ACTA N.º 01-2020

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las catorce horas del siete de enero de dos mil veinte, con asistencia de los señores Héctor Enrique Fernández Masis, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos –quien preside–; Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del TSE; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; Carlos Alberto Murillo Montoya, Director Ejecutivo; Hugo Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica, que dice:

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyeron y aprobaron las actas de las sesiones ordinaria y extraordinaria inmediatas anteriores.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Solicitud de habilitación del Sigaf. Del señor Ronald Fernández Romero, Coordinador CCAF, se conoce oficio CCAF-071-2019 del 17 de diciembre de 2019, recibido el 18 de diciembre del 2019 en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“Reciba un cordial saludo. En atención a su oficio DE-3392-2019 donde solicitan que se les habilite el Sigaf el 02 de enero del 2020, me permito indicar lo siguiente:

Es materialmente imposible habilitarles el sistema Sigaf en la fecha solicitada, dado que en esa fecha se está iniciando con todo el proceso que requiere el sistema para habilitarse el siguiente periodo, si este proceso se concluye antes de la fecha prevista para el 9 de enero 2020, se les estará notificando.

Agradezco de antemano su atención, se suscribe.”

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

B) Declaratoria como puesto de confianza del cargo de Director Ejecutivo. Del Tribunal Supremo de Elecciones se conoce resolución 8911-P-2019 del 17 de diciembre de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, relacionada con la declaratoria como puesto de confianza del cargo de Director Ejecutivo.

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

C) Informe Pruebas de Contingencia del CPDI. De los señores Patricia Chacón Jiménez, Jefa del Departamento de Tecnologías de Información y Comunicaciones, y Carlos Luis Brenes Molina, Oficial Mayor Electoral a.i., se conoce oficio n.° DEL-1178-2019 del 18 de diciembre de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual informan sobre los resultados de pruebas de contingencia del CPDI.

Se dispone: Dado la importancia que reviste para el servicio público, procedan los Departamentos de TIC y Electoral, con las gestiones pertinentes para que el plazo de 5 días se repitan las referidas pruebas, asegurando el estado óptimo de operación de todos los activos involucrados, incluyendo la citada máquina embozadora ACUERDO FIRME.

D) Informe sobre construcción de Oficina Regional en Orotina. Del señor Tito José Alvarado Contreras, Jefe de la Sección de Ingeniería y Arquitectura, se conoce oficio n.° IA-0987-2019 del 19 de diciembre de 2019, recibido el 20 de diciembre del presente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“En atención a oficio CDIR-0455-2019, después de reunión realizada con el Lic. Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, y considerando el tiempo de vigencia que tiene actualmente la contratación de alquiler del local en el que se encuentra instalada la Oficina Regional en Orotina, respetuosamente le informo que se acordó revisar y ajustar propuesta de diseño en el transcurso del segundo semestre 2020.

Lo anterior, con el objetivo de incluir lo correspondiente en POA 2022, para que durante ese año y el siguiente se desarrolle todo el proyecto constructivo, de manera que en el segundo semestre 2023 se considere el traslado de dicha sede a las instalaciones propias del TSE, esto en concordancia con el oficio CSR-0916-2019 remitido a Dirección Ejecutiva, de forma conjunta entre la Coordinación de Servicios Regionales y esta Sección, referente a la priorización para el traslado de sedes regionales.”

Se dispone: 1.- Tomar nota 2.- Pase a la Dirección Ejecutiva. ACUERDO FIRME.

E) Informe seguimiento de colegiados. De la señora Kattya M. Varela Gómez, Subjefa a.i. del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-3614-2019 del 18 de diciembre de 2019, recibido el 19 de diciembre del presente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual remite informe de los resultados obtenidos del seguimiento y control del pago de la colegiatura de los profesionales adscritos a los diferentes colegios -según corresponda- a su profesión.

Se dispone: 1.- Tomar nota 2.- Continúese informando sobre el particular. ACUERDO FIRME.

F) Remisión de Informe de Control Interno n.° ICI-08-2019. Del señor Franklin Mora González, Auditor Interno, se conoce oficio AI-389-2019 del 19 de diciembre de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“Para los fines pertinentes, me permito remitir a ese estimable Consejo el documento: “Informe de control interno n.° ICI-08-2019, relativo a la integración de la ética en los sistemas de gestión Institucional (tercer componente de marco ético) y seguimiento de las recomendaciones de los informes n. ° ICI-05-2014 e ICI-04-2017.

Con el propósito de observar debidamente lo dispuesto por el artículo 36 de la Ley General de Control Interno, N.° 8292, respecto del plazo en el cual deben ser analizados los informes de auditoría que se remiten a los titulares subordinados, respetuosamente se les solicita disponer las acciones correspondientes, en el curso de los diez días hábiles siguientes a su recibo.”

Se dispone: Pase a la Dirección Ejecutiva y a la Comisión de Ética y Valores para que, en el plazo improrrogable de 3 días, remitan a este Consejo un informe que contenga el análisis de las recomendaciones planteadas por la Auditoría Interna, así como un cronograma para su implementación, incluyendo el seguimiento de las recomendaciones descritas en los anexos n.° 2 y 3, con indicación de las fechas, actividades y responsables de su atención. ACUERDO FIRME.

G) Seguimiento sobre recomendación 4.9 de informe n.° ICI-01-2018. Del señor Franklin Mora González, Auditor Interno, se conoce oficio AI-390-2019 del 19 de diciembre de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“Mediante oficio n.° AI-044-2018 del 28 de febrero de 2018, se remitió al Tribunal el “Informe parcial de control interno N.°ICI-001-2018, relativo al estudio de auditoría sobre la evaluación del cumplimiento de las “Normas técnicas para la gestión y el control de las tecnologías de información”, emitidas por la Contraloría General de la República”.

En relación con la recomendación n.° 4.9, se señaló: “Disponer la realización de un análisis, con el fin de determinar la posibilidad de conformar una instancia interdisciplinaria de continuidad del negocio, a efectos de que la Institución cuente con un Plan de Continuidad de Negocio (BCP), de forma tal que se establezcan las actividades, procedimientos y recursos necesarios, entre otros aspectos, que permitan garantizar razonablemente la continuidad de los servicios institucionales. Adicionalmente, se deberá considerar la realización de un análisis exhaustivo de riesgos, a nivel institucional, en relación con los aspectos identificados en ese plan (BCP)”.

Sobre el particular, la Secretaría General del Tribunal, la Dirección Ejecutiva y la Dirección General de Estrategia Tecnológica, mediante oficio n.° DE-0981-2018 del 27 de marzo de 2018, establecieron entre las actividades para el cumplimiento de la recomendación supra citada, lo siguiente:

“…a) Conformar a un equipo de trabajo para que se lleve a cabo un análisis institucional para determinar la posibilidad de conformar una instancia interdisciplinaria de continuidad del negocio para que el TSE cuente con un Plan de Continuidad de Negocio. b) Presentar al Consejo de Directores informe con recomendaciones, producto de análisis indicado en el punto anterior.

Asimismo, mediante oficio n.° CDIR-0042-2019 del 12 de febrero de 2019, se comunicó el acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.º 6-2019, celebrada el mismo día por el Consejo de Directores, en el que se señala, en relación con la fecha de aprobación y divulgación de la política de continuidad y la aprobación del Plan de Continuidad del Negocio, el 04 y 13 de diciembre de 2019, respectivamente.

En virtud de lo anterior, muy respetuosamente le solicito indicar el estado de cumplimiento del plan de trabajo establecido para el cumplimiento de la mencionada recomendación.

Finalmente, con el propósito de cumplir con el programa de trabajo definido para la ejecución del seguimiento indicado, y de conformidad con lo dispuesto por el inciso b) del artículo 33 de la Ley General de Control Interno, mucho le agradeceré se sirva remitir su respuesta en el transcurso de los próximos cinco días hábiles contados a partir del recibo del presente oficio.”

Se dispone: Informar a la Auditoría Interna que el señor Mynor Mora Chang, coordinador de la Comisión de Continuidad del Negocio, solicitó al CDIR una nueva programación de fechas del Plan de Trabajo para la elaboración del Plan de Continuidad del Negocio del TSE, cuya fecha de presentación se proyectó para el 31 de agosto de 2020; solicitud que este Órgano Colegiado aprobó en sesión ordinaria n.° 47-2019, celebrada el 17 de setiembre de 2019. ACUERDO FIRME.

H) Programación de concursos internos para llenar puestos vacantes en propiedad. Del señor Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, se conoce oficio DGRC-1181-2019 del 23 de diciembre de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“En virtud de lo manifestado por los señores Luis Guillermo Chinchilla Mora y German Alberto Rojas Flores, Oficial Mayor del Departamento Civil y Jefe de la Sección de Opciones y Naturalizaciones, mediante oficio DC-6672-2019 del 19 de diciembre del año curso, respetuosamente le solicito que se incluya dentro de la programación de concursos internos para llenar puestos vacantes en propiedad, a cargo del Departamento de Recursos Humanos, el puesto que se detalla a continuación:

Se dispone: Aprobar. Pase al Departamento de Recursos Humanos para lo de su cargo. ACUERDO FIRME.

I) Dejar sin efecto concursos internos para llenar en propiedad puestos vacantes de jefaturas de oficinas regionales. Del señor Vinicio Mora Mora, Subjefe del Departamento Legal, se conoce oficio DL-786-2019 del 23 de diciembre de 2019, recibido el 02 de enero del 2020 en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual remite el informe para dejar sin efecto concursos internos para llenar en propiedad puestos vacantes de jefaturas de oficinas regionales, el cual literalmente concluye y recomienda:

“c) Conclusión.

Por todo lo indicado, este Departamento concluye que desde el punto de vista legal, resulta factible dejar sin efecto por falta de interés actual los concursos internos de Jefe/a Regional, en razón de los cambios que se están produciendo en el Manual Descriptivo de Clases de Puestos institucional a raíz de lo recomendado en la 2° etapa del estudio administrativo integral “Mejoras en el Registro Civil”, aprobado por el Superior en sesión n.° 92-2019 celebrada el 26 de setiembre de 2019 y comunicada mediante oficio n.° STSE-2260-2019 de esa misma fecha.

Se recomienda que para efectos de efectuar los nombramientos que pudiera corresponder realizar, se acuda a los mecanismos establecidos en la normativa interna institucional, tomando en cuenta los nuevos requisitos que, para cargos de jefatura de Oficinas Regionales, se han establecido en el Manual Descriptivo de Clases de Puestos.”

Se dispone: Tener por rendido el informe, el cual se acoge. Pase para lo de su cargo a la Dirección General del Registro Civil y al Departamento de Recursos Humanos. ACUERDO FIRME.

J) Informe N.º 04-PAC-2019, relativo al seguimiento del estado de cumplimiento de las acciones de los planes de mejora de las autoevaluaciones de la calidad de la Auditoría Interna del TSE. Del señor Nicolás Prado Hidalgo, Prosecretario General a.i. del TSE, se conoce oficio STSE-3032-2019 del 23 de diciembre de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“Esta Secretaría General comunica el acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión extraordinaria n.º 121-2019, celebrada el 23 de diciembre de 2019 por el Tribunal Supremo de Elecciones, integrado por los señores Magistrados Luis Antonio Sobrado González –quien preside–, Eugenia María Zamora Chavarría, Max Alberto Esquivel Faerron, Luz de los Ángeles Retana Chinchilla y Luis Diego Brenes Villalobos, que dice:

«Del señor Franklin Mora González, Auditor Interno, se conoce oficio n.° AI-391-2019 del 20 de diciembre de 2019, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para los efectos pertinentes, me permito remitir el Informe N.º 04-PAC-2019, relativo al seguimiento del estado de cumplimiento de las acciones de los planes de mejora de las autoevaluaciones de la calidad de la Auditoría Interna del TSE, para el período comprendido entre el 2006 y el 2018.

El referido informe tiene su origen en el Plan de Trabajo de Auditoría de 2019 y comprende el seguimiento de las acciones de los planes de mejora, con motivo de las autoevaluaciones anuales de la calidad de la Auditoría Interna llevadas a cabo por esta Unidad de Fiscalización, así como de las validaciones independiente [sic] que sobre el particular han sido practicadas por los despachos de auditoría independientes: Deloitte & Touche y Consultores Internacionales y Capacitación Interamericana (CICAI), de conformidad con lo establecido en las “Directrices para la autoevaluación anual y la evaluación externa de calidad de las auditorías internas del Sector Público”, emitidas por la Contraloría General de la República.".

Se dispone: Tener por rendido el informe; continúese informando sobre el particular. Hágase del conocimiento del Consejo de Directores. ACUERDO FIRME.»”

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

Antes de finalizar la sesión, se le dio audiencia a la Auditoría Interna para que realizara la presentación del “II Informe de Control Interno relativo al estudio de la Auditoría sobre la Red de Datos Institucional”., el cual se remitirá a este Órgano Colegiado para el trámite respectivo.

A las dieciséis horas terminó la sesión.