ACTA N.º 20-2021

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las trece horas del veinte de abril de dos mil veintiuno, con la asistencia de los señores Gerardo Abarca Guzmán, Director General a.i del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos –quien preside–; Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del TSE; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; Franklin Mora González, Director Ejecutivo; Ileana Cristina Aguilar Olivares, Directora General a.i del Instituto de Formación y Estudios en Democracia; y Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica, que dice:

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyeron y aprobaron las actas de las sesiones ordinaria y extraordinaria inmediatas anteriores.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Informe sobre estudio de dedicación exclusiva de puestos. De la señora Mariana Gómez Bolaños, Prosecretaria General a.i del TSE, se conoce el oficio No. STSE-0800-2021 de fecha 13 de abril de 2021, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo de aprobación de la dedicación exclusiva de los puestos 361365 y 361402.

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

B) Prórroga de Acuerdo Co mercial de Asociación Empresarial TSE RACSA. Del señor Francisco Calvo Bonilla, Gerente General de RACSA, se conoce el oficio No. GG-476-2021 de fecha 14 de abril de 2021, recibido el mismo día en la coordinación de este Consejo, cuyo asunto es “Prórroga de Acuerdo Comercial de Asociación Empresarial TSE-RACSA”, mediante el cual comunica lo siguiente:

“En respuesta a su oficio CDIR-108-2021, (…)

(…) Considerando la trayectoria entre RACSA y el TSE, se demuestra la existencia de una sinergia que permite fortalecer la generación de productos o servicios de valor estratégico para la ciudadanía, siendo el servicio de Verificación de Identidad (VID) de gran valor en el mercado nacional y una solución de alto impacto en los servicios ciudadanos ya que permiten la validación de la identidad, convirtiéndose el TSE dentro de sus facultades de Ley en garante de este servicio.

Es por lo anterior, que RACSA manifiesta su anuencia en continuar con el servicio bajo las premisas de distribución planteadas por el TSE. Partiendo del hecho que esta relación es entre Administraciones Públicas, debemos garantizar el debido proceso para la formalización de la modificación contractual requerida. Es por esto que se activaron los mecanismos internos en RACSA para suscribir la adenda al acuerdo CONT-18-2016. (…)”

Se dispone: Para su atención conjunta pase al Departamento Legal y a la Dirección General de Estrategia Tecnológica. ACUERDO FIRME.

C) Respuesta a oficio n° CDIR-100-2021, Informe de seguimiento n.° SRICI-01- 2021. Del señor Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, se conoce el oficio No. DGRC-0252-2021 de fecha 14 de abril de 2021, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, cuyo asunto es “Respuesta a oficio n° CDIR-100-2021, Informe de seguimiento n.° SRICI-01- 2021” y que en lo que interesa señala:

“En atención al (…) n.°CDIR-100- 2021 (…) documento denominado: "Informe de seguimiento No. SRICI-01-2021 sobre las recomendaciones emitidas mediante informe No. ICI-04- 2016, relativos a aspectos administrativos sobre el estado de conservación, preservación y resguardo de la documentación civil, que se mantiene en la Unidad de Artesanía, ubicada en avenida 6, calles 6 y 8.”, el suscrito procede a rendir informe respecto a la recomendación parcialmente cumplida emitida por el Órgano de Fiscalización.

RECOMENDACIONES

 Al Consejo de Directores

“En razón de los hechos expuestos en el presente informe, con todo respeto se le recomienda a ese Órgano Colegiado realizar las gestiones que estime necesarias, para el correspondiente cumplimiento de la recomendación que aún se encuentra como parcialmente cumplida. Lo anterior, de conformidad con lo que establece el párrafo cuarto del artículo 39 de la Ley General de Control Interno, n.º 8292.

Cabe señalar que debido al tiempo transcurrido desde la emisión de esa recomendación (aproximadamente 4 años y 7 meses); así como, después de dos informes de seguimiento efectuados por este Órgano de Fiscalización, siendo que a la fecha de emisión de este documento se encuentra aun parcialmente cumplida; por lo que esta Auditoría Interna no procederá a efectuar el seguimiento correspondiente a esas Administración, si llega a materializarse los riesgos señalados en el informe original.”

Al respecto, es importante señalar que, de acuerdo a lo informado por la Jefatura de la Sección de Archivo del Registro Civil, la documentación referida no se encuentra actualmente en las condiciones de riesgo que originalmente dieron pie a la recomendación vertida por el órgano auditor al momento en que se encontraba en la Unidad de Artesanía, siendo que al día de hoy la misma es resguardada dentro del depósito bajo las mismas condiciones ambientales que el resto del acervo documental que se custodia en ese Archivo, con la única particularidad de que su proceso de organización, aún se encuentra en desarrollo.

Por otra parte, como se ha mencionado anteriormente en otros informes, han acaecido muchos factores externos que son ajenos al control de esa Sección, como lo fue el incumplimiento de la entrega de la estantería en el año 2019 y que la contratación hecha en el 2020, aún se encuentra sin terminar al 100 %. Estos son factores de peso, con un alto impacto negativo para la administración y que lamentablemente afectaron no solo el trabajo relativo a la organización de esta documentación, sino de todos los fondos documentales, al punto de que en algún momento se llegó a valorar la posibilidad de un cierre técnico, en caso de que no se llegara a concretar dicha contratación.

En cuanto a la situación de espacio físico, se espera resolver en el presente mes de abril con la recepción de conformidad e instalación de la nueva estantería, para lo cual se está gestionando lo pertinente en jornada extraordinaria, con el fin de agilizar este proceso, a la luz del tiempo de atraso que se ha experimentado.

Asimismo, resulta oportuno mencionar, que la Sección de Archivo del Registro Civil, para el ejercicio actual, ha orientado la atención de sus labores de gestión documental, trazando dos líneas de trabajo dentro de su plan operativo de organización documental, en los siguientes términos:

1. Se refiere al tema de la reorganización del espacio físico destinado para la ubicación de los documentos, con el fin de habilitar los espacios suficientes para dotar a esta documentación de las condiciones óptimas de preservación documental, conforme lo establecido en la ley n.° 7202 Ley del Sistema Nacional de Archivos, en lo relativo a las especificaciones técnicas para el uso de estantería adecuada, así como la óptima gestión de organización y conservación documental, según su clasificación.

2. La segunda línea de trabajo se refiere al tema propio de la organización de la documentación, cuya ejecución de actividades para un desarrollo eficaz y eficiente demanda mayor concentración y acuciosidad por parte del recurso humano que las realiza, lo cual resulta muy difícil de cumplir durante la jornada ordinaria, en razón de que esas mismas personas funcionarias, son requeridas para la atención de otras actividades propias del Archivo, que tienen relación con la prestación de los servicios de información y publicidad registral a cargo del Registro Civil, lo cual abarca tanto a la Sede Central como a las 32 Oficinas Regionales, así como al público externo que se atiende diariamente.

Por lo anterior, es que para este año se ha girado la indicación de que aquellas personas funcionarias que laboren bajo la modalidad de jornada acumulativa voluntaria, durante las dos horas adicionales a la jornada habitual, se dediquen a realizar las tareas asociadas directamente a dicho plan de organización documental.

Es así que puede observarse que la administración, dentro de su ámbito de actuación, ha venido adoptando medidas en pro de mitigar el impacto de tiempo provocado por los factores externos antes mencionados.

Teniendo en cuenta las condiciones antes descritas, el Archivo del Registro Civil mantiene el compromiso de completar todas las actividades definidas para el cumplimiento de los objetivos trazados dentro del plan de organización documental, y en tal sentido se realizarán todos los esfuerzos administrativos que resulten necesarios con el propósito de finalizar en el año indicado, sin demérito de que a la fecha, solo el tema de los retrasos e incumplimiento sobre la entrega de la estantería, han derivado en un atraso de dos años consecutivos.

Al respecto, esta Dirección General continuará realizando el seguimiento correspondiente para comunicar al Órgano de Fiscalización una vez que se finalice el plan de proceso de organización documental.

Se adjunta el cronograma comunicado mediante el oficio n.° DGRC-0533-2020, de fecha 18 de agosto de 2020, para su implementación con las fechas, actividades y responsables para su cumplimiento.

De esta manera el suscrito rinde el informe ordenado por el Consejo de Directores.”

Se dispone: 1. Tener por rendido el informe. 2. Comuníquese a la Auditoria Interna. ACUERDO FIRME.

D) Modificación al presupuesto institucional. De la señora Adriana María Pacheco Madrigal, Prosecretaria General a.i del TSE, se conoce el oficio No. STSE-0825-2021 de fecha 15 de abril de 2021, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo sexto de la sesión ordinaria n.º 32-2021 celebrada por el Tribunal Supremo de Elecciones, que aprueba la recomendación comunicada por este Órgano Colegiado mediante CDIR-130-2021 del 13 de abril de 2021, respecto a la Modificación al presupuesto institucional.

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

E) Informe sobre dedicación exclusiva estudio del puesto n.° 353628. De las señoras Sandra Mora Navarro y Jocelyn Brown Pérez, Secretaria General de la Dirección Ejecutiva y Jefa del Departamento de Recursos Humanos respectivamente, y el señor Ronny Alexander Jiménez Padilla, Jefe a.i. del Departamento Legal; se conoce el oficio No. DE-0818-2021 de fecha 13 de abril de 2021, recibido el día 15 del mismo mes y año en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual remiten el informe de estudio sobre la dedicación exclusiva del puesto No. 353628, en el cual concluyen que para el puesto indicado, se evidencian elementos que permiten determinar que es de conveniencia institucional someterlo al régimen de dedicación exclusiva.

Se dispone: 1.- Tener por rendido el informe, cuyas conclusiones se acogen. 2.- Con base en el razonamiento establecido en los citados informes y de conformidad con lo dispuesto en el numeral 29 de la Ley de Salarios de la Administración Pública, No. 2166 del 9 de octubre de 1957 reformada por la Ley de Fortalecimiento de las Finanzas Públicas, No. 9635, se recomienda al Tribunal que mediante resolución administrativa razonada, determine la procedencia de incluir dentro del régimen de dedicación exclusiva el puesto No. 353628, en razón de las funciones asociadas a dicho puesto y el beneficio para el interés público que de ello se deriva. Se adjunta el respectivo proyecto de resolución elaborado por el Departamento Legal. ACUERDO FIRME.

F) Informe de adjudicación trámite 2021CD-000013-0012300001 “Contratación con Correos de Costa Rica para la entrega de cédulas de identidad para el servicio RDI. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor Institucional, se conoce el oficio No. PROV-0129-2021 de fecha 16 de abril de 2021, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, cuyo asunto es “Informe de adjudicación trámite 2021CD-000013-0012300001 “Contratación con Correos de Costa Rica para la entrega de cédulas de identidad para el servicio RDI (reimpresión del documento de identidad)” y que expresamente indica:

“Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría (…) plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación de adjudicación, conforme al siguiente detalle:

Línea	Objeto	Adjudicatario	Monto de adjudicación (incluye  I.V.A)
01	Contratación con Correos de Costa Rica S.A. para la entrega de cédulas de identidad para el servicio RDI (reimpresión del documento de identidad)	Correos de Costa Rica  S.A.	¢4.997,43

 

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, del Departamento Legal, de la señora Herminda Morales Arroyo en calidad de Administradora del Contrato, del señor Luis Alberto Monge Fuentes, contraparte técnica y de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).”

Se dispone: 1. Aprobar conforme se propone. 2. Hágase del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, del Departamento Legal, de la señora Herminda Morales Arroyo en calidad de Administradora del Contrato, del señor Luis Alberto Monge Fuentes, en calidad de contraparte técnica y de la Auditoría Interna. ACUERDO FIRME.

G) Solicitud de audiencia para comunicación verbal de resultados. De la señora Nidia Elvia Aguilar Acuña Auditora Interna a.i, se conoce el oficio No. AI-090-2021 de fecha 16 de abril de 2021, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, que dice:

“Con el propósito de dar cumplimiento a lo dispuesto en las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, en su aparte 205 denominado inciso 08, me permito solicitarles, respetuosamente, se nos conceda una audiencia en los próximos días, para la presentación del “Informe relativo a la evaluación de control interno sobre la Gestión de la Seguridad de la Información.”

Se dispone: Conceder la audiencia solicitada por la señora Auditora Interna a.i para el día 27 de abril de 2021 a la 1:30 p.m. ACUERDO FIRME.

H) Criterio sobre la autorización para realizar pago de renovación de suscripción en línea. Del señor Franklin Mora González, Director Ejecutivo, se conoce el oficio No. DE-0857-2021 de fecha 19 de abril de 2021, recibido el mismo día en la ordinación de este Consejo, cuyo asunto es “Criterio sobre la autorización para realizar pago de renovación de suscripción en línea”, que dice:

“En atención a su oficio n.° CDIR-128-2021, (…) en el que se describe lo indicado por la señora Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica (...) le comunico que se efectuaron las averiguaciones pertinentes con el fin de exponer la mejor alternativa para gestionar el requerimiento en cuestión.

En lo que respecta a la posibilidad de efectuar el pago en línea para la renovación de la suscripción en la plataforma Apple Store y de esa manera publicar las nuevas versiones de la aplicación “VotanteInformadoCR” para facilitar información atinente al proceso electoral venidero, es correcto afirmar que al día de hoy y a partir de las consideraciones dadas por la Contaduría, los procedimientos institucionales ordinarios no permiten ejecutar esa transacción.

Teniendo esto en cuenta, vale la pena señalar que la implementación de un mecanismo a nivel organizacional como medio de pago permanente y oficial para este tipo de casos si resulta viable; sin embargo, esto requiere dirigir una solicitud ante el Ministerio de Hacienda, ente facultado de diligenciar y autorizar la ampliación del convenio suscrito con el Banco de Costa Rica para atender obligaciones de esta naturaleza. Esto permitiría, con el eventual visto bueno de esa entidad bancaria, la generación de una tarjeta corporativa similar a la que se utiliza actualmente para el desembolso de recursos por concepto de combustibles y efectuar este tipo de pagos de forma adecuada.

Ahora, si bien lo anterior representa un contexto ideal para solventar la necesidad presentada, es un hecho que la finalización del procedimiento y la puesta en práctica de esta modalidad de manera efectiva en la organización, demandaría un período de tiempo aproximado que va de un mes y medio a dos meses, en el mejor de los escenarios.

En ese sentido, ante la premura de efectuar este pago –dada la coyuntura preelectoral en la que nos encontramos– se tiene como mejor opción, la designación y autorización de una persona funcionaria con el propósito de cancelar el monto correspondiente (noventa y nueve dólares estadounidenses exactos) mediante su tarjeta de débito o crédito personal. Se sugiere, tal cual sucedió para el primer pago de la suscripción, que el señor Minor E. Mora Chang en calidad de Secretario General de la DGET, efectúe la erogación. Posteriormente, a través del comprobante emitido y previa generación de la reserva presupuestaria con cargo a la subpartida n.° 10307, se le estaría reintegrando la totalidad del monto por medio de cheque.

Finalmente, le comunico que en procura del interés institucional y en consonancia con lo aquí plasmado, se tomarán las acciones pertinentes para instruir a la Contaduría, el inicio de los trámites que correspondan, a efectos de que -en el sucesivo- este Órgano Electoral tenga la posibilidad de realizar pagos o compras de esta índole, a través de una tarjeta corporativa.”

Se dispone: 1. Incorporar al orden del día. 2. Tomar nota, continúese informando sobre el particular. ACUERDO FIRME.

I) Medidas contra el contagio del Covid-19. Del señor Carlos Fabián Jiménez Murillo, Coordinador del Equipo de Apoyo Institucional por la Pandemia COVID-19, se conoce el oficio No. DE-0822-2021 de fecha 14 de abril de 2021, recibido el día 20 del mismo mes y año en la ordinación de este Consejo, cuyo asunto es “Medidas contra el contagio del Covid-19”, y que expresamente señala: 

“Del señor Deiver Castro Ulate, Ingeniero del Área de Prevención y Salud Laboral, se ha recibido (…) correo electrónico, mediante el cual sugiere la implementación de lo siguiente:

“En atención a lo dispuesto en el artículo 1 del Decreto Ejecutivo 42227-MP-S emitido por el Ministerio de Salud Pública, (...) se solicita analizar la siguiente propuesta. (…)

Sugiero coordinar con la Dirección General de Estrategia [sic] Tecnología, para que se analice la posibilidad que cada persona funcionaria al encender su computadora, se genere una imagen, mensaje o indicación, de manera automática, con los lineamientos para prevenir el COVID-19, tales como: El uso obligatorio de mascarillas, el lavado de manos y el distanciamiento social.”.

Al respecto, se procedió a consultar a la señora Patricia Chacón Jiménez, Jefa del Departamento de Tecnologías de la Comunicación, acerca de la oportunidad de realizar la implementación de mensajes según indica el señor Castro Ulate, determinándose que resulta afirmativo el avanzar en ese sentido.

No omito indicarle que resulta conveniente e importante el implementar ese tipo de mensajes en los sistemas tecnológicos existentes a nivel institucional, esto con el objetivo de llegar a un mayor número de la población laboral institucional, todas aquellas directrices emitidas por el Consejo por usted dirigido, así como por la Dirección Ejecutiva y aquellos promulgados por el Regente Sanitario.

Es por lo anterior que se somete a criterio del Órgano bajo su coordinación, la sugerencia presentada por el señor Castro Ulate.”

Se dispone: 1. Incorporar al orden del día. 2. Pase para su valoración a la Dirección General de Estrategia Tecnológica y al Departamento de Comunicaciones y Relaciones Públicas. ACUERDO FIRME.

A las quince horas terminó la sesión.