ACTA N.º 43-2021

 

 

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las trece horas treinta minutos del siete de setiembre de dos mil veintiuno, con asistencia de los señores Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones –quien preside–; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; Franklin Mora González, Director Ejecutivo; Héctor Enrique Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Ileana Cristina Aguilar Olivares, Directora General a. i. del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica.

 

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Remisión de Informe de seguimiento n.° SRIEE-14-2021, sobre las recomendaciones contenidas en el informe de auditoría n.° IES-003-2017. De la señora Nidia Elvira Aguilar Acuña, Auditora Interna a. i., se conoce oficio n.° AI-246-2021 del 30 de agosto de 2021, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Esta Auditoría Interna como parte de sus competencias, debe implementar y desarrollar un programa de seguimiento de las recomendaciones emitidas en los diferentes tipos de informes que emite este Despacho; así como, de las acciones de mejora ordenadas por la Administración producto de los servicios de auditoría y preventivos, a fin de asegurar su debida atención por ésta.

Sobre lo anterior, con todo respeto, me permito remitirle el documento denominado: “Informe de seguimiento No. SRIEE-14-2021, sobre las recomendaciones contenidas del estudio especial IES-003-2017, sobre la atención de una denuncia trasladada por la CGR, en relación con presuntas irregularidades en nombramiento de una persona funcionaria del TSE”.

En relación con las recomendaciones giradas por esta Auditoría Interna mediante el informe de cita, el 100% de ellas fueron atendidas por parte de la Administración Activa, por lo que, se da por finalizado el seguimiento de los informes n.°s IES-03-2017 y SRIEE-09-2019; en virtud de lo anterior, se procede con el cierre de dichos informes.".

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

B) Informe sobre el trámite de obtención del sello COVID-19. De la señora Mariana Gómez Bolaños, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-1987-2021 del 31 de agosto de 2021, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo cuarto de la sesión ordinaria n.° 74-2021, celebrada el 31 de agosto de 2021 por el Tribunal Supremo de Elecciones, en el que se solicita criterio de este colegiado respecto del informe sobre el trámite de obtención del sello COVID-19.

Se dispone: Pase a estudio individual de las señoras y señores Directoras y Directores de este Consejo. ACUERDO FIRME.

C) Remisión de Informe de seguimiento n.° SRICI-16-2021, sobre las acciones de mejora emitidas mediante Informe de control interno n.° ICI-02-2020, en relación con el estudio de auditoría sobre el avance en el desarrollo de los módulos del Sistema de Información Civil. De la señora Nidia Elvira Aguilar Acuña, Auditora Interna a. i., se conoce oficio n.° AI-252-2021 del 31 de agosto de 2021, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Esta Unidad de Control, como parte de las competencias legales, debe implementar y desarrollar un programa de seguimiento de las recomendaciones de los diferentes tipos de informes que emite este Despacho, así como de las acciones ordenadas por la Administración producto de los servicios de auditoría y servicios preventivos, a fin de asegurar su debida atención por ésta.

Esto de conformidad con lo mencionado en el artículo 36 de la Ley General de Control Interno, la cual destaca:

“Artículo 36.—Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados (…)”

Sobre lo anterior, con el propósito de que se dispongan las acciones pertinentes, respetuosamente, me permito remitirle el documento denominado: “Informe de seguimiento n.º SRICI-16-2021, sobre las acciones de mejora emitidas mediante Informe de control interno n.° ICI-02-2020, en relación con el estudio de auditoría sobre el avance en el desarrollo de los módulos del Sistema de Información Civil”.

En ese contexto, mucho le agradeceré disponer de las acciones correspondientes e informar a esta Unidad de Fiscalización lo que se resuelva, en el curso de los quince días hábiles siguientes a su recibo.".

Se dispone: Para su estudio e informe, en el plazo de 8 días hábiles, pase a las Direcciones Generales del Registro Civil y de Estrategia Tecnológica. ACUERDO FIRME.

D) Informe contentivo y cronograma de actividades sobre “Informe de seguimiento n.° SRICI-13-2021, relativo a las recomendaciones emitidas mediante informe n.° ICI-10-2018, en relación con el estudio de auditoría sobre el Centro de Personalización de Documentos de Identidad (CPDI)”. De los señores Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica, Sandra Mora Navarro, Secretaria General de la Dirección Ejecutiva, Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil y Adriana María Pacheco Madrigal, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° DGET-269-2021 del 1.° de setiembre de 2021, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual se refieren al informe de seguimiento n.° SRICI-13-2021, relativo a las recomendaciones emitidas mediante informe n.° ICI-10-2018, en relación con el estudio de auditoría sobre el Centro de Personalización de Documentos de Identidad (CPDI) y adjuntan cronograma de actividades para el cumplimiento de recomendaciones. 

Se dispone: Tener por rendido el informe y aprobar las acciones planteadas, de conformidad con el cronograma de cumplimiento propuesto. Hágase de conocimiento de la Auditoría Interna. ACUERDO FIRME.

E) Aprobación de la cuarta modificación al presupuesto institucional. De la señora Adriana María Pacheco Madrigal, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-2014-2021 del 2 de setiembre de 2021, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo tercero de la sesión ordinaria n.° 75-2021, celebrada el 2 de setiembre de 2021 por el Tribunal Supremo de Elecciones, en el que se aprobó la cuarta modificación al presupuesto institucional.

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

F) Medidas de alerta sanitaria. Del señor Franklin Mora González, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-2221-2021 del 2 de setiembre de 2021, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En atención al acuerdo adoptado por el Consejo de Directores en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.° 16-2020, del 10 de marzo de 2020, el cual fue aprobado por el Superior en el artículo quinto de la sesión ordinaria n.° 23-2020 de misma fecha, comunicado en oficio n.° STSE-0501-2020 del 11 de marzo de 2020 y, que a la letra indica particularmente en el punto 3:

(…) 3.- Hasta nuevo aviso, se suspende la realización de reuniones y capacitaciones presenciales, así como las giras o desplazamientos de funcionarios, con excepción de aquellas que sean de carácter urgente o esenciales, previa autorización de este Consejo. La Dirección Ejecutiva revocará todos los permisos para la utilización del auditorio, salones multiusos, así como cualquier otra área de la Institución para la realización de las actividades citadas, incluyendo a Instituciones externas.

Es menester indicar que, a la luz de los subsiguientes acuerdos tomados, tanto por el CDIR como por el Tribunal, relacionados con las medidas sanitarias para la atención de la situación de alerta nacional producto de la pandemia por COVID-19, los cuales han obedecido a la necesidad de dar continuidad a los servicios fundamentales que presta este órgano electoral a la población costarricense –como desde el inicio se dispuso– en medio de una crisis que se ha extendido por aproximadamente año y cinco meses y, que nos lleva a las puertas del proceso de elecciones presidenciales de febrero 2022, las cuales deberán ejecutarse bajo una realidad nacional duramente impactada por la citada enfermedad; la institución ha precisado retomar las actividades necesarias para dar atención a su quehacer, tales como giras y utilización de espacios de uso común, por supuesto, bajo estrictos protocolos de salud y con la consigna de atender la logística y apoyo al proceso electoral.

No obstante lo anterior, lo cierto es que no existe acuerdo superior que aclare tal situación relacionada con el proceso electoral, el cual deberá desarrollarse con total “normalidad” e implicará, por parte de los diversos actores, la atención de actividades que en su momento se suspendieron, tal cual reza lo anteriormente transcrito y, de lo que el suscrito considera necesario dilucidar, para evitar vacíos o malas interpretaciones con respeto al tema. Así las cosas, se solicita –por su intermedio– que el CDIR valore lo planteado.".

Se dispone: En virtud de que para el desarrollo de las próximas Elecciones presidenciales y legislativas 2022, resulta necesaria la ejecución de diversas actividades y labores que, por su naturaleza, requieren ser realizadas de manera presencial -a juicio de la administración electoral- estas podrán retomarse en estricto apego a los protocolos sanitarios ya establecidos para evitar la propagación del COVID-19. ACUERDO FIRME.

G) Participación de funcionarios en el Programa de Asesores Electorales. Del señor Héctor Enrique Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos, se conoce nuevamente oficio n.° DGRE-576-2021 del 23 de agosto de 2021, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual remite propuesta de la señora Alejandra Peraza Retana, Jefa del Departamento de Programas Electorales, para que, previo visto bueno de las direcciones respectivas, se designe a un funcionario como asistente del Programa de Asesores Electorales y como asesores electorales a otros 19 que mostraron interés de fungir en esos cargos desde sus puestos habituales.

Del señor Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, se conoce conjuntamente oficio n.° DGRC-0584-2021 del 3 de setiembre de 2021, recibido en la Coordinación de este Consejo el 6 de setiembre de 2021, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En atención al acuerdo adoptado por el Consejo de Directores en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.° 40-2021, celebrada el 24 de agosto de 2021, comunicado mediante oficio CDIR-0340-2021 de la misma fecha, relacionado con la participación de funcionarios en el Programa de Asesores Electorales, respetuosamente me permito indicar lo siguiente.

Del estudio realizado, se logró determinar que, de las 19 personas funcionarias que mostraron interés en participar en el Programa de Asesores Electorales fungiendo desde sus cargos habituales, 17 corresponden a personal destacando en dependencias del Registro Civil, cuya naturaleza de sus puestos se encuentra estrechamente asociada a la prestación de servicios registrales e identificación de gran impacto para la ciudadanía, como lo son la elaboración de estudios registrales, solicitudes de cédula de identidad, servicios de notificación y cedulación a domicilio, y la atención en ventanillas de sedes regionales.

Ante esta situación, entendiendo la importancia de la participación de dichas personas para el PAE y con el ánimo de coordinar que estas se puedan incorporar al programa a la mayor brevedad posible, mitigando al máximo el impacto en la prestación de los servicios a la ciudadanía, el pasado viernes 27 de agosto, se sostuvo una reunión con la Jefatura del Departamento de Programas Electorales, el Encargado del Programa de Asesores Electorales, las jefaturas del Registro Civil involucradas y el suscrito.

En dicha reunión se logró acordar, para cada una de las 17 personas funcionarias requeridas, la fecha a partir de la cual podrán fungir de lleno en sus tareas de apoyo al PAE, y se establecieron algunas consideraciones de cooperación entre el PAE y las jefaturas del Registro Civil, que permitirán que en la medida de lo posible los servicios de la DGRC no se vean afectados.

Por tal motivo, se autoriza la participación de las personas funcionarias del Registro Civil en el PAE, conforme el detalle que se muestra en el cuadro de Excel adjunto.

Adicionalmente, se somete a consideración de ese órgano colegiado, valorar la posibilidad de que se asignen los puestos de salario único o servicios especiales destinados originalmente para la ejecución de tareas en el PAE, para reemplazar a dichos funcionarios en las oficinas correspondientes, durante su participación en el programa. Ese importante indicar que la eventual reasignación de dichos puestos, podría implicar la necesidad de gestionar una modificación en su nomenclatura o clasificación, en el sentido de que se adapte de la mejor forma posible a la naturaleza de los puestos que excepcionalmente llegarían a sustituir de manera temporal.

Aunado a lo anterior, cabe mencionar que, 2 de las personas funcionarias incluidas en la lista, ocupan puestos de Asistente en Servicios de Notificación y a Domicilio, en las oficinas regionales de Upala y Liberia, los cuales realizan tareas estrechamente asociadas al Eje II “Servicios de registración civil e identificación de personas” del Plan Estratégico Institucional 2019 – 2024, cuyo objetivo es “Fortalecer la prestación de los servicios registrales, de naturalización e identificación a todos los ciudadanos, en especial de la población en situación de vulnerabilidad, mediante la implementación de iniciativas que amplíen su cobertura y su accesibilidad”, específicamente a las líneas de acción LA 2.2 y LA 2.3;  y en tal virtud, el no encontrar con recursos que reemplacen sus funciones de manera permanente, podría afectar el cumplimiento de las metas trazadas para cada una de esas líneas.".

Se dispone: Aprobar la participación de esas personas funcionarias como asesores electorales desde sus puestos habituales, conforme se propone. Respecto a la solicitud del señor Director General del Registro Civil para que se valore asignar los puestos de salario único o servicios especiales designados originalmente para la ejecución de tareas en el Programa de Asesores Electores con el fin de reemplazar a los funcionarios autorizados, dado que podría implicar la necesidad de gestionar una modificación en la nomenclatura o clasificación de esos puestos según indica, pase a la Dirección Ejecutiva para su respectivo análisis. Descárguese del registro de asuntos pasados a estudio individual de este Consejo. ACUERDO FIRME.

 ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA.

A) Adjudicación de trámite n.° 2021LA-000024-0012300001, “Compra e instalación de alarma contra incendio y robo”. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-0562-2021 del 1.° de setiembre de 2021, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación de adjudicación, conforme al siguiente detalle:

Partida	Línea	Objeto	Adjudicatario	Monto de adjudicación $ -incluye I.V.A.-
1	1	SISTEMA DE DETECCIÓN DE INCENDIO (5 regionales)	SITEC, Sistemas Integrados de Seguridad, Sociedad Anónima	32.042,5625
	2	SISTEMA CONTRA ROBO (5 regionales)		10.749,1250
Total adjudicar				42.791,6875*

    *Monto que muestra SICOP

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, de la señorita Herminda Morales Arroyo en calidad de Administradora del Contrato, del señor Randall Rodríguez Castro, contraparte técnica y de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

B) Adjudicación de trámite n.° 2021LA-000021-0012300001 “Servicio de monitoreo de medios de comunicación (según reglamento del artículo 11 de la Ley de Radio y Televisión).” Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-0564-2021 del 6 de setiembre de 2021, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores de este Tribunal la recomendación de adjudicación para la contratación del servicio de monitoreo de medios de comunicación para las Elecciones Nacionales 2022, conforme al siguiente detalle:

N° de Partida	Objeto	Empresa	Monto -IVA incluido-
1	SERVICIO DE MONITOREO DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN (Según reglamento del artículo 11 de la Ley de Radio y Televisión).	MONITOREO TECNOLOGICO SOCIEDAD ANONIMA	¢ 22.800.000,00*

*Monto que muestra SICOP: ₡22 799 999,9995

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Dirección Ejecutiva, Del Departamento Legal, de la Administradora del Contrato, señora Herminda Morales Arroyo, de la funcionaria Ana María Jiménez Rodríguez, contraparte técnica y de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

A las trece horas cuarenta y cinco minutos terminó la sesión.