ACTA N.º 62-2019

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las catorce horas del diez de diciembre de dos mil diecinueve, con asistencia de los señores Héctor Enrique Fernández Masis, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos –quien preside–; Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del TSE; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo; Hugo Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica, que dice:

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Criterio jurídico sobre solicitud de reimpresión de cédulas vía web. Del señor Vinicio Mora Mora, Subjefe del Departamento Legal, se conoce oficio DL-754-2019 del 03 de diciembre de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual remite ampliación del criterio vertido en el oficio DL-272-2018 relacionado con la comercialización del servicio de reimpresión del documento de cédula de identidad, el cual después de una serie de consideraciones, literalmente concluye:

“III.- Conclusión

Con base en lo expuesto, este Departamento Legal considera que la propuesta de la Dirección General de Estrategia Tecnológica de implementar una facilidad tecnológica que permita solicitar -vía web- el servicio de Reimpresión de Documento de Identidad (RDI) y con ello percibir una retribución económica, resulta viable jurídicamente. No obstante, es preciso aclarar que dentro de los modelos propuestos en el plan de negocios que a su vez comporte una erogación para los ciudadanos, no resultaría factible incluir el costo base de la producción de la cédula de identidad dentro del precio final del servicio, pues dicho rubro debe ser asumido por la institución para garantizar el principio de gratuidad que goza nuestro documento de identidad.”

Se dispone: Pase a la Dirección General de Estrategia Tecnológica. ACUERDO FIRME.

B) Estudio e informe sobre eventuales rescisiones contractuales. Del señor Vinicio Mora Mora, Subjefe del Departamento Legal, se conoce oficio DL-761-2019 del 05 de diciembre de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual remite estudio e informe sobre la recomendación  de rescindir las contrataciones 2018CD-000095-0012300001 para el alquiler de mesas y sillas; 2018CD-000165-0012300001, correspondiente al alquiler de cabañas higiénicas y 2018CD-000220-0012300001, ítem 1, referente al servicio de alimentación para la celebración de día de la democracia, el cual después de una serie de consideraciones, literalmente recomienda:

“En virtud de lo anterior, por razones de economía procesal, eficiencia y eficacia de las contrataciones, sana crítica racional y una adecuada utilización de los recursos públicos, este despacho recomienda que el CDIR acuerde que las rescisiones sugeridas por la UFEC, por las razones expuestas, carecen de interés actual y, en tal virtud disponga el archivo de las diligencias respectivas.”

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

C) Informe sobre traslado del servicio TIM en Sede Central. Del señor Tito José Alvarado Contreras, Jefe de la Sección de Ingeniería y Arquitectura, se conoce oficio IA-0908-2019 del 03 de diciembre de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“Respetuosamente me permito informar la finalización del traslado del servicio de Tarjeta de Identificación de Menores (TIM) en Sede Central. Para ello, se ejecutaron las siguientes acciones del viernes 22/11/2019 al domingo 24/11/2019:

1. Acondicionamiento de área nueva (eléctrico, voz, datos, mobiliario y paredes modulares) para reubicar el puesto de información contiguo a la entrada principal del segundo piso edificio Plataformas.

2. Retiro de estructura de paredes del puesto de información utilizado anteriormente.

3. Acondicionamiento del área nueva (iluminación, eléctrico, voz, datos y paredes modulares) para el traslado del mobiliario de las ventanillas enumeradas de la 1 a la 4, ubicadas en planta baja del edificio Plataformas al segundo piso del mismo edificio, específicamente en costado noreste del salón de espera de usuarios.

4. Instalación de luminarias para toma de fotografías, dispensadores de fichas, rótulo, pantalla de información de atención al público, y reubicación de barras de apoyo para personas con discapacidad.

5. Cerramiento del área que quedó expuesta en planta baja.

Es importante indicar que del lunes 11/11/2019 al jueves 21/11/2019 se realizaron algunos trabajos previos al fin de semana mencionado, tales como confección, armado e instalación del mobiliario y paredes modulares para el nuevo puesto de información.”

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

D) Respuesta propuesta agrupamiento de compras. Del señor José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce copia del oficio DE-3519-2019 del 03 de diciembre de 2019 dirigido al señor Mynor Mora Chang, Secretario General de la DGET, recibido el 04 de diciembre en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“En relación con su oficio DGET-253-2019, de fecha 11 de noviembre de 2019, mediante el que se remite la propuesta de agrupamiento de bienes y servicios en materia de TI para el ejercicio presupuestario 2020, con el fin de coadyuvar con la planificación de las compras institucionales, procede indicarle lo siguiente.

1.) Se toma nota que la conformación de 19 grupos de objetos contractuales se sustenta, en general, en criterios de cuantía, naturaleza de dichos objetos y las fechas estimadas en que estos son requeridos en función de las necesidades de las unidades requirentes. Además, de la información remitida en cuanto a los días hábiles estimados para el plazo de entrega de los objetos.

Al respecto, se harán los esfuerzos necesarios que correspondan para satisfacer en tiempo y forma lo requerido; con la observación, desde ya, sobre limitaciones para cumplir con algunos plazos, dados los tiempos de contratación.  Asimismo, se tendrá que valorar si la propuesta realizada, deba modificarse por algún riesgo de fraccionamiento ilícito.

2.) Se toma nota de los objetos que no constituyen nuevos trámites de contratación, del que ya no se requiere y de los que quedan pendientes de remitir las especificaciones técnicas. Cabe indicar que, en este último caso, ya ha ingresado la mayoría.

3.) En cuanto a los objetos con los códigos 874, 878, 908, 877, 895, 881, que forman parte de los 37 códigos que esta Dirección advirtió, en oficio DE-2680-2019, que no se tramitarían en razón de lo dispuesto por el Consejo de Directores (CDIR) en sesión ordinaria n.° 26-2019, celebrada el 4 de junio del año en curso y, comunicado en oficio CDIR-0180-2019, en el sentido de que los recursos presupuestados en la subpartida 50105 del subprograma 850-02 deben priorizarse para la adquisición de los  equipos TIM para mitigar los riegos apuntados por la Dirección General de Estrategia Tecnológica en oficio DGET-120-2019 de fecha 3 de junio del año en curso; esta Dirección, entendiendo  que se trata de necesidades indispensables, dados los  argumentos señalados en el apartado de “Riesgo por no adquisición en 2020” del cuadro que luce en su oficio, ya inició con  los trámites correspondientes para gestionar la adquisición de los referidos códigos. 

No obstante, es deber advertir que la instrucción girada a Dirección Ejecutiva producto del citado acuerdo del Consejos de Directores sigue vigente y que, según se tiene entendido, podría ser modificada cuando tome una decisión pendiente sobre el estudio “Solución de emisión y continuidad de los servicios de identificación de persona”, pasada a estudio individual de los señores Directores, según se desprende de lo comunicado en oficio CDIR-0367-2019 con fecha del 24 de setiembre pasado.

Así las cosas, deberá la Dirección General de Estrategia Tecnológica tener presente la disminución de los fondos para la adquisición de equipos TIM; o en su defecto, en el escenario que el CDIR modifique lo acordado en la sesión ordinaria n.° 26-2019, definir las necesidades que se adquirirán con el presupuesto del resto de los 37 códigos que están pendientes sin generar los trámites de compras a la espera de lo que se resuelva.

En todo caso, preocupa a esta Dirección que a la fecha no se logre tal definición por la afectación que puede suponer a la ejecución presupuestaria de la subpartida 50105 del subprograma 850-02.”

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

E) Convenio específico de colaboración entre el TSE y la UCR. Del señor Nicolás Prado Hidalgo, Prosecretario General a.i. del TSE, se conoce oficio STSE-2902-2019 del 05 de diciembre de 2019, recibido el 09 de diciembre en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual remite varios documentos relacionados con el reajuste de costos del convenio entre el TSE y la UCR, cuyo objetivo es realizar pruebas para determinar las cualidades físicas, químicas y mecánicas de las tarjetas que suministran los respectivos proveedores, para emitir institucionalmente la cédula de identidad y la TIM.

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día 2.- Pase a estudio individual de los señores Directores. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA.

A) Respuesta oficio N° DE-3505-2019 Aplicación de Multas. Del señor Gustavo Morales Chacón, Representante Legal del Consorcio ICE-IDEMIA, se conoce oficio DNNI-566-2019 del día 06 de diciembre del 2019, recibido el mismo día en la coordinación de este Consejo, mediante el cual da respuesta al oficio N°. DE-3505-2019. Aplicación de Multas, y literalmente solicita:

“Por lo anteriormente expuesto, solicitamos a ustedes que la multa correspondiente al mes de agosto de 2019, sea recalculada para un (1) solo incidente, descontando adicionalmente los tiempos muertos debidos a falta de personal y falta de respuesta oportuna de parte del Tribunal, de la siguiente forma:

Se dispone: Para estudio e informe pase a la Dirección Ejecutiva. ACUERDO FIRME.»

B) Adjudicación trámite 2019CD-000421-0012300001, “SERVICIO DE DISTRIBUCIÓN Y RECOLECCIÓN DEL MATERIAL ELECTORAL ELECCIONES MUNICIPALES 2020” (Art. 304 del Código Electoral). Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio PROV-0686-2019 del día 09 de diciembre del 2019, recibido el mismo día en la coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al

Consejo de Directores de este Tribunal la recomendación de adjudicación, conforme al siguiente detalle:

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, del Departamento Legal, de la Administradora del Contrato, señora Herminda Morales Arroyo, del señor Néstor Córdoba Marín, contraparte técnica y de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.”

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.»

C) Readjudicación partida 1, trámite 2019LA-000025-0012300001. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio PROV-0688-2019 del día 09 de diciembre del 2019, recibido el 10 de diciembre en la coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“Mediante oficio de esta Proveeduría No. PROV-0559-2019 del 27 de setiembre de 2019, se recomendó a ese Consejo la adjudicación de la licitación 2019LA-000025-0012300001 “ampliación de la conexión inalámbrica para oficinas regionales, enlace a internet (visitas) a 100 mbps y conexión mifi con plan de datos de 10 gb”, de la partida 1, a favor de Sistems Enterprise Costa Rica Sociedad Anónima, cédula jurídica 3101452245 en consorcio con Sistems Enterprise, S.A., cedula jurídica de Nicaragua número J0310000152560, (Consorcio SENCOM CR – NIC), por $3.300,00 (tres mil trescientos treinta dólares, sin centavos). Se trata de un contrato continuado, la vigencia del contrato es de un año con posibilidad de prorrogarse por tres periodos iguales para un total de 4 años.

Dicho informe fue aprobado por el Consejo en sesión ordinaria n.º 50-2019, celebrada el 1 de octubre de 2019 y comunicado mediante oficio No. CDIR-0384-2019 de la misma fecha. Sin embargo, el 10 de octubre la empresa Telecable S.A., recurrió el acto de adjudicación, y en documento N°0008-CDIR-2019 del 08 de noviembre del corriente se revocó el acto de adjudicación del tem 1, recaído en favor del consorcio SENCOM CR-NIC, conformado por las empresas Sistems Enterprise Costa Rica S.A., y Sistems Enterprise S.A.; y también dispuso que la Proveeduría- como conductor del procedimiento- realice un nuevo análisis de las ofertas y que plantee la recomendación que corresponda.

Siendo que, y conforme a la revisión legal que realizó la Licda. Shirley Rojas Hidalgo, Analista Jurídica de esta Proveeduría, se determinó el cumplimiento legal de las ofertas, con los términos cartelarios.

       En tanto que, el señor Mario Pereira Granados, órgano técnico, en su respectiva verificación # 534648, de fecha 28 de noviembre del corriente, manifestó: “Una vez analizadas las ofertas se determina que las mismas cumplen técnicamente con lo solicitado en el cartel, así como los requisitos de admisibilidad y del oferente, en lo que se refiere al precio el mismo se considera razonable dado la ubicación de las regionales así como los costos del mercado”. 

En adición al criterio anterior, siendo que en la resolución del recurso, el único argumento dado con lugar fue contar con al menos 2 años de experiencia con enlaces empresariales, igual o superior al ancho de banda que se pretende contratar; por en constituir un hecho histórico, fue subsanado a gestión del órgano técnico mediante solicitud de información # 228537, agregó: “En virtud de la devolución del tramite (sic) para realizar una nueva revisión se procede a notificar a la empesa (sic) Sistemas Enterprise Costa Rica S.A. con nuúmero (sic) 0682019002900026, donde se solicita que aporte 5 empresas donde haya brindado el servicio similar al requerido en la línea (sic) 1, se hizo la verificación y se determina que cumple. Dejando la oferta valida.”.

Posterior a la presentación del subsane se solicitó a la analista jurídica, referirse al respecto, quien indicó: “En adición al criterio legal secuencia 534645, me permito manifestar que; según solicitud de subsane técnico 222845, dirigido a SISTEMS ENTERPRISE COSTA RICA SOCIEDAD ANONIMA, requiriendo la presentación de una lista de al menos 5 empresas donde se haya brindado el servicio de enlace de comunicación ofertado en la línea 1, en los ÚLTIMOS DOS AÑOS, en el presente análisis se determinó el cumplimiento con el rango del plazo establecido por la Administración.

Lo anterior, siendo que la experiencia se considera un hecho histórico, el cual no representa una ventaja indebida en el tanto la misma se haya obtenido antes de la fecha de apertura, lo cual fue verificado en este acto, siendo válida legalmente las referencias indicadas, en relación a las fechas establecidas cartelariamente, con la salvedad de que corresponde al órgano técnico la verificación y validación de las mismas respecto al fondo y si éstas corresponden al servicio pretendido.”.

       Así las cosas, dadas las anteriores consideraciones y el resumen que el sistema muestra en la pantalla “Detalles de la solicitud de verificación” en el botón “ver la pantalla de la información relacionada”, donde encontrará el informe de la recomendación de adjudicación. En virtud del cumplimiento legal y técnico, la Proveeduría recomienda al Consejo de Directores dictar la readjudicación de la partida 1 de esta contratación, según se detalla:

Consorcio SENCOM CR – NIC, cédula jurídica 3101452245, lo siguiente:

Partida 1

ENLACE INALAMBRICO DE PUNTO A PUNTO (PTP) WAN PERMITE TRANSMISION DE DATOS Y VOZ NO MAYOR A 381 mm DE ANCHO X 381 mm DE ALTO PROFUNDIDAD DE 115 mm Marca ENLACE INALAMBRICO Modelo PUNTO A PUNTO Conforme a las condiciones del cartel y de la oferta.

Costo mensual (sin IVA): $275,00

Costo total anual: $3.300,00

Costo total anual con IVA: $3.729,00

Plazo de entrega: 45 días hábiles, después de emitida la orden de inicio por el administrador del contrato, según indica en su oferta el Consorcio SENCOM CR - NIC

Lugar de entrega: Los enlaces de conexión se instalarán en las oficinas regionales

de Orotina y Osa.

Plazo de ejecución: El contrato tendrá una vigencia original de un año y podrá prorrogarse en forma automática por tres períodos iguales, hasta un máximo de cuatro años. Durante la vigencia del contrato el contratista deberá de mantener vigente la garantía de cumplimiento.

Se indica que el plazo para readjudicar vence el 11 de diciembre del corriente.

En caso de que el Consejo avale esta recomendación, salvo mejor criterio, deberá instruirse lo siguiente:

Que la Proveeduría solicite la garantía de cumplimiento y cancelación de las especies fiscales que correspondan y proceda con los pasos siguientes en el sistema SICOP.

Que la Dirección Ejecutiva tome nota de las previsiones económicas a realizarse considerando que se incluyó el impuesto al valor agregad y también debido por el plazo de entrega ofertado, puede que se produzca un no devengado.

Que la Unidad de Fiscalización de la Ejecución Contractual (UFEC) considere lo oportuno respecto de la garantía de cumplimiento, además de lograrse la concreción de recepción y facturación de esos equipos en este año, tomar nota de que no se paga el impuesto al valor agregado

De aprobarse esta recomendación, sugiero hacerlo de conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, de la señorita Herminda Morales Arroyo, Administradora del Contrato y Encargada a.i. de la Unidad de Fiscalización de la Ejecución Contractual, señor Mario Pereira Granados, contraparte técnica, así como de la Auditoría Interna.

Quedo atento a lo que se estime disponer.”

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.»

D) Sobre propuestas de mejora del CPDI en el marco de la prórroga del contrato, según licitación pública 2014LN-000001-85001. De los señores Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica, Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil y José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio DGET-271-2019 del día 10 de diciembre del 2019, recibido el mismo día en la coordinación de este Consejo, relacionado con las propuestas de mejora del CPDI en el marco de la prórroga del contrato, según licitación pública 2014LN-000001-85001, el cual después de una serie de consideraciones literalmente recomienda:

“En razón de lo antes expuesto, se recomienda:

Proceda el Departamento legal con el análisis correspondiente, para determinar la viabilidad de aceptar la propuesta de mejoras ofrecida por el Consorcio ICE-IDEMIA, ante la eventual prórroga prevista en la cláusula décima sexta del contrato.

En caso de determinarse la viabilidad jurídica, proceda ese Departamento a remitir el proyecto de adenda a las partes, en los términos que resulten aceptables para la Institución, para lo cual equipo de trabajo constituido por la DGET, así como las Direcciones Ejecutiva y General del Registro Civil, brindarán el apoyo que el Departamento Legal requiera para la labor encomendada.

Asimismo, que tome nota la Dirección Ejecutiva para la asignación de los fondos necesarios que se deriven de la suscripción de la referida adenda. 

Tomen nota de Departamento Electoral, la Contraloría Electoral, la Sección de Servicio al Cliente en TI y la Dirección Ejecutiva para que, conjuntamente definan las acciones administrativas, técnicas y operativas para que la Administración garantice la continuidad de servicio TIM durante la transición del actual modelo de expedición de dicho servicio al que se deriven de la adenda.

Que el Consejo de Directores deje sin efecto lo dipuesto en artículo segundo en sesión ordinaria n.º 26-2019 del 4 de junio de este año, comunicado en oficio n.º CDIR-0180-2019 con el fin de que se puedan gestionar las adquisiciones en TI requeridas para el 2020.

Que con lo que se desprende del informe anexo a esta propuesta, se deje sin efecto lo dispuesto en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.º 49-2019, celebrada el 24 de setiembre de 2019, comunicado en oficio CDIR-0367-2019.”

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Aprobar lo recomendado. Otorgar al Departamento Legal un plazo de 5 días para lo solicitado. 3.- Dejar sin efecto lo dispuesto en artículo segundo en sesión ordinaria n.º 26-2019 del 4 de junio de este año, comunicado en oficio n.º CDIR-0180-2019 así como lo dispuesto en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.º 49-2019, celebrada el 24 de setiembre de 2019, comunicado en oficio CDIR-0367-2019. ACUERDO FIRME.»

A las quince horas y treinta minutos terminó la sesión.