ACTA N.º 38-2021

 

 

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las trece horas treinta minutos del diez de agosto de dos mil veintiuno, con asistencia de los señores Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones –quien preside–; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; Franklin Mora González, Director Ejecutivo; Héctor Enrique Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Ileana Cristina Aguilar Olivares, Directora General a. i. del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica.

 

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Remisión de Informe de seguimiento n.° SRICI-12-2021, sobre las acciones de mejora emitidas mediante los informes n.°s ICI-01-2018 e ICI-03-2018, relativos al estudio de auditoría sobre las Normas técnicas para la gestión y el control de las Tecnologías de Información. De la señora Nidia Elvira Aguilar Acuña, Auditora Interna a. i., se conoce oficio n.° AI-198-2021 del 3 de agosto de 2021, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Esta Auditoría Interna como parte de sus competencias, debe implementar y desarrollar un programa de seguimiento de las recomendaciones emitidas en los diferentes tipos de informes que emite este Despacho; así como, de las acciones de mejora ordenadas por la Administración producto de los servicios de auditoría y preventivos, a fin de asegurar su debida atención por ésta.

Sobre lo anterior, con todo respeto, me permito remitirle el documento denominado: “Informe de seguimiento n.º SRICI-12-2021, sobre las acciones de mejora emitidas mediante los informes n.° s ICI-01-2018 e ICI-03-2018, relativos al estudio de auditoría sobre las “Normas técnicas para la gestión y el control de las Tecnologías de Información” el cual contiene como resultado, de acuerdo con el criterio de este Órgano de Fiscalización, que el nivel de cumplimiento de es del 17% y el 25%, respectivamente; lo que genera que se aumente la probabilidad de que se materialicen los riesgos expuestos en los hallazgo [sic] de ambos informes.

No obstante, la situación expuesta en el párrafo precedente se debe señalar que, mediante publicación en el periódico La Gaceta n.º 62 del 27 de marzo de 2020, se comunicó la resolución n.º R-DC-17-2020 emitida por el mismo Órgano Contralor del 17 de marzo de 2020, concerniente a la derogatoria de las “Normas Técnicas para la Gestión y el Control de las Tecnologías de Información” (N-2-2007-CO-DFOE), a partir del 01 de enero de 2022; por lo que, en virtud de dicha derogatoria, esta Auditoría Interna da por finalizado el seguimiento de las recomendaciones emitidas mediante los Informes de Control Interno n.° ICI-01-2018 e ICI-03-2018; así como el cierre de dichos documentos; por lo que se debe indicar que a pesar de dicho cierre, es necesario que la Administración Activa tome en consideración los aspectos de control interno, señalados en los informes de cita y los incluya en la normativa que adoptará a partir del 2022.".

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

B) Informe sobre el diagnóstico de la red de comunicación del Tribunal Supremo de Elecciones. De los señores Adriana María Pacheco Madrigal, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones y Gerardo Felipe Abarca Guzmán, Secretario General de la Dirección General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos, se conoce oficio n.° DGRE-0540-2021 del 28 de julio de 2021, recibido en la Coordinación de este Consejo el 3 de agosto de 2021, mediante el cual rinden informe sobre el diagnóstico de la red de comunicación del Tribunal y con fundamento en una serie de consideraciones literalmente recomiendan:

"3.- CRITERIO y RECOMENDACIÓN SOBRE EL DIAGNÓSTICO. -

El informe técnico de referencia con meridiana claridad nos permite concluir que, en cuanto al alcance del sistema de radiocomunicación actual del TSE, este es utilizado por una cantidad importante de unidades administrativas las cuales llevan a cabo actividades relevantes respecto a los servicios públicos esenciales que presta la institución. Dicha plataforma es utilizada en tareas sustantivas que ejecutan las diferentes direcciones institucionales que tiene que ver en general con la organización de elecciones, registración civil y emisión de la cédula de identidad y por supuesto con la seguridad del TSE en general.

El mismo informe es claro y contundente en los riesgos que existen de no contar con la plataforma de comunicación con la que se cuenta hasta este momento, haciendo un señalamiento especifico de la necesidad incluso, no solo de mantener la herramienta habilitada, sino de ajustarla y adecuar la tecnología que la soporta. En ese sentido importa hacer ver que el usuario experto es reiterativo en su informe en señalar que, si bien el TSE cuenta con una plataforma de radiocomunicación robusta que le ha permitido atender las necesidades operativas existentes, lo cierto es que, igualmente señala que la misma debe ser adecuada a las nuevas tecnologías que exige la ley y que además la haría aún más eficiente.

Otro aspecto importante de subrayar del informe en análisis, lo cual resulta relevante en la toma de la decisión que interesa, es que no existe a criterio del usuario experto una herramienta que permita sustituir funcionalmente y con las mismas prestaciones a la plataforma de radiocomunicación, razón por la que a juicio de los suscritos en razón de sus usuarios, funcionalidad, eficiencia y seguridad torna la herramienta de radiocomunicación en necesaria e indispensable.

Así las cosas, del análisis del informe rendido por el señor Poveda Solórzano, en su condición de usuario experto, los suscritos consideramos pertinente mantener en uso la plataforma de radiocomunicación, recomendando a los estimables integrantes del Consejo de Directores, instruir al señor Poveda Solórzano para que presente, a la mayor brevedad, un plan de trabajo que pueda ser analizado desde el punto de vista técnico y financiero a fin de darle mantenimiento a la herramienta en uso y además para iniciar con su modernización y ajuste según lo dispuesto por la normativa aplicable a la materia.     

 De esta manera y de acuerdo con todo lo antes señalado dejamos rendido el informe requerido por el Consejo de Directores.".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. Se instruye a la Oficina de Seguridad Integral para que, en el plazo de quince días hábiles, presente el plan de trabajo indicado. ACUERDO FIRME.

C) Plan Anual de Capacitación 2021. De la señora Mariana Gómez Bolaños, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-1737-2021 del 3 de agosto de 2021, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo tercero de la sesión ordinaria n.° 65-2021, celebrada el 3 de agosto de 2021 por el Tribunal Supremo de Elecciones, en el que se aprobó el Plan Anual de Capacitación 2021.

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

D) Remisión de Informe de seguimiento n.° SRICI-13-2021, sobre las acciones de mejora emitidas mediante informe n.° ICI-10-2018, relativo al estudio de auditoría sobre el Centro de Personalización de Documentos de Identidad (CPDI). De la señora Nidia Elvira Aguilar Acuña, Auditora Interna a. i., se conoce oficio n.° AI-206-2021 del 5 de agosto de 2021, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Esta Auditoría Interna como parte de sus competencias, debe implementar y desarrollar un programa de seguimiento de las recomendaciones emitidas en los diferentes tipos de informes que emite este Despacho; así como, de las acciones de mejora ordenadas por la Administración producto de los servicios de auditoría y preventivos, a fin de asegurar su debida atención por ésta.

Sobre lo anterior, con todo respeto, me permito remitirle el documento denominado: “Informe de seguimiento n.º SRICI-13-2021, sobre las acciones de mejora emitidas mediante informe n.° ICI-10-2018, relativo al estudio de auditoría sobre el Centro de Personalización de Documentos de Identidad (CPDI).” De conformidad con los resultados obtenidos con motivo de la presente evaluación, esta Auditoría Interna respetuosamente se permite recomendar a ese estimable Órgano Colegiado, se giren las instrucciones correspondientes, con el propósito de que se pongan en práctica las acciones de mejora que aún se encuentran como parcialmente cumplidas. Lo anterior, de conformidad con lo que establece el párrafo cuarto del artículo 39 de la Ley General de Control Interno, n.° 8292.

Cabe señalar que debido al tiempo transcurrido desde la emisión de esas acciones de mejora (dos años y siete meses); así como, después de dos informes de seguimiento efectuados, siendo que a la fecha de emisión de este documento se encuentran parcialmente cumplidas; por lo que esta Auditoría Interna no efectuará el seguimiento correspondiente a tales acciones de mejora, siendo que por tal razón, es responsabilidad de la Administración, si llega a materializarse los riesgos señalados en el informe n.° ICI-10-2018 dando por cerrado el mismo.".

Se dispone: Para su estudio e informe en el plazo de 15 días hábiles, pase a la Secretaría General del Tribunal y a las Direcciones General del Registro Civil, Ejecutiva y General de Estrategia Tecnológica. ACUERDO FIRME.

E) Informe relativo a la atención de advertencia sobre derogatoria de las “Normas Técnicas para la Gestión y el Control de las Tecnologías de Información (N-2-2007-CO-DFOE)”. De los señores Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica, Franklin Mora González, Director Ejecutivo y Vinicio Mora Mora, Subjefe del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DGET-248-2021 del 5 de agosto de 2021, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual rinden informe relativo a la atención de advertencia sobre derogatoria de las “Normas Técnicas para la Gestión y el Control de las Tecnologías de Información (N-2-2007-CO-DFOE)” y con fundamento en una serie de consideraciones literalmente concluyen:

"III. Conclusión:

Conforme lo expuesto, aunado a los esfuerzos institucionales realizados durante los últimos años en la implementación de acciones de mejora relacionadas con el marco de administración de la seguridad de la información dentro de los que se incluye el Modelo de Arquitectura de la Información (MAI), los suscritos consideramos que durante el presente año lo procedente es continuar aplicando las Normas Técnicas para la Gestión y Control de las TI (N-2-2007-CO-DFOE), por cuanto su derogación sería a partir del mes de enero de 2022.

Según se señaló en el aparte I. del presente informe, si bien es cierto, eventualmente el MICIT estaría emitiendo una nueva normativa con el fin de subsanar la derogatoria de las referidas Normas, es importante acotar que tal marco normativo, no será de acatamiento obligatorio para estos organismos electorales, por cuanto estas estarían dirigidas principalmente a las instituciones públicas cobijadas bajo el amparo del Poder Ejecutivo, no obstante, bien podrían servir como un marco de referencia, para ser analizado por parte de la Administración, con el fin de determinar si existen aspectos que puedan resultar convenientes en la aplicación a lo interno de la institución.

Por otra parte, a efectos de definir el nuevo marco normativo que sobre la gestión y control de tecnologías de información deberá adoptar el TSE, dada la complejidad que conlleva el abordaje del tema que nos ocupa, de previo a establecer las acciones que deberán ser implementadas por parte de la Administración, los suscritos consideramos oportuno y necesario contar en el presente año, con una asesoría por parte de la Auditoría Interna, con el objetivo de tener más elementos disponibles para atender la advertencia sometida a estudio.".

Se dispone: Tener por rendido el informe, cuyas conclusiones se acogen. Hágase del conocimiento de la Auditoría Interna. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA.

A) Adjudicación de trámite n.° 2021LN-000001-0012300001 “Servicio para el desarrollo de Sistemas (Outtasking) Ingeniería de Software”. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-0414-2021 del 30 de julio de 2021, recibido en la Coordinación de este Consejo el 3 de agosto de 2021, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación de adjudicación, conforme al siguiente detalle:

Partida	Objeto	Adjudicatario	Monto de adjudicación (Incluye I.V.A.)
1	Servicio para el desarrollo de Sistemas (Outtasking) Ingeniería de Software	GRUPO BABEL SOCIEDAD ANONIMA	$ 97.462,50
Total adjudicar			$ 97.462,50

 

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, del Departamento Legal, de la señora Herminda Morales Arroyo en calidad de Administradora del Contrato, del señor Juan Carlos Corrales Umaña, contraparte técnica y de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

B) Adjudicación de trámite n.° 2021CD-000045-0012300001 “Servicio de alquiler de vehículos, elecciones presidenciales 2022”. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-0428-2021 del 3 de agosto de 2021, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación de adjudicación para el procedimiento de contratación “2021CD-000045-0012300001: Servicio de Alquiler de Vehículos, Elecciones Presidenciales 2022”, amparada al artículo 304 del Código Electoral, conforme al siguiente detalle:

Partidas Nos.	Adjudicatario	Monto -incluye Impuesto al Valor Agregado-
1,2,3,5,6,7,8,9,10,11,12,14	MOTORESCOSTARICAPUNTOCOM SOCIEDAD ANONIMA	$407.849,77
4,13,15,16,17,19,21,22,23,24	RENTA DE AUTOMOVILES EL INDIO SOCIEDAD ANONIMA	$31.622,24
18,20	RENTE UN AUTO ESMERALDA SOCIEDAD ANONIMA	$7.520,06

 

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, del Departamento Legal, de la señora Herminda Morales Arroyo en calidad de Administradora del Contrato, de la señora Dessireé González Zamora, Contraparte Técnica y de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

C) Infructuosidad de trámite n.° 2021LA-000015-0012300001, “Mantenimiento de cubiertas de techo y canoas”. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-0430-2021 del 4 de agosto de 2021, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación de adjudicación, conforme al siguiente detalle:

 

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, del señor Oscar Roldán Abellán, Sección de Ingeniería y Arquitectura, así como de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

A las trece horas con cuarenta minutos terminó la sesión.