ACTA N.º 54-2020

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las trece horas del primero de setiembre de dos mil veinte, con asistencia de los señores Héctor Enrique Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos –quien preside–; Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del TSE; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; Carlos Alberto Murillo Montoya, Director Ejecutivo; Hugo Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica, que dice:

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Estudio administrativo para transformar el puesto 76629. Del señor Carlos Alberto Murillo Montoya, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-2016-2020, del 24 de agosto del 2020, recibido el día 25 de agosto del presente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual remite el estudio administrativo para transformar el puesto 76629, y con base en una serie de recomendaciones literalmente concluye y recomienda:

“10. Conclusiones

10.1 El estudio administrativo llevado a cabo en el Departamento de Recursos Humanos, determinó necesario fortalecer el Área de Capacitación, en procura de hacer frente a la atención de asuntos vinculados al mantenimiento y sostenimiento del Sistema de Administración por competencias en el Tribunal Supremo de Elecciones, y lo concerniente al cierre de brechas que surgen del Diagnóstico aplicado en la Institución, así como las acciones que derivan de la implementación del Sistema de Evaluación del Desempeño, para ello se plantea transformar el puesto n.° 76629, a una categoría superior. Dicho cargo pertenece presupuestariamente a ese departamento.

10.2 La petición formulada por el Departamento de Recursos Humanos se fundamenta en el cambio sustancial y generalizado, con motivo de la entrada en vigencia de la Ley de Fortalecimiento de la Finanzas Públicas (n.°9635), siendo necesario contar con un puesto de Profesional en Recursos Humanos, que se dedique a la investigación, diseño y facilitación de actividades de capacitación y desarrollo, en aras de propiciar el nivel deseado de competencias de los colaboradores y el desempeño exitoso en sus puestos de trabajo, labor que estará a cargo del Área de Capacitación.

10.3 Las estadísticas de operación que derivan de los informes de labores del período en estudio (2016-2019), denotan la atención de actividades con tendencia creciente y se proyecta un mayor aumento, en virtud de los esfuerzos que deben encausarse al cumplimiento de la normativa de reciente aprobación.

10.4 El criterio técnico vertido por el Departamento de Recursos Humanos, establece que, de conformidad con los resultados del análisis efectuado del puesto n.° 76629, las funciones, sin duda, resultan ser de mayor nivel y complejidad que las que son propias de la clase actual, y coincide con esta Dirección Ejecutiva en que, como producto de las tareas que se endosaran a este, es procedente recalificar sus factores de dificultad, supervisión, responsabilidad, condiciones de trabajo, consecuencia del error y requisitos, lo que necesariamente propicia sea transformado, de manera que pase de Oficinista 1, perteneciente a la clase Asistente Administrativo / a 1, a Profesional en Recursos Humanos, y ubicarse en la clase Profesional Ejecutor 3.

10.5 En función de la modificación señalada es necesario practicar los ajustes al Manual Descriptivo de Clases de Puestos, concretamente en lo que respecta a la descripción del puesto de Profesional en Recursos Humanos, que deriven del presente estudio.

10.6 Se confirma la necesidad de actualizar el Manual de Procedimientos, y la ficha de la unidad administrativa, del Departamento de Recursos Humanos, en virtud de los aspectos observados por este despacho en cuanto a la estructura organizativa y otros elementos.

11. Recomendaciones

11.1 Que se transforme el puesto n.°76629, de manera que pase de su clasificación actual como Oficinista 1, perteneciente a la clase Asistente Administrativo / a 1, al cargo Profesional en Recursos Humanos, ubicándose  en la clase Profesional Ejecutor 3, lo que cuenta con el criterio técnico del Departamento de Recursos Humanos, y a lo que se le daría contenido presupuestario con cargo al disponible de la coletilla 180 de la subpartida 00101 “Sueldos para cargos fijos” del subprograma 850-01; para esto, la Secretaría General del Tribunal Supremo de Elecciones y el Departamento de Recursos Humanos, deberán preparar el proyecto de redacción de la resolución respectiva, para que se remita a la Dirección General de Presupuesto Nacional, a efecto de que a esta modificación se le dé contenido económico, de manera que pueda regir a partir del 01 de setiembre de 2020.

11.2 Que la Jefatura del Departamento de Recursos Humanos proceda con la actualización del Manual de Procedimientos, así como de la Ficha de la Unidad Administrativa a su cargo, a fin de que se realicen los ajustes necesarios al organigrama, la estructura ocupacional, procedimientos de trabajo y los nuevos elementos que deriven del presente estudio, para su respectiva aprobación.

11.3 Que el Departamento de Recursos Humanos proceda con los ajustes pertinentes en el Manual Descriptivo de Clases de Puestos.

11.4 Que la Dirección Ejecutiva, tome nota para los efectos de la actualización de la Relación de Puestos.

11.5 Que el Departamento de Recursos Humanos en un periodo de un año, proceda a brindar seguimiento ocupacional al puesto transformado.”

Se dispone: Acoger las recomendaciones propuestas. 2.- Elévese al Tribunal con la recomendación de aprobar. ACUERDO FIRME.

B) Criterio para casos de funcionarios/as con orden aislamiento. Del señor Oswaldo Muñoz Pinkay, Coordinador del Equipo de Apoyo Institucional por la Pandemia COVID-19, se conoce oficio n.° DE-2035-2020, del 25 de agosto del 2020, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“Como es de su conocimiento, a nivel institucional ya se han presentado casos de personas funcionarias diagnosticadas con COVID-19, que ha implicado el cierre de espacios internos, así como el aislamiento de quienes se mantenían laborando y tuvieron un grado de contacto con ellas. De acuerdo a la situación evaluada en ese momento, esta recomendación de confinamiento se da bajo criterio del señor Juan Manuel Sancho Bolaños, Médico Institucional y en concordancia con los protocolos emitidos por el Ministerio de Salud. En virtud de lo anterior, varias jefaturas y colaboradores/as institucionales han consultado a este Equipo de Apoyo Institucional por la Pandemia COVID-19, referirse a la figura legal en que se ampara este hecho, es decir, si la ausencia en que incurren estos/as funcionarios/as, debe ser respaldada con una incapacidad, una licencia con goce de salario, etc.

Es por lo anterior, que se considera necesario aclarar, que la emisión de un criterio de esta índole, esta fuera del alcance de este Equipo, y por consiguiente del doctor Sancho, ya que él únicamente puede emitir el diagnóstico médico que recomienda la separación o no de un servidor de su lugar de trabajo. En este caso, la incapacidad de la persona que da positiva en la prueba es emitida por el Ministerio de Salud, pero no se tiene claridad en cuanto a la figura que justifica la ausencia de aquel compañero o compañera de trabajo con quien tuvo contacto, ya que hasta ese momento se toma como un caso sospechoso.

Así las cosas, se considera necesario que el Consejo bajo su coordinación gestione las consultas a los departamentos técnicos correspondientes (Recursos Humanos y Legal), para que emitan criterio sobre este particular, dado que desde el punto de vista de la salud pública es claro que para la protección integral de las personas se requiere prevenir la transmisibilidad de este virus a nivel institucional y el aislamiento preventivo garantiza esa protección en estos casos.”

Se dispone: Pase a los Departamentos de Recursos Humanos y Legal, para que rindan criterio sobre el particular. ACUERDO FIRME.

C) Sobre recomendaciones 4.2 y 4.3 del informe de control interno n° ICI-01-2020, relativo al estudio de auditoría sobre la red de datos institucional (II Informe). Del señor Carlos Alberto Murillo Montoya, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-2037-2020, del 25 de agosto del 2020, recibido el día 26 de agosto del presente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual remite el informe acerca del avance de las recomendaciones 4.2 y 4.3 del informe de control interno n° ICI-01-2020, relativo al estudio de auditoría sobre la red de datos institucional (II Informe).

Se dispone: 1.- Acoger el informe remitido por el señor Director Ejecutivo. 2.- Comuníquese a la Auditoría Interna. ACUERDO FIRME.

D) Sobre requerimientos para sitio alterno. Del señor Mynor E. Mora Chang, Coordinador de la Comisión de Continuidad del Negocio, se conoce copia del oficio n.° CCN-003-2020, del 26 de agosto del 2020, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, dirigido al señor Mario Pereira Granados, Jefe de la Sección de Infraestructura Tecnológica, mediante el cual atiende lo solicitado en oficio n.° ITI-183-2020 del 24 de agosto del presente, relacionado al requerimiento para el sitio alterno

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

E) Acuerdo tomado en sesión CSED-04-2020. De la señora Kattya Zamora Guzmán, Presidenta del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, se conoce oficio n.° CSED-026-2020, del 26 de agosto del 2020, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, el cual literalmente manifiesta:

“En el artículo quinto de la sesión CSED-04-2020, celebrada el 13 de agosto, este Comité conoció la Norma 01-2020 emitida por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, publicada en la gaceta No. 173 del 16 de julio del presente año, la cual se adjunta.

La norma mencionada establece una declaratoria de valor científico cultural para el 100% de la producción de documentos en las instituciones que conforman el Sistema Nacional de Archivos y que esté relacionada con la pandemia originada por el coronavirus SARS-Cov 2, que da origen a la enfermedad Covid-19, independientemente del productor, soporte, la clase y tipo de documento que se produzca, custodie o reciba relacionado con este trascendental tema para Costa Rica y el mundo, por las razones expresadas en el documento denominado “Declaratoria de Unesco adoptada por la Asociación Latinoamericana de Archivos (ALA).

Por lo indicado anteriormente y con el fin de dar cumplimiento a dicha norma, este Comité acordó solicitar al Consejo de Directores lo siguiente:

1. Que se instruya a todas las oficinas para que conserven los documentos, en cualquier soporte (papel, electrónico, gráfico) generados y recibidos relacionados con la pandemia originada por el coronavirus SARS-Cov 2. Estos documentos deben ser remitidos al Archivo Central (AC), cuando les sean requeridos por esa dependencia y siguiendo las instrucciones que les sean comunicadas oportunamente. En el caso de los documentos generados por la Secretaría General del TSE serán conservados por el Archivo del TSE, de los cuales se remitirá una copia digital al AC, una vez que la serie se encuentre cerrada -es decir que al expediente que han conformado, no se le incluyan más documentos- para que el AC compile toda la documentación relacionada con este tema.

2. Instar a la Dirección General de Estrategia Tecnológica para que se asigne espacio en los servidores institucionales, con el fin de que se respalden los documentos indicados, para lo cual el Archivo Central estará coordinando lo correspondiente con esta Dirección o los representantes de la misma que sean designados para estos efectos.

Se dispone: 1.- Tomar nota. 2.- Acoger lo solicitado por dicho Comité, en consecuencia procedan las jefaturas Institucionales conforme lo indica la señora Zamora Guzmán. 3.- Para lo de su cargo comuníquese a la Dirección General de Estrategia Tecnológica. ACUERDO FIRME.

F) Estatus de la CEV. Del señor Esteban Salazar León, Coordinador de la Comisión de Ética y Valores, se conoce oficio n.° CEV-028-2020, del 27 de agosto del 2020, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual remite el status de los compromisos definidos en los lineamientos de la Comisión Nacional de Valores (CNVR), de la Contraloría General de la República y la normativa interna, con el objetivo de clarificar los alcances de la labor que les ha sido encomendada, así como, los requerimientos que estiman fundamentales para poder realizar su trabajo de la mejor manera posible. Sobre el particular solicita:

1. Necesidad de valorar la creación de una Unidad especializada para atender las demandas de este tema. Al respecto, hacemos atento recordatorio de que ya el TSE en la sesión ordinaria n° 98-2019, de 10 de octubre de 2019, comunicado mediante oficio STSE-2394-2019 de misma fecha, instruyó a la Dirección Ejecutiva evaluar la situación de la Comisión, y la solicitud hecha para incluirla en la estructura organizacional. Agradeceremos dar seguimiento a este proceso, para el cual nos ponemos a disposición de la DE a fin de brindar los insumos relevantes para el análisis de la opción sugerida.

2. Brindar apoyo a la Comisión, con la apertura necesaria en relación con el tiempo que las personas representantes de las distintas direcciones institucionales requieren para realizar labores propias de dicha representación. Esto es importante indicarlo, dado que en múltiples ocasiones las personas que los representan nos han planteado problemas de falta de tiempo para atender labores que se les encomiendan, o que sus jefaturas directas no les brindan permiso para realizarlas durante su jornada. Es importante recordar, que participar de estas instancias se considera parte de las funciones asignadas, por lo tanto, es primordial crear conciencia en las jefaturas correspondientes, para que faciliten a quienes integran la comisión el tiempo necesario cuando así sea requerido.

3. Apoyar diferentes labores que los miembros de la Comisión no pueden realizar, por medio de las contrapartes institucionales que correspondan. Esto es especialmente necesario en relación con labores que se realizan en la Dirección Ejecutiva, en las que se requiere apoyo profesional (estadística, planificación, recursos humanos, capacitación), pero también incluye a otras dependencias con las que interactuamos, tales como el Departamento de Comunicación, entre otros.

Se dispone: 1.- Reiterar a la Comisión, lo acordado por este Consejo en sesión ordinaria n.° 32-2020 y comunicada mediante oficio CDIR-151-2020 del 19 de mayo del presente. 2.- Tome nota la Dirección Ejecutiva, así como las direcciones y jefaturas institucionales para que brinden todo el apoyo necesario a la citada Comisión. ACUERDO FIRME.

G) Avance de plan de trabajo. Del señor Mynor E. Mora Chang, Coordinador de la Comisión de Continuidad del Negocio, se conoce oficio n.° CCN-005-2020, del 28 de agosto del 2020, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual remite avance del plan de trabajo de dicha Comisión, y literalmente recomienda:

“Por lo todo lo antes expuesto, me permito formular las siguientes recomendaciones:

1. Que se sugiera al Superior la aprobación de la Política Institucional de Continuidad del Negocio, POL-TSE-06-v01 propuesta. Asimismo, para fines de divulgación, se aconseja que solamente se coloque en la Intranet de modo que sea de conocimiento único y exclusivo del personal institucional.

2. Que se autorice a la Comisión de Continuidad del Negocio la reprogramación de fechas del cronograma de trabajo del Plan de Continuidad del Negocio, con fin de conocer fecha estimada en que se proyecta concluirlo; una vez efectuada la reprogramación se remitiría a conocimiento de ese Consejo.

3. Que se ordene a las jefaturas de los integrantes de la Comisión de Continuidad del Negocio, brindar las facilidades necesarias, especialmente en tiempo, para que todos los integrantes de la Comisión dediquen su mayor esfuerzo a la culminación del plan, de acuerdo con las actividades pendientes mencionadas en este informe.

4. Que tomen nota los Directores Institucionales de las reuniones que próximamente estará programando la Comisión para tratar aspectos relacionados con el BIA.

Se dispone: 1.- Aprobar lo recomendado por el señor Mora Chang. 2.- Comuníquese a las jefaturas de las personas integrantes de la citada Comisión. ACUERDO FIRME.

H) Complemento de oficio n.° DGRE-0643-2020 referido a respuesta al informe de Control Interno ICI-13-2020 emitido por la Auditoría Interna. Del señor Héctor Enrique Fernández Masis, Director General del Registro Electoral, se conoce copia del oficio n.° DGRE-0655-2020, del 26 de agosto del 2020, recibido el día 31 de agosto del presente en la Coordinación de este Consejo, el cual va dirigido al señor Franklin Mora González, Auditor Interno, mediante el cual remite Complemento de oficio n. DGRE-0643-2020 referido a respuesta al informe de Control Interno ICI-13-2020 emitido por la Auditoría Interna.

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

I) Aprobación del Plan Estratégico de Tecnologías de la Información 2020-2024. Del señor Efren Fedullo Solano, Encargado de la Unidad de Actas y Comunicaciones, se conoce oficio n.° STSE-1608-2020, del 25 de agosto del 2020, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual remite la aprobación del Plan Estratégico de Tecnologías de la Información 2020-2024.

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

J) Solicitud de colaboración. De los señores Roger Pérez Godínez, Responsable Operativo del Comité Central de Emergencias y Aida De Lemos Medina, Encargada de la Brigada de Evacuación, se conoce oficio n.° CCE-019-2020, del 26 de agosto del 2020, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual solicita colaboración en aras de que la oficina del Comité Central de Emergencias, sea remodelado con materiales y recursos existentes en el TSE.

Se dispone: Pase a las Direcciones Ejecutiva y General del Registro Civil para que informe si resulta viable lo solicitado. ACUERDO FIRME.

K) Informe sobre el cobro de excedentes del “servicio 800”. Del señor Nicolás Prado Hidalgo, Prosecretario General a.i. del TSE, se conoce oficio n.° STSE-1621-2020, del 27 de agosto del 2020, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual remite copia del oficio DL-402-2020, suscrito por el señor Vinicio Mora Mora, jefe a.i. del Departamento Legal, relacionado con el informe sobre el cobro de excedentes del “servicio 800”.

Se dispone: 1.- Aprobar conforme lo recomendado por el señor Mora Mora. 2.- Comuníquese a la Dirección Ejecutiva, a la Contaduría y al Departamento de Programas Electorales para lo de sus cargos. ACUERDO FIRME.

L) Solicitud de fumigación y consideración de personas sospechosas. Del señor Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del TSE, se conoce correo electrónico del 01 de setiembre del 2020, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual remite solicitud de la señora Arling Castro Jiménez, Secretaria General Adjunta del Sindicato UNEC, el cual literalmente manifiesta:

“En mi calidad de Secretaria General Adjunta del Sindicato Unec, para su conocimiento y que por favor lo traslade al CDIR, le solicitamos que se amplíen las medidas de protocolo para la atención del COVID-19 en la Institución, en el sentido de que se fumiguen todas aquellas oficinas donde se localicen casos activos, independientemente de las horas que hayan transcurrido entre la noticia y la ausencia del funcionario; así como, extender la cuarentena a una mayor cobertura  de los casos considerados como sospechosos en las oficinas en que el funcionario dio positivo.

Lo anterior, en el entendido de que las personas destacadas en el lugar pueden haber tenido contacto no solo a la hora de conversar o transmitir mensajes, sino durante los almuerzos, desayunos, al tocar las puertas, las manijas, los baños, los ascensores, al contestar los teléfonos, trasiego de los documentos, los lapiceros (tómese en cuenta que han habido casos de contagio por utilizar un mismo bolígrafo), la documentación externa, entre otros.

Cabe agregar que, esta representación elevó verbalmente estas preocupaciones a conocimiento de la magistratura.

Con toda consideración,”

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Para estudio e informe pase al Equipo de Apoyo Institucional por la Pandemia COVID-19. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA.

A) Informe para infructuosidad la opción de negocio, trámite 2018LN-00008-0009100001 LICITACIÓN DE CONVENIO MARCO SERVICIOS GENERALES DE LIMPIEZA. Del señor Allan Antonio Herrera Herrera, Proveedor; se conoce oficio n.° PROV-0263-2020 del 26 de agosto de 2020, recibido el 27 de agosto de 2020 en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“Mediante solicitud de cotización número 1942020000000001, relacionada al trámite de 2018LN-000008-0009100001 LICITACIÓN DE CONVENIO MARCO SERVICIOS GENERALES DE LIMPIEZA, se solicitó en la plataforma de compras públicas SICOP, ofertas para el servicio de limpieza y jardinería en sede central. fijándose las 14:05 del 14 de agosto del corriente, para la apertura, sin embargo, no se recibió cotización.

Según informó el Analista encargado del trámite, en el Sistema Integrado de Compras Públicas –SICOP-, al realizarse la apertura y no existir oferta se selecciona la opción de “infructuoso” –visible en este momento al consultar el expediente-, por lo que debido a la estimación de la cuantía -rango de licitación abreviada- se opta comunicarle al Consejo dicha inopia a través de este oficio, pues el sistema para este caso, no permite la inclusión o verificación después de ese resultado.

En virtud de lo anterior, se sugiere en caso de persistir la necesidad, que la Dirección Ejecutiva valore promoverla nuevamente, con la participación de la unidad técnica así como la necesidad de ajustar los recursos presupuestarios de la reserva N°4000024012  por ¢ 7.627.500,00, considerando adecuar la necesidad institucional a las características de las opciones de negocio que ofrece el convenio marco vigente, ya que las tareas requeridas resumidas en la línea del procedimiento ahora infructuoso se encuentran en al menos en dos líneas independientes del convenio, según indicó un potencial cotizante así como un personero de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa.

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, y de la contraparte técnica, señor Gustavo Fitoria Mora, Jefe de Servicios Generales.

Quedo atento a lo que se estime disponer”.

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

Antes de finalizar la sesión, se le dio audiencia a la Auditoría Interna para que presentaran el “Informe de control interno sobre la razonabilidad de libros contables: Diario, Mayor e Inventarios y Balances que mantiene la Institución”

A las quince horas terminó la sesión.