ACTA N.º 24-2021
Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las trece horas del dieciocho de mayo de dos mil veintiuno, con la asistencia de los señores Héctor Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos –quien preside–; Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del TSE; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; Franklin Mora González, Director Ejecutivo; Ileana Cristina Aguilar Olivares, Directora General a.i del Instituto de Formación y Estudios en Democracia; y Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica, que dice:
ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.
A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.
ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.
A) Notificación de audiencia especial. De la señora Zusette Abarca Mussio, en calidad de Fiscalizadora de la Contraloría General de la República, se conoce notificación de audiencia especial, de fecha 12 de mayo de 2021, recibida el mismo día en la Coordinación de este Consejo, que en lo que interesa incida:
“CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA. División de Contratación Administrativa. (…)
RECURSO DE APELACIÓN interpuesto por la empresa PC NOTEBOOK DE COSTA RICA SOCIEDAD ANÓNIMA, en contra del acto de adjudicación de la LICITACIÓN ABREVIADA No. 2020LA-000033-0012300001, promovida por el TRIBUNAL SUPREMO DE ELECCIONES para la “compra de microcomputadoras portátiles” que fue adjudicadas a la empresa TECNOVA SOLUCIONES SOCIEDAD ANÓNIMA (…)
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 190 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa y el artículo 9 del Reglamento de Notificaciones de los productos que emite la División de Contratación Administrativa de la Contraloría General de la República, se confiere AUDIENCIA ESPECIAL a la empresa apelante PC NOTEBOOK DE COSTA RICA S.A., a la adjudicataria TECNOVA SOLUCIONES S.A., así como a las empresas COMPONENTES EL ORBE S.A., GRUPO COMPUTACION MODULAR AVANZADA S.A., ASESORIA INMOBILIARIA Y NEGOCIOS RED GLOBAL S.A. y SISTEMS ENTERPRISE COSTA RICA S.A., por el improrrogable plazo de UN DÍA HÁBIL, contado a partir del día siguiente a la notificación del presente auto, para que se refieran a lo manifestado por la ADMINISTRACIÓN en el oficio sin número, del 11 de mayo del 2021, por medio del cual atendió el requerimiento de esta División planteado mediante el auto de las once horas con cuarenta y seis minutos del seis de mayo del dos mil veintiuno.”
Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.
B) Devolución del Libro de Actas que lleva el CDIR - tomo n.° 10. De la señora Nidia Elvia Aguilar Acuña, Auditora Interna a.i, se conoce el oficio No. AI-110-2021 de fecha 12 de mayo de 2021, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, cuyo asunto es “Devolución del Libro de Acta que lleva el CDIR - tomo n.° 10” y que expresamente señala:
“De conformidad con su solicitud realizada mediante el oficio n.° CDIR-143-2021, del 27 de abril del año en curso; me permito remitirle de forma física el Libro de Actas, tomo n.° 10 que lleva el Consejo de Directores, el cual cuenta con la correspondiente razón de cierre.”
Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.
C) Convenio para la instalación y operación de un dispensador de dinero o cajero automático propiedad del Banco Popular en las instalaciones del TSE. Del señor Vinicio Mora Mora, Subjefe del Departamento Legal, se conoce el oficio No. DL-0198-2021 de fecha 13 de mayo de 2021, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual atiende lo solicitado por este Órgano Colegiado mediante oficio No. CDIR-077-2021, respecto al “Convenio para la instalación y operación de un dispensador de dinero o cajero automático propiedad del Banco Popular en las instalaciones del Tribunal Supremo de Elecciones” y cuya conclusión expresamente indica:
“una vez analizado el contenido de la propuesta de convenio remitido por las autoridades de la entidad bancaria solicitante, el suscrito concluye que si bien es jurídicamente viable su firma; es lo cierto que se hace necesario adecuar dicho documento a las directrices institucionales que la institución ha venido implementando en este tipo de acuerdos, por lo que se recomienda que previo a la formalización de un nuevo convenio, se encargue a este Departamento Legal de realizar un análisis adicional del clausulado del mismo y remita una nueva propuesta a los personeros del Banco Popular para su debida validación y formalización.
Aunado a lo anterior, es preciso señalar de que en caso que se considere conveniente la suscripción de un nuevo acuerdo, se recomienda elevar la presente gestión con la recomendación al Tribunal para que -de aprobarla- quede habilitado el señor Magistrado Presidente para la respectiva firma.
Finalmente, en lo que respecta a la solicitud del Banco para contar con el aval de la Institución para ofrecer a las personas funcionarias del Tribunal una propuesta integral del portafolio de productos que esa entidad bancaria tiene a su disposición; se recomienda que el propio Consejo de Directores, valore la posibilidad de trasladar dicha gestión al Departamento de Comunicaciones y Relaciones Públicas, para que atienda dicho requerimiento.”
Se dispone: 1. Tener por rendido el informe el cual se acoge. 2. Proceda el propio Departamento Legal a Coordinar con el Banco Popular y de Desarrollo Comunal el ajuste del convenio de acuerdo con las políticas institucionales, a los efectos de elevarlo posteriormente a conocimiento y aprobación del superior. 3. Comuníquese el presente acuerdo al Departamento de Comunicaciones y Relaciones Públicas, a los efectos de realizar las gestiones recomendadas por el Departamento Legal. ACUERDO FIRME.
D) Aclaración acerca de plazo relacionado con Informe de Control Interno N.° ICI-02-2021. De la señora Nidia Elvira Aguilar Acuña, Auditora Interna a.i, se conoce el oficio No. AI-111-2021 de fecha 12 de mayo de 2021, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, cuyo asunto es “Aclaración acerca de plazo relacionado con Informe de Control Interno N.° ICI-02-2021”, y que literalmente indica:
“En virtud del acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.º 23-2021, (…) por el Consejo de Directores (…)
Se aclara que, por un error material, esta Auditoría Interna indicó el artículo 37 de la Ley General de Control Interno, N.° 8292, y se concedió a ese estimable Consejo 30 días, siendo lo correcto aplicar lo dispuesto por el artículo 36 de esa Ley General, respecto del plazo en el cual deben ser analizados los informes de auditoría que se remiten a los titulares subordinados.
Por lo anterior, respetuosamente se les solicita disponer las acciones correspondientes, en el curso de los diez días hábiles siguientes al recibo del informe de auditoría.”
Se dispone: Pase para lo de su cargo a la Dirección General de Estrategia Tecnológica, a la Secretaria General del TSE, a la Sección de Riesgos y Seguridad y Departamento de Recursos Humanos. ACUERDO FIRME.
E) Propuesta de cambio de horario en sedes regionales. Del señor Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, se conoce el oficio No. DGRC-0323-2021 de fecha 13 de mayo de 2021, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, cuyo asunto es “Propuesta de cambio de horario en sedes regionales”, y que expresamente señala:
“De conformidad con lo manifestado por el señor Alcides Chavarría Vargas, Jefe del Departamento de Coordinación de Servicios Regionales, mediante oficio n.° CSR-0293-2021 (…) considerándolo oportuno para un mejor servicio público, respetuosamente me permito someter a valoración de ese órgano colegiado la posibilidad de modificar el horario de funcionamiento de las Oficinas Regionales, homologándolo con el horario actual establecido para la Sede Central del TSE, en el sentido de que sea de 7 a.m. a 3 p.m.”
Se dispone: 1. Aprobar conforme se propone. 2. Elévese al Tribunal con la recomendación de aprobar. ACUERDO FIRME.
F) Seguimiento al informe especial IES-01-2019. De la señora Nidia Aguilar Acuña, Auditora Interna a.i, se conoce el oficio No. AI-116-2021 de fecha 13 de mayo de 2021, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, cuyo asunto es “Seguimiento al informe especial IES-01-2019”, que en lo que interesa indica:
“Mediante oficio n.° AI-369-2019 (…) esta Auditoría remitió al Tribunal el “Informe especial n.° IES-01-2019, sobre presuntas irregularidades en la formulación del estudio administrativo del Departamento de Financiamiento de Partidos Políticos”. Sobre el particular y con el propósito de llevar a cabo el seguimiento sobre el citado informe, en el cuadro anexo (formato digital de la matriz) se presenta la descripción de las recomendaciones dirigidas al Consejo de Directores, con el propósito de que se detalle en ese cuadro las acciones administrativas implementadas para su atención, siendo que a partir de tales acciones, se requiere indicar el estado de cumplimiento que estima su persona, considerando los siguientes tres niveles: cumplida, parcialmente cumplida y no cumplida.
Asimismo, a efecto de justificar el estado de cumplimiento que se indique, es necesario se remita a esta Auditoría copia, en formato digital, de la documentación correspondiente (evidencia), relativa a las acciones llevadas a cabo para implementar las acciones de mejora. En caso de que no se haya logrado un nivel de consecución total (parcialmente cumplida o no cumplida), favor indicar las razones que han imposibilitado o limitado su efectiva implementación.
Finalmente, con el propósito de cumplir con el programa de trabajo definido para la ejecución del seguimiento indicado, y de conformidad con lo dispuesto por el inciso b) del artículo 33 de la Ley General de Control Interno, mucho le agradeceré se sirva remitir su respuesta en el curso de los próximos cinco días hábiles contados a partir del recibo del presente oficio.”
Se dispone: Pase a la Dirección Ejecutiva para que, dentro del plazo de 5 días, informe sobre el estado de las recomendaciones referidas por la Auditoría Interna. ACUERDO FIRME.
G) Traslado electoral web dentro del territorio nacional. Del señor Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, se conoce el oficio No. DGRC-0328-2021 de fecha 14 de mayo de 2021, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, cuyo asunto es Proyecto “Traslado electoral web dentro del territorio nacional”, que expresamente señala:
“De conformidad con lo manifestado por el señor Oscar Fernando Mena Carvajal, Oficial Mayor del Departamento Electoral, (…) me permito someter a consideración del Consejo de Directores una propuesta para implementar un servicio digital que permita a las personas costarricenses que se encuentran en territorio nacional, gestionar su traslado electoral vía web.
Dicho proyecto cobra especial relevancia para la institución al encontrarnos de cara a la celebración de las Elecciones Presidenciales 2022 y dentro de las nuevas realidades que la sociedad ha tenido que afrontar en el contexto de la emergencia sanitaria, donde las instituciones públicas estamos llamadas a garantizar la continuidad en la prestación de los servicios, habilitando para ello, en la medida de lo posible, mecanismos digitales que permitan que las personas no requieran desplazarse para acceder a los trámites que necesitan.
Es importante mencionar que, en caso de acogerse esta propuesta, como parte del desarrollo de dicho servicio, necesariamente deberán implementarse los mecanismos o soluciones tecnológicas que resulten idóneas para garantizar fehacientemente la identidad de la persona ciudadana que realiza el trámite.
Se adjunta formulario “Solicitud Nuevo Proyecto TI”, con la información necesaria sobre lo solicitado.”
Se dispone: Pase a la Dirección General de Estrategia Tecnológica, para que informe sobre su viabilidad. ACUERDO FIRME.
H) Remisión de Informe de seguimiento SRICI-04-2021. De la señora Nidia Aguilar Acuña, Auditora Interna a.i, se conoce el oficio No. AI-119-2021 de fecha 17 de mayo de 2021, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, cuyo asunto es “Remisión de Informe de seguimiento SRICI-04-2021”, que expresamente señala:
“Esta Unidad de Control, como parte de las competencias legales, debe implementar y desarrollar un programa de seguimiento de las recomendaciones de los diferentes tipos de informes que emite este Despacho, así como de las acciones ordenadas por la Administración producto de los servicios de auditoría y servicios preventivos, a fin de asegurar su debida atención por ésta.
(...) con el propósito de que se dispongan las acciones pertinentes, respetuosamente me permito remitirle el documento denominado: “Informe de seguimiento n.° SRICI-04-2021, sobre el estado de cumplimiento de las acciones de mejora de los informes de control interno n.os ICI-03-2019, ICI-04-2017 e ICI-08-2019.”
En ese contexto, mucho le agradeceré disponer de las acciones correspondientes e informar a este Órgano de Fiscalización lo que se resuelva, en el curso de los quince días hábiles siguientes a su recibo.”
Se dispone: 1. Incorporar al orden del día. 2. Pase a la Dirección Ejecutiva para que informe en el plazo de 10 días. ACUERDO FIRME.
I) Solicitud de prórroga para pronunciamiento. Del señor Carlos Fabián Jiménez Murillo, Coordinador del Equipo de Apoyo Institucional por la Pandemia COVID-19, se conoce el oficio No. DE-1155-2021 de fecha 17 de mayo de 2021, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, cuyo asunto es “Solicitud de prórroga para pronunciamiento”, que expresamente señala:
“En atención al oficio n.° CDIR 169 2021 (…) en que ese honorable Consejo dispuso trasladar el planteamiento descrito en el memorial de fecha 7 de mayo (…) suscrito por el señor Ruy López González, Secretario del Sindicato de Empleados del TSE en que mediante una serie de puntos muestran su preocupación a lo que consideran “poca acción de las personas a cargo de velar porque se cumplan los protocolos previamente aprobados por el Tribunal para prevenir contagios de los funcionarios e inclusive de los mismos usuarios”, (…)
(…) me es necesario expresar que para la adecuad a atención, nos hemos dado a la tarea de recopilar una serie de información sobre lo actuado en estos meses, sin embargo, requerimos los criterios expertos de otros miembros del comité para brindar una respuesta satisfactoria y en este acto, a su vez implica la recopilación de información cronológica e indicación de protocolos de salubridad con el mayor nivel de actualización, lo cual consume tiempo para una respuesta responsable.
En este momento nos encontramos recopilando la información propia que disponemos, pero también otra que hemos solicitado al Médico Institucional, al señor Coordinador de Servicios Regionales y otros miembros, por lo que muy respetuosamente solicito se nos dé una prórroga de al menos tres días hábiles, para poder contar con los elementos requeridos y referirnos a lo solicitado por el Consejo en este sentido.”
Se dispone: 1. Incorporar al orden del día. 2. Conceder la prórroga solicitada. ACUERDO FIRME.
J) Mejoras en la infraestructura del área de Servicios Médicos. Del señor Tito José Alvarado Contreras, Jefe de la Sección de Ingeniería y Arquitectura, se conoce el oficio No. IA-0370-2021 de fecha 14 de mayo de 2021, recibido el día 18 del mismo mes y año en la Coordinación de este Consejo, cuyo asunto es “Mejoras en la infraestructura del área de Servicios Médicos”, que dice:
“En atención a oficio SM-013-2021, respetuosamente me permito informar lo siguiente:
1. El 07 de abril anterior acordamos los objetivos de los proyectos que se propondrán para el área de Servicios Médicos; los cuales se ejecutarán en dos (2) fases, a saber, “Sustitución de piso en área de Servicios Médicos (fase #1)” y “Acondicionamiento del área de Servicios Médicos (fase #2)” (ver formularios adjuntos).
2. Se realizó estudio de mercado para determinar el presupuesto requerido para el
desarrollo de la primera fase. El cual se comunicó a Dirección Ejecutiva el pasado 07 de mayo, esto con el fin de ser considerado para incluir en POA 2022.
Una vez recibido el comunicado de los recursos disponibles, procederemos con el desarrollo de la etapa de planificación del proyecto.”
Se dispone: 1. Incorporar al orden del día. 2. Tomar nota. ACUERDO FIRME.
K) Aclaración del plazo para la remisión de información relativo al Seguimiento al informe especial IES-01-2019. De la señora Nidia Elvira Aguilar Acuña, Auditora Interna a.i, se conoce el oficio No. AI-121-2021 de fecha 18 de mayo de 2021, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, cuyo asunto es “Aclaración del plazo para la remisión de información relativo al Seguimiento al informe especial IES-01-2019.”, y que literalmente indica:
“Mediante oficio n.° AI-116-2021 del 13 de mayo de 2021, esta Auditoría remitió al Consejo de Directores la solicitud de información para atender el estudio de seguimiento que se está desarrollando al “Informe especial n.° IES-01-2019, sobre presuntas irregularidades en la formulación del estudio administrativo del Departamento de Financiamiento de Partidos Políticos”. Sobre el particular se solicitó remitir el cuadro anexo (formato digital de la matriz) y la documentación correspondiente a la evidencia relativa a las acciones llevadas a cabo para implementar las acciones de mejora.