ACTA N.º 31-2021
Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las trece horas del seis de julio de dos mil veintiuno, con asistencia de los señores Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones –quien preside–; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; Franklin Mora González, Director Ejecutivo; Héctor Enrique Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Ileana Cristina Aguilar Olivares, Directora General a. i. del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica.
ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.
A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.
ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.
A) Informe de estudio sobre dedicación exclusiva del puesto n.° 370689. De los señores Sandra Mora Navarro, Secretaria General de la Dirección Ejecutiva, Jocelyn Brown Pérez, Jefa del Departamento de Recursos Humanos y Ronny Alexander Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DE-1496-2021 del 24 de junio de 2021, recibido en la Coordinación de este Consejo el 28 de junio de 2021, mediante el cual rinden informe en el que se concluye la conveniencia institucional de someter el puesto n.° 370689 de Profesional Asistente en Administración 1 (clase Profesional Asistente 1) ubicado en la Dirección Ejecutiva, al régimen de dedicación exclusiva.
Se dispone: Tener por rendido el informe, cuyas conclusiones se acogen. Elévese a conocimiento del Superior con la recomendación de aprobar. ACUERDO FIRME.
B) Solicitud de comunicación sobre prioridad a la atención de órdenes de trabajo para las elecciones nacionales 2022. De las señoras Andrea Vanessa Fauaz Hirsch, Jefa del Departamento de Comunicaciones y Relaciones Públicas y Ana María Jiménez Rodríguez, Jefa de la Oficina de Comunicación Organizacional, se conoce oficio n.° COM-018-2021 del 29 de junio de 2021, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiestan:
"Para toda la institución, la cercanía del proceso electoral enfoca las acciones ordinarias hacia la prioridad establecida en la Misión Institucional, con el objetivo principal de enfrentar con éxito la organización de las elecciones, en especial por las particulares circunstancias que atraviesa el país en la atención de la situación sanitaria actual.
A tono con este escenario, el Departamento de Comunicaciones y Relaciones Públicas (DCRP), mediante la Oficina de Comunicación Organizacional (OCOM) a cargo del DCRP, brindan sus servicios a todas las direcciones institucionales, sin mermar la atención en la demanda de requerimientos en comunicación, diseño gráfico y producción audiovisual que surgen de las diferentes áreas institucionales.
No obstante, dada la fuerte carga actual de los proyectos de comunicación que necesita desplegar la institución alrededor de la atención de las Elecciones Nacionales de 2022 (creación de concepto creativo y desarrollo de la campaña de comunicación institucional para el proceso electoral, diseño de papeletas para todos los cargos de elección popular y sus respectivos dorsos con elementos complejos de seguridad así como el desarrollo de la campaña de publicidad de “Ciudadanía Digital Responsable” para la alfabetización digital, solo por citar tres ejemplos macro), nos permitimos traer a valor presente lo resuelto por el Superior en el artículo tercero de la sesión ordinaria n°24-2019 celebrada el 26 de febrero 2019 donde se indicó textualmente:
“…que se ordene a todas las oficinas que requieran productos gráficos ordinarios, que realicen la planificación de sus necesidades de forma que presenten las respectivas solicitudes al Departamento de Comunicaciones y Relaciones Públicas (DCRP) con la mayor antelación posible a la convocatoria de las próximas elecciones municipales, a los efectos de que desde mediados de octubre 2019 y hasta mediados de enero 2020, dicho Departamento le dé prioridad y se enfoque en las labores inherentes a los diseños de las papeletas.”
Tomando como base ese antecedente y el hecho de que varias de las actividades que anteriormente eran un programa electoral son ahora responsabilidad directa del DCRP, con demanda de atención prioritaria al cien por ciento, solicitamos muy respetuosamente al CDIR su apoyo girando una comunicación, vía circular, a todas las dependencias institucionales, que a partir del mes de julio de 2021 y hasta la conclusión del proceso de Escrutinio 2022, el DCRP y la OCOM, como oficina a cargo de dicho Departamento, concentrarán el recurso humano y darán prioridad a la atención de las órdenes de trabajo (ODTs) requeridas para las diferentes campañas publicitarias, productos gráficos electorales y audiovisuales que divulgarán los principales mensajes institucionales de las Elecciones Nacionales 2022.".
Se dispone: Aprobar conforme se solicita, con la consideración según la cual, el Instituto de Formación y Estudios en Democracia también deberá desarrollar productos gráficos y requerirá el apoyo en otras labores prioritarias durante el período indicado. ACUERDO FIRME.
C) Remisión de informe para la implementación del teletrabajo como modalidad laboral. De la señora Sandra Mora Navarro, Coordinadora de la Comisión Institucional de Teletrabajo, se conoce oficio n.° CITT-001-2021 del 29 de junio de 2021, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual remite el informe para la implementación del teletrabajo como modalidad laboral.
Se dispone: Para su estudio e informe, en el plazo de diez días hábiles, pase al Departamento Legal. ACUERDO FIRME.
D) Informe sobre estudio de dedicación exclusiva del puesto n.° 361405. De los señores Sandra Mora Navarro, Secretaria General de la Dirección Ejecutiva, Jocelyn Brown Pérez, Jefa del Departamento de Recursos Humanos y Vinicio Mora Mora Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DE-1495-2021 del 28 de junio de 2021, recibido en la Coordinación de este Consejo el 30 de junio de 2021, mediante el cual rinden informe en el que se concluye la conveniencia institucional de someter el puesto n.° 361405 de Profesional en Servicios Administrativos (clase Profesional Ejecutor 3) ubicado en el Departamento Legal, al régimen de dedicación exclusiva.
Se dispone: Tener por rendido el informe, cuyas conclusiones se acogen. Elévese a conocimiento del Superior con la recomendación de aprobar. ACUERDO FIRME.
E) Remisión de informe contentivo sobre informe de control interno n.° SRIEE-06-2021, de la Advertencia n.° AD-01-2019 sobre la validación de tiquetes electrónicos de los Entes Receptores no Emisores. De la señora Sandra Mora Navarro, Secretaria General de la Dirección Ejecutiva, se conoce oficio n.° DE-1549-2021 del 30 de junio de 2021, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual remite informe contentivo sobre el informe de control interno n.° SRIEE-06-2021, de la Advertencia n.° AD-01-2019 sobre la validación de tiquetes electrónicos de los Entes Receptores no Emisores.
Se dispone: Tener por rendido el informe. Hágase de conocimiento de la Auditoría Interna. ACUERDO FIRME.
F) Remisión de informe contentivo sobre informe de control interno n.° SRICI-08-2021, sobre el estado de cumplimiento de las acciones de mejora de los informes n.° ICI-05-2018 y n.° ICI-05-2020. De la señora Sandra Mora Navarro, Secretaria General de la Dirección Ejecutiva, se conoce oficio n.° DE-1550-2021 del 30 de junio de 2021, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual remite informe contentivo sobre el informe de control interno n.° SRICI-08-2021, sobre el estado de cumplimiento de las acciones de mejora de los informes n.° ICI-05-2018, relativo a garantías rendidas en procesos de contratación administrativa del Tribunal Supremo de Elecciones y n.° ICI-05-2020, relativo a la evaluación del cumplimiento de la normativa que regula el tema de cauciones que deben rendir los funcionarios del Tribunal.
Se dispone: Tener por rendido el informe. Hágase de conocimiento de la Auditoría Interna. ACUERDO FIRME.
G) Informe de Autoevaluación de la Calidad de la Auditoría Interna 2020. De la señora Mariana Gómez Bolaños, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-1433-2021 del 29 de junio de 2021, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo cuarto de la sesión ordinaria n.° 55-2021, celebrada el 29 de junio de 2021 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo al informe n.° IPAC-01-2021 sobre la autoevaluación de calidad de la actividad de la Auditoría Interna del Tribunal Supremo de Elecciones del período 2020.
Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.
H) Aclaración sobre disposiciones y acciones para el fortalecimiento de la Ética Institucional y para la prevención, detección y sanción de la corrupción. De la señora Melissa Bagnarello Chaves, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-1465-2021 del 1.° de julio de 2021, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo quinto de la sesión ordinaria n.° 56-2021, celebrada el 1.° de julio de 2021 por el Tribunal Supremo de Elecciones, respecto al oficio n.° CNRV-2021-182, relativo a la aclaración sobre disposiciones y acciones para el fortalecimiento de la Ética Institucional y para la prevención, detección y sanción de la corrupción.
Se dispone: Para su estudio e informe, en el plazo de diez días hábiles, pase al Departamento Legal. ACUERDO FIRME.
I) Respuesta a oficio n.° CDIR-0256-2021, informe de evaluación de los tiempos de resolución en trámites de Inscripciones de Hechos Vitales y Civiles y Paternidad Responsable. Del señor Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, se conoce oficio n.° DGRC-0438-2021 del 2 de julio de 2021, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual remite informe sobre el estudio relacionado con la medición y evaluación de los tiempos de resolución en trámites de inscripciones de hechos vitales y civiles y de paternidad responsable, presentado en oficio n.° CS-103-2021 y con fundamento en una serie de consideraciones literalmente recomienda:
"3. Recomendaciones
3.1 Que la Contraloría de Servicios, procure elevar a conocimiento del CDIR, oportunamente y con información actualizada, los estudios de esta naturaleza, a efecto de que posibilite a la adopción –a tiempo– de medidas administrativas, que permitan mejorar la calidad en los servicios que se prestan a las personas usuarias.
3.2 Que la Contraloría de Servicios, con el apoyo de la Unidad Estadística Institucional, implementen especificaciones estadísticas uniformes para la realización de futuros estudios, de manera que los tamaños de la muestras utilizadas cumplan con las presiciones técnicas que garanticen su representatividad y adecuada estratificación.
3.3 Que la Contraloría de Servicios, como parte de los procesos de planificación y estudios de campo sobre análisis de trámites de registración civil e identificación de personas; considere la participación de un representante de la DGRC o la dependencia a auditar, a efecto de que puedan contar con todos los insumos necesarios que propicien una adecuada conceptualización de los procedimientos que forman parte de los trámites o servicios que sean objeto de análisis.
3.4 Que la Contraloría de Servicios, al momento de realizar estudios de esta naturaleza, considere dentro de las poblaciones de estudio, aquellos expedientes que presenten inconsistencias no atribuibles a la Administración, que deben ser subsanadas por la parte interesada y se visibilice el impacto de tales condiciones en los tiempos de resolución de los trámites o servicios respectivos.
Con base en lo expuesto, es criterio de esta Dirección General que, en el estudio denominado “Evaluación de los tiempos de resolución en trámites de Inscripciones de Hechos Vitales y Civiles, y de Paternidad Responsable”, se logran apreciar debilidades técnicas y de oportunidad en su presentación, que impiden validar sus conclusiones y recomendaciones.".
Se dispone: Retorne este asunto a la Contraloría de Servicios, a efectos de que atienda las observaciones realizadas por la Dirección General del Registro Civil. ACUERDO FIRME.
J) Informe de estudio sobre dedicación exclusiva de los puestos n.° 76388, 97643 y 357818. De los señores Sandra Mora Navarro, Secretaria General de la Dirección Ejecutiva, Jocelyn Brown Pérez, Jefa del Departamento de Recursos Humanos y Vinicio Mora Mora, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DE-1585-2021 del 2 de julio de 2021, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual rinden informe en el que se concluye la conveniencia institucional de someter los puestos n.° 76388, 97643 y 357818 de Profesional Asistente en Administración de Proyectos (clase Profesional Asistente 1) ubicados en la Oficina de Proyectos Tecnológicos, al régimen de dedicación exclusiva.
Se dispone: Tener por rendido el informe, cuyas conclusiones se acogen. Elévese a conocimiento del Superior con la recomendación de aprobar. ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA.
A) Adjudicación de trámite n.° 2021LA-000008-0012300001 “Equipo de comunicación para las Elecciones Presidenciales”. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-0368-2021 SUSTITUIR del 30 de junio de 2021, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:
"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores de este Tribunal la recomendación de adjudicación para la adquisición de equipo de comunicación, conforme al siguiente detalle:
|
EQUIPO DE COMUNICACIÓN PARA LAS ELECCIONES
PRESIDENCIALES |
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|
2021LA-000008-0012300001 |
||
|
N° de Partida |
Empresa |
Monto en dólares -IVA incluido- |
|
1 |
INSTALACIONES TELEFÓNICAS COSTA RICA SOCIEDAD ANÓNIMA |
2 594,48 |
|
2 |
TECNOLOGIA ACCESO & SEGURIDAD TAS SOCIEDAD ANONIMA |
13 091,05 |
|
3 |
SITEC SISTEMAS INTEGRADOS DE SEGURIDAD, SOCIEDAD ANONIMA |
4 599,10 |
|
4 |
HOLST VAN PATTEN SOCIEDAD ANONIMA |
24 507,44 |
|
5 |
COMPONENTES EL ORBE SOCIEDAD ANONIMA |
2 501,82 |
|
TOTAL U.S. DÓLAR |
47 293,89 |
|
En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Dirección Ejecutiva, de la Administradora del Contrato, señora Herminda Morales Arroyo, de los funcionarios Elías Chaves Sánchez y Richard Poveda Solórzano, contrapartes técnicas y de la Auditoría Interna.
Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).
Quedo atento a lo que se
estime disponer.".
Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO
FIRME.
B) Adjudicación de trámite n.° 2021LA-000010-0012300001 “Enrutador y switch”. De la señora Lucrecia Mora Marín, Proveedora a. i., se conoce oficio n.° PROV-0362-2021 SUSTITUIR del 5 de julio de 2021, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:
"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación de adjudicación, conforme al siguiente detalle:
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Partida |
Descripción general del trámite |
Adjudicatario |
Monto de adjudicación (Incluye I.V.A.) |
|
1 |
Enrutador y Switch |
VINET TECHNOLOGY ADVISOR SOCIEDAD ANÓNIMA |
$ 50.763,2612 |
|
2 |
$ 11.191,18 |
||
|
3 |
$76.653,2336 |
||
|
Total adjudicar |
$ 138.607,6758* |
||
*Cifra que muestra SICOP
En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, del Departamento Legal, de la señora Herminda Morales Arroyo en calidad de Administradora del Contrato, el señor Mario Pereira Granados, contraparte técnica y de la Auditoría Interna.