ACTA N.º 28-2020

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las catorce horas del veintiocho de abril de dos mil veinte, con asistencia de los señores Héctor Enrique Fernández Masis, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos –quien preside–; Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del TSE; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; Carlos Alberto Murillo Montoya, Director Ejecutivo; Hugo Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Mynor Mora Chang, Secretario General de Estrategia Tecnológica, que dice:

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Informe sobre dedicación exclusiva a puesto. De la señora María Amelia Gutiérrez Espinoza, Prosecretaria General a.i. del TSE, se conoce oficio n.° STSE-0720-2020 del 21 de abril de 2020, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual comunica la aprobación de la dedicación exclusiva del puesto 45449.

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

B) Segunda modificación ordinaria al presupuesto institucional. De la señora María Amelia Gutiérrez Espinoza, Prosecretaria General a.i. del TSE, se conoce oficio n.° STSE-0738-2020 del 23 de abril de 2020, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual comunica la aprobación de la segunda modificación ordinaria al presupuesto institucional.

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

C) Informe sobre dedicación exclusiva de puestos. De la señora María Amelia Gutiérrez Espinoza, Prosecretaria General a.i. del TSE, se conoce oficio n.° STSE-0737-2020 del 23 de abril de 2020, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual comunica la aprobación de la dedicación exclusiva de los puestos 349930 y 368532.

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

D) Avance de cursos virtuales y a distancia durante cuarentena. Del señor Hugo Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia, se conoce oficio n.° IFED-0102-2020 del 23 de abril de 2020, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual informa del avance de los cursos virtuales y a distancia que han llevado los funcionarios de este Tribunal, como parte de las medidas para enfrentar la crisis sanitaria.

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

E) Remisión de Informe de Control Interno N.° ICI-04-2020. Del señor Franklin Mora González, Auditor Interno, se conoce oficio n.° AI-107-2020 del 24 de abril de 2020, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“Para los fines pertinentes, me permito remitir a ese estimable Consejo el documento: “Informe de control interno n.° ICI-04-2020, relativo al estudio de auditoría sobre el Plan de Recuperación de Desastres y del Sitio Alterno”.

Con el propósito de observar debidamente lo dispuesto por el artículo 36 de la Ley General de Control Interno, N.° 8292, respecto del plazo en el cual deben ser analizados los informes de auditoría que se remiten a los titulares subordinados, respetuosamente se les solicita disponer las acciones correspondientes, en el curso de los diez días hábiles siguientes a su recibo.”

Se dispone: Pase a la Dirección General de Estrategia Tecnológica para que, en el plazo de 7 días hábiles, remita a este Consejo, un informe contentivo del análisis de cada una de las recomendaciones indicadas por la Auditoría Interna, así como un cronograma para su implementación, con indicación de las fechas, actividades y responsables de su atención. ACUERDO FIRME.

F) Remisión de estudio “Actualización del sistema de administración de puertas magnéticas. De los señores Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica, Carlos Alberto Murillo Montoya, Director Ejecutivo y Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del TSE, se conoce oficio n.° DGET-089-2020 del 27 de abril de 2020, recibido el 28 de abril en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“De conformidad con lo dispuesto por el Consejo de Directores en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.º 12-2019, celebrada el 12 de marzo de 2019, con respecto a la atención de la recomendación n.° 4.2 del informe de control interno N.° ICI-10-2018, relativo al estudio de auditoría sobre el Centro de Personalización de Documentos de Identidad (CPDI); se remite el estudio denominado “Actualización del sistema de administración de puertas magnéticas”, elaborado por la Oficina de Proyectos Tecnológicos.

Para la implementación de la solución planteada en dicho estudio, la Dirección Ejecutiva, de conformidad con el ciclo de planificación operativa, procurará los fondos por los $ 10.703,11 que según dicho estudio se requerirán para implementar la alternativa número 1 Actualización del Sistema Millenium recomendada.  Asimismo, la Oficina de Seguridad Integral remitirá las especificaciones técnicas, para lo cual la Secretaría del Tribunal dará el debido seguimiento.”

Se dispone: 1.- Aprobar lo recomendado. 2.- Pase a la Dirección Ejecutiva para que gestione la provisión presupuestaria y tramite la contratación que interesa. ACUERDO FIRME.

G) Nuevas medida para enfrentar la emergencia sanitaria, primera quincena de mayo. Este Consejo, en sesión extraordinaria n.º 23-2020, celebrada el 13 de abril del año, en consideración de los lineamientos sugeridos por el Poder Ejecutivo en la Directriz 077-S-MTSS-MIDEPLAN del 26 de marzo de 2020, se sirvió recomendar al Tribunal Supremo de Elecciones un plan de funcionamiento para garantizar la continuidad de los servicios institucionales, pero restringiendo los de atención presencial a los estrictamente indispensables, así como las medidas excepcionales de contención y mitigación, el cual fue aprobado por el Superior en sesión extraordinaria n.º 36-2020 de esa misma fecha. No obstante, algunas de esas medidas estarán vigentes hasta el próximo 30 de abril. Por tal motivo y en atención a la Directriz 082-MP-S emitida por el Poder Ejecutivo el pasado 27 de abril, publicada en el Alcance 99 a La Gaceta 93, así como a los lineamientos generales emitidos por el Ministerio de Salud para reactivar actividades humanas en medio del COVID-19, que son de acatamiento obligatorio, se permite recomendar al Tribunal lo siguiente:

1. Dar continuidad a las medidas adoptadas para el trabajo remoto por objetivos y reiterar la obligación de todas las jefaturas institucionales, de analizar constantemente y determinar la viabilidad de incorporar a más funcionarios a laborar remotamente, para lo cual deberán informar a la respectiva dirección cuáles puestos serán incorporados a esta modalidad, junto con su correspondiente justificación. La dirección podrá revocar, en cualquier tiempo, la decisión comunicada por la jefatura de no incorporar un puesto a la modalidad de trabajo remoto por objetivos, cuando no la encuentre debidamente justificada o haya una variación de las circunstancias que así lo permita.

2. Que a partir del próximo 4 de mayo y hasta el 15 de ese mes, los funcionarios que se encontraban realizando las capacitaciones virtuales ofrecidas por el IFED y la Fundación Omar Dengo, deberán acogerse a sus vacaciones y si carecen de saldo disponible, se les deberá conceder el respectivo adelanto, según lo establecido por el Tribunal en el acuerdo supra mencionado. Oportunamente, este Concejo recomendará las medidas que en este caso se consideren procedentes a partir del 16 de mayo próximo.

3. Que además de los señalados en el acuerdo supra indicado, se incorporen como servicios de atención presencial indispensables los relativos a la Oficina de Opciones y Naturalizaciones, así como las certificaciones de cuenta cedular. No obstante, para los primeros la atención de usuarios se deberá realizar mediante cita previa, para lo cual y antes de reanudar los citados servicios, la Dirección General del Registro Civil en conjunto con la Dirección General de Estrategia Tecnológica analizarán la viabilidad de que los usuarios puedan solicitar la cita correspondiente por medio de una llamada telefónica o a través de la página web institucional.

4. Que se dé continuidad a las recomendaciones 4, 5 y 7 aprobadas en el acuerdo de anterior cita. En cuanto a la recomendación 6 de dicho acuerdo, si bien se propone la incorporación de los servicios de opciones y naturalizaciones, así como las certificaciones de cuenta cedular como esenciales, se procurará cumplir con la limitación ahí establecida.

5. Que la Comisión de Salud Ocupacional supervise la implementación y cumplimiento de los lineamientos y medidas de prevención y mitigación adoptados en la institución y proponga los enfoques diferenciados que estimen pertinentes para los grupos en situación de vulnerabilidad, respecto tratamiento y contención del COVID-19.

6. Que la Oficina de Seguridad Integral, con el apoyo de las respectivas Jefaturas Institucionales y la Sección de Servicios Médicos, supervise el estricto cumplimiento de la prohibición de que personas con síntomas o signos de resfrío o gripe acudan a su lugar de trabajo. Asimismo, la Comisión de Salud Ocupacional y la Oficina de Comunicación velarán por la colocación de rótulos con los protocolos de tos, estornudo, lavado de manos, otras formas de saludar y no tocarse la cara. Por su parte, dicha Comisión con el apoyo del Departamento de Servicios Generales estarán pendientes de que los servicios sanitarios cuenten con los correspondientes insumos de higiene, según los lineamientos del Ministerio de Salud. Además, La Dirección Ejecutiva analizará la posibilidad de implementar lavatorios con jabón y toallas en los accesos de los edificios institucionales.

7. Que la Sección de Servicios Médicos proponga el respectivo protocolo de actuación ante la presencia de un caso sospechoso o confirmado de COVID-19, de tal forma que se pueda contar con una atención oportuna y disponer las medidas de desinfección de los recintos en donde esa persona permaneció en los días previos a la identificación del caso.

8. Que cada jefatura establezca roles/horarios en los comedores o lugares de alimentación de la institución, con la finalidad de mantener el aforo al 50%.

9. Que este Concejo coordine lo pertinentes para reducir o restringir las visitas de personal externo o contratistas, manteniendo solamente aquellas relacionadas a temas críticos como mantenimiento de maquinaria, equipos e insumos básicos para la continuidad del respectivo servicio.

10. Que todas las Jefaturas informen al Departamento de Recursos Humanos, a más tardar el próximo 4 de mayo, un listado completo de todo su personal donde se indique quienes están en vacaciones, quienes bajo la modalidad de trabajo remoto y aquellos que prestan sus servicios de manera presencial. Para ello, deberán utilizar el formulario que para tal fin confeccionó la Dirección Ejecutiva, el cual será enviado a cada oficina en cuanto el Tribunal apruebe lo recomendado por este Consejo.

11. Que el Departamento de Comunicaciones y Relaciones Públicas divulgue, interna y externamente, el acuerdo que se tome al efecto. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA.

A) Suspensión del plazo del contrato de la soda institucional. De la señora Herminda Morales Arroyo, Encargada a.i. de la Unidad de Fiscalización de la Ejecución Contractual, se conoce oficio n.° DE-0952-2020 del 23 de abril de 2020, recibido el 24 de abril en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual solicita la suspensión del plazo del contrato de la soda institucional, debido a la situación de emergencia sanitaria que enfrenta el país.

Se dispone: De previo a que este Consejo resuelva lo correspondiente, proceda la UFEC, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 210 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, a ampliar su recomendación pronunciándose sobre los cinco aspectos a que se refiere dicha norma en cuanto a la suspensión de un contrato administrativo, a saber: 1) la parte del contrato realizada hasta el momento; 2) estado actual del contrato, 3) a cargo de quién corre el deber de conservar lo ejecutado, 4) medidas que se adoptarán para garantizar el equilibrio financiero del contrato y, 5) la fecha del eventual reinicio de la ejecución contractual, así como también que amplíe su razonamiento para establecer que los hechos alegados por la contratista se ajustan a lo previsto por la normativa que rige la materia para sustentar la suspensión de la ejecución del respectivo contrato. Debe tener en cuenta la UFEC que de acuerdo con el inciso ñ) del artículo 14 de su Reglamento, es su Unidad la competente para preparar el respectivo proyecto de resolución. ACUERDO FIRME.

B) Informe para adjudicación licitación pública 2020LA-000002-0012300001Alquiler de un Sistema de Telefonía con opción de compra. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-0133-2020 del 24 de abril de 2020, recibido el 27 de abril en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación de adjudicación, conforme al siguiente detalle:

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, del Departamento Legal, de la señora Herminda Morales Arroyo en calidad de Administradora del Contrato, del señor Elías Chaves Sánchez, contraparte técnica y de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.”

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

A las dieciséis horas terminó la sesión.