ACTA N.º 50-2019

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las catorce horas del primero de octubre de dos mil diecinueve, con asistencia de los señores Héctor Enrique Fernández Masis, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos –quien preside–; Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones, Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo; Hugo Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyeron y aprobaron las actas de las sesiones ordinaria y extraordinaria inmediatas anteriores.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Informe sobre dedicación exclusiva estudio al puesto n.° 045436. De los señores Carlos Murillo Montoya, Secretario General de la Dirección Ejecutiva, Jocelyn Brown Pérez, Jefa del Departamento de Recursos Humanos y Ronny Jiménez Padilla, Jefe a.i. del Departamento. Legal, se conoce oficio DE-2579-2019 del día 10 de setiembre del 2019, recibido el día 24 de setiembre del presente en la coordinación de este Consejo, mediante el cual remiten informe del estudio sobre la dedicación exclusiva del puesto n.° 045436, el cual después de una serie de consideraciones literalmente concluye:

“Del estudio realizado se concluye lo siguiente:

      Valorado por este equipo de trabajo el informe elaborado por el Departamento de Recursos Humanos con base en las tareas que desarrolla el puesto y la información suministrada por la jefatura, de conformidad con los parámetros definidos para rendir informe sobre la dedicación o no de un puesto, se evidencian elementos que permiten determinar que es de conveniencia institucional someter el puesto n.° 45436 (clase Profesional Funcional 1) ubicado en Departamento de Contaduría, al régimen de dedicación exclusiva, de forma tal, que la persona funcionaria que ocupe ese cargo deba dedicar sus servicios profesionales -profesión liberal requisito del puesto y profesiones relacionadas con dicho cargo- exclusivamente al servicio del Tribunal; lo anterior, en virtud de que al ponderar el costo económico que conlleva esa dedicación, la Administración obtiene mayor beneficio al procurar que se garantice el interés público con la dedicación completa de la persona que ocupe ese puesto en las actividades institucionales.

Corresponderá al CDIR por así haberlo dispuesto el Tribunal en la sesión ordinaria 7-2019 celebrada el 17 de enero de 2019 (oficio n. ° STSE-0117-2019), tomar la decisión de proponerle al Superior la resolución que prescribe el artículo 29 de la Ley n. ° 2166 recientemente reformado por la Ley n. ° 9635, en caso de considerar la procedencia de lo aquí informado.”

Se dispone: 1.- Tener por rendido el informe, cuyas conclusiones se acogen. 2.- Con base en los razonamientos establecidos en el citado informe y de conformidad con lo dispuesto en el numeral 29 de la Ley de Salarios de la Administración Pública, n.° 2166 del 9 de octubre de 1957 reformada por la Ley de Fortalecimiento de las Finanzas Públicas, n.° 9635, se recomienda al Tribunal que mediante resolución administrativa razonada, determine la procedencia de incluir dentro del régimen de dedicación exclusiva al puesto 045436, en razón de las funciones asociadas a dicho puesto y el beneficio para el interés público que de ello se deriva. Se adjunta el respectivo proyecto de resolución elaborado por el Departamento Legal. ACUERDO FIRME.

B) Modificación presupuestaria. De la señora Adriana María Pacheco Madrigal, Prosecretaria General a.i. del TSE, se conoce oficio STSE-2223-2019 del 24 de setiembre de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo cuarto de la sesión ordinaria n.º 91-2019, celebrada el 24 de setiembre de 2019 por el Tribunal Supremo de Elecciones, el cual literalmente manifiesta:

“«Del señor Héctor Fernández Masís, Coordinador del Consejo de Directores, se conoce oficio n.° CDIR-0363-2019 del 23 de setiembre de 2019, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo único de la sesión extraordinaria n.° 48-2019, celebrada ese mismo día por ese Consejo y relativo a la cuarta propuesta de modificación presupuestaria del año 2019, correspondiente al mes de setiembre, la cual se recomienda aprobar.

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.»”

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

C) Sondeo Opinión Oficinas Centrales 2019. Del señor Max Solórzano Alvarado, Contralor de Servicios, se conoce oficio CS-251-2019 del 19 de setiembre de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“Conforme con las atribuciones establecidas en el artículo octavo del reglamento interno de esta Contraloría de Servicios y lo dispuesto por el Superior en la sesión Nº. 98-2015, artículo quinto, comunicado en oficio STSE-2094-2015, se remite el informe del sondeo de opinión realizado en las áreas de servicios de oficinas centrales correspondiente al año 2019.

Dicho informe fue enviado inicialmente a la Dirección Ejecutiva para la valoración técnica-estadística, y mediante oficios DE-2273-2019 de fecha 26 de agosto y DE-2518-2019 de fecha 6 de setiembre del corriente, esa Dirección hizo mención de algunas observaciones y correcciones, mismas que esta Contraloría valoró, y aplicó conforme con la revisión propiamente estadística.

Así las cosas, se envía el informe a ese Consejo de Directores para lo que estime pertinente resolver.”

Se dispone: Tener por rendido el informe. ACUERDO FIRME.

D) Fotografía anual de funcionarios. Del señor Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del TSE, se conoce oficio STSE-2231-2019 del 25 de setiembre de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“Me permito solicitar se someta a consideración la toma de la fotografía anual de los funcionarios de estos organismos electorales, para que sea realizada una vez culminado el proceso electoral 2020.”

Se dispone: Aprobar. ACUERDO FIRME.

E) Sobre el cronograma de cumplimiento de recomendaciones adjunto al oficio n.º DE-2592-2019. Del señor Franklin Mora González, Auditor Interno, se conoce oficio AI-296-2019 del 26 de setiembre de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, el cual después de una serie de consideraciones literalmente solicita:

“Con fundamento en lo expuesto, esta Auditoría Interna respetuosamente se permite solicitar a ese estimable Órgano Colegiado girar las instrucciones que estime pertinentes, a fin de que se elabore y remita a esta Unidad de Fiscalización, el respectivo cronograma ajustado que se pondrá en práctica para la implementación de las recomendaciones del informe de control interno n.º ICI-05-2019.”

Se dispone: Pase a la Dirección Ejecutiva y a la Dirección General del Registro Civil, a los efectos de que gestionen y presenten a este Consejo el cronograma ajustado, según refiere la Auditoría Interna. ACUERDO FIRME.

F) Capacidad de servicios sanitarios en Planta Baja del Edificio de Elecciones. Del señor Tito José Alvarado Contreras, Jefe de la Sección de Ingeniería y Arquitectura, se conoce oficio IA-0546-2019 del 02 de setiembre de 2019, recibido el día 24 de setiembre del presente en la Coordinación de este Consejo, el cual literalmente manifiesta:

“En cumplimiento con el acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria 41-2019, y comunicado mediante oficio CDIR-0309-2019, respetuosamente me permito informar que el viernes 30 de agosto del año en curso se procedió con la apertura de los baños ubicados en planta baja del Edificio de Elecciones.

No omito manifestar que esta Sección continúa con las labores correspondientes para presentar a ese Consejo un estudio integral, considerando las necesidades actuales, futuras y normativa vigente, para extender dicha acción a todos los baños institucionales.”

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

G) Respuesta a oficio CDIR-0348-2019 relativo a informe de seguimiento SRICI-08-2019. De los señores Luis Guillermo Chinchilla Mora, Director General a.i. de la DGRC, Gerardo Abarca Guzmán, Secretario General de la DGRE, Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, Dennis Cascante Hernández, Director General de la DGET, y Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del TSE, se conoce oficio DGRE-722-2019 del 25 de setiembre de 2019, recibido el día 26 de setiembre del presente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“En atención a su oficio n.° CDIR-0348-2019, recibido en estas Direcciones el día 12 de setiembre del año en curso, donde se solicita referirnos al seguimiento de las recomendaciones del informe n.° SRICI-08-2019, relativo recomendaciones giradas por la Auditoría Interna mediante siete informes de control interno, adjuntamos la matriz de seguimiento completa con el estado de cumplimiento y las acciones administrativas llevadas a cabo por estas Direcciones para acatar los asuntos objeto de seguimiento.”

Se dispone: 1.- Tener por rendido el informe, el cual se acoge. 2.- Trasládese para su conocimiento y valoración a la Auditoría Interna. ACUERDO FIRME.

H) Solicitud de establecimiento de protocolo. Del señor Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del TSE, se conoce oficio STSE-2259-2019 del 26 de setiembre de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“Me permito solicitar, se someta a consideración del Consejo de Directores, el establecimiento de un protocolo para el trámite de despidos.”

Se dispone: Pase a los Departamentos Legal y Recursos Humanos, para que de forma conjunta, sometan a consideración de este Consejo, un protocolo de los pasos a seguir una vez dictada la resolución de despido por parte del Tribunal, a los efectos de hacer efectiva dicha resolución. ACUERDO FIRME.

I) Solicitud de visto bueno para que funcionario colabore en el Programa de Asesores Electorales (PAE). De los señores Alejandra Peraza Retana, Jefa del Departamento de Programas Electorales y Gerardo Abarca Guzmán, Secretario General de la DGRE, se conoce oficio DGRE-726-2019 del 27 de setiembre de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“En adición al oficio DGRE-460-2019 de fecha 10 de julio, se solicita facilitar el aval para que el señor Alejandro Brenes González, portador de la cédula de identidad 303600229 se traslade temporalmente ─con su plaza─ al Programa de Asesores Electorales (PAE), debido a su experiencia en labores propias en cantón, en actividades administrativas y en la supervisión de personal, ya que anteriormente ha desempeñado el cargo de asistente de ese programa.

Contar con dicho funcionario ayudará al PAE a mitigar un poco la gran cantidad de personal sin experiencia en las labores propias que debe desarrollar el asesor electoral. Adicionalmente, y en procura del buen desarrollo del programa, dicho traslado cuenta con el visto bueno del señor Hugo Picado León, Directo General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia.”

Se dispone: Aprobar conforme se solicita. ACUERDO FIRME.

J) Mecanismo de seguimiento y control para la colegiatura vigente. De la señora Adriana María Pacheco Madrigal, Prosecretaria General a.i. del TSE, se conoce oficio STSE-2247-2019 del 26 de setiembre de 2019, recibido el 27 de setiembre del presente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo tercero de la sesión ordinaria n.º 92-2019, relacionado con el mecanismo de seguimiento y control para la colegiatura vigente, el cual literalmente dispone:

“Se dispone: Aprobar conforme se propone. ACUERDO FIRME.»”

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

K) Informe sobre declaratoria de desierto. Del señor Ronny Alexander Jiménez Padilla, Jefe a.i. del Departamento Legal, se conoce oficio DL-614-2019 del 27 de setiembre de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual remite informe sobre declaratoria de desierto de la Licitación Pública 2019LN-000004-0012300001 denominada “Alquiler de inmueble para ubicar la sede regional en Pérez Zeledón”, el cual después de una serie de consideraciones literalmente recomienda:

“RECOMENDACIÓN.

Con fundamento en lo expuesto, se recomienda que la administración activa estudie a profundidad la posibilidad de convalidar el cartel y las actuaciones realizadas, hasta ahora, en el procedimiento que nos ocupa. En caso de que el Consejo de Directores decida disponer tal convalidación, podrá instruir a la Proveeduría institucional que continúe con la tramitación de las etapas subsiguientes del procedimiento, y recomiende a ese Colegiado lo que corresponda.”

Se dispone: 1.- Tener por rendido el informe. 2.- En virtud de que no se aprecia una razón objetiva de peso que permita establecer como prioritario para el interés público la convalidación del procedimiento de contratación que nos ocupa, se aprueba lo recomendado por la Proveeduría y se declara desierta la licitación de mérito. ACUERDO FIRME.

L) Plazas vacantes susceptibles de nombrar mediante ascensos y concursos en propiedad. De la señora Jocelyn Brown Pérez, Jefa del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio RH-1990-2019 del 27 de setiembre de 2019, recibido el 30 de setiembre del presente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual remite la información de las plazas vacantes susceptibles de nombrar mediante ascensos y concursos en propiedad.

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Previo a pronunciarse este Consejo sobre el fondo de la propuesta, proponga el Departamento de Recursos Humanos un plan de acción por cuatrimestre, para llenar las referidas plazas vacantes, mismo que deberá presentar en el plazo de 3 días hábiles. ACUERDO FIRME.

M) Devolución presupuestaria para 2019. De los señores José Francisco Rodríguez Siles, Jefe de Subprograma Presupuestario 850-01 y Héctor Fernández Masis, Jefe de Subprograma Presupuestario 850-02, se conoce oficio DE-2808-2019 del 30 de setiembre de 2019, recibido el 01 de octubre del presente en la Coordinación de este Consejo, relacionado con la devolución presupuestaria para el año 2019, el cual después de una serie de consideraciones, literalmente solicita:

“Por lo expuesto, esta Dirección se permite proponer a ese Consejo que avale la devolución al Ministerio de Hacienda de ¢ 1.487.525.000,00 cuyo detalle luce en el cuadro anteriormente presentado.”

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Aprobar conforme se propone. 3.- Elévese a conocimiento y aprobación del Superior. ACUERDO FIRME.

N) Requerimiento de servicios de auditoría para el 2020. Del señor Franklin Mora González, Auditor Interno, se conoce oficio AI-301-2019 del 01 de octubre de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“En observancia a lo dispuesto en la Ley General de Control Interno, artículo n.°22, inciso f), y el Manual de Normas para el Ejercicio de la Auditoría en el Sector Público1 numeral 2.2 que establecen como parte de las competencias de las auditorías internas la preparación de sus planes de trabajo, de conformidad con los lineamientos establecidos por la Contraloría General de la República y la planificación estratégica, esta Unidad de Fiscalización está elaborando su Plan Anual de Trabajo -ordinario y electoral-, correspondiente al 2020,  por lo que en virtud de lo anterior y con el propósito de contribuir a la mejora continua y agregar valor a los procesos institucionales, se le solicita atentamente informar si existe dentro de la Dependencia bajo su cargo, alguna necesidad específica que la Auditoría en el marco de sus competencias pueda atender.

Cabe señalar que, para la formulación de sus necesidades de servicios de auditoría, se deberá considerar al menos: los objetivos estratégicos Institucionales, los objetivos y la evaluación de riesgo de las unidades administrativas bajo su cargo, el Plan anual Operativo entre otros.  Por otra parte, la Auditoría al conformar y atender su plan, considerará la dotación de los recursos existentes y será proporcionado frente a las condiciones imperantes en la Institución y consonante con las regulaciones dispuestas por los órganos competentes sobre el particular.

Por lo señalado supra, mucho se le agradecerá que en un plazo no mayor a cinco días posteriores a la recepción de esta nota, comuniquen sus necesidades de servicios a esta Auditoría, las cuales serán valoradas para su eventual inclusión en el citado Plan.”

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Proponer a la Auditoría Interna un análisis de procesos en el Departamento de Recursos Humanos. ACUERDO FIRME.

O) Solicitud de visto bueno para que funcionarios colaboren en el Programa de Asesores Electorales (PAE). De los señores Alejandra Peraza Retana, Jefa del Departamento de Programas Electorales y Gerardo Abarca Guzmán, Secretario General de la DGRE, se conocen los siguientes oficios: DGRE-728-2019, DGRE-729-2019 y DGRE-734-2019, del 01 de octubre de 2019, recibidos el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante los cuales se solicita el visto bueno para que algunos funcionarios colaboren en el PAE

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Aprobar conforme se solicita. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA.

A) Recomendación para adjudicación trámite 2019LA-000025-0012300001. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio PROV-0559-2019 del día 27 de setiembre del 2019, recibido el mismo día en la coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación de adjudicación en el procedimiento número 2019LA-000025-0012300001 - “ampliación de la conexión inalámbrica para oficinas regionales, enlace a internet (visitas) a 100 mbps y conexión mifi con plan de datos de 10 gb”, conforme al siguiente detalle:

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, de la señorita Herminda Morales Arroyo, Administradora del Contrato y Encargada a.i. de la Unidad de Fiscalización de la Ejecución Contractual, señor Mario Pereira Granados, contraparte técnica, así como de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.”

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.»

Antes de finalizar la sesión, la empresa RED Talento, mediante la señora Sandra Jiménez y el señor Marco Ulate, realizaron una presentación en la cual se dieron los resultados del diagnóstico de competencias del TSE.

A las dieciséis horas terminó la sesión.