ACTA N.º 46-2019

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las catorce horas del diez de setiembre de dos mil diecinueve, con asistencia de los señores Héctor Enrique Fernández Masis, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos –quien preside–; Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones, Luis Guillermo Chinchilla Mora, Director General a.i del Registro Civil; José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo; Hugo Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyeron y aprobaron las actas de las sesiones ordinaria y extraordinaria inmediatas anteriores.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) CDIR-0306-2019 SUSTITUIR. Del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce resolución de las diez horas con cuarenta y cinco minutos del veintinueve de agosto de dos mil diecinueve, recibida el 30 de agosto del presente en la Coordinación de este Consejo, la cual literalmente manifiesta:

“Visto el oficio n.° CDIR-0306-2019 SUSTITUIR del 20 de agosto de 2019, recibido en la Secretaría del Despacho el 26 de agosto de 2019, por intermedio del cual el señor Héctor Fernández Masís, Coordinador del Consejo de Directores, comunica el acuerdo adoptado por ese órgano en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.º 41-2019 del 20 de agosto de 2019; SE RESUELVE: Tomar nota de lo informado por el Consejo de Directores. Notifíquese al referido órgano colegiado.”

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

B) Solicitud de Visto Bueno para que funcionaria colabore en el Programa de Asesores Electorales. De los señores Alejandra Peraza Retana, Jefa del Departamento de Programas Electorales y Gerardo Abarca Guzmán, Secretario General de la DGRE, se conoce oficio DGRE-0641-2019 del 04 de setiembre de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“En adición al oficio DGRE-460-2019 de fecha 10 de julio, me permito respetuosamente solicitar se sirva someter a conocimiento y consideración de los directores miembros del Consejo de Directores que usted coordina, validar el traslado temporal de la funcionaria Sirlenee Fernández Gutiérrez, portadora de la cédula de identidad 1-1082-0995 quien labora como Asistente Administrativo 1 en la Sección de Actos Jurídicos, a partir del próximo 16 de setiembre para que colabore en las labores propias del Programa de Asesores Electorales.”

Se dispone: Aprobar conforme se solicita. ACUERDO FIRME.

C) Remisión de Informe de seguimiento SRICI-08-2019. Del señor Franklin Mora González, Auditor Interno, se conoce oficio AI-278-2019 del 03 de setiembre de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual remite el informe de seguimiento SRICI-08-2019, el cual después de una serie de consideraciones literalmente concluye y recomienda:

“ CONCLUSIONES

3.1 En relación con las recomendaciones giradas por esta Auditoría Interna mediante siete informes de control interno1, el 78,43% han sido atendidas en su totalidad, siendo que el 19.61% de éstas, correspondiente a diez recomendaciones, a la fecha de las verificaciones de campo llevadas a cabo con motivo del presente estudio, muestran un cumplimiento parcial y el 1.96% que equivale a una recomendación no ha sido atendida.

Esta situación resulta preocupante, sobre todo si se considera que las recomendaciones datan de aproximadamente entre 3 y 7 años desde que se formularon, sin que se adopten las medidas correctivas para su debida atención; además, de que dichas recomendaciones han sido acogidas por el Tribunal en más de una ocasión según corresponde.

3.2 La situación expuesta en cuanto a que la Administración mantiene aproximadamente entre 3 y 7 años, diez recomendaciones aún en condición de cumplimiento parcial y una en condición de no cumplida, siendo que éstas fueron acogidas en diferentes oportunidades por el Tribunal, en el transcurso de esos años, genera que sea inminente la materialización del riesgo determinado en los hallazgos, que dieron origen la emisión de dichas recomendaciones, debido al excesivo tiempo que ha transcurrido sin que se haya procedido con la implementación.

3.3 Debe tenerse presente que las recomendaciones contenidas en los informes de control interno, constituyen acciones de mejora tendientes a la mitigación de los riesgos detectados y que esta Unidad de Fiscalización somete a la Administración de manera motivada, procurando que se establezcan mecanismos para que los riesgos señalados sean controlados de manera razonable, oportuna y pertinente, pues de lo contrario, se incrementarían las probabilidades de que éstos se materialicen.

4. RECOMENDACIÓN

Al Consejo de Directores

En razón de los hechos expuestos en el presente informe, con todo respecto se le recomienda a ese Órgano Colegiado realizar las gestiones que estime necesarias, para el correspondiente cumplimiento de las 10 recomendaciones que aún se encuentran como parcialmente cumplidas y de 1 que se encuentra como no cumplida. Lo anterior, de conformidad con lo que establece el párrafo cuarto del artículo 39 de la Ley General de Control Interno, n.º 8292.

Cabe señalar que debido al tiempo transcurrido desde la emisión de esas recomendaciones (aproximadamente entre 3 y 7 años); así como, después de varios informes de seguimiento efectuados por esta Unidad de Fiscalización, siendo que a la fecha de emisión de este documento se encuentran aun parcialmente cumplidas y una sin cumplir, por lo que esta Auditoría Interna no procederá a efectuar el seguimiento correspondiente a esas recomendaciones, siendo que por tal razón, es responsabilidad de la Administración, si llega a materializarse los riesgos señalados en los respectivos informes originales.”

Se dispone: Pase a la Dirección General del Registro Civil, Dirección General del Registro Electoral, Dirección General de Estrategia Tecnológica, Dirección Ejecutiva y Secretaría General del TSE, a los efectos de que en el plazo de 10 días informen a este Consejo las razones por las cuales no se han cumplido al 100% las recomendaciones referidas por la Auditoría Interna, así como las acciones a tomar para lograr dicho cumplimiento. ACUERDO FIRME.

D) Informe sobre objetivo estratégico "Organización y arbitraje de procesos electorales". De la señora Adriana María Pacheco Madrigal, Prosecretaria General a.i. del TSE, se conoce oficio STSE-2022-2019 del 05 de setiembre de 2019, recibido el 06 de setiembre del presente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo tercero de la sesión ordinaria n.º 85-2019, celebrada el 5 de setiembre de 2019 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relacionado con el informe sobre objetivo estratégico "Organización y arbitraje de procesos electorales":

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

E) Abordaje de políticas internas. De la señora Adriana María Pacheco Madrigal, Prosecretaria General a.i. del TSE, se conoce oficio STSE-2023-2019 del 05 de setiembre de 2019, recibido el 06 de setiembre del presente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo tercero de la sesión ordinaria n.º 85-2019, celebrada el 5 de setiembre de 2019 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relacionado con el abordaje de políticas internas.

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

F) Propuesta de integración de la Comisión de Salud Ocupacional. De la señora Adriana María Pacheco Madrigal, Prosecretaria General a.i. del TSE, se conoce oficio STSE-2025-2019 del 05 de setiembre de 2019, recibido el 06 de setiembre del presente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el quinto de la sesión ordinaria n.º 85-2019, celebrada el 5 de setiembre de 2019 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relacionado con la propuesta de integración de la Comisión de Salud Ocupacional.

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA.

A) Informe para aplicar migración de contrato en SICOP, trámite 2019CD-000303-0012300001. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio PROV-0514-2019 del día 03 de setiembre del 2019, recibido el mismo día en la coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“Realizado el procedimiento correspondiente a la migración de contratos que aún se encuentran vigentes del fenecido sistema CompraRED al actual Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP), conforme a la directriz DGABCA-0012-2018  “Procedimiento para la migración de contratos que se encuentran en el sistema CompraRED 2.0 al sistema integrado de compras públicas SICOP” y oficio DE-4117-2018 “Migración de contratos que se encuentran en el sistema CompraRED 2.0 al Sistema Integrado de Compras Púbicas SICOP” emitido por la Dirección Ejecutiva, esta Proveeduría - con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales, plantea al Consejo de Directores de este Tribunal la recomendación de aplicar la condición de aprobado en el Sistema Integrado de Compras Públicas, a través del mecanismo de adjudicación, a fin de proseguir con la migración del objeto conforme al siguiente detalle:

      * Conforme a lo establecido en oficio DE-0835-2019 de 19 de marzo de 2019, visible en el expediente electrónico.

En caso afirmativo, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, de la Administradora del Contrato, señora Herminda Morales Arroyo, de la contraparte técnica, señora Alcides Chavarria Vargas y de la Auditoría Interna.

Igualmente es importante aclarar que al ser un contrato objeto de migración no se alteran las condiciones contractuales establecidas en el convenio que le da origen, preexistente en CompraRED.

Quedo atento a lo que se estime disponer.”

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.»

B) Adjudicación trámite 2019LA-000017-0012300001. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio PROV-0513-2019 del día 03 de setiembre del 2019, recibido el mismo día en la coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación de adjudicación en el procedimiento número 2019LA-000017-0012300001 - “Equipo y Suministros Tecnológicos”, conforme al siguiente detalle:

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, de la señorita Herminda Morales Arroyo, Administradora del Contrato y Encargada a.i. de la Unidad de Fiscalización de la Ejecución Contractual, señora Ana Yansi Gutiérrez Francis y señor Mario Pereira Granados, contrapartes técnicas, así como de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.”

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.»

C) Declaratoria de desierto del trámite 2019LN-00004-0012300001. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio PROV-0506-2019 del día 28 de agosto del 2019, recibido el 03 de setiembre del presente en la coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“Mediante procedimiento número 2019LN-000004-001230000, se dio inicio a la licitación pública denominada “Alquiler de inmueble para ubicar la sede regional del Tribunal Supremo de Elecciones en Pérez Zeledón”. En ella se estableció como plazo para la recepción de ofertas el lapso de tiempo comprendido entre las 8:00 horas del 18 de julio, a las 10:00 horas del 05 de agosto del presente año, es decir 10 días hábiles, toda vez que, a la contabilidad inicial de días realizada por el analista, debió rebajársele los feriados correspondientes al 25 de julio y el 2 de agosto, según lo estipulado en el artículo 148 del Código de Trabajo- Ley N° 2.

Para la fecha programada de apertura de las ofertas -5 de agosto de 2019-, se constató la presentación de cinco plicas para la partida única del trámite en cuestión, ellas son:

J& J Canaan Sociedad Anónima.

Ganadera Carolina Sociedad Anónima.

Jose Hernan Navarrete Monge.

ICONS Ingeniería y Construcción Sociedad de Responsabilidad Limitada.

Inversiones Portobelo Sociedad Anónima.

Sin embargo, con la revisión posterior del trámite, se comprobó que el plazo otorgado para la recepción de ofertas era menor a lo establecido en los artículos 42 inciso f) de la Ley de Contratación Administrativa y 58 de su reglamento.

“Artículo 42.-Estructura mínima. El procedimiento de licitación pública se desarrollará reglamentariamente, y se respetarán los siguientes criterios mínimos:

f) El plazo mínimo para recibir ofertas será de quince días hábiles, contados desde el día siguiente de la publicación del aviso a participar y hasta el día de la apertura de las ofertas, inclusive. (El subrayado no es del original.)”

“Artículo 58.-Plazo de recepción de ofertas. Para la recepción de ofertas, el cartel electrónico deberá establecer el plazo en días hábiles, con indicación de la hora y fecha de vencimiento...

Para las licitaciones públicas, aplicará el plazo mínimo de quince días hábiles establecido en el artículo 42 inciso f) de la Ley de Contratación Administrativa… (El subrayado no es del original.)”

De tal forma que el plazo de recepción de ofertas otorgado en la licitación pública 2019LN-000004-001230000, no cumple con lo establecido en dichos numerales, por lo que resulta viable la aplicación de lo indicado expresamente en el artículo 86 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, que reza:

“Artículo 86.-Acto final.

(…)

Cuando la Administración, decida declarar desierto un procedimiento de contratación, deberá dejar constancia de los motivos específicos de interés público considerados para adoptar esa decisión, mediante resolución que deberá incorporarse en el respectivo expediente de la contratación.

Cuando se haya invocado motivos de interés público para declarar desierto el concurso, para iniciar un nuevo procedimiento, la Administración deberá acreditar el cambio en las circunstancias que justifican tal medida.

       (…)”

Ante ello, se considera pertinente la declaración de desierta del trámite de contratación 2019LN-000004-0012300001, “Alquiler de inmueble para ubicar la sede regional del Tribunal Supremo de Elecciones en Pérez Zeledón”, toda vez que la disminución del término para la presentación de plicas que se observa, constituye una falta en la forma del procedimiento, la cual ha sido frecuentemente tratada por la Contraloría General de la República en diversas ocasiones:

“…no brindar el plazo mínimo dispuesto en la Ley de Contratación Administrativa para recibir ofertas, no constituye en sí una mera formalidad (sic) sino que reviste de una garantía sustantiva para el interés público, en tanto permite a todos los interesados, la confección reposada de su oferta para efectos del tipo de procedimiento que se ha seleccionado. En ese sentido, debe considerarse que la decisión del legislador de otorgar un plazo de 15 días, no hace sino desarrollar los principios de libre concurrencia, publicidad, transparencia de los procedimientos licitatorios…

…De lo anterior se extrae que resulta fundamental el haber respetado el plazo para la apertura de las ofertas con el fin de respetar el debido proceso definido normativamente…”2

No obstante, resulta necesario aclarar que dicha acción no representa menoscabo  en la satisfacción de la necesidad de la Administración, ya que según lo indicado por el Departamento Legal de este Tribunal, oficio DL-112-2019 del 7 de marzo de 2019, el contrato de arrendamiento actual se encuentra vigente hasta el 15 de noviembre del corriente y cuenta con la posibilidad de ampliarse por una última vez de 3 años, es decir hasta el 15 de noviembre de 2022, lo cual permite contar con margen para la realización de la gestión a través de un nuevo trámite licitatorio.

Cabe señalar, que para este tipo de inconvenientes durante la tramitación del procedimiento en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP), dicha herramienta electrónica no cuenta con alertas que permitan al encargado del trámite observar y enmendar el error en forma oportuna, ni a ninguna otra de las partes involucradas en el proceso, ya que dicho plazo se ingresa hasta el momento mismo de la publicación, es decir, cuando ya se cuenta con las aprobaciones necesarias, sin que este sea un elemento a valorar dentro de las revisiones previas. Dicha aseveración, fue confirmada por la “Mesa de Ayuda SICOP”, en respuesta otorgada el 13 de agosto mediante correo electrónico, luego de la consulta realizada.

“Con relación a su consulta, le comentamos que el sistema la validación que realiza es que la hora sea posterior a la actual, así como la fecha sea igual o posterior en el caso de inicio de recepción y en el caso de cierre/apertura que el dato ingresado sea posterior al inicio registrado.

En cuanto a cumplimiento de plazos, no hay una validación de esta información...”

Por otra parte, es destacable que, durante el plazo de recepción de Objeciones al Cartel, ninguno de los potenciales oferentes en ese momento, hizo alusión a la limitante del plazo indicado en dicho pliego cartelario, por el contrario, como se indicó párrafos arriba, se recibieron sin ningún problema 5 ofertas al procedimiento que nos ocupa.

Asimismo, y ante el acontecimiento de dicho inconveniente, es posible suponer que el error en la contabilidad del plazo, pudo obedecer a los altos niveles de trabajo que vienen manejando los analistas encargados desde hace algunos meses y también, a devoluciones de este y otros trámites surgidas en su momento (contrataciones directas, licitaciones abreviadas y públicas), que como se sabe, en razón de su calificación varían los plazos establecidos para gestionarlas y que ante el agotador proceso de devolverlos, recibirlos y revisarlos varias veces para su corrección, pueden inducir a error a los funcionarios encargados de su gestión, con la desventaja de una falta de alerta, como ya se señaló, por parte del SICOP, para corregirlos en el tiempo pertinente.

Así las cosas, por lo expuesto, la Proveeduría Institucional recomienda al Consejo de Directores, declarar desierto el concurso de la licitación pública 2019LN-000004-0012300001, denominada “Alquiler de inmueble para ubicar la sede regional del Tribunal Supremo de Elecciones en Pérez Zeledón”, y se proceda con las gestiones correspondientes para la nueva tramitación.”

Se dispone: Pase al Departamento Legal a los efectos de que, en un plazo de 5 días, estudie e indique a este Consejo, si las actuaciones que señala la proveeduría, así como las razones que se permite exponer para declarar desierto el trámite que nos ocupa, podría generar algún tipo de responsabilidad a la Administración. ACUERDO FIRME.»

D) Adjudicación trámite 2019LA-000021-0012300001 “Alquiler de inmueble para ubicar la Sede Regional del Tribunal Supremo de Elecciones en Siquirres”. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio PROV-0524-2019 del día 06 de setiembre del 2019, recibido el mismo día en la coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación de adjudicación, conforme al siguiente detalle:

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, Departamento Legal, de la señora Herminda Morales Arroyo en calidad de Administradora del Contrato, señores Alcides Chavarría Vargas, Tito José Alvarado Contreras, contraparte técnica y de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.”

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.»

E) Adjudicación trámite 2019LA-000019-0012300001 “Compra e instalación de archivos móviles”. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio PROV-0519-2019 del día 05 de setiembre del 2019, recibido el mismo día en la coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación de adjudicación, conforme al siguiente detalle:

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, Departamento Legal, de las señoras Herminda Morales Arroyo en calidad de Administradora del Contrato, Laura Quesada Ramirez, contraparte técnica y de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.”

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.»

F) Adjudicación trámite 2019LA-000024-0012300001 “Servicio de recepción de residuos valorizables, destrucción y permuta”. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio PROV-0528-2019 del día 05 de setiembre del 2019, recibido el 10 de setiembre del presente en la coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación de adjudicación, del procedimiento “2019LA-000024-0012300001- Servicio de recepción de residuos valorizables, destrucción y permuta”, conforme al siguiente detalle:

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, de las señoras Herminda Morales Arroyo en calidad de Administradora del Contrato, Oscar Emmanuel Arias Brenes, contraparte técnica y de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.”

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.»

G) Adjudicación trámite 2019CD-000195-0012300001. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio PROV-0530-2019 del día 10 de setiembre del 2019, recibido el mismo día en la coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación de adjudicación para el procedimiento de contratación “2019CD-000195-0012300001. Servicio de impresión de papeletas y otros materiales electorales”, conforme al siguiente detalle:

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, de la señorita Herminda Morales Arroyo, Administradora del Contrato y Encargada a.i. de la Unidad de Fiscalización de la Ejecución Contractual, señora Marianela Quirós Arias, contraparte técnica, así como de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).”

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.»

A las dieciséis horas terminó la sesión.