ACTA N.º 21-2021

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las trece horas del veintisiete de abril de dos mil veintiuno, con la asistencia de los señores Héctor Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos –quien preside–; Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del TSE; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; Franklin Mora González, Director Ejecutivo; Ileana Cristina Aguilar Olivares, Directora General a.i del Instituto de Formación y Estudios en Democracia; y Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica, que dice:

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Puesto n.° 45766. De los señores Luis Antonio Bolaños Bolaños y Luis Guillermo Chinchilla Mora, Director General del Registro Civil y Oficial Mayor del Departamento Civil, respectivamente, se conoce el oficio No. DGRC-0254-2021 de fecha 14 de abril de 2021, recibido el día 21 del mismo mes y año en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual comunican lo siguiente:

“Por razones de mejor servicio, conveniencia institucional y un mayor aprovechamiento de los recursos disponibles, en virtud de las mejoras implementadas en los procesos a cargo del Registro Civil y a efectos de fortalecer las labores del Consejo de Directores, respetuosamente nos permitimos poner a su disposición, para lo que a bien se estime determinar, el puesto vacante n.° 45766 de Oficinista 1 –Asistente Administrativo 1– asignado actualmente al Departamento Civil.”

Se dispone: Pase a la Dirección Ejecutiva para lo de su cargo. ACUERDO FIRME.

B) Advertencia sobre la seguridad lógica en equipos relacionados con el Centro de Personalización de Documentos de Identidad (CPDI). De la señora Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica, se conoce el oficio No. DGET-137-2021 de fecha 22 de abril de 2021, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, cuyo asunto es “Advertencia sobre la seguridad lógica en equipos relacionados con el Centro de Personalización de Documentos de Identidad (CPDI)” y que en lo que interesa señala:

“En respuesta al oficio n° CDIR-114-2021, referente a la advertencia emitida por la Auditoría Interna sobre seguridad lógica en equipos relacionados con el Centro de Personalización de Documentos de Identidad (CPDI); rindo informe al respecto.

Análisis contentivo

Inicialmente la Auditoría Interna remitió al TSE el informe de control interno n° ICI-10-2018, referente al estudio de auditoría sobre el Centro de Personalización de Documentos de Identidad (CPDI) en el cual se determinaron, entre otros aspectos, que los equipos utilizados por el contratista para el servicio S1P presentaban la falta de actualizaciones de seguridad, específicamente relacionadas al sistema operativo y antivirus. En el apartado 4.6 de dicho informe, la Auditoría Interna señaló que la DGET debía emitir las instrucciones pertinentes a la Sección de Riesgos y Seguridad, con el fin de que se pusieran en práctica, a la brevedad posible, las siguientes recomendaciones:

a. Poner en práctica el Documento Integral de Políticas de Seguridad, en lo que resulte aplicable al S1P.

b. Coordinar y elaborar con las instancias pertinentes, un plan documentado para solventar las desviaciones que se detecten, considerando, la desactualización del sistema operativo y del antivirus en los equipos que opera el S1P, lo cual según los términos contractuales debe ser gestionado por el proveedor.

Asimismo, el TSE, mediante oficio n° STSE-0018-2019, (…) dispone acoger las recomendaciones emitidas en el informe por la Auditoría Interna. En este sentido, se establece el cronograma en el oficio n° DE-4355-2018, señalando las siguientes actividades, para la atención de dichas recomendaciones:

a. Verificar y documentar el cumplimiento de lo establecido en el documento Integral de Políticas de Seguridad en torno a la operación del S1P para la personalización del documento de identidad.

b. Coordinar (en caso de que sea necesario) con las dependencias responsables de subsanar las desviaciones detectadas la elaboración de un plan de tratamiento.

En virtud de lo anterior la señora Guerrera Arias, señala una serie de labores realizadas por la DGET y se sirve solicitar la siguiente información a la empresa contratista por medio de la UFEC:

 “a. ¿Cuáles son sus procedimientos de actualización de sistemas operativos debidamente instaurados, de acuerdo a las indicaciones del fabricante del software?

 

b. ¿Cuál es la frecuencia de aplicación de la actualización de sistemas operativos en las soluciones que desarrollan?

No obstante, a la fecha, las interrogantes anteriormente citadas no han sido respondidas por el contratista.”

Asimismo, a modo de conclusión, el oficio de cita indica:

“Respecto de lo señalado por la Auditoría Interna, se comparte criterio, y, pese a que, tanto el DTIC, como la RSI y la UFEC le han comunicado en reiteradas ocasiones al contratista del CPDI las vulnerabilidades presentes tanto en sus servidores como en sus equipos de usuario final, lo cierto del caso es que los resultados de los análisis de seguridad conducidos por la Sección de Riesgos y Seguridad, se han vuelto previsibles, respecto de los resultados relacionados al CPDI, por cuanto el contratista ha hecho caso omiso a las comunicaciones de vulnerabilidades y a las reiteradas solicitudes para que elaboren y apliquen un plan de tratamiento.

Por lo anterior, se propone realizar lo siguiente, respecto de lo que compete a la Dirección General de Estrategia Tecnológica:

Se dispone: 1. Tener por rendido el informe, el cual se acoge. 2. Comuníquese a la UFEC. ACUERDO FIRME.

C) Estado de trámite audiencias virtuales y expediente digital. De la señora Mary Anne Mannix Arnold, Inspectora Electoral, se conoce el oficio No. IE-330-2021 de fecha 16 de abril de 2021, recibido el día 20 del mismo mes y año en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual comunica lo siguiente:

“El Consejo de Directores en acuerdo (…) comunicado en el oficio CDIR-416-2020, aprobó las recomendaciones contenidas en el oficio n.º DGET-276-2020 (…) referente a las audiencias virtuales y expediente digital, a la vez solicitó a la DGET, la DE y los Departamentos Legal y de Tecnologías de Información y Comunicaciones, adoptar las acciones que les correspondan.

Debido a lo anterior, por ser este asunto trascendental para la Inspección Electoral, le solicito informe sobre el estado de este asunto, y cuál es el siguiente paso para la adopción de esta modalidad de trabajo en la institución.”

Se dispone: 1. Informar a la señora Mannix Arnold lo siguiente: Según lo manifestado por la señora Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica, a la fecha se encuentra pendiente el protocolo para gestionar audiencias virtuales, que está a cargo del DTIC y del Departamento Legal. En cuanto al expediente digital, está incluido en el proyecto PETI-03 que se encuentra en desarrollo. Además, señala que se cumplió con la instalación y capacitación de la plataforma zoom. 2. En cuanto al acondicionamiento de recintos, informe la Dirección Ejecutiva sobre su estado actual. ACUERDO FIRME.

D) Oferta de cursos virtuales del Área de Capacitación. De la señora Jocelyn Brown Pérez, Jefa del Departamento de Recursos Humanos, se conoce el oficio No. RH-0718-2021 de fecha 23 de abril de 2021, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, cuyo asunto es “Oferta de cursos virtuales del Área de Capacitación, Recursos Humanos” y que en lo que interesa indica:

“En atención a lo dispuesto por el Consejo de Directores (…) en el sentido de “4.- Que el Departamento de Recursos Humanos y el IFED informen al Consejo de Directores sobre la viabilidad de realizar capacitaciones virtuales como otrora se realizó”, es menester informar que la oferta de cursos que actualmente se encuentra disponible en el aula virtual que administra el Área de Capacitación de este departamento, resultan ser los mismos que se ofrecieron de forma masiva el año pasado al personal institucional.

Lo anterior implica que los cursos que eventualmente puede realizar el personal que se determine, serán aquellos que no haya aprobado o matriculado el año pasado, pues la oferta de cursos no ha sufrido variación sustancial. Ahora bien, a continuación, se enlistan los cursos de tal oferta, que tuvieron la participación más baja, además se anotan dos temas nuevos para el presente año:

Por otra parte, es importante indicar que el Área de Capacitación se encuentra enfocada al diseño de los planes individuales de desarrollo (PID) y planes de apoyo a la jefatura (PAJ), los cuales deben ser completados por todo el personal institucional como parte del proceso de “Gestión del Desempeño” que se implementó a nivel institucional a partir de este año, ya que su cumplimiento forma parte de la nota final de evaluación del desempeño, la cual impacta directamente el otorgamiento de la anualidad en los casos que corresponda.  Dichos planes están directamente relacionados con las oportunidades de mejora o brechas que se detecten como parte de la autoevaluación y evaluación de las competencias, y por las características del modelo de trabajo (70 20 10), así como por la aplicación de la metodología de Microlearning, deben ser desarrolladas por las personas funcionarias de forma paulatina de la siguiente forma:

Etapa 1: Curso virtual obligatorio (…)

Etapa 2: Mesas de discusión (…)

Etapa 3:  Diario de crecimiento (…)

El detalle de estas y otras actividades se describe de forma completa en el Plan de Capacitación del presente año, remitido a la Dirección Ejecutiva para la respectiva autorización, mediante oficio RH-0716-2021, del cual se adjunta copia.”

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

E) Recurso de revocatoria y apelación. De la señora María Olga Torres Ortiz, Jefa de la Oficina Regional del Tribunal Supremo de Elecciones en Cartago, se conoce memorial de fecha 23 de abril de 2021, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, cuyo asunto es “Recurso de revocatoria y apelación en subsidio en contra de la resolución de mi superior inmediato según correo electrónico de fecha 20/04/2021, al ser las 03,59 pm hrs. Solicitud de trabajo remoto no habitual por objetivo”.

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

F) Remisión de adenda. De la señora Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica, se conoce el oficio No. DGET-143-2021 de fecha 23 de abril de 2021, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, dirigido al señor Francisco Calvo Bonilla, Gerente General de RACSA, mediante el cual comunica lo siguiente:

“En atención a su oficio n.º GG-542-2021 (…) por medio del cual remite borrador de adenda al “Acuerdo Comercial de asociación empresarial entre Radiográfica Costarricense S.A. y el Tribunal Supremo de Elecciones para la prestación del Servicio de Verificación de Identidad (VID)”, (…) le adjunto el documento de adenda en los términos propuestos (…) en dicha reunión, la cual le agradeceré se sirva remitir debidamente firmada, a los fines de proceder con la firma del señor Luis Antonio Sobrado González, en su condición de representante legal del Tribunal Supremo de Elecciones.”

Asimismo, de la señora Guerrero Arias y del señor Ronny Jiménez Padilla, Jefe a.i del Departamento Legal, se conoce el oficio No. DGET-145-2021 de fecha 26 de abril de 2021, recibido el mismo día en esta Coordinacion, el cual va dirigido a la STSE y expresamente señala:

“El Consejo de Directores el TSE en sesión ordinaria n.º 20-2021 (…) al conocer el oficio n.º GG-476-2021 del señor Francisco Calvo Bonilla, Gerente General del RACSA, por medio del cual remitió propuesta de adenda al acuerdo comercial suscrito entre RACSA y el TSE para la prestación del Servicio de Verificación de Identidad (VID), dispuso pasar el asunto para atención conjunta de los despachos a cargo de los suscritos.

Al respecto, luego de diversas reuniones y coordinaciones entre personeros de nuestros despachos y de RACSA, se logró consensuar el documento que hoy, la señora Suzeth Rodríguez Solís, Directora a.i. Producto y Proyectos de RACSA, remitió a la Dirección General de Estrategia Tecnologica, por medio de oficio n.º DPP-155-2021, al que se adjuntó la “Adenda NO. 1 al Acuerdo Comercial de Asociación Empresarial NO. CONT-18-2016 entre Radiográfica Costarricense S.A. y el Tribunal Supremo de Elecciones para la prestación del Servicio de Verificación de Identidad (VID) CONT-13-2021”.

Dicha adenda, la cual se adjunta al presente oficio, se encuentra firmada digitalmente por las partes y con el visto bueno del suscrito Jefe a.i. del Departamento Legal del TSE, por lo que se remite a esa Secretaría con el propósito de que, como es usual, se diligencien los comunicados formales según corresponda.

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

G) Acciones derivadas de las recomendaciones de la ejecución presupuestaria 2020. Del señor Franklin Mora González, Director Ejecutivo, se conoce el oficio No. DE-0957-2021 de fecha 26 de abril de 2021, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual, de conformidad con la circular n° DGPN-CIR-0005-2021, donde se adjunta el “Informe de Resultados Físicos de los Programas Ejecutados del Ejercicio Económico 2020” relativo a la gestión financiera, los resultados de gestión y la efectividad en la ejecución de recursos del Tribunal Supremo de Elecciones, emite una serie de acciones derivadas de las recomendaciones de la ejecución presupuestaria del año 2020.

Se dispone: 1. Incorporar al orden del día. 2. Tener por rendido el informe, el cual se acoge. 3. Elévese a conocimiento del Tribunal con la recomendación de aprobar. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA.

A) Rescisión contratos 47 y 66. De la señora Herminda Morales Arroyo, Encargada a.i de la Unidad de Fiscalización de la Ejecución Contractual, se conoce el oficio No. DE-0855-2021 de fecha 19 de abril de 2021, recibido el día 22 del mismo mes y año en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual expresamente señala: 

“Según (…) oficio No. CDIR-121-2021 del 13 de abril de 2021, se comunica la finalización anticipada del contrato suscrito con su representada Corporación Inversionista Costarricense Sociedad de Responsabilidad Limitada, por los contratos 47 y 66, suscritos con su empresa, mediante las contrataciones 2019CD-000170-0012300001 y 2019CD-000169-0012300001 “Bodega, oficinas administrativas y mantenimiento de equipo y mobiliario”, a partir del 18 de junio de 2021, sustentado en razones de interés público, sin responsabilidad, según se expuso en el oficio DE- 0742-2021 del señor Franklin Mora González, Director Ejecutivo y según la cláusula de la vigencia de ambos contratos, que establece:

“(…) el Tribunal podrá concluir este contrato en cualquier momento -sin responsabilidad alguna de su parte- siempre y cuando notifique a la arrendante al respecto, con al menos un mes de antelación (…)””

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

A las quince horas terminó la sesión.