ACTA N.º 47-2019

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las catorce horas del diecisiete de setiembre de dos mil diecinueve, con asistencia de los señores Héctor Enrique Fernández Masis, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos –quien preside–; Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones, Luis Guillermo Chinchilla Mora, Director General a.i del Registro Civil; José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo; Hugo Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyeron y aprobaron las actas de las sesiones ordinaria y extraordinaria inmediatas anteriores.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Información sobre vulnerabilidad del edificio Thor. Del señor José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio DE-2523-2019 del 06 de setiembre de 2019, recibido el 09 de setiembre del presente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“En seguimiento a su oficio CDIR-0199-2019, con fecha del 18 de junio del corriente, donde se solicita información sobre las labores de seguridad a realizar según lo solicitado en el oficio IE-365-2019, me permito informar que:

La adquisición de las cortinas metálicas se encuentra en trámite, de contratación mediante el procedimiento 2019CD-000337-0012300001, el cual tiene fecha de apertura el próximo 12 de setiembre.

Los trabajos competentes a la Sección de Ingeniería y Arquitectura, específicamente la colocación de iluminación externa, instalación de cadenas y barrotes, ya fueron finalizados y se encuentran en óptimo funcionamiento.”

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

B) Solicitud de visto bueno para que funcionarios colaboren en el Programa Transmisión de Datos (PTD). De los señores Alejandra Peraza Retana, Jefa del Departamento de Programas Electorales y Gerardo Abarca Guzmán, Secretario General de la DGRE, se conoce oficio DGRE-0655-2019 del 09 de setiembre de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“A partir del proceso electoral de 2018, el Programa Transmisión de Datos modificó su metodología de trabajo, reduciendo de 5 a 3 las giras que tradicionalmente realizaba; siendo que las tareas que se ejecutaban en las 2 primeras giras fueron asumidas por un grupo de funcionarios del mismo programa que las llevan a cabo desde el TSE por medio de llamadas telefónicas y correos electrónicos; dentro de esas tareas se encuentran: contactar a las personas que se desempeñaran como responsables de transmitir los resultados, contratarlas, recolectar algunos insumos para los simulacros, cuentas clientes y otra información valiosa para el proceso.

Es importante destacar que, este cambio de metodología redujo considerablemente los costos relacionados con gastos de viaje, alquiler de vehículos y jornada extraordinaria, situación que a todas luces implica un beneficio para la institución.

En razón de lo anterior, y según lo dispuesto en acuerdo STSE-1633-2019 del 23 de agosto de 2018, el cual indica: “…podrá el Registro Electoral, previo visto bueno de la Dirección respectiva, asignar a funcionarios para que, desde sus puestos habituales, funjan como asesores electorales, representantes del Tribunal en asambleas partidarias, operadores y colaboradores en el proceso de transmisión de datos y asistentes de escrutinio, y no necesariamente nombrarlos en plazas de servicios especiales remuneradas con salario único.”, es que respetuosamente se solicita someter a conocimiento y consideración de los directores miembros del Consejo de Directores que usted coordina, validar el traslado temporal de los siguientes funcionarios para que colaboren en funciones propias del Programa Transmisión de Datos:

De manera adicional, se resalta el hecho que estos funcionarios cuentan con amplia experiencia en el proceso de transmisión de datos por lo que su participación se considera indispensable; asimismo, todos estos casos ya fueron conversados con sus respectivas jefaturas.”

Se dispone: Aprobar conforme se solicita, a partir del 1° de octubre del presente. ACUERDO FIRME.

C) Adendum a oficio DGRE-460-2019. De los señores Alejandra Peraza Retana, Jefa del Departamento de Programas Electorales y Gerardo Abarca Guzmán, Secretario General de la DGRE, se conoce oficio DGRE-0665-2019 del 11 de setiembre de 2019, recibido el día 12 de setiembre del presente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“En adición al oficio DGRE-460-2019 de fecha 10 de julio, me permito respetuosamente solicitar se sirva someter a conocimiento y consideración de los directores miembros del Consejo de Directores que usted coordina, validar el traslado temporal (con su plaza) del funcionario Gustavo Díaz Sandoval portador de la cédula 304080790, quien labora como Técnico en Gestión en el Instituto de Formación y Estudios en Democracia (IFED), a partir del próximo 01 de octubre de 2019, para que colabore en las labores propias del Programa de Asesores Electorales.

Lo anterior cuenta con el aval del señor Rodrigo Brenes Prendas, Secretario General del IFED.”

Se dispone: Aprobar conforme se solicita. ACUERDO FIRME.

D) Solicitud de visto bueno para que funcionarios colaboren en el Programa de Asesores Electorales (PAE). De los señores Alejandra Peraza Retana, Jefa del Departamento de Programas Electorales y Gerardo Abarca Guzmán, Secretario General de la DGRE, se conoce oficio DGRE-0666-2019 del 11 de setiembre de 2019, recibido el día 12 de setiembre del presente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“En adición al oficio DGRE-460-2019 de fecha 10 de julio, me permito respetuosamente solicitar se sirva someter a conocimiento y consideración de los directores miembros del Consejo de Directores que usted coordina, validar el traslado temporal de los siguientes funcionarios para participar en el Programa de Asesores Electorales:

Se dispone: Aprobar conforme se solicita, a partir del 1° de octubre del presente. ACUERDO FIRME.

E) Comunicado de acuerdo. Del señor Mynor Mora Chang, Coordinador de la Comisión de Continuidad del Negocio, se conoce oficio CCN-020-2019 del 11 de setiembre de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.° 8-2019, celebrada el 5 de setiembre de 2019, por la Comisión de Continuidad del Negocio, el cual literalmente manifiesta:

“Se acuerda: Solicitar al Consejo de Directores del TSE aprobar una nueva programación de fechas del Plan de Trabajo para la elaboración del Plan de Continuidad del Negocio del TSE, considerando que en los meses de noviembre 2019 a enero 2020, el avance se estima que sería menos acelerado de lo deseable y así se ha previsto en la reprogramación propuesta, cuya fecha de presentación del plan de continuidad se ha proyectado para el 31 de agosto de 2020, conforme luce a continuación:

Se dispone: Aprobar el cronograma propuesto. ACUERDO FIRME.

F) Estudio de factibilidad para la construcción de nuevo edificio del Tribunal Supremo de Elecciones. De la señora Adriana María Pacheco Madrigal, Prosecretaria General a.i. del TSE, se conoce oficio STSE-2058-2019 del 10 de setiembre de 2019, recibido el 11 de setiembre del presente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo quinto de la sesión ordinaria n.º 86-2019, celebrada el 10 de setiembre de 2019 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relacionado con el estudio de factibilidad para la construcción del nuevo edificio del TSE, el cual literalmente manifiesta:

“Se dispone: Aprobar según se recomienda. Conforme fue ordenado en el acuerdo del artículo tercero de la sesión ordinaria n.° 63-2019, celebrada el 2 de julio de 2019, procedan de inmediato la Dirección Ejecutiva y la Proveeduría institucional con lo de sus cargos a fin de tramitar, sin dilación alguna, lo correspondiente para la consecución del fideicomiso para la construcción de un edificio de cinco niveles con prevista para otro más, a lo cual dará seguimiento la Secretaría General de este Tribunal. Tal reducción cuantitativa permitirá hacer frente a las cuotas del fideicomiso bajo la aspiración de igualar en tales desembolsos -en la medida de las posibilidades- lo que en un futuro se pagaría por concepto de alquileres. ACUERDO FIRME.»”

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

G) Seguimiento recomendaciones informe ICI-05-2017. Del señor Oscar Fernando Mena Carvajal, Oficial Mayor Electoral, se conoce oficio DEL-0869-2019 del 10 de setiembre de 2019, recibido el 11 de setiembre del presente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“En atención al acuerdo adoptado por el Consejo de Directores, mediante oficio CDIR-0328-2019, referente al seguimiento del Informe de control interno n° ICI-005-2017, relativo a los procesos operativos y de gestión de la Oficialía Mayor Electoral, me permito remitir matriz de seguimiento para indicar las razones por las cuales no se han atendido en su totalidad las recomendaciones giradas por la Auditoría Interna, así como las acciones a implementar para lograr su cumplimiento.”

Se dispone: 1.- Tener por rendido el informe. 2.- Remítase a conocimiento de la Auditoría Interna. 3.- Tome nota el señor Director del Registro Civil sobre el estado de los asuntos pendientes que señala el señor Mena Carvajal. ACUERDO FIRME.

H) Informe de control interno n.° ICI-05-2019, relativo a los procesos operativos y de gestión de la Sección de Archivo del Registro Civil. De los señores José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, y Luis Guillermo Chinchilla Mora, Director General a.i. del Registro Civil, se conoce oficio DE-2592-2019 del 11 de setiembre de 2019, recibido el 12 de setiembre del presente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“En atención a lo dispuesto por el Consejo de Directores en acuerdo adoptado en la sesión ordinaria n.° 44-2019 el 3 de setiembre de 2019, comunicado mediante oficio CDIR-0330-2019 de misma fecha, donde se conoce el oficio AI-270-2019 de fecha 28 de agosto de 2019, relativo al “Informe de control interno n.° ICI-05-2019, relativo a los procesos operativos y de gestión de la Sección de Archivo del Registro Civil.”, con la finalidad de dar cumplimiento a lo indicado por el CDIR, nos permitimos rendir informe con respecto a las recomendaciones realizadas por la Auditoría Interna.”

Se dispone: 1.- Tener por rendido el informe. 2.- Póngase en conocimiento de la Auditoría Interna. ACUERDO FIRME.

I) Solicitud de reajuste de costos del convenio específico de colaboración entre el TSE y la UCR. Del señor Javier Vega Garrido, se conoce oficio CE-505-2019 del 13 de setiembre de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual remite una solicitud de reajuste de costos del convenio específico de colaboración entre el TSE y la UCR, el cual después de una serie de consideraciones, indica que el señor Esteban Avendaño Soto, Director del CICIMA, a través de nota CICIMA-418-2019 manifiesta que los costos originales del convenio son aproximadamente un 36% inferiores a los que usualmente cobra ese centro a otras instituciones públicas, y que se han mantenido incólumes en los dos años de vigencia del convenio, de ahí que solicita su reajuste para que los mismos ensayos pasen de ¢5.040.000 a ¢6.766,510, pagaderos en un tracto al inicio del año.

Asimismo, señala ese personero que desde la firma del convenio omitió considerar en la estructura del costo, el esfuerzo aplicado a la generación de una base de datos –que facultativamente puede adquirirse- y plantea en lo que conducente los dos siguientes escenarios de modificación financiera que no incidirían en el objeto del convenio.

1. Mantener los limitados alcances del presente convenio por un año adicional, en términos del número de ensayos y su bajo nivel de confianza (bajo número de tarjetas medidas en relación con el tamaño del lote) y ajustar el costo al menos a 20 756 colones por ensayo para un costo anual de 6 766 510 colones. El costo del estudio pagadero en completo al inicio del año y se entregaría un solo informe. Esto con el fin de renegociar el convenio nuevamente durante ese año.
2. Aumentar los alcances del control de calidad según la contrapropuesta enviada, donde el TSE se beneficia de un mayor número de ensayos con mejor nivel de confianza y el CICIMA logra equiparar sus gastos operativos con el aumento de volumen pudiendo mantener el costo de por ensayo a un precio preferencial (36% del precio por ensayo), por los siguientes dos años. Esta propuesta de incrementar el número de ensayos implicaría asumir un costo anual de ¢ 17, 145, 000,00; es decir, más del triple de lo convenido actualmente y lo presupuestado.

Sobre el particular, indica literalmente el señor Vega Garrido:

“Importa destacar, que la solicitud puramente de aumento planteada por su impacto en la esfera financiera del convenio, y la aplicación del IVA, superarán el monto previsto en el POA 2020 (¢5.040.000), sin embargo la situación que a continuación se planeta podría reducir su costo, asumiéndose que existe interés público y actual en que se prorrogue el convenio.

Como se indicó, la convención abarca pruebas a las tarjetas de policarbonato para cédulas, las de PVC/PET de contingencia de estas últimas –sin rotación hace dos años- y a las de similar material para la TIM, cuyo contrato de suministro vence en enero de 2020 sin posibilidad de prórroga, siendo que la última entrega de tarjetas tendría lugar en diciembre de este año. En el supuesto de excluir las tarjetas PVC/PET, el costo que cubriría el TSE descendería a ¢ 4,551.984 más el IVA, según después lo aclaró el personero del CICIMA.

Ahora, de mantenerse todos los ensayos conforme están convenidos –escenario ideal- a un costo incrementado de ¢6.766,510 sin incluir el IVA, se tornaría necesario en evidentes momentos de contención del gasto, reforzar en ¢2,700.000.00 la citada previsión.”

Por lo que recomienda:

“Que el convenio se prorrogue según la respectiva disponibilidad presupuestaria, y previo criterio favorable del Departamento Legal, sobre la pertinencia del incremento en este tipo de instrumento, la necesidad de adicionarlo por ese motivo, y acerca de la petición del CICIMA de que se cancele el nuevo costo en un tracto desde inicios de año y no por cada semestre.

Finalmente, en caso de que se ratifique lo propuesto por el CICIMA y se determinase su viabilidad legal y formalización, y así se solicite al Tribunal, el “addendum” deberá ser eficaz a partir de enero de 2020, para que pueda iniciar sin alteración el ciclo de las pruebas de ese año.”

Se dispone: Para su atención, pase a la Secretaría del Tribunal Supremo de Elecciones. ACUERDO FIRME.

J) Mecanismo de seguimiento y control para la colegiatura vigente. De los señores José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo y Jocelyn Brown Pérez, Jefa del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio DE-2597-2019 del 11 de setiembre de 2019, recibido el 13 de setiembre del presente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual remite el mecanismo de seguimiento y control para la colegiatura vigente.

Se dispone: 1.- Aprobar las acciones propuestas para implementar el mecanismo de seguimiento. 2.- Elévese al Tribunal para su análisis y respectiva aprobación. ACUERDO FIRME.

K) Remisión de informe de seguimiento SRICI-06-2019. De los señores José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, Luis Guillermo Chinchilla Mora, Director General a.i. del Registro Civil y Oscar Fernando Mena Carvajal, Oficial Mayor Electoral, se conoce oficio DC-4519-2019 del 12 de setiembre de 2019, recibido el 13 de setiembre del presente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual remite las razones por las que no se han cumplido en su totalidad las recomendaciones vertidas por la Auditoría Interna en el informe de seguimiento SRICI-06-2019

Se dispone: 1.- Tener por rendido el informe. 2.- Póngase en conocimiento de la Auditoría Interna. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA.

A) Adjudicación trámite 2019LA-000023-0012300001 [LA] ALQUILER DE CENTRAL TELEFÓNICA PARA SEDES REGIONALES Y OTROS EDIFICIOS EL TSE”. De la señora Lucrecia Mora Marín, Subproveedora, se conoce oficio PROV-0538-2019 del día 16 de setiembre del 2019, recibido el mismo día en la coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores de este Tribunal la recomendación de adjudicación para la licitación abreviada N° 2019LA-000123-0012300001 “ALQUILER DE CENTRAL TELEFÓNICA PARA SEDES REGIONALES Y OTROS EDIFICIOS EL TSE”, conforme al siguiente detalle:

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, del Departamento Legal, de la Administradora del Contrato, señora Herminda Morales Arroyo, del señor Luis Elías Chaves Sánchez, contraparte técnica y de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.”

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.»

B) Adjudicación trámite 2019CD-000282-0012300001. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio PROV-0537-2019 del día 13 de setiembre del 2019, recibido el día 16 de setiembre del presente en la coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación de adjudicación para el procedimiento de contratación “2019CD-000282-0012300001. Servicio de hospedaje, alimentación y actividades protocolarias para los observadores internacionales y para el proceso electoral municipal 2020”, conforme al siguiente detalle:

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, de la señorita Herminda Morales Arroyo, Administradora del Contrato y Encargada a.i. de la Unidad de Fiscalización de la Ejecución Contractual, señor Javier Matamoros Guevara, contraparte técnica, así como de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.”

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.»

A las dieciséis horas terminó la sesión.