ACTA N.º 50-2020

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las trece horas del once de agosto de dos mil veinte, con asistencia de los señores Héctor Enrique Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos –quien preside–; Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del TSE; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; Carlos Alberto Murillo Montoya, Director Ejecutivo; Hugo Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Armenia Masís Soto, Directora General a.i. de Estrategia Tecnológica, que dice:

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Designación de profesional en administración del IFED. Del señor Hugo Picado León, Director del Instituto de Formación y Estudios en Democracia (IFED), se conoce oficio n.° IFED-130-2020 del 31 de julio de 2020, recibido el 3 de agosto de 2020 en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“Con el fin de atender lo solicitado mediante circular STSE-050-2020 del día de ayer, respecto al punto 2.2 sobre designación de un profesional en administración para apoyar las labores de análisis de la Dirección Ejecutiva en la valoración de los funcionarios que por emergencia sanitaria podrían sumarse a laborar bajo la modalidad de trabajo remoto por objetivos, incluso apoyando otras unidades administrativas, se designa al funcionario Marco Antonio Moraga Núñez, Profesional Ejecutor 3 de esta Dirección.

El señor Moraga Núñez, actualmente se encuentra realizando labores mediante trabajo remoto y lo pueden contactar al correo mmoraga@tse.go.cr o al número de celular 8884-5359.”

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

B) Suspensión temporal del contrato de la soda institucional. Del señor la señora Herminda Morales Arroyo, Encargada a.i. de la Unidad de Fiscalización de la Ejecución Contractual, se conoce oficio n.° DE-1859-2020 del 3 de agosto de 2020, recibido el 4 de agosto de 2020 en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual rinde informe en atención a lo dispuesto por este Consejo en el acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.° 45-2020, celebrada el 28 de julio de 2020, en el que se dispuso que la Unidad Fiscalizadora en mención, en acato al artículo 210 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, procediera analizar la procedencia de la suspensión de la contratación n.° 2018LN-000005-0012300001 “Concesión del espacio para la explotación del servicio de la soda-comedor en sede central del TSE”, con la empresa MULTISERVICIOS JIREH MN S.A. El cual literalmente recomienda:

“V.- RECOMENDACIÓN: Con base en lo expuesto, se recomienda la suspensión del contrato “Concesión del espacio para la explotación del servicio de la soda-comedor en sede central del TSE”, amparado en la Licitación Pública n.° 2018LN-000005-0012300001, suscrito con la señora Noelia Hidalgo Mora por un plazo máximo de seis meses prorrogables por otro plazo igual, sin perjuicio de que en caso de que dentro de ese plazo varíe la situación que motiva esta suspensión, se estime viable reiniciar anticipadamente la ejecución, previa notificación a la contratista.”

Posteriormente, de la señora Herminda Morales Arroyo, Encargada a.i. de la Unidad de Fiscalización de la Ejecución Contractual, se conoce oficio n.° DE-1885-2020 del 06 de agosto de 2020, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“En adición al oficio DE-1885-2020, remitido el 4 de agosto de 2020, a partir de las observaciones realizadas por el señor William Henry Guzmán Vargas, contraparte técnica, de la contratación n.º 2018LN-000005-0012300001 “Concesión del espacio para la explotación del servicio de la soda-comedor en sede central del TSE”, con la empresa MULTISERVICIOS JIREH MN, S. A., en relación con la conservación y custodia de los bienes de la soda, se solicita sustituir el siguiente párrafo: “…Sobre su conservación y custodia, ello quedará a cargo del señor William Henry Guzmán Vargas, contraparte técnica del contrato de cita…”, por el siguiente: “… los bienes (equipos y utensilios tanto de la institución como de la empresa) se encontrarán ubicados en el local que ocupa la soda, la cual permanecerá cerrada y solo podrán acceder a ella y a los bienes, los señores Richard Poveda Solórzano, Jefe de Seguridad Integral y Coordinador del Comité Central de Emergencias, en caso de presentarse una eventual situación emergente; y William Henry Guzmán Vargas, contraparte técnica de la contratación de cita; ambos coordinarán y avalarán, entre sí, los posibles ingresos, y dejarán evidencia de las solicitudes y aprobaciones por escrito…”.

Se dispone: 1. Aprobar lo recomendado por la UFEC. 2.- Díctese la resolución correspondiente. ACUERDO FIRME.

C) Criterio sobre el “Protocolo para celebración de audiencias orales presenciales en la Inspección Electoral”. Del señor Oswaldo Muñoz Pinkay, Coordinador del Equipo de Apoyo Institucional por la Pandemia COVID-19, se conoce oficio n.° DE-1868-2020 del 3 de agosto de 2020, recibido el 4 de agosto de 2020 en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“En atención al oficio n.° CDIR-226-2020 del 28 de julio del presente año, remitido por el señor Gerardo Abarca Guzmán, Coordinador a.i., en ese momento, mediante el cual solicita al Equipo de Apoyo Institucional por la Pandemia COVID-19, referirse sobre el “Protocolo para celebración de audiencias orales presenciales en la Inspección Electoral durante la emergencia sanitaria por el COVID-19”, me permito informar que se ha realizado un análisis del citado documento, resultando oportuno referirse a los siguientes puntos:

Del inciso E):

“(…) Las personas funcionarias utilizarán guantes desechables para la recepción de documentos en general.”.

Sobre el particular, de acuerdo con el criterio rendido por el señor Juan Manuel Sancho Bolaños, Médico institucional, así como por la señora Sonia Córdoba Valverde, Encargada del Área de Prevención y Salud Laboral (PRESAL), el uso de guantes, por parte de la población general, no es aconsejable porque no supone una protección adicional al lavado de manos. Por el contrario, podría resultar ineficaz como medida de protección e incrementar las posibilidades de transmisión del virus entre las personas, a partir de superficies potencialmente contaminadas.

Para mayor abundamiento, la Organización Mundial de la Salud ha reiterado que el lavado de manos de manera frecuente proporciona una defensa superior y más eficaz ante un eventual contagio, por lo que el uso de guantes podría generar una sensación de falsa protección siendo que el SARS COV 2 no tiene la capacidad de infectar a través de la piel sana.

Del inciso G):

“Al lugar en que se realice la audiencia ingresarán y permanecerán únicamente el número de personas que permita mantener holgadamente las distancias exigidas por el Ministerio de Salud. El distanciamiento social deberá ser respetado por todas las personas que participen de la audiencia y durante el tiempo que permanezcan en el despacho”.

Del estudio del espacio físico realizado por el ingeniero Tito José Alvarado Contreras, se considera oportuno indicar que con base en las dimensiones del área y el distanciamiento social de 1.8 metros que se debe dar como mínimo, el número máximo de asistentes que debería permitirse al mismo tiempo en la sala de audiencias es de cinco personas, esto incluyendo a los dos funcionarios/as de la mesa principal y tres personas que correspondan a las partes.

Por lo anterior, de considerarse conveniente, se solicita incorporar en el protocolo de cita, la modalidad de grabaciones de audiencias en cualquiera de los salones, para lo cual la Sección de Ingeniería y Arquitectura podría dar el apoyo técnico necesario. Además, que se analice la opción de incluir el tema de realizar audiencias virtuales.”.

Se dispone: 1.- Tener por rendido el informe, el cual se acoge. Aprobar el indicado protocolo, de conformidad con el siguiente texto:

“Protocolo para celebración de audiencias orales presenciales en la Inspección Electoral durante la emergencia sanitaria por el COVID-19”.

Con base en lo dispuesto en el documento “LS-SI-020. Lineamientos para la realización de audiencias públicas en diferentes instituciones del Estado (ARESEP, CTP, SUTEL, SUGEF) debido a la alerta sanitaria por COVID-19” emitido por el Ministerio de Salud, el “Protocolo de actuación en las audiencias orales y privadas en la Inspección de Trabajo, ante el COVID-19”, Directriz DNI-no. 00780-20, así como las disposiciones emitidas por el Tribunal Supremo de Elecciones en relación con emergencia sanitaria, las audiencias presenciales que lleve a cabo la Inspección Electoral en los procedimientos administrativos de su competencia, se regirán por las siguientes disposiciones:

1. Para los efectos de lo regulado en este protocolo, únicamente se permitirá el ingreso al edificio, de las partes, sus representantes legales y los testigos que hayan sido debidamente citados por la Inspección Electoral.
2. Se colocarán en espacios visibles los protocolos de tos y estornudo, lavado de manos, otras formas de saludar y no tocarse la cara.
3. Al ingresar al edificio, las personas usuarias que comparezcan a la audiencia deberán someterse a las disposiciones sanitarias establecidas por el Tribunal, tales como verificación de la temperatura, aplicación de alcohol en gel, etc. Adicionalmente, de previo a ingresar a la audiencia, deberán lavarse las manos en las instalaciones dispuestas al efecto y aplicarse alcohol en gel, que estará disponible en el despacho.
4. Las personas usuarias deberán portar caretas protectoras o mascarillas y utilizarlas durante todo el tiempo que permanezcan en las instalaciones. En caso de tener algún inconveniente en cuanto a este punto deberán informarlo, previo a la audiencia, al Órgano Director vía telefónica o vía correo electrónico.
5. Los funcionarios de la Inspección Electoral, tanto los del área de recepción como los encargados de realizar la audiencia, deberán guardar, en todo momento, la distancia mínima establecida por el Ministerio de Salud, con los usuarios externos y con sus compañeros de trabajo.  Deberán lavarse las manos y utilizarán alcohol en gel antes y después de las audiencias. Deberán, además, utilizar caretas o mascarillas durante la audiencia y en cualquier otra interacción con los usuarios externos. Cada uno de los funcionarios utilizará su propio bolígrafo.
6. Cuando no se pueda realizar la audiencia de manera virtual, estas se realizarán en la sala de audiencia de la Inspección Electoral, permitiendo como máximo el ingreso de cinco personas, incluyendo funcionarios y partes. En casos muy calificados y si el número de asistentes lo amerita, se podrán realizar en otro espacio físico de estos organismos electorales, previa coordinación con la Dirección Ejecutiva. El recinto se desinfectará antes y después de cada audiencia, acatando, para ello, las directrices del Ministerio de Salud.”
7. Al lugar en que se realice la audiencia ingresarán y permanecerán únicamente el número de personas que permita mantener holgadamente las distancias exigidas por el Ministerio de Salud.  El distanciamiento social deberá ser respetados por todas las personas que participen de la audiencia y durante el tiempo que permanezcan en el despacho.
8. Se procurará que la duración de cada audiencia no exceda las dos horas. Si se prolonga, deberá dictarse un receso, a fin de realizar una limpieza y desinfección del recinto.
9. Órgano Director debe verificar que los participantes utilicen correctamente la mascarilla y/o careta de protección durante toda la audiencia.
10. Las partes, sus representantes y los testigos deberán portar y utilizar su propio bolígrafo para las firmas respectivas.
11. Dentro del recinto donde se celebre la audiencia, la colocación de las sillas debe tener un distanciamiento de 1,8 metros entre una y otra para asegurar la norma de distanciamiento físico entre los participantes. En caso de que algún espacio deba ser utilizado por más de una persona, por ejemplo, la silla de los testigos, se hará un receso para proceder a desinfectarlo.
12. El teclado del equipo de cómputo utilizado en las audiencias se limpiará y desinfectará adecuadamente antes y después de las audiencias.
13. Se exceptúa de la realización de audiencias presenciales a las personas funcionarias que presenten factores de riesgo. Las partes y los testigos que presenten factores de riesgo, deberán acreditar tal situación, ante la Inspección Electoral, mediante el dictamen médico correspondiente.
14. No podrán comparecer las partes, representantes o testigos que presenten síntomas de resfriado, gripe, fiebre u otros similares.
15. En las notificaciones de los traslados de cargos y las citaciones, se informará a las partes y a los testigos sobre la aplicación obligatoria de este Protocolo.
16. En caso de que se aumente el nivel de alerta por parte del gobierno, o que se eleve el nivel de riesgo para los funcionarios y usuarios de la Inspección, se suspenderán las audiencias y se procederá a notificarlo a las partes y testigos.

2.- Hágase del conocimiento de la Inspección Electoral lo planteado, respecto de la oportunidad de generar un protocolo de audiencias virtuales. 3.- Elévese a conocimiento del Superior. ACUERDO FIRME.

D) Remisión PETI 2020-2024. De la señora Armenia Masis Soto, Directora a.i de la Dirección General de Estrategia Tecnológica, se conoce oficio n.° DGET-173-2020 del 6 de agosto de 2020, recibido el 7 de agosto de 2020 en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“De conformidad con la presentación efectuada por la suscrita en sesión extraordinaria celebrada por el Consejo de Directores el 29 de julio del año en curso, adjunto los documentos del Plan Estratégico de Tecnologías de Información (PETI) para el período 2020-2024 y la planeación táctica a través de la cual se apoyará el cumplimiento de los objetivos estratégicos (portafolio de proyectos, versión 01). Esta dirección queda a la espera de alguna observación o su aprobación y pase al Tribunal.”

Se dispone: Pase a estudio individual de la señora y señores Directores. ACUERDO FIRME.

E) Respuesta al Informe de control interno n.° ICI-12-2020 emitido por la Auditoría Interna. De la señora Armenia Masís Soto, Directora General a.i. de la Dirección General de Estrategia Tecnológica, y el señor Gerardo Felipe Abarca Guzmán, Secretario General de la Dirección General del Registro Electoral, se conoce oficio n.° DGRE-636-2020 del 7 de agosto de 2020, recibido el día 10 de agosto de 2020 en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual responden al “Informe de control interno n.° ICI-12-2020” emitido por la Auditoría Interna.

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Tener por rendido el informe, el cual se acoge. 3.- Hágase de conocimiento de la Auditoría Interna ACUERDO FIRME.

F) Recordatorio de acatamiento de medidas ante la emergencia sanitaria que enfrenta el país. Siendo que existen reportes que indican que muchos funcionarios no se lavan sus manos previo al ingreso a la institución, a pesar de que ya se instalaron suficientes lavatorios para ese fin en la entrada por donde les corresponde ingresar; así como también se ha advertido que algunos no utilizan tapabocas o caretas durante su jornada laboral, tal y como lo dispuso el Superior en sesión ordinaria 61-2020 del 25 de junio del 2020,

Se dispone: 1.- Hacer un recordatorio a todos los funcionarios de su obligación de lavarse las manos previo a iniciar su jornada laboral o en todo momento que ingresen a la institución; así como también de su obligación de utilizar tapabocas o careta mientras se encuentren prestando servicios dentro de las instalaciones de estos organismos, conforme lo dispuesto por el Tribunal en la citada sesión ordinaria 61-2020. 2.- Recordar a todos los funcionarios que en caso de algún familiar o persona con la que hayan tenido contacto, sea diagnosticado como positivo por COVID-19, o si alguna persona con la que conviva ha sido puesta en cuarentena, deben dar aviso inmediato de esa situación al Área de Servicios Médicos y a la jefatura correspondiente. ACUERDO FIRME.

A las quince horas terminó la sesión.