ACTA N.º 56-2019

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las catorce horas del cinco de noviembre de dos mil diecinueve, con asistencia de los señores Gerardo Felipe Abarca Guzmán, Secretario General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos –quien preside–; Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del TSE; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo; Hugo Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica, que dice:

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Política relacionada con la ética. De la señora Adriana María Pacheco Madrigal, Prosecretaria General a.i. del TSE, se conoce oficio STSE-2566-2019 del día 29 de octubre del 2019, recibido el mismo día en la coordinación de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo tercero de la sesión ordinaria n.º 103-2019, celebrada el 29 de octubre de 2019 por el Tribunal Supremo de Elecciones, el cual literalmente manifiesta:

“Esta Secretaría General comunica el acuerdo adoptado en el artículo tercero de la sesión ordinaria n.º 103-2019, celebrada el 29 de octubre de 2019 por el Tribunal Supremo de Elecciones, integrado por los señores Magistrados Luis Antonio Sobrado González –quien preside–, Eugenia María Zamora Chavarría, Max Alberto Esquivel Faerron, Luz de los Ángeles Retana Chinchilla y Luis Diego Brenes Villalobos, que dice:

«Del señor Héctor Fernández Masís, Coordinador del Consejo de Directores, se conoce oficio n.° CDIR-0412-2019 del 22 de octubre de 2019, recibido en la Secretaría General de este Tribunal el 24 de octubre de 2019, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Se comunica el acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.º 54-2019, celebrada el 22 de octubre de 2019 por el Consejo de Directores, integrado por los señores Héctor Enrique Fernández Masis, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos –quien preside–; Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del TSE; Luis Guillermo Chinchilla Mora, Director General a.i. del Registro Civil; José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo; Rodrigo Abdel Brenes Prendas, Director General a.i. del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica, que dice:

«Del señor Nicolás Prado Hidalgo, Prosecretario General a.i. del TSE, se conoce nuevamente oficio STSE-2275-2019 del 01 de octubre de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual remite copia del oficio DE-2706-2019-sustituir, relacionado con la aprobación de la política vinculada con el tema de ética.

Se dispone: 1.- Aprobar. 2.- Elévese para conocimiento y aprobación del Tribunal. 3.- Descárguese del registro de asuntos pasados a estudio individual de los miembros de este Consejo. ACUERDO FIRME.»".

Se dispone: Aprobar. ACUERDO FIRME.»”

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.»

B) Revisión del análisis FODA de la ética organizacional. Del señor Franklin Mora González, Auditor Interno, se conoce oficio AI-334-2019 del 31 de octubre de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“Mediante oficio AI-249-2019 del 20 de agosto de los corrientes se comunicó al Tribunal el inicio del estudio de Auditoría relativo a la ética Institucional, específicamente a la integración de la ética en los sistemas de gestión Institucional siendo que, en la sesión ordinaria n.º 80-2019 del 22 de agosto de 2019, el Superior dispuso “Tomar nota, como también lo harán para los fines propuestos las jefaturas institucionales”, acuerdo comunicado en Circular STSE-0032-2019 de igual fecha.

Para la ejecución de dicho estudio se aplicó la Guía Técnica para el desarrollo de Auditorías de la Ética emitida por la Contraloría General de la República, la cual contempla entre sus instrumentos la “Guía para el análisis FODA de la ética organizacional”, la que se completó según nuestra percepción, con el propósito de establecer, los factores externos e internos que podrían afectar el aspecto ético Institucional

En virtud de lo señalado en el párrafo precedente, esta Auditoría remite a ese Órgano colegiado el resultado obtenido de la aplicación de la citada herramienta, con el propósito de conocer sí comparte nuestro criterio o si considera pertinente eliminar o modificar alguno de los aspectos consignados, los cuales serían analizados por esta Auditoría con el propósito de valorar su incorporación al resto de los resultados obtenidos durante el estudio a ser comunicados al Superior.

Agradeciendo la atención que le sirva brindar a la presente solicitud, suscribe,”

Se dispone: 1.- Tomar nota. 2.- Para su estudio y valoración, pase a la Comisión de Ética y Valores. ACUERDO FIRME.

C) Solicitud de aprobación de acompañamiento de Conapdis el día de las elecciones. Del señor Gerardo Abarca Guzmán, Secretario General de la DGRE, se conoce oficio DGRE-0855-2019 del 1° de noviembre de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“En atención al oficio n.° DPE-443-2019 de fecha 22 de octubre de los corrientes –del cual adjunto copia-, me permito respetuosamente solicitar se sirva someter a conocimiento y consideración de los directores miembros del Consejo de Directores que usted coordina, la aprobación de acompañamiento de personas especializadas en LESCO para la atención de la población con discapacidad, específicamente en un quisco de información ubicado en el salón de cedulas así como un segundo grupo para la atención en la plataforma del 800-Elector.”

Se dispone: Aprobar conforme se solicita. ACUERDO FIRME.

D) Remisión del expediente original. De la señora Mary Anne Mannix Arnold, Inspectora Electoral, se conoce oficio IE-755-2019 del 31 de octubre de 2019, recibido el 1° de noviembre en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“Se remite el expediente 115-I-2019 con el informe respectivo, cuyas diligencias constan de 14 folios correspondientes a la investigación administrativa preliminar para indagar si existe responsabilidad por el retraso en el plazo de adjudicación de la licitación 2018LN-000008-0012300001, esto para lo que a bien estime disponer.

La remisión del referido expediente por parte de la suscrita es solo un trámite administrativo y no implica valoración alguna con respecto a la instrucción o al contenido del informe de rigor.”

Se dispone: Pase a la Dirección Ejecutiva para el dictado de la resolución correspondiente. ACUERDO FIRME.

E) Autorización uso de firma digital Elecciones Municipales 2020. De la señora Sandra Mora Navarro, Coordinadora del ERFD, se conoce oficio ERFD-003-2019 del 30 de octubre de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“En atención al oficio n° ERFD-001-2019 del 21 de febrero de 2019, que da respuesta a su oficio n° DGRE-994-2018 del 29 de noviembre de 2018, relativo a la extensión del uso de la firma digital en la correspondencia externa para las Elecciones Municipales 2020, se indica en punto a lo solicitado por la Dirección lo que a continuación se transcribe

“en lo que respecta al punto 2, “extender el uso de la firma digital en la correspondencia externa para las Elecciones Municipales 2020, con el fin de agilizar los trámites…, corresponderá al ERFD trasladar la consulta al CDIR, para su respectivo análisis.

Por lo anterior, me permito solicitar -por su digno intermedio- que el Consejo de Directores autorice a todos los programas electorales, de cara al proceso eleccionario de febrero próximo, el uso de firma digital en la correspondencia externa, de manera tal que se agilicen los trámites, particularmente con partidos políticos, coaliciones e instituciones pública y privadas, con el consecuente ahorro en papel.

No se omite indicar que, para garantizar el adecuado uso de la información, se deberán atender los lineamientos que, en temas de gestión documental, se han dictado a nivel institucional.”

Se dispone: Aprobar conforme se solicita ACUERDO FIRME.

F) Solicitud de visto bueno para que funcionario colabore en el PAE. De los señores Alejandra Peraza Retana, Jefa del Departamento de Programas Electorales y Gerardo Abarca Guzmán, Secretario General de la DGRE, se conoce oficio DGRE-857-2019 del 04 de noviembre de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“En adición al oficio DGRE-460-2019 de fecha 10 de julio, me permito respetuosamente solicitar se sirva someter a conocimiento y consideración de los directores miembros del Consejo de Directores que usted coordina, validar el traslado temporal de la funcionaria Meredith Daniela Arias Coronado, portadora de la cédula de identidad 6-0329-0428 quien labora como Asistente Administrativo 2 en la Oficina Regional De Puntarenas, a partir de su aprobación, para que colabore en las labores propias del Programa de Asesores Electorales.”

Se dispone: Aprobar conforme se solicita. ACUERDO FIRME.

G) Informe sobre acondicionamiento y traslado de Oficinas Regionales. Del señor Tito José Alvarado Contreras, Jefe de la Sección de Ingeniería y Arquitectura, se conoce oficio IA-0732-2019 del 21 de octubre de 2019, recibido el 22 de octubre en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“Respetuosamente me permito informar las acciones realizadas del lunes 23/09/2019 al lunes 07/10/2019 para el debido acondicionamiento y traslado de la Oficina Regional en Orotina:

1. Acondicionamiento de local nuevo (sistemas eléctricos, voz, datos, paredes internas –cuarto electromecánico, cuarto de lactancia y bodega de insumos-, y pintura) ejecutado por la Sección de Ingeniería y Arquitectura.

2. Instalaciones mecánicas para lavamanos y cambiador de bebé en cuarto de lactancia.

3. Instalación de luminarias para puestos de atención de Solicitudes Cedulares y TIM.

4. Compra e instalación de mobiliario modular: 2 estaciones de certificaciones, 1 estación TIM, 1 estación cédulas, 1 estación de entrega de documentos, jefatura, 6 arturitos, 4 credenzas y 2 archiveros con vidrio. (2018LA-000035-0012300001)

5. Compra e instalación de paredes modulares (paneles de vidrio) y puertas. (2018LA-000035-0012300001)

6. Suministro e instalación de sistema de A/C en local nuevo. (2018LA-000031-0012300001)

7. Instalaciones varias: repisa, dispensador de fichas, rótulo externo.

8. Trabajos en local anterior: retiro de mobiliario, paredes internas y equipos instalados (alarma contra robo y sensores, A/C, ventiladores, UPS), resane y pintura de paredes internas y cielo raso, resane de paredes externas donde estaban instalados los equipos de A/C, clasificación y retiro de escombros.

Asimismo, se le informa que esta Sección ya está trabajando en la planificación de las actividades a desarrollar para el acondicionamiento de la Oficina Regional en Siquirres.”

Se dispone: 1.- Tomar nota. 2.- Continúese informando sobre el particular. ACUERDO FIRME.

H) Modificación extraordinaria al presupuesto institucional (noviembre 2019). Del señor José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-3225-2019 del 04 de noviembre de 2019, recibido el 5 de noviembre en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual presenta una modificación extraordinaria al presupuesto institucional, correspondiente al mes de noviembre del 2019, y con fundamento en una serie de consideraciones, literalmente recomienda:

“2) RECOMENDACIÓN

De conformidad con lo establecido en los artículos 99 y siguientes,  y 177 de la Constitución Política de la República de Costa Rica, con arreglo a los principios de gestión financiera y programación contenidos en el artículo 5, incisos b) y e), en ese orden, de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, como consecuencia de lo expuesto y con base en el inciso r) del artículo 2º del Reglamento de esta Dirección Ejecutiva, se recomienda que se apruebe y se le dirija al Superior la presente propuesta extraordinaria de modificación al presupuesto institucional contenido en la Ley de Presupuesto Ordinario y Extraordinario de la República para el ejercicio económico de 2019, Ley n.° 9632, con la recomendación de aprobar también y le remita tal propuesta en atenta instancia al señor José Luis Araya Alpízar, Director General de Presupuesto Nacional del Ministerio de Hacienda, de manera que se sirva efectuar los siguientes traspasos presupuestarios, cuyos movimientos por registro contable se detallan seguidamente:

TITULO 401

TRIBUNAL SUPREMO DE ELECCIONES

REBAJAR:

SUBPROGRAMA 01- TRIBUNAL SUPREMO DE ELECCIONES

(GASTO OPERATIVO)

REGISTRO CONTABLE 401.850.01

AUMENTAR

TITULO 401

TRIBUNAL SUPREMO DE ELECCIONES

PROGRAMA 850

SUBPROGRAMA 01- TRIBUNAL SUPREMO DE ELECCIONES

(GASTO OPERATIVO)

REGISTRO CONTABLE 401.850.01

Es necesario indicar que se debe efectuar la operación denominada “Uso y Aplicación de Recursos Subprograma 01”, a través del Sistema de Formulación Presupuestaria para lo cual la Dirección de Presupuesto debe de habilitar la función respectiva, y se le ha solicitado la respectiva autorización al tratarse de un proyecto de decreto extraordinario (oficio DE-3212-2019) y cuyos términos cuantitativos se detallan en los cuadros contables incluidos en este comunicado, así como las explicaciones de las rebajas y los aumentos. Este procedimiento muestra, para efectos de control y transparencia, la afectación directa de la subpartida sujeta de rebaja y la redistribución de sus recursos hacia la otra subpartida que lo requiere de acuerdo a la conclusión producto del análisis que determinó la urgencia de los fondos.  Se adjunta el documento impreso de origen y aplicación. De igual manera, de aprobarse la presente propuesta, se debe enviar a la Dirección General de Presupuesto Nacional comunicado firmado por el Jerarca con el resumen de los movimientos económicos, certificación de saldos de las partidas a rebajar extendida por el Contador Institucional y copia del documento con el aval de los jefes de los subprogramas presupuestarios. 

Así también, se debe instruir a la Contaduría Institucional para efectuar el procedimiento de rigor a fin de sufragar los costos de la publicación una vez se apruebe el decreto, según lo establece el artículo 68 de los Lineamientos sobre la Formulación, Ejecución y Evaluación del Presupuesto de la República para 2019.”

Se dispone: 1-. Incorporar al orden del día. 2-. Aprobar conforme se recomienda. 3-. Elevar a conocimiento del Tribunal Supremo de Elecciones con la recomendación de aprobar ACUERDO FIRME.

I) Proyecto de reglamento de actividades de capacitación y formación del TSE. Proyecto de reglamento de actividades de capacitación y formación del Tribunal Supremo de Elecciones.

Se dispone: En virtud de que el Departamento de Recursos Humanos se encuentra realizando un diagnóstico de competencias con el fin de diseñar e implementar un Sistema Integral de Administración por Competencias, retorne el proyecto de Reglamento de actividades de capacitación y formación del Tribunal Supremo de Elecciones a los Departamentos Legal y de Recursos Humanos para que, una vez concluido dicho diagnóstico, propongan un nuevo texto que se ajuste a las necesidades institucionales actuales. Descárguese del registro de asuntos pasados a estudio individual de los miembros de este Consejo. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA.

A) Infructuosidad del trámite 2019CD-000396-0012300001, Contrato adicional de alquiler del local de la Oficina Regional en Siquirres. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio PROV-0612-2019 del día 31 de octubre del 2019, recibido el 1° de noviembre en la coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“Mediante solicitud de contratación número 0062019002800499 se requirió la iniciación de un segundo contrato adicional bajo procedimiento en SICOP número 2019CD-000396-0012300001 con el señor Kareem Abdul Gittens Dixon, cédula de identidad 109780682 para el alquiler de inmueble en que se ubica la Sede Regional del Tribunal Supremo de Elecciones en Siquirres, trámite ahora gestionado en ese sistema bajo el artículo 139, inciso a) del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, debido a que el contrato original se efectuó en el extinto sistema CompraRed bajo número 2000LN-000001-85001.

De conformidad con esa solicitud de contratación, la disposición presupuestaria dispuesta en la reserva número 4000023613 para este trámite y el inicio del procedimiento respectivo, la Proveeduría Institucional, de conformidad con su competencia, señaló la apertura para el 29 de octubre del presente año, a las diez horas con cinco minutos; sin embargo, transcurrido el plazo, el señor Gittens Dixon, no presentó oferta con la anuencia para el contrato adicional. 

Según informó la Analista encargada del trámite, en el Sistema Integrado de Compras Públicas –SICOP-, al realizarse la apertura y no existir oferta se selecciona la opción de “infructuoso” –visible en este momento al consultar el expediente-, por lo que se opta comunicarle al Consejo dicha inopia a través de este oficio.

Se sugiere que la Dirección Ejecutiva valore la necesidad de promoverla nuevamente, con la aclaración de que los recursos presupuestarios (¢864.802,15) retornaron al disponible de la subpartida.”

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.»

B) Contrato modificado trámite 2019LA-000014-0012300001. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio PROV-0608-2019 del día 31 de octubre del 2019, recibido el mismo día en la coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación para aplicar un contrato adicional a la licitación abreviada 2019LA-000014-0012300001, conforme al siguiente detalle:

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, de la señorita Herminda Morales Arroyo, Administradora del Contrato y Encargada a.i. de la Unidad de Fiscalización de la Ejecución Contractual, señor William Montero Mayorga, contraparte técnica, así como de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.”

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.»

C) Resolución Contractual. De la señora Herminda Morales Arroyo, Encargada a.i. Unidad de Fiscalización de la Ejecución Contractual, se conoce oficio n.° DE-3045-2019 del 18 de octubre de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual solicita la resolución contractual del contrato n° 2017CD-000177-0012300001, “Licencia Adobe Creative Clud Premium”, el cual después de una serie de manifestaciones literalmente solicita:

“Por lo cual, ante el dictamen negativo de la empresa ALFA G P R TECNOLOGIAS S.A., de la no prórroga del contrato de cita, me permito trasladarle la gestión de cita, para consideración del Consejo de Directores la recomendación de resolver de pleno derecho el contrato derivado de la contratación 2017CD-000177-0012300001 denominada “Licencia Adobe Creative Cloud Premium” adjudicada a la empresa ALFA G P R TECNOLOGIAS S.A. Lo anterior según regula el artículo 14 inciso o) del Reglamento de la Unidad de Fiscalización de la Ejecución Contractual, Decreto N° 3-2017 y en específico: ARTÍCULO 14.- Atribuciones de la Unidad. Además de las ya indicadas en esta normativa, la Unidad tendrá las siguientes funciones, sin que ellas constituyan una lista taxativa, pues se consideran numerus apertus: (…) o) Recomendar al CDIR, con amplia fundamentación, sobre la resolución unilateral de un contrato. De aprobarse la recomendación, el Consejo ordenará a la Inspección Electoral tramitar el procedimiento administrativo ordinario para ese efecto.”

Se dispone: Trasládese al Departamento Legal para su estudio e informe. ACUERDO FIRME.

Antes de finalizar la sesión, se recibió al señor Carlos Murillo Montoya, Secretario General de la Dirección Ejecutiva y al señor Ronny Jiménez Padilla, Jefe a.i. del Departamento Legal, para que realizaran una presentación de un tema con plazo de entrega al TSE del 8 de noviembre, por lo que se suspendió la audiencia otorgada a la Auditoría Interna para que presentara el informe parcial de control interno del Estudio de auditoría sobre la Red de Datos Institucional en Oficinas Regionales, misma que se reprograma para el día 12 de noviembre del presente, a las 2:30 pm.

A las dieciséis horas terminó la sesión.