ACTA N.º 29-2021
Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las trece horas del veintidós de junio de dos mil veintiuno, con asistencia de los señores Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones –quien preside–; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; Franklin Mora González, Director Ejecutivo; Héctor Enrique Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Ileana Cristina Aguilar Olivares, Directora General a. i. del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica.
ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.
A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.
ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.
A) Remisión de informe “Análisis de Impacto al Negocio”. Del señor Mynor Enrique Mora Chang, Coordinador de la Comisión de Continuidad del Negocio, se conoce oficio n.° CCN-003-2021 del 10 de junio de 2021, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo cuarto inciso A de la sesión ordinaria n.° 1-2021, celebrada por esa Comisión el 4 de junio de 2021, en el que se dispuso remitir a este Consejo el informe titulado “Análisis de Impacto al Negocio” con la sugerencia de que acojan las recomendaciones formuladas y se proceda con la respectiva comunicación, según corresponda.
Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. Procedan las Direcciones Ejecutiva, General de Estrategia Tecnológica y General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos con lo de sus cargos. ACUERDO FIRME.
B) Solicitud de nueva fecha para la presentación del Plan de Continuidad de Negocio del TSE y remisión de la “Metodología para la gestión de riesgos de continuidad del negocio, versión 2”. Del señor Mynor Enrique Mora Chang, Coordinador de la Comisión de Continuidad del Negocio, se conoce oficio n.° CCN-004-2021 del 10 de junio de 2021, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo cuarto inciso B de la sesión ordinaria n.° 1-2021, celebrada por esa Comisión el 4 de junio de 2021, en el que se dispuso solicitar a este Consejo que se fije como nueva fecha para la presentación del Plan de Continuidad de Negocio del TSE el 20 de mayo de 2022, en la premisa de que no haya segunda ronda en las próximas elecciones, de lo contrario el 16 de agosto de 2022. Asimismo, remite para su aprobación la “Metodología para la gestión de riesgos de continuidad del negocio, versión 2”.
Se dispone: Aprobar conforme se solicita. ACUERDO FIRME.
C) Consulta respecto a recomendación 4.1 del informe contentivo sobre informe de Control Interno n.° ICI-02-2021, relativo a la Seguridad de la Información. De la señora Nidia Elvira Aguilar Acuña, Auditora Interna a. i., se conoce oficio n.° AI-157-2021 del 11 de junio de 2021, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:
"Mediante oficio n.° AI-102-2021 del 04 de mayo anterior, se remitió a ese estimable Consejo de Directores el “Informe de control interno n.° ICI-02-2021, relativo a la Seguridad de la Información”, por medio del oficio n.° CDIR-178-2021, del 18 de mayo de 2021, se comunica el acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.º 24-2021 del CDIR, celebrada en esa misma fecha, en el que se dispone: “Pase para lo de su cargo a la Dirección General de Estrategia Tecnológica, a la Secretaria General del TSE, a la Sección de Riesgos y Seguridad y Departamento de Recursos Humanos. ACUERDO FIRME.”
Asimismo, mediante oficio n.° CDIR-0209-2021, del 08 de junio de 2021, se comunica el acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.º 27-2021 del CDIR, celebrada en esa misma fecha, en el que se dispone: “Tener por establecidas las acciones, de conformidad con los cronogramas de cumplimiento propuestos por las dependencias implicadas. Hágase del conocimiento de la Auditoría Interna. ACUERDO FIRME.”
Sin embargo, del análisis de los documentos citados en el párrafo precedente, no se cuenta con el análisis, actividades de atención, responsables y plazo de ejecución respecto de la recomendación 4.1 del citado informe de Control Interno n.° ICI-02-2021.
Por lo tanto, con el propósito de observar debidamente lo dispuesto por el artículo 36 de la Ley General de Control Interno, n.° 8292, respecto del plazo en el cual deben ser analizados los informes de auditoría que se remiten a los titulares subordinados, respetuosamente se solicita disponer las acciones correspondientes sobre la recomendación 4.1.".
Se dispone: Procedan las Direcciones Ejecutiva y General de Estrategia Tecnológica a remitir a este Consejo, en el plazo de 10 días hábiles, las acciones correspondientes para el cumplimiento del Plan de Capacitación en materia de concientización respecto de la seguridad de la información, así como el cronograma de trabajo para la implementación de las acciones que se propongan. ACUERDO FIRME.
D) Informe sobre dedicación exclusiva del puesto n.° 93962. De los señores Sandra Mora Navarro, Secretaria General de la Dirección Ejecutiva, Jocelyn Brown Pérez, Jefa del Departamento de Recursos Humanos y Ronny Alexander Jiménez Padilla Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DE-1375-2021 del 10 de junio de 2021, recibido en la Coordinación de este Consejo el 15 de junio de 2021, mediante el cual rinden informe en el que se concluye la conveniencia institucional de someter el puesto n.° 93962 de Profesional Asistente en Proveeduría (clase Profesional Asistente 2) ubicado en el Departamento de Proveeduría, al régimen de dedicación exclusiva.
Se dispone: Tener por rendido el informe, cuyas conclusiones se acogen. Elévese a conocimiento del Superior con la recomendación de aprobar. ACUERDO FIRME.
E) Medidas administrativas relativas a la pandemia por COVID-19 para el tercer trimestre de 2021. Se dispone: Debido al estado de emergencia nacional por la situación sanitaria generada por el COVID-19, declarado mediante decreto ejecutivo n.° 4227-MP-S del 16 de marzo de 2020 y subsiguientes directrices del Ministerio de Salud, considerando que, de acuerdo con los datos suministrados por el Departamento de Recursos Humanos, para el mes de mayo de 2021 el 41,92% del personal institucional se encuentra laborando en forma presencial (604 personas), cuando, por ejemplo, en julio pasado solo laboraron presencialmente 410 funcionarios, este Consejo, en aras de contribuir con las acciones de prevención y mitigación del contagio, dispone:
1.- Que quienes se encuentren realizando trabajo remoto continúen en tal situación la mayor cantidad de días posible. Asimismo, que se exhorte a las jefaturas para que incrementen al máximo la lista de funcionarios que laboran remotamente, dando prioridad a las personas funcionarias con factores de riesgo.
2.- Que se mantenga ininterrumpidamente la emisión de certificaciones digitales y toda otra facilidad o trámite disponible a través de nuestra plataforma tecnológica. Para el caso de naturalizaciones, que se continúe con el sistema de citas y que se brinde información a los usuarios por la línea 800-800-2000. Que se continúe con la ventanilla única de la Dirección General del Registro Civil para recepción de documentos físicos para toda la institución y la de Dirección General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos para gestiones electorales.
3.- Que cada Director determine cuáles funcionarios resulta indispensable mantener presencialmente para atender los servicios que brinda la institución, así como las tareas de apoyo administrativo, logístico u operativo que no pueden ser suspendidas ni desempeñadas remotamente (seguridad, informática, entre otros).
4.- Que se mantenga el horario de 7:00 a. m. a 3:00 p. m., aprobado por el Superior en sesiones ordinarias n.° 75-2020 celebrada el 30 de julio de 2020 y n.° 44-2021 celebrada el 25 de mayo de 2021, tanto para los funcionarios que están trabajando de forma presencial, como para aquellos que están bajo la modalidad de trabajo remoto por objetivos.
5.- Que se continúe utilizando el código de vestimenta casual para los funcionarios de estos organismos electorales, aprobado para los días viernes, según acuerdo del Tribunal adoptado en el artículo cuarto de la sesión ordinaria n.° 38-2018, celebrada el 3 de abril de 2018 (y su respectivo protocolo, aprobado por este Consejo en sesión ordinaria n.° 18-2018, celebrada el 17 de abril de 2018).
6.- Que no se permita el acceso a las instalaciones de estos organismos electorales a los funcionarios que incumplan con las medidas de toma de temperatura y el debido lavado de manos al ingreso, el uso de mascarilla, así como del gafete institucional en lugar visible, el cual debe portar durante toda la jornada laboral.
7.- Que lo aquí dispuesto rija para todas las oficinas institucionales, incluidas las regionales, a partir de la firmeza de este acuerdo y hasta el 31 de diciembre de 2021.
8.- Que cada jefatura informe al Departamento de Recursos Humanos mediante la plantilla respectiva, los listados de funcionarios en trabajo remoto y presencial, al día siguiente de la firmeza del presente acuerdo.
9.- Que el Departamento de Comunicaciones y Relaciones Públicas divulgue el presente acuerdo. ACUERDO FIRME.
F) Aprobación de la dedicación exclusiva del puesto n.° 368562. De la señora Adriana María Pacheco Madrigal, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-1330-2021 del 17 de junio de 2021, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo tercero de la sesión ordinaria n.° 52-2021, celebrada el 17 de junio por el Tribunal Supremo de Elecciones, en el que se aprobó someter al régimen de dedicación exclusiva el puesto n.° 368562 y se dictara la resolución correspondiente.
Se
dispone: Tomar nota. ACUERDO
FIRME.
G) Propuesta de implementación del servicio de impresión de DIMEX para personas extranjeras con permanencia legal en el país, utilizando las plataformas del TSE. De las señoras Raquel Vargas Jaubert y Dinorah Baltodano Quintana, Directora General y Directora Técnica Regional y Operativa, respectivamente, de la Dirección General de Migración y Extranjería del Ministerio de Gobernación y Policía, se conoce oficio n.° DG-1407-06-2021 del 11 de junio de 2021, recibido en la Coordinación de este Consejo el 21 de junio de 2021, mediante el cual literalmente manifiestan:
"Reciba un cordial saludo. Inicialmente, quiero agradecer su disposición por atender vía telefónica, las consultas. Según le comenté, la Dirección General de Migración y Extranjería, se encuentra promoviendo la implementación de un proyecto que tiene por objetivo, el diseño de un sistema y adquisición de tarjetas para la documentación de personas extranjeras con permanencia legal en el país.
Al ser el Tribunal de Supremo de Elecciones, un ente emisor de documentos de identidad, que realiza cerca de 120 mil cédulas al mes, la Dirección General de Migración y Extranjería, quisiera explorar la posibilidad de emitir los DIMEX utilizando las plataformas existentes del TSE y así, maximizar los recursos que ya invierte el estado costarricense en este tema.
Por lo anterior, con el fin de valorar la implementación del servicio administrado (tercerización del servicio de impresión de DIMEX) como una alternativa de solución a la necesidad institucional, y en virtud de que el Estado no cuenta con suficientes recursos para financiar proyectos de inversión de esta magnitud, respetuosamente requerimos que, en el menor tiempo posible, nos presenten el modelo de negocio o propuesta formal del proyecto.
Es importante para la toma de decisiones, que la propuesta formal contemple entre otros, los siguientes elementos:
1. Costo por dimex emitido (comisión por el servicio)
2. Si existe algún pago inicial para el proyecto, en caso que exista, si hay alguna forma de que, se nos exima de ese pago o se ajuste y sume al monto del costo por dimex emitido.
3. Requisitos o requerimientos para dar inicio al proyecto.
4. Propuesta de cronograma de trabajo:
i) Fecha de inicio de actividades de levantamiento de requerimientos y revisión de estos para la formulación de los requerimientos.
ii) Plazo que ustedes consideran de inicio de la implementación, si son 6, 8 o 9 meses a partir de la firma del Convenio Interinstitucional.
iii) Plazo mínimo o vigencia del servicio (5, 10, 15 años)
5. Fases del Proyecto y plazo de ejecución de cada una de éstas.
6. Plan de contingencia en caso de que la implementación del proyecto sobrepase la fecha que esta Dirección estima se cubre con las tarjetas DIMEX actuales, para lo que interesa, la fecha estimada es marzo 2022.
7. Indicar los componentes tanto de software y hardware, insumos y mantenimientos, que incluye la propuesta.
8. Otras de importancia que ustedes identifiquen y consideren deben incluirse en la propuesta
Se reitera que, debido a la urgencia de definir algunas tareas pendientes, de carácter técnico y jurídico, así como la coordinación con otras instituciones, la remisión de esta información es de carácter urgente.".
Se dispone: Para su estudio e informe, en el plazo de 3 días hábiles, pase al Departamento Legal. ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA.
A) Adjudicación de trámite n.° 2021LA-000004-0012300001 “Horas de soporte técnico y asesoría especializada para productos de la plataforma de Microsoft, plataforma Vmware y Soporte en Redes”. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-0232-2021 SUSTITUIR del 16 de junio de 2021, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:
"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación de adjudicación, conforme al siguiente detalle:
|
Partida |
Objeto |
Adjudicatario |
Monto de adjudicación (incluye I.V.A) |
|
1 |
Cien (100) horas de soporte
técnico y asesoría especializada para productos de la plataforma de
Microsoft) |
CONSULTING GROUP
CORPORACION LATINOAMERICANA SOCIEDAD ANONIMA |
$5.650,00* |
|
2 |
Setenta y cinco (75) horas de
soporte para la plataforma Vmware) |
GBM DE COSTA RICA SOCIEDAD
ANONIMA |
$2.628,945* |
|
3 |
Cien (100) horas de soporte
especializado en equipos de comunicaciones de la marca Cisco |
Declarar Infructuosa por
inopia de ofertas |
|
*Monto que muestra
SICOP
En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, del Departamento Legal, de la señora Herminda Morales Arroyo en calidad de Administradora del Contrato, del señor Mario Pereira Granados, contraparte técnica y de la Auditoría Interna.
Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).
Quedo atento a lo que se estime disponer.".
Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.
B) Adjudicación del trámite n.° 2021-LA-000014-0012300001 “Renovación de Licencias Wmware Enterprise Plus”. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-0361-2021 del 21 de junio de 2021, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:
"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación de adjudicación, conforme al siguiente detalle:
|
Partida |
Objeto |
Adjudicatario |
Monto de adjudicación (Incluye I.V.A.) |
|
1 |
RENOVACIÓN DE LICENCIAS VMWARE ENTERPRISE PLUS |
COMPONENTES EL ORBE SOCIEDAD ANÓNIMA |
$17.529,69 |
|
Total
adjudicar |
$17.529,69 |
||
En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, de la señora Herminda Morales Arroyo en calidad de Administradora del Contrato, el señor Mario Pereira Granados, contraparte técnica y de la Auditoría Interna.