ACTA N.º 77-2020

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las trece horas del quince de diciembre de dos mil veinte, con asistencia de los señores Gerardo Felipe Abarca Guzmán, Director General a.i. del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos –quien preside–; Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del TSE; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; Franklin Mora González, Director Ejecutivo; Rodrigo Abdel Brenes Prendas, Director General a.i. del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica, que dice:

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyeron y aprobaron las actas de las sesiones ordinaria y extraordinaria inmediatas anteriores.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Informe sobre estudio de dedicación exclusiva de varios puestos. Del señor Efrén Fedullo Solano, Encargado de la Unidad de Actas y Comunicaciones; se conoce oficio n.° STSE-2464-2020 de fecha 8 de diciembre de 2020, recibido ese mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“Esta Secretaría General comunica el acuerdo adoptado en el artículo tercero de la sesión ordinaria n.º 117-2020, celebrada el 8 de diciembre de 2020 por el Tribunal Supremo de Elecciones, integrado por los señores Magistrados Luis Antonio Sobrado González, –quien preside–, Eugenia María Zamora Chavarría y Max Alberto Esquivel Faerron, que dice:

«Del señor Héctor Fernández Masís, Coordinador del Consejo de Directores, se conoce oficio n.° CDIR-407-2020 del 1.° de diciembre de 2020, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Se comunica el acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.º 73-2020, celebrada el 01 de diciembre de 2020 por el Consejo de Directores, integrado por los señores Héctor Enrique Fernández Masis [sic], Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos –quien preside–; Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del TSE; Luis Guillermo Chinchilla Mora, Director General a.i. del Registro Civil; Franklin Mora González, Director Ejecutivo; Rodrigo Abdel Brenes Prendas, Director General a.i. del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica, que dice:

«De las señoras Sandra Mora Navarro y Jocelyn Brown Pérez, Secretaria General de la Dirección Ejecutiva y Jefa del Departamento de Recursos Humanos respectivamente, y el señor Ronny Alexander Jiménez Padilla, Jefe a.i. del Departamento Legal; se conocen oficios n.° DE-2908-2020, DE-2909-2020, DE-2934-2020, DE-2933-2020, DE-2931-2020 y DE-2925-2020 del 25 de noviembre 2020 los dos primeros y del 27 de noviembre los otros cuatro y recibidos los días 26 de noviembre el primero, 27 de noviembre el segundo y del 01 de diciembre los otros cuatro, en la Coordinación de este Consejo, mediante los cuales remiten informes de estudio sobre la dedicación exclusiva de los puestos 93955, 93975, 45448, 47847, 76461, 360311, 368722, 370858, 371974, 353447, 353540, 361348, 361430, 368534, 368566, 368723, 368816, 370681, 370729, 370824, 370838, 370922, 45599, 97463, 368552, 370675 y 353679, en los cuales concluyen que para los puestos indicados, se evidencian elementos que permiten determinar que es de conveniencia institucional someterlos al régimen de dedicación exclusiva.

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Tener por rendidos los informes, cuyas conclusiones se acogen. 3.- Con base en los razonamientos establecidos en los citados informes y de conformidad con lo dispuesto en el numeral 29 de la Ley de Salarios de la Administración Pública, n.° 2166 del 9 de octubre de 1957 reformada por la Ley de Fortalecimiento de las Finanzas Públicas, n.° 9635, se recomienda al Tribunal que mediante resolución administrativa razonada, determine la procedencia de incluir dentro del régimen de dedicación exclusiva los puestos 93955, 93975, 45448, 47847, 76461, 360311, 368722, 370858, 371974, 353447, 353540, 361348, 361430, 368534, 368566, 368723, 368816, 370681, 370729, 370824, 370838, 370922, 45599, 97463, 368552, 370675 y 353679, en razón de las funciones asociadas a dichos puestos y el beneficio para el interés público que de ello se deriva. Se adjuntan los respectivos proyectos de resolución elaborados por el Departamento Legal. ACUERDO FIRME.».".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. Díctense las correspondientes resoluciones. ACUERDO FIRME.»

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

B) Restitución de recursos presupuestarios del ejercicio económico 2021. Del señor Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del TSE; se conoce oficio n.° STSE-2465-2020 de fecha 8 de diciembre de 2020, recibido ese mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual remite la aprobación de la solicitud de restitución de recursos presupuestarios del ejercicio económico 2021 a las autoridades hacendarias.

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

C) Modificaciones al Plan de Trabajo de Auditoría Interna 2020. Del señor Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones; se conoce oficio n.° STSE-2468-2020 de fecha 8 de diciembre de 2020, recibido ese mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“Esta Secretaría General comunica el acuerdo adoptado en el artículo quinto de la sesión ordinaria n.º 117-2020, celebrada el 8 de diciembre de 2020 por el Tribunal Supremo de Elecciones, integrado por los señores Magistrados Luis Antonio Sobrado González, –quien preside–, Eugenia María Zamora Chavarría y Max Alberto Esquivel Faerron, que dice:

«De la señora Nidia Elvira Aguilar Acuña, Auditora Interna a. i., se conoce oficio n.° AI-345-2020 del 2 de diciembre de 2020, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual remite modificaciones al Plan de Trabajo de la Auditoría Interna, según enumera.

Se dispone: Tomar nota. Hágase del conocimiento del Consejo de Directores. ACUERDO FIRME.»

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

D) Informe de asesoría respecto a la gestión para la continuidad de los servicios brindados por el TSE ante la emergencia sanitaria provocada por la COVID-19. Del señor Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones; se conoce oficio n.° STSE-2470-2020 de fecha 8 de diciembre de 2020, recibido ese mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“Esta Secretaría General comunica el acuerdo adoptado en el artículo quinto de la sesión ordinaria n.º 117-2020, celebrada el 8 de diciembre de 2020 por el Tribunal Supremo de Elecciones, integrado por los señores Magistrados Luis Antonio Sobrado González, –quien preside–, Eugenia María Zamora Chavarría y Max Alberto Esquivel Faerron, que dice:

«De la señora Nidia Elvira Aguilar Acuña, Auditora Interna a. i., se conoce oficio n.° AI-348-2020 del 4 de diciembre de 2020, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual rinde informe respecto de la asesoría a la gestión para la continuidad de los servicios brindados por el TSE ante la emergencia sanitaria provocada por la COVID-19 y con fundamento en una serie de consideraciones, literalmente concluye:

"9. Consideraciones finales

El Tribunal Supremo de Elecciones en respuesta a la emergencia sanitaria actual, con la finalidad de dar continuidad a la prestación de los servicios esenciales que brinda, proteger la salud de sus personas funcionarias y usuarios, ha realizado una serie de esfuerzos emitiendo acuerdos de afectación tanto a lo interno de la Institución como a nivel nacional.

No obstante, lo indicado en el párrafo precedente tal y como se evidenció en la aplicación de la herramienta suministrada por el Órgano Contralor, la gestión de la continuidad Institucional se encuentra en un nivel “Intermedio” -68%-, que refleja la necesidad de tomar acciones de mejora que robustezcan los aspectos que están pendientes de implementarse, señalados en el cuerpo de este documento de manera que, se asegure razonablemente una mejor capacidad de adaptación y respuesta ante eventos imprevistos o disruptivos como el citado, que requieren de la adecuada toma de decisiones, que coadyuve a disminuir el riesgo en el impacto sobre la operación de la Institución y la prestación continua de sus servicios.

Por otra parte, como complemento al requerimiento del Órgano Contralor, esta Auditoría Interna analizó la normativa existente y otra documentación relacionada con la continuidad del negocio, evidenciándose los esfuerzos que el Tribunal ha realizado a efectos de analizar e implementar alternativas de trabajo no presencial, como la aprobación del “Instructivo para la aplicación del trabajo remoto no habitual por objetivos”, el cual podría incorporar algunas de las condiciones específicas señaladas en la Ley para regular el teletrabajo -n.° 9738-, y su respectivo reglamento.

Finalmente, interesa señalar que tal y como se expuso en esta Asesoría, existe a nivel nacional e internacional, organizaciones que han puesto al servicio de la ciudadanía, mejores prácticas referentes a la continuidad de negocio, y para la celebración de elecciones en el contexto de una crisis sanitaria, las cuales podrían ser del escrutinio de ese estimable Órgano Colegiado, con el propósito de adaptar a nuestra realidad lo que corresponda.

Adicionalmente a las consideraciones anteriores, esta Auditoría estima conveniente, que de ser procedente se valore la pertinencia de adoptar ciertos lineamientos aplicables a nuestra normativa y reglamentos internos, tendientes a la salvaguarda de la salud de las personas funcionarias, usuarios, agentes electorales y ciudadanos, sin menoscabar su derecho constitucional al sufragio y a disponer de los elementos suficientes que permitan minimizar su riesgo.".

Se dispone: Agradecer a la señora Auditora Interna a. i. la remisión de dicho informe. Para su atención, pase al Consejo de Directores. ACUERDO FIRME.»”.

Se dispone: Pase a estudio individual de los miembros de este Consejo. ACUERDO FIRME.

E) Recomendación 4.1, informe de control interno n.° ICI-11-2020. De la señora Sandra María Mora Navarro, Secretaria General de la Dirección Ejecutiva; se conoce oficio n.° DE-3118-2020 de fecha 9 de diciembre de 2020, recibido ese mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“En sesión ordinaria n.° 48-2020 del 4 de agosto de 2020, comunicada en oficio n.° CDIR-237-2020, de misma fecha, ese Consejo acogió el informe conjunto presentado por los señores Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil y Carlos Murillo Montoya, otrora Director Ejecutivo, en oficio n.° DGRC-0506-2020 del 31 de julio de 2020, correspondiente el informe contentivo y cronograma de actividades para la atención del ICI-11-2020 relativo a los procesos operativos y de gestión de la Sección de Padrón Electoral.

Al respecto, en relación con la recomendación n.° 4.1:

“4.1 Realizar de manera conjunta con las Direcciones de los Registros Civil y Electoral, un análisis de las actividades realizadas por la Sección de Padrón Electoral, las cuales se encuentran incluidas en el procedimiento denominado “Estudio de Adhesiones de Partidos Políticos”, para validar las firmas de los adherentes y la correspondiente inscripción de un partido político; lo anterior, con el propósito de que se defina si esa labor le corresponde a dicha Sección u a otra dependencia de este Tribunal, de conformidad con lo que establece la normativa que rige la materia electoral.”

Para su atención, se establecieron las actividades 4.1.1, y 4.1.2 que se trascriben a continuación, a cargo de la Dirección Ejecutiva:

“4.1.1 Efectuar el análisis para determinar la dependencia que ejecutará el procedimiento “Estudio de Adhesiones de Partidos Políticos”, incluyendo la participación de la DGRE y la DGRC.”

“4.1.2 Presentar informe con los resultados del análisis de la actividad 4.1.1, para aprobación del CDIR.”

Así las cosas, atendiendo lo acordado, esta Dirección instruyó el desarrollo de un Análisis técnico de las actividades realizadas por la Sección de Padrón Electoral referente al procedimiento de “Estudio de adhesiones a partidos políticos” (se adjunta en formato electrónico) del cual se transcriben las conclusiones y recomendaciones a continuación:

Conclusiones

No existe normativa interna ni externa, que impida el traslado de esta labor a otra dependencia o bien que responsabilice al Departamento Electoral como ejecutante, por el contrario, dicha definición corresponde a la organización interna de la institución, partiendo del análisis administrativo y considerando aspectos técnicos, así como de oportunidad y conveniencia.

A nivel de enfoque a procesos, evaluada la lógica y naturaleza de este procedimiento se deriva que: su ejecución corresponde a la DGRE, fundamentados en la finalidad pura que persiguen las actividades, sin embargo, por interés institucional se concluye que pesan sobre este, limitaciones de mayor relevancia principalmente a nivel tecnológico aunado a otros factores como: naturaleza de la información correspondiente a datos civiles de los ciudadanos, carencia de recurso humano, experiencia, riesgos asociados, seguridad de la información, sistemas de información, porcentaje de utilización, curvas de aprendizaje, entre otros, que inclinan la balanza a conservar el Estudio de Adhesiones a partidos políticos en P.E.

Esta labor continúa en la Sección de Padrón Electoral, como un derecho consuetudinario, es decir una norma no escrita, que se presenta a nivel institucional como una necesidad primordial, eficazmente atendida por esta dependencia, que con el tiempo se hizo costumbre, precisamente por la facilidad en el acceso de la información y la sinergia que existe con la naturaleza de sus funciones aunado a la vinculación con aspectos meramente civiles.

Superadas las barreras o debilidades actuales y contando con los recursos adecuados, no se cierra la posibilidad de que a futuro se pueda evaluar nuevamente la conveniencia de un eventual traslado, partiendo de que al contar con sistemas de información electoral maduros y en producción, podrían a futuro automatizar tareas, resultando procesos más esbeltos (LEAN), que eventualmente liberarían recurso humano capaz de destinarse al desarrollo de estas labores.

La DGRC específicamente en la sección de Padrón Electoral, es la responsable de dotar el insumo principal para la verificación de las adhesiones, siendo el encargado directo de la generación, actualización y disponibilidad del Padrón Nacional Electoral.

La totalidad de la información necesaria, para el aseguramiento de la legalidad de una firma (adhesión) es de carácter registral civil, por ende, la DGRC es dueña de la información y el responsable de dotar o denegar accesos.

La información registral civil necesaria para este procedimiento (foto, firma, dirección, teléfonos. etc.), es de carácter sensible y privada de todos los ciudadanos costarricenses.

Se identifican actores involucrados en el flujo que no aportan valor, incentivando el actual accionar la aparición de mudas (Sobre procesamiento, transporte, esperas. etc.), que podrían estar afectando la maximización de la utilización de los recursos.

Recomendaciones

Mantener el desarrollo del procedimiento “Estudio de Adhesiones a Partidos Políticos” en el ejecutante actual: Sección de Padrón Electoral.

Que el IFED gestione lo respectivo a fin de que se puedan impartir capacitaciones a los integrantes de los partidos políticos encargados de recolectar las adhesiones, de manera que conozcan los aspectos mínimos legales que deben cumplir para ser legalizadas, de forma tal que la materia prima que ingresa sea la idónea.

Que la Sección de Padrón Electoral actualice el MIP-DGRC-P35-v01, específicamente la documentación interna de las actividades, de manera que se muestre la interacción y uso de todos los sistemas de información y participantes requeridos, para llevar a cabo los casos más complejos.

Se recomienda a la DGRE y DGRC utilizar los principios de la metodología LEAN, a fin de disminuir todas aquellas actividades o actores involucrados que no aportan valor dentro de este proceso, logrando generar productos y servicios, donde se maximice la utilización de los recursos (tecnologías, recurso humano, tiempo. etc.) e impacte directamente la experiencia percibida por el usuario al momento de interactuar con la institución. Para lo anterior, previa coordinación la Dirección Ejecutiva podrá colaborar con el conocimiento y expertis técnico.

Superadas las deficiencias y debilidades actuales de la institución, que promovieron la decisión tomada por el equipo de mantener el procedimiento en PE, se recomienda que la Dirección Ejecutiva actualice el análisis de los factores del presente estudio.

Finalmente, expuestas las acciones realizadas por esta Dirección en torno a la recomendación 4.1 del Informe de Control Interno n.° ICI-11-2020, se da por atendido lo solicitado.”.

Se dispone: 1.- Se tiene por rendido el informe, cuyas conclusiones y recomendaciones se acogen. 2.- Una vez pasadas las elecciones presidenciales 2022, proceda el equipo a proponer un plan de trabajo a los efectos de concretar los cambios o las acciones que se requieran sobre el particular. ACUERDO FIRME.

F) Informe sobre dedicación exclusiva estudio a los puestos: 101879, 45925, 101904, 361407, 86899, 368547, 76355, 370674, 76629, 97475. De las señoras Sandra Mora Navarro y Jocelyn Brown Pérez, Secretaria General de la Dirección Ejecutiva y Jefa del Departamento de Recursos Humanos respectivamente, y el señor Vinicio Mora Mora, Jefe a.i. del Departamento Legal; se conocen oficios n.° DE-3128-2020, DE-3134-2020, DE-3141-2020, DE-3147-2020, DE-3148-2020, DE-3149-2020, DE-3151-2020, DE-3152-2020 y DE-3153-2020,  los dos primeros con fecha 11 de diciembre de 2020, recibidos ese mismo día en la Coordinación de este Consejo, y los restantes con fecha 12 de diciembre de 2020, recibidos el día 14 de diciembre de 2020 en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual remiten informes de estudio sobre la dedicación exclusiva de los puestos n.° 101879, n.° 45925, n.° 101904, n.° 361407, n.° 86899, n.° 368547, n.° 76355, n.° 370674, n.° 76629 y n.° 97475,  en el cual concluyen que para los puestos indicados, se evidencian elementos que permiten determinar que es de conveniencia institucional someterlos al régimen de dedicación exclusiva.

Se dispone: 1.- Tener por rendido los informes, cuyas conclusiones se acogen. 2.- Con base en el razonamiento establecido en los citados informes y de conformidad con lo dispuesto en el numeral 29 de la Ley de Salarios de la Administración Pública, n.° 2166 del 9 de octubre de 1957 reformada por la Ley de Fortalecimiento de las Finanzas Públicas, n.° 9635, se recomienda al Tribunal que mediante resolución administrativa razonada, determine la procedencia de incluir dentro del régimen de dedicación exclusiva los puestos n.° 101879, n.° 45925, n.° 101904, n.° 361407, n.° 86899, n.° 368547, n.° 76355, n.° 370674, n.° 76629 y n.° 97475, en razón de las funciones asociadas a dichos puestos y el beneficio para el interés público que de ello se deriva. Se adjuntan los respectivos proyectos de resolución elaborados por el Departamento Legal. ACUERDO FIRME.

G) Reporte de plazas vacantes por Dirección, susceptibles de nombrar mediante ascensos y concursos en propiedad. De la señora Jocelyn Brown Pérez, Jefa del Departamento de Recursos Humanos; se conoce nuevamente oficio n.° RH-2684-2020 de fecha 01 de diciembre de 2020, recibido ese mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual remite el reporte de plazas vacantes por Dirección, susceptibles de nombrar mediante ascensos y concursos en propiedad.

Se dispone: 1.- Para lo de su cargo, pase a la Dirección Ejecutiva. 2.- Descárguese de los asuntos pasados a estudio individual de este Consejo. ACUERDO FIRME.

H) Propuesta de presupuesto extraordinario para el año 2021. Del señor Franklin Mora González, Director Ejecutivo; se conoce oficio n.° DE-3170-2020 de fecha 15 de diciembre de 2020, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual remite propuesta de presupuesto extraordinario para el año 2021, el cual después de una serie de consideraciones literalmente recomienda:

“Con base en lo anterior se recomienda la aprobación de la presente propuesta de solicitud de presupuesto extraordinario en la Ley de Presupuesto Ordinario y Extraordinario de la República para el ejercicio económico de 2021, Ley n.° 9926, según lo solicitado por la autoridad hacendaria. De aprobarse tal cual lo solicitado, se solicita, además, elevarse al Superior con la recomendación de aprobar y comunicar, tanto al jerarca del Ministerio de Hacienda como al Director General de Presupuesto Nacional, de manera que se sirvan efectuar lo solicitado en los apartados anteriores.

Es necesario indicar que, se deben ingresar los movimientos presupuestarios descritos en este comunicado a través del Sistema de Formulación Presupuestaria, cuya habilitación ya fue dada a conocer con las referencias H-008 y H-009, lo cual Dirección Ejecutiva atenderá en el plazo definido por Hacienda.”

Se dispone: 1.- Aprobar la propuesta del señor Director Ejecutivo. 2.- Elévese a conocimiento del Superior con la recomendación de aprobar. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA.

A) Informe sobre recusación planteada. Del señor Warner Montoya Sánchez, Encargado del Área de Contratación Administrativa del Departamento Legal; se conoce oficio n.° DL-651-2020 de fecha 11 de diciembre de 2020, recibido ese mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual rinde informe de la recusación interpuesta en contra de la señora Herminda Morales Arroyo, por el señor Alfredo Hernández Romero –representante legal de la empresa Biznet Soluciones Detrás de la Red S. A. la cual es, a su vez, representante del consorcio Biznet-Scytl– con ocasión del procedimiento de ejecución de garantía de cumplimiento que se tramita en contra del consocio en el marco de la Licitación Pública n.° 2012LN-000032-85002, denominada “Modernización del Sistema de Información Registral Civil”.

Se dispone: 1.- Tener por rendido el informe, cuyas conclusiones y recomendaciones se acogen. 2.- Díctese la resolución correspondiente. ACUERDO FIRME.

Antes de finalizar la sesión, se le dio audiencia a la señora Auditora Interna a.i. para que presentara el "II Informe parcial de control interno, relativo al estudio de auditoría sobre el cumplimiento de las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP) en el Tribunal Supremo de Elecciones". 

A las quince horas terminó la sesión.

Gerardo Felipe Abarca Guzmán	Erick Adrián Guzmán Vargas
Luis Antonio Bolaños Bolaños	Franklin Mora González
Rodrigo Abdel Brenes Prendas	Xenia Guerrero Arias