ACTA N.º 16-2020

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las catorce horas del diez de marzo de dos mil veinte, con asistencia de los señores Héctor Enrique Fernández Masis, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos –quien preside–; María Amelia Gutiérrez Espinoza, Prosecretaria General a.i. del TSE; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; Carlos Alberto Murillo Montoya, Director Ejecutivo; Rodrigo Abdel Brenes Prendas, Director General a.i. del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica, que dice:

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Solicitud de medidas por alerta sanitaria. Del señor Efrén Fedullo Solano, Encargado de la Unidad de Actas y Comunicaciones, se conoce oficio STSE-0489-2020 del 10 de marzo de 2020, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“Esta Secretaría General comunica el acuerdo adoptado en el artículo quinto de la sesión ordinaria n.º 23-2020, celebrada el 10 de marzo de 2020 por el Tribunal Supremo de Elecciones, integrado por los señores Magistrados Luis Antonio Sobrado González     –quien preside–, Eugenia María Zamora Chavarría, Max Alberto Esquivel Faerron, Luz de los Ángeles Retana Chinchilla y Luis Diego Brenes Villalobos, que dice:

«De las señoras Arlene Castro Jiménez e Ilenia Linoa Ortiz Ceciliano, Secretaria General Adjunta y Secretaria de Actas, respectivamente, de la Unión Nacional de Empleados Electorales y Civiles (UNEC), se conoce oficio n.° UNEC-011-2020 del 10 de marzo de 2020, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"De acuerdo a las potestades que le son facultativas y en atención a la Directriz N° 073-S-MTSS, suscrita el día de ayer, entre el Presidente de la República y los Ministerios de Salud y de Trabajo, respecto a implementar la modalidad de teletrabajo en todas las Instituciones del Estado debido a la alerta sanitaria vigente por el COVID-19 y en aras de minimizar la rápida propagación de este virus en la población costarricense y en la población laboral, solicitamos a la Magistratura, adoptar a la mayor brevedad posible la aplicación en este Tribunal de la medida de contención del teletrabajo o trabajo remoto por objetivos para aquellos funcionarios que pueden atender sus responsabilidades funcionariales desde su lugar de residencia, evitando de esa forma que deban desplazarse hasta sus centro de trabajo y ser afectados por esta enfermedad, sabidos de que muchos de los funcionarios del TSE se encuentran en la banda de riesgo: diabéticos, hipertensos, cardiópatas, con problemas respiratorios y adultos mayores, sin que con esto se deba de excluir a aquellos que no lo están pero que igual pueden aplicar para el teletrabajo.

Sumando a lo anterior, y con el fin de resguardar la salud de los funcionarios que deben brindar los servicios institucionales en las diferentes ventanillas, así como en las Oficinas Regionales en todo el país, se le dote de los implementos necesarios, a saber, mascarillas, guantes, alcohol en gel con una base de 70% mínimo.".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Para su atención pase al Consejo de Directores. ACUERDO FIRME.»”

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Las Direcciones coordinarán con las dependencias a su cargo, a los efectos de que todos los funcionarios que estén en condición de realizar trabajo remoto de acuerdo al “Instructivo para la aplicación del trabajo remoto no habitual por objetivos del TSE”, lo puedan implementar a la mayor brevedad posible, dando prioridad a aquellas personas que tengan los factores de riesgo indicados por el Ministerio de Salud. 3.- Hasta nuevo aviso, se suspende la realización de reuniones y capacitaciones presenciales, así como las giras o desplazamientos de funcionarios, con excepción de aquellas que sean de carácter urgente o esenciales, previa autorización de este Consejo. La Dirección Ejecutiva revocará todos los permisos para la utilización del auditorio, salones multiusos, así como cualquier otra área de la Institución para la realización de las actividades citadas, incluyendo a Instituciones externas. 4.  En relación a lo indicado por la UNEC, en cuanto al uso de los implementos necesarios para resguardar la salud de funcionarios que deben brindar servicios en las diferentes ventanillas, se oficializa el equipo de trabajo conformado por un representante del Departamento de Recursos Humanos, de la Comisión Central de Emergencias, del Departamento de Proveeduría, de Servicios Médicos, de Salud Ocupacional y de Servicios Generales, para que en el plazo de 48 horas, indique la pertinencia de acatar esas medidas o bien proponga otras que consideren necesarias. 5.- La Secretaría General del Tribunal Supremo de Elecciones instruirá al Departamento de Comunicación y Relaciones Públicas para que divulgue por los medios de comunicación institucionales, material formativo e informativo sobre las medidas de prevención en cuanto al COVID-19. ACUERDO FIRME.

B) Informe de control interno n.° ICI-02-2020. De los señores, Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil y Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica, se conoce oficio DGRC-0208-2020 del 05 de marzo de 2020, recibido el 06 de marzo del presente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual remite informe respecto a las recomendaciones emitidas por el señor Auditor en el Informe de Control Interno n.° ICI-02-2020.

Se dispone: 1.- Tener por rendido el informe, cuyas recomendaciones se acogen. Procedan en consecuencia las citadas Direcciones. 2.- Comuníquese a la Auditoría Interna. ACUERDO FIRME.

C) Solicitud de audiencia para comunicación verbal de resultados. Del señor Franklin Mora González, Auditor Interno se conoce oficio AI-069-2020 del 05 de marzo de 2020, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“Con el propósito de dar cumplimiento a lo dispuesto en las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, en su aparte 205 “Comunicación de resultados”, inciso 08, me permito solicitarles, respetuosamente, se nos conceda una audiencia en los próximos días, para la presentación del “Informe de control interno relativo al estudio de auditoría sobre el Plan de Recuperación de Desastres y del Sitio Alterno.”

Agradeciendo la atención que le sirvan brindar a la presente solicitud, suscribe,”

Se dispone: Otorgar audiencia al señor Auditor para el día 17 de marzo del presente a las 15:00 horas. ACUERDO FIRME.

D) Informes sobre dedicación exclusiva. De la señora, María Amelia Gutiérrez Espinoza, Prosecretaria General a.i. del TSE, se conoce oficio STSE-0430-2020 del 03 de marzo de 2020, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“«Del señor Héctor Fernández Masís, Coordinador del Consejo de Directores, se conoce oficio n.° CDIR-052-2020 del 24 de febrero de 2020, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Se comunica el acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.º 13-2020, celebrada el 25 de febrero de 2020 por el Consejo de Directores, integrado por los señores Héctor Enrique Fernández Masis, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos –quien preside–; Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del TSE; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; Carlos Alberto Murillo Montoya, Director Ejecutivo; Hugo Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Armenia Masis Soto, Directora General a.i de Estrategia Tecnológica, que dice:

«De los señores Sandra María Mora Navarro, Secretaria General a.i. Dirección Ejecutiva, Jocelyn Brown Pérez, Jefa del Departamento de Recursos Humanos y Ronny Jiménez Padilla, Jefe a.i. del Departamento. Legal, se conocen oficios DE-0572-2020 y DE-0528-2020 del día 20 de febrero del 2020, recibido el día 25 de febrero del presente en la coordinación de este Consejo, mediante el cual remiten informes del estudio sobre la dedicación exclusiva de los puestos n.° 45522, 349932, 361343, 55702, 361342 y 55703 los cuales concluyen que para los puestos indicados, se evidencian elementos que permiten determinar que es de conveniencia institucional someterlos al régimen de dedicación exclusiva.

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día 2.-Tener por rendidos los informes, cuyas conclusiones se acogen. 3.- Con base en los razonamientos establecidos en los citados informes y de conformidad con lo dispuesto en el numeral 29 de la Ley de Salarios de la Administración Pública, n.° 2166 del 9 de octubre de 1957 reformada por la Ley de Fortalecimiento de las Finanzas Públicas, n.° 9635, se recomienda al Tribunal que mediante resolución administrativa razonada, determine la procedencia de incluir dentro del régimen de dedicación exclusiva los puestos 45522, 349932, 361343, 55702, 361342 y 55703 en razón de las funciones asociadas a dichos puestos y el beneficio para el interés público que de ello se deriva. Se adjuntan los respectivos proyectos de resolución elaborados por el Departamento Legal. ACUERDO FIRME.»".

Se dispone: Aprobar conforme se propone. Díctense las resoluciones correspondientes. ACUERDO FIRME.»

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

E) Informe final de la Encuesta de Opinión y Percepción sobre el Marco Ético Institucional. Del señor Nicolás Prado Hidalgo, Prosecretario General a.i. del TSE, se conoce oficio STSE-0021-2020 del 07 de enero de 2020, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“Esta Secretaría General comunica el acuerdo adoptado en el artículo tercero de la sesión ordinaria n.º 1-2020, celebrada el 7 de enero de 2020 por el Tribunal Supremo de Elecciones, integrado por los señores Magistrados Luis Antonio Sobrado González     –quien preside–, Eugenia María Zamora Chavarría, Max Alberto Esquivel Faerron, Luz de los Ángeles Retana Chinchilla y Luis Diego Brenes Villalobos, que dice:

«Del señor Esteban Salazar León, Coordinador de la Comisión de Ética y Valores Institucional, se conoce oficio n.° CEV-040-2019 del 20 de diciembre de 2019, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual rinde informe sobre la interpretación de los resultados de la Encuesta de Opinión y Percepción sobre el Marco Ético Institucional.

Se dispone: Tener por rendido el informe; pasen las recomendaciones planteadas a consideración del Consejo de Directores. ACUERDO FIRME.»”

Se dispone: Pase a estudio individual de los integrantes de este Consejo. ACUERDO FIRME.

F) Conformación de Registro de Elegibles Permanente para ocupar puestos de Oficinista 1. De la señora Jocelyn Brown Pérez, Jefa del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio RH-0742-2020 del 06 de marzo de 2020, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual informa del inicio del proceso para conformar un Registro de Elegibles Permanente a fin de ocupar puestos de Oficinista 1, Asistente Administrativo1.

Se dispone: 1.- Tomar Nota. 2.- Continúese informando sobre el particular. ACUERDO FIRME.

G) Remisión de Informe de Control Interno N.° ICI-03-2020. Del señor Franklin Mora González, Auditor Interno, se conoce oficio AI-072-2020 del 10 de marzo de 2020, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“Para los fines pertinentes, me permito remitir a ese estimable Consejo el documento: “Informe de control interno n.° ICI-03-2020, relativo a los procesos operativos y de gestión que ejecuta la Sección de Opciones y Naturalizaciones”.

Con el propósito de observar debidamente lo dispuesto por el artículo 36 de la Ley General de Control Interno, N.° 8292, respecto del plazo en el cual deben ser analizados los informes de auditoría que se remiten a los titulares subordinados, respetuosamente se les solicita disponer las acciones correspondientes, en el curso de los diez días hábiles siguientes a su recibo.”

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Pase a las Direcciones Ejecutiva, General del Registro Civil y General de Estrategia Tecnológica para que en el plazo de 5 días se refieran a la recomendación de la Auditoría Interna. ACUERDO FIRME.

H) Falta de respuesta a informe de seguimiento n.° SRICI-10-2019. Del señor Franklin Mora González, Auditor Interno, se conoce oficio AI-071-2020 del 10 de marzo de 2020, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“Mediante oficio n.° AI-309-2019 del 02 de octubre de 2019, se remitió al Consejo de Directores el “Informe de seguimiento n.° SRICI-10-2019, sobre las recomendaciones de los informes de control interno n.°s ICI-01-2018 e ICI-03-2018, relativos a la evaluación del cumplimiento de las “Normas técnicas para la gestión y el control de las tecnologías de información”, emitidas por la Contraloría General de la República”.

Sobre el particular, esta Auditoría Interna recibió copia del oficio n.° CDIR-0389-2019, en relación con el acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.º 51-2019, celebrada el 09 de octubre de 2019 por el Consejo de Directores, mediante el cual dispuso pasar el informe a las Direcciones Generales de Estrategia Tecnológica, del Registro Civil y Ejecutiva, a fin de que gestionaran lo necesario para implementar las recomendaciones planteadas.

No obstante, mediante oficio AI-009-2020 del 14 de enero anterior, se solicitó al CDIR por parte de esta Unidad de Fiscalización, informar acerca de las acciones realizadas para la atención de las recomendaciones que se encuentran parcialmente cumplidas y no cumplidas; solicitud que fue atendida por medio de oficio n. ° CDIR-017-2020 del 21 de enero de 2020, por medio de la cual se informa que la Dirección General de Estrategia Tecnológica y la Dirección Ejecutiva tienen pendiente la finalización del estudio.

En virtud de lo anterior y a partir de las obligaciones legales que le asisten a este Despacho, en relación seguimiento de las recomendaciones de los diferentes tipos de producto que emite y a fin de asegurar su debida atención, le agradeceré se informe a esta Unidad de Fiscalización, en el transcurso de los próximos cinco días hábiles, respecto a las acciones que tales Direcciones han implementado al respecto.”

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Pase a las Direcciones Ejecutiva y General de Estrategia Tecnológica para que en el plazo de 2 días informen lo pertinente a este Consejo. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA.

A) Adjudicación trámite 2019LA-000036-0012300001 “Mantenimiento preventivo y correctivo del sistema de alarmas contra incendios en sede central y regional en Nicoya”. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio PROV-0090-2020 del 05 de marzo de 2020, recibido el 06 de marzo del presente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación de adjudicación, conforme al siguiente detalle:

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, del Departamento Legal, de la señora Herminda Morales Arroyo en calidad de Administradora del Contrato, del señor Tito José Alvarado Contreras, contraparte técnica y de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

A las dieciséis horas terminó la sesión.