08-2020, relativo a la evaluación de los controles establecidos en el Programa de Transporte Electoral, del proceso de elecciones municipales 2020, remite propuesta de reforma al Instructivo sobre el uso de la tarjeta para compra de combustible.

Se dispone: Para su estudio e informe, en el plazo de diez días hábiles, pase al Departamento Legal. ACUERDO FIRME.

E) Informe de seguimiento n.° SRICI-21-2021, sobre las acciones de mejora pendientes de implementar comunicadas en el informe n.° SRICI-11-2018, relativo a las sumas pagadas de más en el Tribunal Supremo de Elecciones (ICI-02-2016). De la señora Nidia Elvira Aguilar Acuña, Auditora Interna a. i., se conoce oficio n.° AI-288-2021 del 13 de octubre de 2021, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Esta Unidad de Control, como parte de las competencias legales, debe implementar y desarrollar un programa de seguimiento de las recomendaciones de los diferentes tipos de informes que emite este Despacho, así como de las acciones ordenadas por la Administración producto de los servicios de auditoría y servicios preventivos, a fin de asegurar su debida atención por ésta.

Esto de conformidad con lo mencionado en el artículo 36 de la Ley General de Control Interno, la cual destaca:

“Artículo 36.—Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados (…)”

Sobre lo anterior, con el propósito de que se dispongan las acciones pertinentes, respetuosamente me permito remitirle adjunto el documento denominado: “Informe de seguimiento n.º SRICI-21-2021, sobre las acciones de mejora pendientes de implementar comunicadas en el informe n.° SRICI-11-2018, relativo las sumas pagadas de más en el Tribunal Supremo de Elecciones (ICI-02-2016).”.

En ese contexto y de conformidad con los resultados obtenidos con motivo de la presente evaluación, esta Auditoría Interna respetuosamente se permite recomendar a ese estimable Órgano Colegiado, que se giren las instrucciones correspondientes, con el propósito de que se pongan en práctica la recomendación que aún se encuentran como: parcialmente cumplida. Lo anterior, de conformidad con lo que establece el párrafo cuarto del artículo 39 de la Ley General de Control Interno, n.° 8292.".

Se dispone: Para su estudio e informe, en el plazo de siete días hábiles, pase a la Dirección Ejecutiva. ACUERDO FIRME.

F) Informe de seguimiento n.° SRIEE-22-2021, de la advertencia n.° AD-02-2019 sobre eventual conflicto de intereses. De la señora Nidia Elvira Aguilar Acuña, Auditora Interna a. i., se conoce oficio n.° AI-289-2021 del 13 de octubre de 2021, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Esta Auditoría Interna como parte de sus competencias, debe implementar y desarrollar un programa de seguimiento de las recomendaciones emitidas en los diferentes tipos de informes que emite este Despacho; así como, de las acciones de mejora ordenadas por la Administración producto de los servicios de auditoría y preventivos, a fin de asegurar su debida atención por ésta.

Sobre lo anterior, con todo respeto, me permito remitirle el documento denominado: “Informe de seguimiento n.º SRIEE-22-2021, de la Advertencia n.°AD-02-2019 sobre eventual conflicto de intereses.”

En relación con las recomendaciones giradas por esta Auditoría Interna mediante el informe de repetida cita, el 100 % fueron atendidas por parte de la Administración Activa, de lo que se desprende la necesidad de dar por finalizado el seguimiento de la advertencia n.° AD-02-2019; por lo tanto, se procede con el cierre de dicho oficio de advertencia.".

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

G) Modificaciones al Plan de Trabajo de la Auditoría Interna 2021. De la señora Melissa Bagnarello Chaves, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-2422-2021 del 14 de octubre de 2021, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo tercero de la sesión ordinaria n.° 88-2021, celebrada el 14 de octubre de 2021 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo a modificaciones al Plan de Trabajo de la Auditoría Interna 2021.

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

H) Propuesta de devolución presupuestaria al Ministerio de Hacienda. De la señora Melissa Bagnarello Chaves, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-2430-2021 del 14 de octubre de 2021, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo sexto de la sesión ordinaria n.° 88-2021, celebrada el 14 de octubre de 2021 por el Tribunal Supremo de Elecciones, en el que se aprobó la propuesta de devolución presupuestaria al Ministerio de Hacienda.

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

I) Contratación para el servicio de reclutamiento y selección para el puesto de jefe/a del Departamento de Recursos Humanos. De la señora Melissa Bagnarello Chaves, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-2437-2021 del 15 de octubre de 2021, recibido en la Coordinación de este Consejo el 18 de octubre de 2021, mediante el remite el oficio n.° DE-2812-2021 del 15 de octubre de 2021, suscrito por el señor Franklin Mora González, Director Ejecutivo, relativo a la contratación para el servicio de reclutamiento y selección para el puesto de jefe/a de Recursos Humanos.

Se dispone: Aprobar conforme se solicita. ACUERDO FIRME.

J) Informe contentivo del informe de control interno n.° SRICI-19-2021, sobre las recomendaciones contenidas en el informe de auditoría n.° IES-004-2019. De la señora Sandra Mora Navarro, Secretaria General de la Dirección Ejecutiva, se conoce oficio n.° DE-2817-2021 del 18 de octubre de 2021, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual se refiere al informe de control interno n.° SRICI-19-2021, sobre las recomendaciones contenidas en el informe de auditoría n.° IES-004-2019 y adjunta cronograma de actividades para el cumplimiento de recomendaciones.

Se dispone. 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Tener por rendido el informe y aprobar las acciones planteadas por la Dirección Ejecutiva, de conformidad con el cronograma de cumplimiento propuesto. Hágase de conocimiento de la Auditoría Interna. ACUERDO FIRME.

K) Solicitud de audiencia para presentación del “Informe sobre Estudio especial de auditoría relativo a la evaluación de la conectividad del Edificio Electoral.” De la señora Nidia Elvira Aguilar Acuña, Auditora Interna a. i., se conoce oficio n.° AI-297-2021 del 18 de octubre de 2021, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En concordancia con lo establecido en las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, Aparte n.° 205, denominado,” Comunicación de Resultados”, inciso 08, atentamente le solicito, nos conceda audiencia en los próximos días, para la presentación del “Informe sobre Estudio especial de auditoría relativo a la evaluación de la conectividad del Edificio Electoral.”(…)".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Aprobar conforme se solicita, fijando para el efecto las 13:45 horas del martes 26 de octubre de 2021. ACUERDO FIRME.

L) Obligatoriedad de la vacuna contra COVID-19, a todos los funcionarios del sector público. En virtud del Decreto Ejecutivo n.° 43249-S, del siete de octubre de dos mil veintiuno, publicado en el Alcance n.° 206 a La Gaceta n.° 196 el día doce de octubre de dos mil veintiuno, mediante el cual se establece la obligatoriedad de la vacuna contra COVID-19, a todos los funcionarios del Sector Público.

Se dispone: Para su estudio e informe, en el plazo de 10 días hábiles, pase al Departamento Legal. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA.

A) Adjudicación de trámite n.° 2021LA-000027-0012300001, “Compra de tóner”. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-0620-2021 del 18 de octubre de 2021, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación de adjudicación, conforme al siguiente detalle:

Líneas	Objeto	Adjudicatario	Monto de adjudicación (incluye I.V.A.)
1, 4, 5, 6, 7, 8, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16 y 17	Tóner para impresoras Xerox  y Lexmark (color negro, amarillo, cyan, magenta)	Maxiprint Sociedad Anónima	$20.212,1066*
18, 19 y 20	Tóner para impresoras Xerox (color cyan, magenta y amarillo)	Productive Business Solutions (Costa Rica) Sociedad Anónima	$2.224,0208*
21	Tóner para impresora Xerox (color negro)	Consorcio Rebi Sociedad Anónima	$1.180,85*

*Monto que refleja SICOP

 

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, de la señora Herminda Morales Arroyo en calidad de Administradora del Contrato, de la señora Hellen Victoria Ruiz Moya, contraparte técnica, así como de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.".

Se dispone: Aprobar conforme se solicita. ACUERDO FIRME.

B) Adjudicación de trámite n.° 2021LA-000025-0012300001, “Impermeabilización de tanques de agua en el TSE”. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-0622-2021 Sustituir del 18 de octubre de 2021, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores de este Tribunal la recomendación de adjudicación para la contratación del servicio de impermeabilización de tres tanques de agua, conforme al siguiente detalle:

N° de Partida	Objeto	Empresa	Monto -IVA incluido-
1	IMPERMEABILIZACIÓN DE TANQUES DE AGUA EN EL TSE	Aditec Químicos e Instalaciones Sociedad Anónima	$53.074,179

 

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Dirección Ejecutiva, de la Administradora del Contrato, del Departamento Legal, la señora Herminda Morales Arroyo, del funcionario Oscar Roldán Abellán, contraparte técnica y de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.".

Se dispone: Aprobar conforme se solicita. ACUERDO FIRME.

C) Adjudicación de trámite n.° 2021LA-000031-0012300001, “Servicio de traslado de documentos de identidad a los consulados de Costa Rica al extranjero”. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-0621-2021 -SUSTITUIR- del 18 de octubre de 2021, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores de este Tribunal la recomendación de adjudicación para la contratación del servicio de traslado de documentos de identidad al extranjero, conforme al siguiente detalle:

N° de Partida	Objeto	Empresa	Monto -IVA incluido-
1	SERVICIO DE TRASLADO DE DOCUMENTOS DE IDENTIDAD A LOS CONSULADOS DE COSTA RICA AL EXTRANJERO	CORREOS DE COSTA RICA SOCIEDAD ANONIMA	¢ 215.039,00*

*Sumatoria del precio en colones de las 7 zonas definidas en el cartel por servicio de envío de medio kilo.

 

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Dirección Ejecutiva, de la Administradora del Contrato, señora Herminda Morales Arroyo, del funcionario Jesús Barboza Retana, contraparte técnica y de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.".

Se dispone: Aprobar conforme se solicita. ACUERDO FIRME.

D) Readjudicación de trámite n.° 2021CD-000193-0012300001, “Servicio de envío y recepción de material y documentación electoral desde y hacia el extranjero”. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-0618-2021 del 18 de octubre de 2021, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual rinde informe sobre la Contratación Directa n.° 2021CD-000193-0012300001, “Servicio de envío y recepción de material y documentación electoral desde y hacia el extranjero” y con fundamento en una serie de consideraciones literalmente recomienda:

"Así las cosas, dadas las anteriores consideraciones y el resumen que el sistema muestra en la pantalla “Detalles de la solicitud de verificación” en el botón “ver la pantalla de la información relacionada”, donde encontrará el informe de la recomendación de readjudicación, tras la revisión oficiosa. En virtud del cumplimiento legal y técnico, la Proveeduría recomienda al Consejo de Directores readjudicar de la siguiente forma:

Partida 1, AGENCIA ADUANAL SAMESA SOCIEDAD ANONIMA, cédula jurídica 3101093323, SERVICIO DE ENVÍO Y RECEPCIÓN DE MATERIAL Y DOCUMENTACIÓN ELECTORAL DESDE Y HACIA EL EXTRANJERO (Cuba-La Habana) ver anexo 1 de este oficio, precio por kilogramo para importación o exportación $ 180,80 (ciento ochenta dólares con ochenta centavos, siendo el mismo monto para la importación como para la exportación).

Partida 2: CORREOS DE COSTA RICA SOCIEDAD ANONIMA, cédula jurídica 3-101- 227869, SERVICIO DE ENVÍO Y RECEPCIÓN DE MATERIAL Y DOCUMENTACIÓN ELECTORAL DESDE Y HACIA EL EXTRANJERO (demás destinos solicitados en el cartel) ver anexo 2 y 3 de este oficio, precio por kilogramo (sumatoria de los costos para importación y exportación) ₡ 9.017.964,40 (nueve millones diecisiete mil novecientos sesenta y cuatro colones con cuarenta céntimos).

Esta recomendación se perfila en la consideración del peso base (un kilogramo en ambas partidas), sin embargo, la Administración cancelará el peso real de cada envío según los montos indicados para cada país cotizados en el anexo adjunto a la oferta, para lo cual los responsables de la ejecución contractual, realizarán las diligencias pertinentes para ejecutar un control cruzado a la hora de autorizar los pagos convenidos en las condiciones cartelarias.

El plazo máximo para readjudicar vence el 02 de noviembre de 2021.

En caso de que el Consejo de Directores avale esta recomendación, salvo mejor criterio, deberá instruirse lo siguiente:

• Que la Proveeduría solicite la garantía de cumplimiento y cancelación de las especies fiscales que correspondan y proceda con los pasos siguientes en el sistema SICOP.

• Que las Direcciones Ejecutiva y del Registro Electoral tomen nota del compromiso presupuestario que se adquiere pues parte del pago se realizará durante el próximo año.

• Que la Administradora del Contrato y la Contraparte Técnica coordinen lo pertinente para efectos de los pagos según consumo de envío y recepción de la documentación electoral, para así gestionar de ser necesario mayor presupuesto o bien alguna devolución parcial por no requerirla.

• De aprobarse esta recomendación, sugiero hacerla del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección General del Registro Electoral, de la señora Herminda Morales Arroyo en calidad de Administradora del Contrato, de la señorita María Fernanda Sequeira Rojas, contraparte técnica y de la Auditoría Interna.

• Que resulta oportuno indicar, que contra la adjudicación que se llegue a acordar no se admitirá recurso alguno conforme a lo establecido en el artículo 304 del Código Electoral.".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

A las catorce horas terminó la sesión.