ACTA N.º 35-2021
Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las trece horas treinta minutos del veintisiete de julio de dos mil veintiuno, con asistencia de los señores Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones –quien preside–; Luis Guillermo Chinchilla Mora, Director General a. i. del Registro Civil; Franklin Mora González, Director Ejecutivo; Héctor Enrique Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Ileana Cristina Aguilar Olivares, Directora General a. i. del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica.
ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.
A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.
ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.
A) Plan Anual de Capacitación 2021. Del señor Franklin Mora González, Director Ejecutivo, se conoce nuevamente oficio n.° DE-1548-2021 del 30 de junio de 2021, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual remite el Plan Anual de Capacitación 2021.
Se dispone. Elevar a consideración del Superior con la recomendación de aprobar, con la única observación de que se elimina la capacitación “Manejo de datos abiertos y acceso a la información en el marco del estado abierto”. Descárguese de los asuntos pasados a estudio individual de las señoras y señores Directores de este colegiado. ACUERDO FIRME.
B) Informe de seguimiento de colegiados. De la señora Kattya Marcela Varela Gómez, Subjefa del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-1320-2021 del 19 de julio de 2021, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual informa sobre los resultados obtenidos del seguimiento y control del pago de la colegiatura de los funcionarios profesionales adscritos a los diferentes colegios, según corresponda a su profesión.
Se dispone: Tomar nota. Continúese informando sobre el particular. ACUERDO FIRME.
C) Remisión de Informe de seguimiento n.° SRICI-10-2021, al estudio especial sobre presuntas irregularidades en la formulación del “Estudio Administrativo del Departamento de Financiamiento de Partidos Políticos” n.° IES-01-2019. De la señora Nidia Elvira Aguilar Acuña, Auditora Interna a. i., se conoce oficio n.° AI-192-2021 del 20 de julio de 2021, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:
"Esta Unidad de Control, como parte de las competencias legales, debe implementar y desarrollar un programa de seguimiento de las recomendaciones de los diferentes tipos de informes que emite este Despacho, así como de las acciones ordenadas por la Administración producto de los servicios de auditoría y servicios preventivos, a fin de asegurar su debida atención por ésta.
Esto de conformidad con lo mencionado en el artículo 36 de la Ley General de Control Interno, la cual destaca:
“Artículo 36.—Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados (…)”
Sobre lo anterior, con el propósito de que se dispongan las acciones pertinentes, respetuosamente me permito remitirle el documento denominado: Informe de seguimiento n.º SRICI-10-2021, al estudio especial sobre presuntas irregularidades en la formulación del “Estudio Administrativo del Departamento de Financiamiento de Partidos Políticos” n.° IES-01-2019
En ese contexto, mucho le agradeceré disponer de las acciones correspondientes e informar a esta Unidad de Fiscalización lo que se resuelva, en el curso de los quince días hábiles siguientes a su recibo.".
Se dispone: Para su estudio e informe, en el plazo de 10 días hábiles, pase a la Dirección Ejecutiva. ACUERDO FIRME.
D) Solicitud para incorporar al Archivo Central y a la Contaduría en el proceso de implementación de libros de actas y contables en formato digital. Del señor Franklin Mora González, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-1762-2021 del 21 de julio de 2021, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:
"En sesión ordinaria No. 34-2021, celebrada por el Consejo de Directores, se dispuso en su artículo segundo que la Dirección General de Estrategia Tecnológica, el Departamento Legal y el Archivo del Tribunal Supremo de Elecciones procedieran con lo de sus cargos a fin de implementar libros de actas y contables en formato digital, para lo cual se deberían considerar las recomendaciones realizadas por la Auditoría Interna. Lo dispuesto por el CDIR se fundamenta en el informe sobre la viabilidad de implementar actas en formato electrónico en órganos colegiados del Tribunal comunicado por la Dirección General de Estrategia Tecnológica y el Departamento Legal mediante oficio DL-157-2021.
En relación con lo dispuesto por este Consejo, considero imprescindible la participación del Archivo Central como dependencia rectora de la gestión documental en la institución, con el fin de que realice los aportes que correspondan para la normalización del formato digital de estos valiosos tipos documentales que poseen declaratoria de valor científico cultural, según lo establecido por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.
Los libros de actas generados por órganos colegiados de instituciones públicas, conforman una serie documental declarada con valor científico cultural en la norma 01-2014 de la resolución CNSED-01-2014:
“01.2014. Establecer una declaratoria general de tipos documentales con valor científico cultural en todas las instituciones que conforman el Sector Público Costarricense de acuerdo con el documento “Sector Público Costarricense y su organización publicado por el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica en mayo del año 2010; de acuerdo con el siguiente detalle: Series documentales que se declaran con valor científico cultural en todos los órganos superiores o colegiados de las instituciones que conforman el Sector Público Costarricense. Documentos originales y copia, en soporte papel y electrónico con firma digital avanzada (este tipo de firma se refiere a los formatos oficiales establecidos por el Ministerio de Ciencia, Tecnología y Telecomunicaciones en la “Política de Formatos Oficiales de los Documentos Electrónicos Formados Digitalmente” publicada en el Alcance Digital N° 92 de la edición N° 95 del Diario Oficial La Gaceta). Actas de órganos colegiados. Expedientes de actas de órganos colegiados. Correspondencia enviada y recibida…” (El subrayado corresponde al original)
Por otra parte, los libros contables generados por las instituciones públicas, corresponden a una serie documental también declarada con valor científico cultural en la norma 02-2014 de la resolución CNSED-03-2014.
“03.2014. Establecer una declaratoria general de tipos documentales con valor científico cultural en todas las instituciones que conforman el Sector Público Costarricense, de acuerdo con el siguiente detalle: A. Series documentales que se declaran con valor científico cultural en todas las Áreas Financiero Contable (incluye las áreas o unidades presupuéstales) de las instituciones que conforman el Sector Público Costarricense. Documentos originales, en soporte papel y electrónico con firma digital avanzada (este tipo de firma se refiere a los formatos oficiales establecidos por el Ministerio de Ciencia, Tecnología y Telecomunicaciones en la “Política de Formatos Oficiales de los Documentos Electrónicos Firmados Digitalmente”, publicada en el Alcance Digital N° 92 de la edición N° 95 del Diario Oficial La Gaceta). … 3. Libros contables. Se deben conservar los libros de diario y mayores.” (El subrayado no corresponde al original)
Según lo indicado anteriormente, solicito que se valore integrar al Archivo Central en el grupo de dependencias que tendrá a cargo la implementación de los libros de actas y contables en formato digital, asimismo, por lo especializado de la materia contable, que se incorpore a la Contaduría para que brinde el criterio que corresponda en relación con los libros contables.".
Se dispone: Aprobar conforme se solicita. ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA.
A) Desestimación de gestiones relacionadas con el Addendum n.° 3 al contrato para implementar el Centro de Personalización de Documentos de Identidad (CPDI). De los señores Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica y Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, se conoce oficio n.° DGET-228-2021 del 20 de julio de 2021, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiestan:
"De conformidad con lo acordado por el Consejo de Directores del TSE en artículo tercero de la sesión ordinaria n.º 62-2019 celebrada el 10 de diciembre de 2019, comunicado en oficio n.º CDIR-0482-2019 de esa misma fecha, que es resultado de lo expuesto mediante oficio n.º DE-3071-2019, con ocasión del ofrecimiento realizado por nota n.º DNNI.501.2019 el consorcio contratista del contrato para implementar mejoras al servicio que brinda el Centro de Personalización de Documentos de Identidad (CPDI), cuyo análisis quedó plasmado en el oficio n.º DGET-271-2019 suscrito por los directores institucionales de las Direcciones Generales de Estrategia Tecnológica, Registro Civil y Ejecutiva del TSE, el Departamento Legal inició coordinaciones con la contratista para la suscripción de la que sería la adenda n.º 3 contrato para implementar el Centro de Personalización de Documentos de Identidad (CPDI), por medio de la modificación unilateral de contrato, en virtud del ofrecimiento indicado.
Sin embargo, luego de diversos acercamientos que se han llevado a cabo con miras a concretar la referida adenda, sin que a la fecha haya sido posible llevar a buen término ésta, en razón de que la empresa Radiográfica Costarricense S.A. –una de las firmas que conforman actualmente el consorcio– tiene como requerimiento previo a la firma, una ampliación del plazo original del contrato en dos años, lo que se entiende resulta improcedente en virtud de que la modificación unilateral no puede ser condicionada a la Administración, nos permitimos sugerir dejar sin efecto los esfuerzos que sobre el particular se estaban realizando para la firma de la citada adenda.
En su lugar, los suscritos directores institucionales procederemos a formular una propuesta integral para asegurar la correcta prestación del servicio público de emisión de documentos de identidad antes del vencimiento (setiembre de 2024) del contrato actual de CPDI, que incluya, además, una estrategia de continuidad del servicio de emisión de dichos documentos.".
Se dispone. Aprobar conforme se sugiere. ACUERDO FIRME.
B) Excusa para rendir informe para agotamiento de vía. Del señor Ronny Alexander Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DL-0305-2021 del 21 de julio de 2021, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual plantea formal excusa para emitir el informe que establece el artículo 356 de la Ley General de la Administración Pública, con ocasión del recurso de apelación y petición de trámite urgente interpuesto por el señor Alfredo Hernández Romero, representante legal del consorcio Scytl-Biznet, contra las resoluciones dictadas por la Unidad de Fiscalización de la Ejecución Contractual n.° UFEC-TSE-001-2021 de las 11:00 horas del 14 de mayo de 2021 y n.° UFEC-002-2021 de las 10:00 horas del 25 de mayo de 2021.
Se
dispone: Elevar a conocimiento del
Superior. ACUERDO FIRME.
A las catorce horas terminó la sesión.
Erick Adrián Guzmán Vargas Luis Guillermo Chinchilla Mora
Franklin Mora González Héctor Enrique Fernández Masís
Ileana Cristina Aguilar Olivares Xenia Guerrero Arias