ACTA N.º 45-2021
Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las trece horas treinta minutos del veintiuno de setiembre de dos mil veintiuno, con asistencia de los señores Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones –quien preside–; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; Sandra Mora Navarro, Secretaria General de la Dirección Ejecutiva, en representación del señor Franklin Mora González, Director Ejecutivo; Héctor Enrique Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Ileana Cristina Aguilar Olivares, Directora General a. i. del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica.
ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.
A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.
ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.
A) Plan de trabajo para el mantenimiento, modernización y ajuste de la red de comunicación institucional. Del señor Richard Poveda Solórzano, Jefe de la Oficina de Seguridad Integral, se conoce oficio n.° SI-082-2021 del 14 de setiembre de 2021, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual remite el plan de trabajo para el mantenimiento, modernización y ajuste de la red de comunicación institucional.
Se dispone: Para su atención, pase a la Dirección Ejecutiva y a la Comisión institucional para la revisión del sistema de circuito de cámaras y de tecnologías de radiocomunicación. ACUERDO FIRME.
B) Asesoría respecto a la elaboración, aprobación, divulgación y aplicación de un marco de gestión de las Tecnologías de Información y Comunicación –MGTIC-. De la señora Nidia Elvira Aguilar Acuña, Auditora Interna a. i., se conoce oficio n.° AI-260-2021 del 14 de setiembre de 2021, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual remite asesoría respecto a la elaboración, aprobación, divulgación y aplicación de un Marco de gestión de las Tecnologías de Información y Comunicación.
Se dispone: Para lo de sus cargos, pase a las Direcciones Ejecutiva, General de Estrategia Tecnológica y al Departamento Legal. ACUERDO FIRME.
C) Informe contentivo sobre informe de control interno n.° SRIEE-15-2021, sobre las recomendaciones contenidas en el informe de auditoría n.° IES-002-2019. De la señora Marilyn Bravo Cordero, Secretaria General a. i. de la Dirección Ejecutiva, se conoce oficio n.° DE-2316-2021 del 14 de setiembre de 2021, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual se refiere al informe de seguimiento n.° SRIEE-15-2021, sobre las recomendaciones contenidas en el informe de auditoría n.° IES-002-2019 y adjunta cronograma de actividades para el cumplimiento de recomendaciones.
Se dispone: Tener por rendido el informe y aprobar las acciones planteadas por la Dirección Ejecutiva, de conformidad con el cronograma de cumplimiento propuesto. Hágase del conocimiento de la Auditoría Interna. ACUERDO FIRME.
D) Cronograma para la elaboración de Norma de gestión y control de las TIC. De la señora Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica, se conoce oficio n.° DGET-280-2021 del 16 de setiembre de 2021, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual remite cronograma para la elaboración de la Norma de gestión de las tecnologías de información y comunicación.
Se dispone: Hágase de conocimiento de la Auditoría Interna. ACUERDO FIRME.
E) Solicitud para convocar a los funcionarios y funcionarias electorales a llevar curso Ciudadanía Digital Responsable. De la señora Ileana Cristina Aguilar Olivares, Directora General a. i. del Instituto de Formación y Estudios en Democracia, se conoce oficio n.° IFED-276-2021 del 16 de setiembre de 2021, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:
"Reciba un cordial saludo, con ocasión de solicitar sus buenos oficios, para someter a consideración del Consejo de Directores lo siguiente:
El Tribunal Supremo de Elecciones está haciendo un esfuerzo de capacitación dirigido a la ciudadanía, sobre el uso responsable de las redes sociales y la vivencia de los valores democráticos en el entorno digital. Como funcionarios electorales, es importante que nos capacitemos sobre este tema, a fin de ser consecuentes con los valores que procuramos inculcar a la ciudadanía. En ese sentido, nos permitimos proponer que en cada dependencia institucional se asignen dos funcionarios por mes para que lleven el referido curso, a partir de octubre de 2021. La inversión de tiempo es de cuatro horas, que pueden ser cumplidas a lo largo de treinta días.
De aceptarse lo citado, sugerimos hacer un rol por mes, en el que se definan las personas que lo llevarán por Dirección, a fin de dar el seguimiento respectivo internamente.".
Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.
F) Atención de recomendación n.° 4.5 del informe de control interno n.° ICI-16-2020 relativo al uso de vehículos institucionales. De la señora Marilyn Bravo Cordero, Secretaria General a. i. de la Dirección Ejecutiva, se conoce oficio n.° DE-2361-2021 del 17 de setiembre de 2021, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual, en relación con la recomendación 4.5 del informe de control interno n.° ICI-16-2020 relativo al uso de vehículos institucionales, remite el documento denominado “Estudio Técnico- Bodega de suministros y Repuestos realizado en la Unidad de Transportes”, en el que literalmente recomienda:
"2. Recomendaciones
1. Por conveniencia institucional, se recomienda mantener el manejo y control de la bodega a cargo de la Sección de Servicios Generales en vista de los beneficios antes descritos, son bienes que fueron obtenidos mediante el mecanismo de contratación o bien requisiciones, de manera que salieron del inventario de Suministros de la Proveeduría para consumo interno.
2. Que el Departamento de Proveeduría y la Sección de Servicios Generales procuren reducir la cantidad de códigos y unidades presentes en la bodega de Transportes, de forma que se actualice la cantidad necesaria a almacenar, fundamentándose en puntos de reorden calculados de acuerdo al consumo.
3. Que el Departamento de Proveeduría continúe rechazando las requisiciones de las Oficinas Regionales exclusivamente relacionadas con solicitudes para dar mantenimiento a motocicletas, de tal manera que, en primera instancia sean atendidas con los insumos de la bodega de transportes, unidad encargada de dar soporte técnico a las mismas (SGT-IT03-V.01), acción que también contribuye a reducir la cantidad de stock almacenado. De no contar con existencia en la citada bodega, se procederá a tramitar lo respectivo ante Proveeduría.
4. Que se actualice el manual de procedimientos de la Sección de Servicios Generales, a fin de que se incluyan los procedimientos necesarios para que se respalde y estandarice la gestión de controlar la bodega de consumibles y repuestos.
5. Que la Jefatura de la Sección de Servicios Generales como contraparte y superior inmediato realice seguimiento y revisión de la información reportada y presentada mes a mes por la Unidad de Transportes, instaurando los mecanismos necesarios para coadyuvar en el Control de la Bodega generando pruebas aleatorias de los artículos.
6. Que el Departamento de Proveeduría en conjunto con la Unidad de Almacenamiento de las Brisas, brinden asesoría a Transportes en cuanto a orden, rotulación, ubicación y señalización de los artículos almacenados, de manera que se garanticen controles conforme a los estándares manejados por dicha Proveeduría.
7. Que la Unidad de Transportes, realice una limpieza de artículos que no están siendo utilizados o consumidos de manera ordinaria, evitando que los que no rotan frecuentemente provoquen acumulación de inventario no deseado (devolución al Almacén de las Brisas, 25v.02 Prov.).
8. Que el Departamento de Proveeduría genere, mediante el sistema SIP, los nuevos códigos necesarios para recibir aquellos artículos sin rotación en la bodega de consumibles y repuestos.
9. Que la Unidad de Transportes solicite al Departamento de Tecnología de Información y Comunicaciones, para valorar el desarrollo de un sistema de información que permita gestionar de manera eficiente la bodega, entretanto, que la Dirección Ejecutiva facilite un formato apropiado con sus respectivas fórmulas para el control de la bodega, de forma tal que Transportes asegure la precisión de lo almacenado (ubicación, cantidades, movimientos), mostrando trazabilidad de lo ingresado y retirado durante el mes.
10. Que la Unidad de Transportes reporte mes a mes al encargado de la Sección de Servicios Generales, además del informe de control mensual y boletas de salida, una copia de las requisiciones o ingresos de artículos, siendo así conocidos no solo los movimientos de salida sino también los de entrada.
11. Que Transportes realice como mínimo 2 veces al año el levantamiento del inventario general de los consumibles y repuestos almacenados, notificando y justificando en caso de existir las diferencias a la Dirección Ejecutiva.
12. Que, con la guía y apoyo técnico de la Dirección Ejecutiva, la Unidad de Transporte aplique algunos de los métodos descritos para la adecuada administración del inventario.
13. En caso de mantenerse la administración de la bodega en manos del actual responsable, que el departamento de Proveeduría actúe como contraparte de control, en función de los atributos de “vigilancia y fiscalización” concedidos por norma y como órgano líder en la materia, interponiendo sus buenos oficios a fin de velar por la excelencia en la custodia y almacenamiento de dichas mercancías.".
Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. Hágase de conocimiento de la Auditoría Interna. ACUERDO FIRME.
G) Respuesta a oficio n.° CDIR-0339-2021. De la señora Andrea Vanessa Fauaz Hirsch, se conoce oficio n.° DCRP-131-2021 del 20 de setiembre de 2021, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:
"En referencia al oficio CDIR-0339-2021, el DCRP recomienda una estrategia de comunicación reactiva. En caso de que surjan dudas o consultas de parte de investigadores, sean estos académicos o de medios de comunicación, por citar algunos ejemplos, será de suma relevancia:
· En primera instancia, explicar qué sucedió y qué ocasionó las diferencias en las cifras de las bases de datos.