ACTA N.º 60-2019

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las catorce horas del veintiséis de noviembre de dos mil diecinueve, con asistencia de los señores Héctor Enrique Fernández Masis, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos –quien preside–; Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del TSE; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo; Hugo Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica, que dice:

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyeron y aprobaron las actas de las sesiones ordinaria y extraordinaria inmediatas anteriores.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Solicitud de visto bueno para que funcionaria colabore en el PAE. De la señora Alejandra Peraza Retana, Jefa del Departamento de Programas Electorales y Gerardo Abarca Guzmán, Secretario General de la DGRE, se conoce oficio DGRE-914-2019 del 18 de noviembre de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“En virtud de la solicitud de la funcionaria Andrea de los Ángeles Rojas Prendas de acogerse al artículo 36 BIS del Reglamento a la Ley de Salarios y Régimen de Méritos del Tribunal Supremo de Elecciones y del Registro Civil, para regresar a su plaza anterior, la señora Sirey Dayan Rojas Rodríguez, portadora de la cédula de identidad número 6-0399-0777, regresaría a laborar a la plaza de Asistente Administrativo 1 en la Sección de Archivo.

Por lo anterior, se solicita someter a conocimiento y consideración de los directores miembros del Consejo de Directores que usted coordina, validar el traslado temporal de la funcionaria Sirey Dayan Rojas Rodríguez, para que colabore desde su plaza en las labores propias del Programa de Asesores Electorales, a partir del 01 de diciembre de 2019.

Se dispone: Aprobar conforme se propone. ACUERDO FIRME.

B) Remisión de Informe de seguimiento SRICI-12-2019. Del señor Franklin Mora González, Auditor Interno, se conoce oficio AI-352-2019 del 19 de noviembre de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“Con el propósito de que se dispongan las acciones pertinentes, respetuosamente me permito remitirles el documento denominado: “Informe de seguimiento n.° SRICI-12-2019, sobre las acciones de mejora contenidas en el informe n.° ICI-04-2014, en relación con los procedimientos y controles aplicados al inventario de bienes informáticos (hardware y software), propiedad del Tribunal”.

De conformidad con lo que se señala en el citado informe de seguimiento, mucho le agradeceré disponer las acciones correspondientes con el propósito de que a la brevedad posible se le brinde la atención correspondiente a las recomendaciones que se encuentran parcialmente cumplidas y pendientes de cumplir, así como informar oportunamente a esta Unidad de Fiscalización lo que se resuelva sobre el particular.

Se dispone: Pase a las Direcciones General de Estrategia Tecnológica y Ejecutiva, para que remitan a este Consejo un cronograma con indicación de las fechas, actividades y responsables de ejecución, para la implementación de las recomendaciones planteadas por la Auditoría Interna. ACUERDO FIRME.

C) Dejar sin efecto concursos internos para llenar en propiedad puestos vacantes de jefaturas de oficinas regionales. Del señor Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, se conoce oficio DGRC-1062-2019 del 20 de noviembre de 2019, recibido el 21 de noviembre en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual solicita consultar al Departamento Legal la viabilidad de dejar sin efecto los concursos internos para llenar en propiedad puestos vacantes de las siguientes jefaturas de oficinas regionales: Atenas, Golfito, Guatuso, Heredia, Limón, Los Chiles, Osa, Santa Cruz, Sarapiquí, Siquirres y Upala, por falta de interés actual.

Se dispone: Trasladar al Departamento Legal para que, en el plazo de 10 días hábiles, se informe lo pertinente respecto de lo consultado por el señor Director General del Registro Civil. ACUERDO FIRME.

D) Tramitación prioritaria de ODTs Electorales. De las señoras Andrea Fauaz H. Jefa del Departamento de Comunicaciones y Relaciones Públicas y Ana María Jiménez R. Jefa de la Oficina de Comunicación Organizacional, se conoce oficio COM-046-2019 del 20 de noviembre de 2019, recibido el 22 de noviembre en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“Para toda la institución, la cercanía del proceso electoral supone un vuelco de las acciones ordinarias hacia la prioridad establecida en la misión institucional, con el objetivo principal de enfrentar con éxito la organización de las elecciones. Sin estar al margen de esta realidad, el Departamento de Comunicaciones y Relaciones Públicas y la Oficina de Comunicación Organizacional siguen brindando sus servicios a todas las direcciones institucionales, sin restringir su oferta de soluciones en comunicación y diseño gráfico.

Sin embargo, debido a la sobrecarga actual de tareas, la necesidad de proveer personal experto para la fiscalización in situ de la impresión de papeletas y el requerimiento de priorizar los insumos que proveemos para el inminente proceso electivo, nos permitimos traer a colación lo resuelto por el superior en el artículo tercero de la sesión ordinaria n°24-2019 celebrada el 26 de febrero 2019.

En esta resolución se indicó textualmente:

“…que se ordene a todas las oficinas que requieran productos gráficos ordinarios, que realicen la planificación de sus necesidades de forma que presenten las respectivas solicitudes al Departamento de Comunicaciones y Relaciones Públicas (DCRP) con la mayor antelación posible a la convocatoria de las próximas elecciones municipales, a los efectos de que desde mediados de octubre 2019 y hasta mediados de enero 2020, dicho Departamento le dé prioridad y se enfoque en las labores inherentes a los diseños de las papeletas.”

Por lo anterior, solicitamos muy respetuosamente al CDIR, recordarles a las dependencias institucionales que en lo que resta del 2019 y hasta mediados de enero, la Oficina de Comunicación Organizacional debe dar prioridad y concentrar el recurso humano y técnico a todo lo relacionado con diseño y montaje de las papeletas, así como las órdenes de trabajo (ODTs) relacionadas con las elecciones municipales venideras.”

Se dispone: Aprobar conforme se solicita. ACUERDO FIRME.

E) Referente a la aplicación de acciones recomendadas sobre la red de datos institucional. Del señor Gustavo Fitoria Mora, Jefe de la Sección de Servicios Generales, se conoce oficio SG-561-2019 del 21 de noviembre de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“En atención al oficio CDIR-0451-2019, mediante el cual se solicita la elaboración de un cronograma que contemple las recomendaciones planteadas por la Auditoría Interna sobre la red de datos institucional, se informa de manera respetuosa, con respecto a las redes inalámbricas activas en las oficinas regionales por medio del servicio ADSL que, este despacho se encarga de tramitar las solicitudes de instalación, desinstalación, traslado y aumento de velocidad de dicho servicio ante la entidad competente, en este caso el ICE, con el fin de que sea utilizado en la red de telefonía IP. Sin embargo, una vez instalado el módem, este emite la señal inalámbrica por defecto, según criterio técnico emitido por el Ejecutivo de Cuenta asignado a esta institución, el señor Osvaldo Chaves Ávila. Por esta razón, la entrega de la contraseña a las Jefaturas respectivas para tal acceso, debe ajustarse a los controles de seguridad establecidos por la Sección de Infraestructura Tecnológica. 

Ante la solicitud de llevar acabo las acciones necesarias para deshabilitar las redes inalámbricas de las oficinas regionales indicadas por la Auditoría Interna, es de interés de este despacho colaborar con dicho informe, motivo por el cual se recomienda identificar las oficinas regionales que requieren este tipo de conexión, con el fin de remitir la solicitud formal a la Sección de Infraestructura de TI y posteriormente realizar el trámite respectivo ante el Instituto Costarricense de Electricidad.

No obstante, a pesar de que estas recomendaciones deben aplicarse en conjunto con las Secciones de Ingeniería y Arquitectura y la Oficina de Coordinación de Servicios Regionales, se recibió copia del oficio IA-0823-2019 el pasado 18 de noviembre, mismo que hace solicitud al proveedor de servicios para el retiro de las claves de acceso inalámbrico a internet instalado en las Oficinas Regionales de esta Institución.

Por lo anteriormente descrito, fueron anticipadas las acciones en las que tiene injerencia esta Jefatura, de manera que, se estará al pendiente de futuros requerimientos que puedan suscitarse al respecto y en los cuales este servidor gustosamente pueda colaborar.

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

F) Respuesta al oficio CDIR-0451-2019 (ICI-07-2019). De los señores Alcides Chavarría Vargas, Jefe de Coordinación de Servicios Regionales, Tito José Alvarado Contreras, Jefe de la Sección de Ingeniería y Arquitectura y Mario Pereira Granados, Jefe de la Sección de Infraestructura, se conoce oficio CSR-0958-2019 del 22 de noviembre de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual remite el cronograma para la implementación de las recomendaciones de la Auditoría Interna indicadas en el informe parcial de control interno n.° ICI-07-2019.

Se dispone: 1.- Tener por rendido el informe, el cual se acoge. 2.- Trasládese para su conocimiento y valoración a la Auditoría Interna. ACUERDO FIRME.

G) Revisión análisis FODA ética organizacional. Del señor Esteban Salazar León, Coordinador de la Comisión de Ética y Valores del TSE, se conoce oficio CEV-037-2019 del 22 de noviembre de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual remite informe relacionado con la revisión del análisis FODA de la ética organizacional.

Se dispone: Pase a la Dirección Ejecutiva para valoración e informe. ACUERDO FIRME.

H) Habilitación del SIGAF en enero de 2020. Del señor José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce copia del oficio DE-3392-2019 del 20 de noviembre de 2019, recibido el 21 de noviembre en la Coordinación de este Consejo, dirigido al señor Ronald Fernández Romero, Coordinador de la Comisión de Coordinación de la Administración Financiera, mediante el cual literalmente manifiesta:

“En la Circular CCAF-063-2019, referida al lineamiento técnico para regular aspectos de la administración financiera relacionados con el cierre del período económico 2019 y apertura del período 2020, se establece que el Sistema Integrado de Gestión de la Administración Financiera (SIGAF) se cierra el 31 de diciembre de 2019 y se procederá a habilitar a más tardar el 9 de enero de 2020.

Al respecto, es importante mencionar que el Tribunal Supremo de Elecciones (TSE), el próximo 02 de febrero, celebrará las Elecciones Municipales 2020. No obstante, si bien es cierto se ha planificado y previsto las acciones pertinentes para procurar la contratación de bienes y servicios requeridos para la organización de ese proceso electoral oportunamente, según la experiencia que se ha tenido con procesos anteriores, surgen situaciones imprevistas originadas por causas fuera del control de esta institución, así como de otros casos que por su naturaleza deban iniciarse en el período económico 2019 y que se concretarán hasta el 2020, que ameritarían generar acciones administrativas que implicaría el uso del SIGAF desde el primer día hábil del mes de enero próximo.

Por lo expuesto, le solicito que para el caso del TSE se pueda tener acceso a ese sistema, desde el 02 de enero de 2020.

Finalmente, en caso de requerirse, le solicitamos una reunión para ampliar sobre las particularidades de esta petición.”

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA.

A) Adjudicación trámite 2019LA-000031-0012300001 “UPS de 15 UPS de 10KVA/10KW”. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio PROV-0649-2019 del día 21 de noviembre del 2019, recibido el 22 de noviembre en la coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación de adjudicación, conforme al siguiente detalle:

*Incluye el impuesto de valor agregado                                                                        

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, del Departamento Legal, de la señora Herminda Morales Arroyo en calidad de Administradora del Contrato, del señor Tito José Alvarado Contreras, contraparte técnica y de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.”

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.»

B) Contrato modificado trámite 2019CD-000094-0012300001 (contrato original 2015LA-000020-85001). Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio PROV-0652-2019 del día 22 de noviembre del 2019, recibido el mismo día en la coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación para aplicar un contrato adicional a la licitación abreviada 2015LA-000020-85001, migrado a SICOP con el número de expediente 2019CD-000094-0012300001, conforme al siguiente detalle:

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, de la señorita Herminda Morales Arroyo, Administradora del Contrato y Encargada a.i. de la Unidad de Fiscalización de la Ejecución Contractual, del Departamento de Recursos Humanos, así como de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.”

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.»

C) Rescisión contractual. De la señora Herminda Morales Arroyo, Encargada a.i. Unidad de Fiscalización de la Ejecución Contractual, se conoce oficio n.° DE-3341-2019 del 18 de noviembre de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual solicita rescindir las contrataciones 2018CD-000095-0012300001 “Alquiler de mesas y sillas” Corporación DAMASO del Este, 2018CD-000165-0012300001 “alquiler de cabañas higiénicas (servicio sanitario portátil) Terra Equipos S.A., 2018CD-000220-0012300001 línea 1 “Servicio de alimentación para celebración del día de la Democracia en el TSE” Industrias e Inversiones CAROC de Heredia S.A.

Se dispone: Pase al Departamento Legal para estudio e informe. ACUERDO FIRME.

A las quince horas y treinta minutos terminó la sesión.