ACTA N.º 30-2021

 

 

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las trece horas del veintinueve de junio de dos mil veintiuno, con asistencia de los señores Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones –quien preside–; Luis Guillermo Chinchilla Mora, Director General a. i. del Registro Civil; Sandra Mora Navarro, Secretaria General de la Dirección Ejecutiva, en representación del señor Franklin Mora González, Director Ejecutivo; Héctor Enrique Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Ileana Cristina Aguilar Olivares, Directora General a. i. del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica.

 

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Informe de estudio sobre dedicación exclusiva del puesto n.° 368792. De los señores Sandra Mora Navarro, Secretaria General de la Dirección Ejecutiva, Jocelyn Brown Pérez, Jefa del Departamento de Recursos Humanos y Ronny Alexander Jiménez Padilla Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DE-1332-2021 del 7 de junio de 2021, recibido en la Coordinación de este Consejo el 22 de junio de 2021, mediante el cual rinden informe en el que se concluye la conveniencia institucional de someter el puesto n.° 368792 de Profesional Asistente en Archivística (clase Profesional Asistente 1) ubicado en el Archivo Central, al régimen de dedicación exclusiva.

Se dispone: Tener por rendido el informe, cuyas conclusiones se acogen. Elévese a conocimiento del Superior con la recomendación de aprobar. ACUERDO FIRME.

B) Remisión de estudio relacionado con la medición y evaluación de los tiempos de resolución en trámites de inscripciones de hechos vitales y civiles y de paternidad responsable. Del señor Max Solórzano Alvarado, Contralor de Servicios, se conoce oficio n.° CS-103-2021 del 22 de junio de 2021, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Desde hace varios años la Contraloría General de la República ha venido publicando el denominado Índice de Gestión Institucional el cual evalúa diversos aspectos relacionado [sic] con la gestión administrativa y operativa de las instituciones públicas.

Una de las categorías evaluadas en dicho indicador se identifica como “Servicio al Usuario” relacionada con los aspectos más directos respecto a la prestación de los servicios a los ciudadanos, en donde en lo conducente se mide la siguiente actividad que se ubica en el “ítem” 7.4:

¿Se cumplen los plazos máximos establecidos para el trámite de los asuntos o la prestación de servicios, al menos en el 95% de los casos?

En los distintos informes que ha presentado esta Contraloría de Servicios ante la Dirección Ejecutiva relacionado con la categoría de evaluación “Servicio al Usuario”, se ha venido indicando año tras año que la evaluación de dichos plazos no se había podido atender a nivel institucional dada la carencia de personal en esta Contraloría de Servicios –unidad responsable de dicha evaluación de acuerdo a sus competencias- a pesar que desde el año 2015 se tienen aprobadas por parte del Tribunal, dos plazas para asignar a este despacho.

Conforme con nuestros POA’s 2020 y 2021, se estableció como una de los objetivos operativos, la realización de auditorías de servicios, con el fin de poder realizar las evaluaciones de los tiempos de resolución de los trámites institucionales, de acuerdo a las acciones planteadas en el índice

Dado lo anterior y con el fin de que el Tribunal vaya gradualmente cumpliendo dicha actividad a fin de mejorar la nota en dicha categoría y por ende en la calificación general del índice -Posición 35 de 127 puestos, IGI 2019-, este despacho se permite presentar ante dicho Consejo a fin de que se someta lo que estime pertinente ante el Tribunal, el estudio relacionado con la medición y evaluación de los tiempos de resolución en los trámites de inscripciones de hechos vitales y civiles (Nacimientos, Defunciones y Matrimonios) así como los relacionados a los trámites de Paternidad Responsable.

Cabe indicar que lo mismos corresponde [sic] a análisis realizados en los trámites ingresados en los años 2019 y 2020, considerando los plazos de resolución particular de cada uno de ellos, por lo que a partir de estos primeros informes, se establecen las bases para continuar año con año —de acuerdo con nuestras competencias— estudios similares en esto [sic] servicios, con el fin de ir actualizado [sic] la información en forma constante, ya que son primeros informes a nivel institucional de esta índole.".

Se dispone: Para su estudio e informe, pase a la Dirección General del Registro Civil. ACUERDO FIRME.

C) Remisión de informe respecto a excepción de cumplimiento de requisitos a personas funcionarias que sustituyan a participantes en el Programa de Asesores Electorales con sus propias plazas. Del señor Ronny Alexander Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DL-0259-2021 del 23 de junio de 2021, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual remite informe sobre la excepción del cumplimiento de requisitos a personas funcionarias que sustituyan a participantes en el Programa de Asesores Electorales con sus propias plazas y con fundamento en una serie de consideraciones literalmente concluye:

"c) Conclusión.

Por todo lo indicado, este Departamento concluye que no existe norma legal que permita excepcionar el cumplimiento de los requisitos establecidos en el Manual Descriptivo de Clases de Puestos, a quienes se propongan para sustituir a los funcionarios que desde sus propias plazas, participen en las referidas tareas electorales. No obstante, se recomienda tener presente la recomendación brindada por el Departamento de Recursos Humanos, en el sentido de que, en caso de producirse la sustitución, esta se dé con funcionarios que ocupen puestos de la misma clase y similar naturaleza de las funciones que se encuentran contemplados en el Manual Descriptivo de Clases de Puestos para los puestos a sustituir.".

Se dispone: Tener por rendido el informe, cuya conclusión se acoge. En consecuencia, se aprueba la solicitud de la señora Alejandra Peraza Retana para que el Registro Electoral, previo visto bueno de la Dirección respectiva, asigne funcionarios que desde sus puestos habituales funjan como asesores electorales. ACUERDO FIRME.

D) Informe relativo al informe de seguimiento n.° SRICI-07-2021, sobre las acciones administrativas dispuestas para atender las advertencias n.° AD-03-2018 sobre la funcionalidad de la trazabilidad de los documentos de identidad y n.° AD-06-2018, sobre la no tramitación de expedientes de paternidad responsable. Del señor Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, se conoce oficio n.° DGRC-0410-2021 del 23 de junio de 2021, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual rinde informe sobre el estado actual de la recomendación 4.1 del “Informe de seguimiento n.° SRICI-07-2021, relativo a las acciones administrativas dispuestas para atender las advertencias n.° AD-03-2018, sobre la funcionalidad de la trazabilidad de los documentos de identidad y n.° AD-06-2018, sobre la no tramitación  de expedientes de paternidad responsable”.

Se dispone: Tener por rendido el informe. Hágase de conocimiento de la Auditoría Interna. ACUERDO FIRME.

 E) Dedicación exclusiva del puesto n.° 93962. De la señora Adriana María Pacheco Madrigal, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-1390-2021 del 24 de junio de 2021, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo tercero de la sesión ordinaria n.° 54-2021, celebrada el 24 de junio de 2021 por el Tribunal Supremo de Elecciones, en el que se aprobó someter al régimen de dedicación exclusiva el puesto n.° 93962 y se dictara la resolución correspondiente.

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

F) Informe de estudio sobre dedicación exclusiva del puesto n.° 368747. De los señores Sandra Mora Navarro, Secretaria General de la Dirección Ejecutiva, Jocelyn Brown Pérez, Jefa del Departamento de Recursos Humanos y Ronny Alexander Jiménez Padilla Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DE-1492-2021 del 24 de junio de 2021, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual rinden informe en el que se concluye la conveniencia institucional de someter el puesto n.° 368747 de Profesional en Servicios Administrativos (clase Profesional Ejecutor 3) ubicado en la Contraloría Electoral, al régimen de dedicación exclusiva.

Se dispone: Tener por rendido el informe, cuyas conclusiones se acogen. Elévese a conocimiento del Superior con la recomendación de aprobar. ACUERDO FIRME.

G) Informe de estudio sobre dedicación exclusiva del puesto n.° 361413.  De los señores Sandra Mora Navarro, Secretaria General de la Dirección Ejecutiva, Jocelyn Brown Pérez, Jefa del Departamento de Recursos Humanos y Ronny Alexander Jiménez Padilla Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DE-1461-2021 del 22 de junio de 2021, recibido en la Coordinación de este Consejo el 25 de junio de 2021, mediante el cual rinden informe en el que se concluye la conveniencia institucional de someter el puesto n.° 361413 de Profesional en Administración Electoral 1 (clase Profesional Ejecutor 3) ubicado en el Departamento de Financiamiento de Partidos Políticos, al régimen de dedicación exclusiva.

Se dispone: Tener por rendido el informe, cuyas conclusiones se acogen. Elévese a conocimiento del Superior con la recomendación de aprobar. ACUERDO FIRME.

H) Informe sobre la propuesta de implementación del servicio de impresión de DIMEX para personas extranjeras con permanencia legal en el país, utilizando las plataformas del TSE. Del señor Ronny Alexander Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DL-267-2021 del 25 de junio de 2021, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual rinde informe sobre la propuesta de implementación del servicio de impresión de DIMEX para personas extranjeras con permanencia legal en el país, utilizando las plataformas del TSE y con fundamento en una serie de consideraciones literalmente concluye:

"C) Conclusión. En virtud de que actualmente al Tribunal Supremo de Elecciones le resulta jurídicamente imposible imprimir con la plataforma tecnológica que utiliza para la emisión de cédulas de identidad, otros documentos de identificación personal distintos a la cédula –aún y cuando la emisión de esos otros documentos constituya una obligación legal para esta administración, como lo es el caso de la TIM–, es criterio de este despacho que esta institución está contractualmente imposibilitada para acceder a la propuesta que las señoras Raquel Vargas Jaubert y Dinorah Baltodano Quintana, Directora General y Directora Técnica Regional y Operativa, respectivamente, de la DGME plantean en su oficio n.° DG-1407-06-2021 del 11 de junio de 2021 (…).".

Se dispone: Tener por rendido el informe, cuya conclusión se acoge. Comuníquese a las señoras Vargas Jaubert y Baltodano Quintana. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA.

A) Solicitud de reconsideración de la orden de inicio del procedimiento administrativo ordinario de resolución contractual del contrato suscrito entre el Tribunal Supremo de Elecciones y DESCA SYS CENTROAMERICANA S. A., licitación abreviada 2018LA-000017-0012300001 “Mantenimiento preventivo y extensiones de garantías para servidores y otros”, expediente n.° 088-O-2021. De la señora Mary Anne Mannix Arnold, Inspectora Electoral, se conoce el oficio n.° IE-547-2021 del 22 de junio de 2021, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual remite observaciones respecto a la orden de inicio del procedimiento administrativo ordinario de resolución contractual del contrato suscrito entre el Tribunal Supremo de Elecciones y DESCA SYS CENTROAMERICANA S. A., Licitación Abreviada n.° 2018LA-000017-0012300001, “Mantenimiento preventivo y extensiones de garantías para servidores y otros”, expediente n.° 088-O-2021 y con fundamento en una serie de consideraciones literalmente recomienda:

 "Con base en lo expuesto, este despacho remite ante el Consejo de Directores, las siguientes recomendaciones:

1. De conformidad con la normativa, la jurisprudencia, la doctrina, los criterios de la Contraloría General de la Republica y lo indicado por la contraparte técnica, se solicita reconsiderar la orden de inicio del procedimiento de resolución contractual contenida en el oficio CDIR-119-2021 del 12 de abril de 2021.

2. Ordenar el inicio de un procedimiento administrativo ordinario contra la empresa DESCA SYS CENTROAMERICA S.A., cédula jurídica 3101147670, por presunto incumplimiento en las líneas 6, 7 y 8 de la Licitación Abreviada N°2018LA-000017-0012300001 “Mantenimiento preventivo y extensiones de garantías para servidores y otros.

Expuesto lo anterior, se remite el expediente No 088-O-2021 conformado por 39 folios, ante el Consejo de Directores para lo que estime pertinente.".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. Retorne el expediente a la oficina de origen. ACUERDO FIRME.

 B) Adjudicación del trámite n.° 2021LA-000012-0012300001 “Mantenimiento preventivo y extensión de garantía para 4 servidores HPE, unidad de cinta y mantenimiento y extensión de garantía para HSM”. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-0363-2021 SUSTITUIR del 24 de junio de 2021, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación de adjudicación, conforme al siguiente detalle:

Partida	Objeto	Adjudicatario	Monto de adjudicación (incluye  I.V.A)
1	Servicio  mantenimiento preventivo y extensión de garantía para 4 servidores HPE, unidad de cinta	Componentes El Orbe Sociedad Anónima	$12.987,09*
2	Servicio de mantenimiento y extensión de garantía para HSM (Hardware Security Module)	IT Security Services VIRAS Sociedad Anónima	₡15.933.000,00*

*Monto que muestra SICOP

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, de la señora Herminda Morales Arroyo en calidad de Administradora del Contrato, del señor Mario Pereira Granados, contraparte técnica y de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

C) Informe sobre depósito de ejecución de garantía de cumplimiento rendida por el Consorcio SCYTL-BIZNET, licitación pública n.° 2021LN-000032-85002 “Modernización del Sistema de Información Registral Civil”. Del señor Mario Alberto Gudiño Umaña, Subcontador, se conoce oficio n.° CONT-742-2021 del 24 de junio de 2021, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

 "De conformidad con la resolución UFEC-0001-2021 de las once horas del catorce de mayo de dos mil veintiuno en firme, y en atención al oficio del CDIR-0236, de 15 de junio del año en curso, esta Contaduría informa que se ejecutó la garantía de cumplimiento N°15484, rendida por el Consorcio SCYTL-BIZNET, en la licitación pública n°2021LN-000032-85002 “Modernización del Sistema de Informacion Registral Civil”

Asimismo, el día 18 de junio de 2021 se procedió con el deposito n° 000030 por $ 117.052,75 (ciento diecisiete mil cincuenta y dos dólares con 75/100) en la cuenta, n° 621441-8 del Banco Nacional que para esos fines mantiene el Tribunal Supremo de Elecciones, monto que corresponde a la garantía señalada.".

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

D) Instrucción para rendir el informe del artículo 356 de la Ley General de la Administración Pública. Del señor Ronny Alexander Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DL-269-2021 del 25 de junio de 2021, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual remite una serie de observaciones respecto al procedimiento para instruir a ese despacho que rinda informes de agotamiento de vía administrativa, de conformidad con el artículo 356 de la Ley General de la Administración Pública.

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. En consecuencia, se delega en el Coordinador de este Consejo o a quien le sustituya, la facultad de requerir al Departamento Legal la emisión del informe de agotamiento de vía administrativa a que se refiere el artículo 356 de la Ley General de la Administración Pública. Asimismo, se instruye a la Unidad de Fiscalización de la Ejecución Contractual para que, en lo sucesivo, acompañe del respectivo expediente administrativo las gestiones que haga de conocimiento de este órgano colegiado. ACUERDO FIRME.

E) Informe sobre solicitud de aclaración de la información remitida en oficio n.° DE-0953-2021. Del señor Vinicio Mora Mora, Subjefe del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DL-0276-2020 [sic] del 28 de junio de 2021, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual remite el informe solicitado por este colegiado en sesión ordinaria n.° 26-2021 y con fundamento en una serie de consideraciones literalmente recomienda:

"C. RECOMENDACIÓN.

Con base en el estudio efectuado, se sugiere al CDIR lo siguiente:

1)            Que anule todo el procedimiento realizado por la UFEC para la aplicación de la multa en cuestión al contratista, debido a la inexistencia del supuesto fáctico y jurídico indispensable que podría sustentarlo, a saber: una multa regulada en forma expresa en el cartel de los contratos respectivos.

2)            Que se instruya a la UFEC para que en cumplimiento de sus competencias reglamentarias –en caso de no haberlo hecho– remita las piezas del expediente del presunto incumplimiento a la Inspección Electoral –incluida la estimación de daños y perjuicios, de ser posible– a fin de que esa dependencia especializada en investigaciones administrativas tramite el procedimiento correspondiente, tendiente a determinar la eventual responsabilidad del contratista por los hechos indicados, así como la procedencia de la aplicación de sanciones administrativas y pecuniarias.

3)            Que no dé por agotada la vía administrativa, toda vez que, si acoge la primera recomendación de este aparte del informe, no habría acto final de imposición de la multa en cuestión.

Se deja de esta forma rendido el informe solicitado.".

Se dispone: Tener por rendido el informe, cuya recomendación se acoge. En consecuencia, proceda la Unidad de Fiscalización de la Ejecución Contractual con lo indicado por el Departamento Legal. ACUERDO FIRME.

A las trece horas con quince minutos terminó la sesión.

 

 

Erick Adrián Guzmán Vargas      Luis Guillermo Chinchilla Mora

Sandra Mora Navarro        Héctor Enrique Fernández Masís

Ileana Cristina Aguilar Olivares        Xenia Guerrero Arias