ACTA N.� 24-2021
Sesi�n ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las trece horas del dieciocho de mayo de dos mil veintiuno, con la asistencia de los se�ores H�ctor Fern�ndez Mas�s, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Pol�ticos �quien preside�; Erick Adri�n Guzm�n Vargas, Secretario General del TSE; Luis Antonio Bola�os Bola�os, Director General del Registro Civil; Franklin Mora Gonz�lez, Director Ejecutivo; Ileana Cristina Aguilar Olivares, Directora General a.i del Instituto de Formaci�n y Estudios en Democracia; y Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnol�gica, que dice:
ART�CULO PRIMERO. APROBACI�N DE ACTAS ANTERIORES.
A) Se ley� y aprob� el acta de la sesi�n ordinaria inmediata anterior.
ART�CULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.
A) Notificaci�n de audiencia especial. De la se�ora Zusette Abarca Mussio, en calidad de Fiscalizadora de la Contralor�a General de la Rep�blica, se conoce notificaci�n de audiencia especial, de fecha 12 de mayo de 2021, recibida el mismo d�a en la Coordinaci�n de este Consejo, que en lo que interesa incida:
�CONTRALOR�A GENERAL DE LA REP�BLICA. Divisi�n de Contrataci�n Administrativa. (�)
RECURSO DE APELACI�N interpuesto por la empresa PC NOTEBOOK DE COSTA RICA SOCIEDAD AN�NIMA, en contra del acto de adjudicaci�n de la LICITACI�N ABREVIADA No. 2020LA-000033-0012300001, promovida por el TRIBUNAL SUPREMO DE ELECCIONES para la �compra de microcomputadoras port�tiles� que fue adjudicadas a la empresa TECNOVA SOLUCIONES SOCIEDAD AN�NIMA (�)
De conformidad con lo dispuesto en el art�culo 190 del Reglamento a la Ley de Contrataci�n Administrativa y el art�culo 9 del Reglamento de Notificaciones de los productos que emite la Divisi�n de Contrataci�n Administrativa de la Contralor�a General de la Rep�blica, se confiere AUDIENCIA ESPECIAL a la empresa apelante PC NOTEBOOK DE COSTA RICA S.A., a la adjudicataria TECNOVA SOLUCIONES S.A., as� como a las empresas COMPONENTES EL ORBE S.A., GRUPO COMPUTACION MODULAR AVANZADA S.A., ASESORIA INMOBILIARIA Y NEGOCIOS RED GLOBAL S.A. y SISTEMS ENTERPRISE COSTA RICA S.A., por el improrrogable plazo de UN D�A H�BIL, contado a partir del d�a siguiente a la notificaci�n del presente auto, para que se refieran a lo manifestado por la ADMINISTRACI�N en el oficio sin n�mero, del 11 de mayo del 2021, por medio del cual atendi� el requerimiento de esta Divisi�n planteado mediante el auto de las once horas con cuarenta y seis minutos del seis de mayo del dos mil veintiuno.�
Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.
B) Devoluci�n del Libro de Actas que lleva el CDIR - tomo n.� 10. De la se�ora Nidia Elvia Aguilar Acu�a, Auditora Interna a.i, se conoce el oficio No. AI-110-2021 de fecha 12 de mayo de 2021, recibido el mismo d�a en la Coordinaci�n de este Consejo, cuyo asunto es �Devoluci�n del Libro de Acta que lleva el CDIR - tomo n.� 10� y que expresamente se�ala:
�De conformidad con su solicitud realizada mediante el oficio n.� CDIR-143-2021, del 27 de abril del a�o en curso; me permito remitirle de forma f�sica el Libro de Actas, tomo n.� 10 que lleva el Consejo de Directores, el cual cuenta con la correspondiente raz�n de cierre.�
Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.
C) Convenio para la instalaci�n y operaci�n de un dispensador de dinero o cajero autom�tico propiedad del Banco Popular en las instalaciones del TSE. Del se�or Vinicio Mora Mora, Subjefe del Departamento Legal, se conoce el oficio No. DL-0198-2021 de fecha 13 de mayo de 2021, recibido el mismo d�a en la Coordinaci�n de este Consejo, mediante el cual atiende lo solicitado por este �rgano Colegiado mediante oficio No. CDIR-077-2021, respecto al �Convenio para la instalaci�n y operaci�n de un dispensador de dinero o cajero autom�tico propiedad del Banco Popular en las instalaciones del Tribunal Supremo de Elecciones� y cuya conclusi�n expresamente indica:�
�una vez analizado el contenido de la propuesta de convenio remitido por las autoridades de la entidad bancaria solicitante, el suscrito concluye que si bien es jur�dicamente viable su firma; es lo cierto que se hace necesario adecuar dicho documento a las directrices institucionales que la instituci�n ha venido implementando en este tipo de acuerdos, por lo que se recomienda que previo a la formalizaci�n de un nuevo convenio, se encargue a este Departamento Legal de realizar un an�lisis adicional del clausulado del mismo y remita una nueva propuesta a los personeros del Banco Popular para su debida validaci�n y formalizaci�n.
Aunado a lo anterior, es preciso se�alar de que en caso que se considere conveniente la suscripci�n de un nuevo acuerdo, se recomienda elevar la presente gesti�n con la recomendaci�n al Tribunal para que -de aprobarla- quede habilitado el se�or Magistrado Presidente para la respectiva firma.
Finalmente, en lo que respecta a la solicitud del Banco para contar con el aval de la Instituci�n para ofrecer a las personas funcionarias del Tribunal una propuesta integral del portafolio de productos que esa entidad bancaria tiene a su disposici�n; se recomienda que el propio Consejo de Directores, valore la posibilidad de trasladar dicha gesti�n al Departamento de Comunicaciones y Relaciones P�blicas, para que atienda dicho requerimiento.�
Se dispone: 1. Tener por rendido el informe el cual se acoge. 2. Proceda el propio Departamento Legal a Coordinar con el Banco Popular y de Desarrollo Comunal el ajuste del convenio de acuerdo con las pol�ticas institucionales, a los efectos de elevarlo posteriormente a conocimiento y aprobaci�n del superior. 3. Comun�quese el presente acuerdo al Departamento de Comunicaciones y Relaciones P�blicas, a los efectos de realizar las gestiones recomendadas por el Departamento Legal. ACUERDO FIRME.
D) Aclaraci�n acerca de plazo relacionado con Informe de Control Interno N.� ICI-02-2021. De la se�ora Nidia Elvira Aguilar Acu�a, Auditora Interna a.i, se conoce el oficio No. AI-111-2021 de fecha 12 de mayo de 2021, recibido el d�a siguiente en la Coordinaci�n de este Consejo, cuyo asunto es �Aclaraci�n acerca de plazo relacionado con Informe de Control Interno N.� ICI-02-2021�, y que literalmente indica:
�En virtud del acuerdo adoptado en el art�culo segundo de la sesi�n ordinaria n.� 23-2021, (�) por el Consejo de Directores (�)
Se aclara que, por un error material, esta Auditor�a Interna indic� el art�culo 37 de la Ley General de Control Interno, N.� 8292, y se concedi� a ese estimable Consejo 30 d�as, siendo lo correcto aplicar lo dispuesto por el art�culo 36 de esa Ley General, respecto del plazo en el cual deben ser analizados los informes de auditor�a que se remiten a los titulares subordinados.
Por lo anterior, respetuosamente se les solicita disponer las acciones correspondientes, en el curso de los diez d�as h�biles siguientes al recibo del informe de auditor�a.�
Se dispone: Pase para lo de su cargo a la Direcci�n General de Estrategia Tecnol�gica, a la Secretaria General del TSE, a la Secci�n de Riesgos y Seguridad y Departamento de Recursos Humanos. ACUERDO FIRME.
E) Propuesta de cambio de horario en sedes regionales. Del se�or Luis Antonio Bola�os Bola�os, Director General del Registro Civil, se conoce el oficio No. DGRC-0323-2021 de fecha 13 de mayo de 2021, recibido el mismo d�a en la Coordinaci�n de este Consejo, cuyo asunto es �Propuesta de cambio de horario en sedes regionales�, y que expresamente se�ala:
�De conformidad con lo manifestado por el se�or Alcides Chavarr�a Vargas, Jefe del Departamento de Coordinaci�n de Servicios Regionales, mediante oficio n.� CSR-0293-2021 (�) consider�ndolo oportuno para un mejor servicio p�blico, respetuosamente me permito someter a valoraci�n de ese �rgano colegiado la posibilidad de modificar el horario de funcionamiento de las Oficinas Regionales, homolog�ndolo con el horario actual establecido para la Sede Central del TSE, en el sentido de que sea de 7 a.m. a 3 p.m.�
Se dispone: 1. Aprobar conforme se propone. 2. El�vese al Tribunal con la recomendaci�n de aprobar. ACUERDO FIRME.
F) Seguimiento al informe especial IES-01-2019. De la se�ora Nidia Aguilar Acu�a, Auditora Interna a.i, se conoce el oficio No. AI-116-2021 de fecha 13 de mayo de 2021, recibido el d�a siguiente en la Coordinaci�n de este Consejo, cuyo asunto es �Seguimiento al informe especial IES-01-2019�, que en lo que interesa indica:
�Mediante oficio n.� AI-369-2019 (�) esta Auditor�a remiti� al Tribunal el �Informe especial n.� IES-01-2019, sobre presuntas irregularidades en la formulaci�n del estudio administrativo del Departamento de Financiamiento de Partidos Pol�ticos�. Sobre el particular y con el prop�sito de llevar a cabo el seguimiento sobre el citado informe, en el cuadro anexo (formato digital de la matriz) se presenta la descripci�n de las recomendaciones dirigidas al Consejo de Directores, con el prop�sito de que se detalle en ese cuadro las acciones administrativas implementadas para su atenci�n, siendo que a partir de tales acciones, se requiere indicar el estado de cumplimiento que estima su persona, considerando los siguientes tres niveles: cumplida, parcialmente cumplida y no cumplida.
Asimismo, a efecto de justificar el estado de cumplimiento que se indique, es necesario se remita a esta Auditor�a copia, en formato digital, de la documentaci�n correspondiente (evidencia), relativa a las acciones llevadas a cabo para implementar las acciones de mejora. En caso de que no se haya logrado un nivel de consecuci�n total (parcialmente cumplida o no cumplida), favor indicar las razones que han imposibilitado o limitado su efectiva implementaci�n.
Finalmente, con el prop�sito de cumplir con el programa de trabajo definido para la ejecuci�n del seguimiento indicado, y de conformidad con lo dispuesto por el inciso b) del art�culo 33 de la Ley General de Control Interno, mucho le agradecer� se sirva remitir su respuesta en el curso de los pr�ximos cinco d�as h�biles contados a partir del recibo del presente oficio.�
Se dispone: Pase a la Direcci�n Ejecutiva para que, dentro del plazo de 5 d�as, informe sobre el estado de las recomendaciones referidas por la Auditor�a Interna. ACUERDO FIRME.
G) Traslado electoral web dentro del territorio nacional. Del se�or Luis Antonio Bola�os Bola�os, Director General del Registro Civil, se conoce el oficio No. DGRC-0328-2021 de fecha 14 de mayo de 2021, recibido el mismo d�a en la Coordinaci�n de este Consejo, cuyo asunto es Proyecto �Traslado electoral web dentro del territorio nacional�, que expresamente se�ala:
�De conformidad con lo manifestado por el se�or Oscar Fernando Mena Carvajal, Oficial Mayor del Departamento Electoral, (�) me permito someter a consideraci�n del Consejo de Directores una propuesta para implementar un servicio digital que permita a las personas costarricenses que se encuentran en territorio nacional, gestionar su traslado electoral v�a web.
Dicho proyecto cobra especial relevancia para la instituci�n al encontrarnos de cara a la celebraci�n de las Elecciones Presidenciales 2022 y dentro de las nuevas realidades que la sociedad ha tenido que afrontar en el contexto de la emergencia sanitaria, donde las instituciones p�blicas estamos llamadas a garantizar la continuidad en la prestaci�n de los servicios, habilitando para ello, en la medida de lo posible, mecanismos digitales que permitan que las personas no requieran desplazarse para acceder a los tr�mites que necesitan.
Es importante mencionar que, en caso de acogerse esta propuesta, como parte del desarrollo de dicho servicio, necesariamente deber�n implementarse los mecanismos o soluciones tecnol�gicas que resulten id�neas para garantizar fehacientemente la identidad de la persona ciudadana que realiza el tr�mite.
Se adjunta formulario �Solicitud Nuevo Proyecto TI�, con la informaci�n necesaria sobre lo solicitado.�
Se dispone: Pase a la Direcci�n General de Estrategia Tecnol�gica, para que informe sobre su viabilidad. ACUERDO FIRME.
H) Remisi�n de Informe de seguimiento SRICI-04-2021. De la se�ora Nidia Aguilar Acu�a, Auditora Interna a.i, se conoce el oficio No. AI-119-2021 de fecha 17 de mayo de 2021, recibido el mismo d�a en la Coordinaci�n de este Consejo, cuyo asunto es �Remisi�n de Informe de seguimiento SRICI-04-2021�, que expresamente se�ala:
�Esta Unidad de Control, como parte de las competencias legales, debe implementar y desarrollar un programa de seguimiento de las recomendaciones de los diferentes tipos de informes que emite este Despacho, as� como de las acciones ordenadas por la Administraci�n producto de los servicios de auditor�a y servicios preventivos, a fin de asegurar su debida atenci�n por �sta.
(...) con el prop�sito de que se dispongan las acciones pertinentes, respetuosamente me permito remitirle el documento denominado: �Informe de seguimiento n.� SRICI-04-2021, sobre el estado de cumplimiento de las acciones de mejora de los informes de control interno n.os ICI-03-2019, ICI-04-2017 e ICI-08-2019.�
En ese contexto, mucho le agradecer� disponer de las acciones correspondientes e informar a este �rgano de Fiscalizaci�n lo que se resuelva, en el curso de los quince d�as h�biles siguientes a su recibo.�
Se dispone: 1. Incorporar al orden del d�a. 2. Pase a la Direcci�n Ejecutiva para que informe en el plazo de 10 d�as. ACUERDO FIRME.
I) Solicitud de pr�rroga para pronunciamiento. Del se�or Carlos Fabi�n Jim�nez Murillo, Coordinador del Equipo de Apoyo Institucional por la Pandemia COVID-19, se conoce el oficio No. DE-1155-2021 de fecha 17 de mayo de 2021, recibido el d�a siguiente en la Coordinaci�n de este Consejo, cuyo asunto es �Solicitud de pr�rroga para pronunciamiento�, que expresamente se�ala:
�En atenci�n al oficio n.� CDIR 169 2021 (�) en que ese honorable Consejo dispuso trasladar el planteamiento descrito en el memorial de fecha 7 de mayo (�) suscrito por el se�or Ruy L�pez Gonz�lez, Secretario del Sindicato de Empleados del TSE en que mediante una serie de puntos muestran su preocupaci�n a lo que consideran �poca acci�n de las personas a cargo de velar porque se cumplan los protocolos previamente aprobados por el Tribunal para prevenir contagios de los funcionarios e inclusive de los mismos usuarios�, (�)
(�) me es necesario expresar que para la adecuad a atenci�n, nos hemos dado a la tarea de recopilar una serie de informaci�n sobre lo actuado en estos meses, sin embargo, requerimos los criterios expertos de otros miembros del comit� para brindar una respuesta satisfactoria y en este acto, a su vez implica la recopilaci�n de informaci�n cronol�gica e indicaci�n de protocolos de salubridad con el mayor nivel de actualizaci�n, lo cual consume tiempo para una respuesta responsable.
En este momento nos encontramos recopilando la informaci�n propia que disponemos, pero tambi�n otra que hemos solicitado al M�dico Institucional, al se�or Coordinador de Servicios Regionales y otros miembros, por lo que muy respetuosamente solicito se nos d� una pr�rroga de al menos tres d�as h�biles, para poder contar con los elementos requeridos y referirnos a lo solicitado por el Consejo en este sentido.�
Se dispone: 1. Incorporar al orden del d�a. 2. Conceder la pr�rroga solicitada. ACUERDO FIRME.
J) Mejoras en la infraestructura del �rea de Servicios M�dicos. Del se�or Tito Jos� Alvarado Contreras, Jefe de la Secci�n de Ingenier�a y Arquitectura, se conoce el oficio No. IA-0370-2021 de fecha 14 de mayo de 2021, recibido el d�a 18 del mismo mes y a�o en la Coordinaci�n de este Consejo, cuyo asunto es �Mejoras en la infraestructura del �rea de Servicios M�dicos�, que dice:
�En atenci�n a oficio SM-013-2021, respetuosamente me permito informar lo siguiente:
1. El 07 de abril anterior acordamos los objetivos de los proyectos que se propondr�n para el �rea de Servicios M�dicos; los cuales se ejecutar�n en dos (2) fases, a saber, �Sustituci�n de piso en �rea de Servicios M�dicos (fase #1)� y �Acondicionamiento del �rea de Servicios M�dicos (fase #2)� (ver formularios adjuntos).
2. Se realiz� estudio de mercado para determinar el presupuesto requerido para el
desarrollo de la primera fase. El cual se comunic� a Direcci�n Ejecutiva el pasado 07 de mayo, esto con el fin de ser considerado para incluir en POA 2022.
Una vez recibido el comunicado de los recursos disponibles, procederemos con el desarrollo de la etapa de planificaci�n del proyecto.�
Se dispone: 1. Incorporar al orden del d�a. 2. Tomar nota. ACUERDO FIRME.
K) Aclaraci�n del plazo para la remisi�n de informaci�n relativo al Seguimiento al informe especial IES-01-2019. De la se�ora Nidia Elvira Aguilar Acu�a, Auditora Interna a.i, se conoce el oficio No. AI-121-2021 de fecha 18 de mayo de 2021, recibido el mismo d�a en la Coordinaci�n de este Consejo, cuyo asunto es �Aclaraci�n del plazo para la remisi�n de informaci�n relativo al Seguimiento al informe especial IES-01-2019.�, y que literalmente indica:
�Mediante oficio n.� AI-116-2021 del 13 de mayo de 2021, esta Auditor�a remiti� al Consejo de Directores la solicitud de informaci�n para atender el estudio de seguimiento que se est� desarrollando al �Informe especial n.� IES-01-2019, sobre presuntas irregularidades en la formulaci�n del estudio administrativo del Departamento de Financiamiento de Partidos Pol�ticos�. Sobre el particular se solicit� remitir el cuadro anexo (formato digital de la matriz) y la documentaci�n correspondiente a la evidencia relativa a las acciones llevadas a cabo para implementar las acciones de mejora.