ACTA N.º 44-2019

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las catorce horas del tres de setiembre de dos mil diecinueve, con asistencia de los señores Héctor Enrique Fernández Masis, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos –quien preside–; Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones, Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo; Hugo Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Armenia Masis Soto, Directora General a.i. de Estrategia Tecnológica.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Remisión de copia de Estudio “Solicitud de emisión y continuidad de los servicios de identificación de personas”. De la señora Armenia Masis Soto, Directora General a.i. de la DGET, se conoce oficio DGET-202-2019 del 26 de agosto de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual remite copia de los resultados del estudio “Solución de emisión y continuidad de los servicios de identificación de personas”.

Se dispone: Proceda el señor Director de la Dirección General de Estrategia Tecnológica, a realizar una presentación del estudio referido, a los miembros de este Consejo el día 10 de setiembre del presente. ACUERDO FIRME.

B) Remisión de Informe de seguimiento SRICI-06-2019. Del señor Franklin Mora González, Auditor Interno, se conoce oficio AI-265-2019 del 27 de agosto de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual remite el Informe de seguimiento SRICI-06-2019, el cual después de una serie de consideraciones literalmente concluye y recomienda:

“3. CONCLUSIONES

3.1 En relación con las recomendaciones giradas por esta Auditoría Interna mediante el informe de repetida cita, el 30% han sido atendidas en su totalidad, y se evidencia que el 65% de las recomendaciones emitidas, han sido implementadas parcialmente y el 5% aún no se ha implementado, a la fecha de las verificaciones de campo del presente estudio.

Esta última situación resulta preocupante, sobre todo si se considera que las recomendaciones datan de abril de 2018, o sea que han transcurrido aproximadamente casi un año y tres meses desde que se formularon y hasta la fecha de emisión de este informe, sin que se adopten las medidas correctivas para su debida atención.

3.2 Debe tenerse presente que las recomendaciones contenidas en los informes de control interno, constituyen acciones de mejora tendientes a la mitigación de los riesgos detectados y que esta Unidad de Fiscalización somete a la Administración de manera motivada, procurando que se establezcan mecanismos para que los riesgos señalados sean controlados de manera razonable, oportuna y pertinente, pues de lo contrario, se incrementarían las probabilidades de que éstos se materialicen.

RECOMENDACIÓN

Al Consejo de Directores

Girar las instrucciones correspondientes a la Dirección Ejecutiva, a las Oficialías Mayores Civil y Electoral, para que realicen las gestiones correspondientes relativas a la implementación de las recomendaciones emitidas por esta Auditoría en el informe n.° ICI-02-2018, que a la fecha se encuentran con un nivel de cumplimiento parcial o no han sido cumplidas. Para ello, es necesario que se defina claramente un plazo improrrogable para que dichas recomendaciones sean implementadas, en relación con el informe de control interno objeto de estudio, cuyos detalles se presentan en los anexos al presente informe.

Lo anterior, sin detrimento de lo que establece el párrafo cuarto del artículo 39 de la Ley General de Control Interno n.º 8292 y con el fin de cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico, así como, de fortalecer el control interno, de tal manera que se mitigue la eventual materialización de los riesgos que dieron origen a las situaciones expuestas en el referido informe de control interno.”

Se dispone: Informen la Dirección Ejecutiva, la Oficialía Mayor Civil y la Oficialía Mayor Electoral, en el plazo improrrogable de 5 días, las razones por las cuales no se han atendido en su totalidad las recomendaciones giradas por la Auditoría Interna, así como las acciones a implementar para lograr su cumplimiento. ACUERDO FIRME.

C) Remisión de Informe de seguimiento SRICI-07-2019. Del señor Franklin Mora González, Auditor Interno, se conoce oficio AI-266-2019 del 27 de agosto de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual remite el Informe de seguimiento SRICI-07-2019, el cual después de una serie de consideraciones literalmente concluye y recomienda:

“3. CONCLUSIONES

3.1 En relación con las recomendaciones giradas por esta Auditoría Interna mediante el informe de repetida cita, según se desprende del presente seguimiento, el 62,50% han sido atendidas en su totalidad, siendo que el 25% de éstas, correspondiente a dos recomendaciones, a la fecha de las verificaciones de campo del presente estudio, muestran un cumplimiento parcial y el 12,50%, equivalente a una recomendación, se encuentra pendiente de cumplir.

Esta última situación resulta preocupante, sobre todo si se considera que las recomendaciones datan de diciembre de 2017, o sea que han transcurrido casi un año y seis meses desde que se formularon, sin que se adopten las medidas correctivas para su debida atención.

3.2 Debe tenerse presente que las recomendaciones contenidas en los informes de control interno, constituyen acciones de mejora tendientes a la mitigación de los riesgos detectados y que esta Unidad de Fiscalización somete a la Administración de manera motivada, procurando que se establezcan mecanismos para que los riesgos señalados sean controlados de manera razonable, oportuna y pertinente, pues de lo contrario, se incrementarían las probabilidades de que éstos se materialicen.

RECOMENDACIÓN

Al Consejo de Directores

Girar las instrucciones correspondientes a la Oficialía Mayor Electoral, para que realicen las gestiones correspondientes relativas a la implementación de las recomendaciones emitidas por esta Auditoría en el informe n.º ICI-05-2017, que a la fecha se encuentran con un nivel de cumplimiento parcial y la que no ha sido cumplida. Para ello, es necesario que se defina claramente un plazo improrrogable para que dichas recomendaciones sean implantadas, cuyos detalles se presentan en los Anexos a este informe.

Lo anterior, sin detrimento de lo que establece el párrafo cuarto del artículo 39 de la Ley General de Control Interno n.º 8292 y con el fin de cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico, así como, de fortalecer el control interno, de tal manera que se mitigue la eventual materialización de los riesgos que dieron origen a las situaciones expuestas en el referido informe de control interno.”

Se dispone: Dar traslado de este informe a la Oficialía Mayor Electoral, para que en el plazo improrrogable de 5 días, indique las razones por las cuales no se han atendido en su totalidad las recomendaciones giradas por la Auditoría Interna, así como las acciones a implementar para lograr su cumplimiento. ACUERDO FIRME.

D) Adición a acuerdo de este Tribunal sobre nombramientos en diversas plazas no profesionales. De la señora Verónica Quesada Portuguez, Prosecretaria General a.i. del TSE, se conoce oficio STSE-1950-2019 del 27 de agosto de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“Esta Secretaría General comunica el acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.º 81-2019, celebrada el 27 de agosto de 2019 por el Tribunal Supremo de Elecciones, integrado por los señores Magistrados Luis Antonio Sobrado González –quien preside–, Eugenia María Zamora Chavarría, Max Alberto Esquivel Faerron, Luis Diego Brenes Villalobos y Fernando del Castillo Riggioni, que dice:

«Se dispone: Adicionar el acuerdo adoptado en el artículo tercero de la sesión ordinaria n.° 79-2019, celebrada el 20 de agosto de 2019, relativo a nombramientos en plazas de oficinistas 1, secretarios (as) 1 y 2, choferes, trabajadores misceláneos y oficiales de seguridad, de forma tal que se entenderá que se debe recurrir preceptivamente a tales registros no solo para nombramientos en propiedad, sino también para interinos. ACUERDO FIRME.»”

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

E) Remisión de Informe de control interno N.° ICI-05-2019. Del señor Franklin Mora González, Auditor Interno, se conoce oficio AI-270-2019 del 28 de agosto de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual remite el Informe de control interno N.° ICI-05-2019, el cual después de una serie de consideraciones literalmente concluye y recomienda:

“ 3. CONCLUSIONES

3.1 El contar la Sección de Archivo del Registro Civil con una estructura orgánica no formalizada, ocasiona el riesgo de que el personal desconozca las relaciones de jerarquía, líneas de dependencia y coordinación. Además, genera que las categorías de puestos que conforman la Sección, puedan no ser ubicadas de conformidad con las funciones que le corresponden, según el Manual Descriptivo de Clases de Puestos.

3.2 Existe impedimento a nivel institucional para que una persona funcionaria realice funciones que no le son propias al puesto en que fue nombrada, el hecho de que se le estén asignando a los colaboradores  que ocupan el puesto de Asistente Administrativo 1 (Oficinista 1), tareas distintas este, puede generar que se materialice la prohibición prevista en la normativa interna –referida en los hallazgos del presente estudio-, tal situación podría acarrea eventuales responsabilidad para la Jefatura de la Dependencia en estudio. 

3.3 La situación expuesta respecto a la permanencia de puestos en la Institución de servicios especiales con continuidad superior a los 36 meses -situación a la cual no escapa la Sección de Archivo del Registro Civil-, en el contexto específico de este tipo de puestos y por su especial condición de temporalidad, tiende a desvirtuar su naturaleza.  Además, se estarían asignando puestos de naturaleza temporal, para la atención de necesidades, habituales y permanentes -ya no temporales-, lo que debe atenderse con puestos de otras características o dentro del plan establecido para el traslado de esas plazas a cargos fijos por el Tribunal, mediante acuerdo n.º 2 de la sesión ordinaria n.º 51-2019 del 21 de mayo de 2019, comunicado con oficio n.º STSE-1024-2019, de esa misma fecha.

Dicha situación ha propiciado que se materialice el riesgo de rotación de personal en la Sección objeto de estudio, ocasionando el posible riesgo de retraso en las labores que desarrolla dicha Dependencia y con ello el incumplimiento de sus objetivos, debido a las dificultades para alcanzar la curva de aprendizaje que desarrollan los funcionarios al llegar nuevos a un puesto, aunado a que la naturaleza de las funciones desarrolladas en esta Dependencia requiere de cierto grado de conocimiento especializado.

3.4 En cuanto a los procedimientos de la Sección:

3.4.1 La existencia de actividades e instrucciones incluidas en el manual de procedimientos e instructivos, que presentan inconsistencias, tales como: actividades incompletas, desactualizadas; así como, el uso de formularios sin la codificación que haga referencia a la actividad que se encuentran asociados, además de que no se han incluido como parte de los anexos la ejecución de actividades que no están establecidas como parte del procedimiento, genera el riesgo de que las labores que desarrollan los funcionarios de la Sección en estudio, no se ejecuten con uniformidad de procedimiento y de criterio.

Aunado a lo anterior, tal situación también genera que cada colaborador eventualmente ejecute sus funciones de la forma que estime más conveniente, lo que a su vez podría causar una afectación directa en el logro de los objetivos de esta Dependencia. Asimismo, ante la llegada de nuevos funcionarios, la herramienta con que cuenta actualmente no estaría del todo actualizada, por lo que dicha situación les dificultaría su aprendizaje e inducción.

3.4.2 La ausencia en el Tribunal de una metodología aprobada para la elaboración de manuales bajo un enfoque por procesos, genera el riesgo de que los procedimientos desarrollados bajo dicho enfoque, no cuenten con todos los elementos de control necesarios para la realización de las funciones encomendadas a una Unidad, situación que podría ir en detrimento del cumplimiento eficiente y eficaz de los objetivos asignados a ésta.

4. RECOMENDACIONES

A los Señores del Consejo de Directores:

De conformidad con los resultados obtenidos con motivo de la presente evaluación, esta Auditoría Interna respetuosamente se permite recomendar a ese estimable Órgano Colegiado, se giren las instrucciones pertinentes a las instancias que de seguido se indican, con el propósito que se pongan en práctica las siguientes recomendaciones:

Al Director General del Registro Civil:

4.1 Realizar las gestiones necesarias en coordinación con las instancias institucionales correspondientes, para que se revise, actualice, documente, apruebe y divulgue la estructura orgánica de la Sección de Archivo del Registro Civil, acorde con las actividades desarrolladas en el Manual Integrado de Procesos -MIP-DGRC-P16-v01- vigente a partir del 17 de setiembre del 2018, con el propósito de que se establezcan formalmente las relaciones jerárquicas, las líneas de dependencia y coordinación que al efecto se establezcan; considerando las Áreas de la estructura práctica establecida, con el fin de valorar si es la mejor forma orgánica de la Sección, y oficializarla. (Ver aparte 2.1.1 de este informe)

4.2 Gestionar ante las instancias institucionales correspondientes, un estudio integral de los puestos de la Sección de Archivo del Registro Civil, con el propósito de minimizar la rotación de personal que se ha presentado en los últimos años; además, de definir los perfiles para los puestos, de acuerdo con las labores que esta Dependencia efectúa, lo cual bien podría hacerse en el contexto de los resultados del  “Informe Preliminar Mejoras en el Registro Civil”, aprobado en sesión ordinaria n.° 36-2015, celebrada por el Tribunal el 28 de abril del 2015, acuerdo comunicado con oficio n.° STSE-0684-2015 de la misma fecha. (Ver aparte 2.1.2 de este informe)

4.3 Evaluar la ejecución de las labores asignadas a los funcionarios nombrados en las plazas de servicios especiales, con el fin de verificar su correcta utilización en labores temporales y de necesidad momentánea, conforme a su naturaleza; sino, evaluar la posibilidad de gestionar su traslado a cargos fijos, esto dentro del plan establecido para el traslado de ese tipo de plazas, según lo indicado en el acuerdo n.º 2 de este Tribunal, tomado en la sesión n.º 51-2019, del 21 de mayo de 2019 y comunicado mediante oficio n.º STSE-1024-2019, de esa misma fecha. (Ver aparte 2.1.2 de este informe)

4.4 Actualizar, documentar, aprobar y divulgar los procedimientos que realiza la Sección de Archivo del Registro Civil, referidos en el presente informe, con el propósito de que el Manual de Procedimientos sea utilizado por el personal, bajo criterios estandarizados y homogéneos; además, de que sirva como instrumento y guía a los funcionarios de dicha oficina en la ejecución de sus labores. (Ver aparte 2.2.2 de este informe)

4.5 Como complemento a la recomendación anterior, en relación con la utilización de hojas electrónicas, se reitera la recomendación n.º 4.1, emitida por esta Auditoría Interna mediante el informe n.º ICI-04-2019, del 03 de julio de 2019, comunicado con el oficio n.º AI-210-2019, que a la letra dice:

“A la Jefatura de la Sección de Archivo del Registro Civil. 4.1 Realizar las gestiones que correspondan ante el Departamento de Tecnologías de Información y Comunicaciones (DTIC), para que se lleve a cabo un estudio documentado, que permita evaluar el posible desarrollo de un software o aplicación, a efectos de ejercer el control automatizado de los documentos que ingresan para ser custodiados en la Sección de Archivo del Registro Civil, con el propósito de que mediante dicho software o aplicación se logre lo siguiente: a. Contar con los mecanismos que permitan dar trazabilidad a los documentos desde su ingreso a esa Dependencia para su custodia; así como los traslados a lo interno de la Sección. Además, garantizar no sólo la oportuna atención de cada solicitud de préstamo de documentos, sino también mantener el monitoreo necesario hasta que las diferentes entidades o instancias internas realicen su devolución. b. Garantizar el resguardo, integridad y disponibilidad de la información, minimizando el riesgo de mantener dicho control en hojas electrónicas y/o tarjetas, las cuales no se depuren de manera oportuna. c. Conocer la cantidad y tipo de documentos recibidos en dicha Sección.”

Al Director Ejecutivo

4.6 Realizar las gestiones que se estimen necesarias con el propósito de que se establezcan los lineamientos, directrices y normativa en relación con la migración que está efectuando la Dirección General del Registro Civil; así como, para aquellas otras dependencias que a futuro opten por tal migración, respecto a los Manuales de Procedimientos, al pasar estos de un enfoque funcional a un enfoque por procesos. (Ver aparte 2.2.1 de este informe)

Al Departamento de Recursos Humanos

4.7 Efectuar un estudio de funciones de los servidores que ocupan el puesto de Asistente Administrativo 1 (oficinista 1), a efecto de determinar, si efectivamente se configura la situación prevista en el artículo 57 del Reglamento a la ley de Salarios y Régimen de Méritos del TSE y del Registro Civil. De tipificarse la situación en estudio, ese Departamento deberá informa al Tribunal, lo correspondiente, con el propósito de que el Superior Jerárquico establezca lo procedente.

A todas las dependencias a las que se dirigen las recomendaciones

4.8 Elaborar y remitir a esta Auditoría Interna, dentro del plazo legal correspondiente, un informe contentivo del análisis de cada una de las recomendaciones del presente informe; así como, un cronograma para su implementación, con indicación de las fechas, actividades y responsables de su atención.”

Se dispone: Pase a la Dirección General del Registro Civil y a la Dirección Ejecutiva para que propongan, en el plazo de 5 días, el cronograma y los responsables para el debido cumplimiento de lo recomendado por la Auditoría Interna. ACUERDO FIRME.

F) Consulta del Director del Registro Civil sobre Ficha de Unidad Administrativa. Del señor José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio DE-2363-2019 del 30 de agosto de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“De conformidad con la consulta formulada en oficio DGRC-0726-2019 del 30 de julio de 2018, por el señor Luis Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, en relación con la solicitud de eximir de la elaboración de la Ficha de Unidad Administrativa a las oficinas adscritas a la Dirección General del Registro Civil, basándose en que esa Dirección trabaja bajo el enfoque por procesos y que por tanto existe una ficha de procedimiento que integra la mayor parte de la información requerida en dicho documento, me permito poner a consideración de ese cuerpo colegiado los siguientes argumentos en torno al tema.

La Ficha de Unidad Administrativa se constituye en un documento que integra la pirámide documental del otrora sistema de gestión de calidad. Una vez conocido el acuerdo tomado por el Consejo de Directores en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.° 21-2019, comunicado por medio del oficio CDIR-0142-2019-Sustituir del 7 de mayo de 2019, en el que se dispone finalizar el contrato de Recertificación de los procesos registrales del TSE con la empresa INTECO, esta Dirección, en su calidad de responsable de planear, organizar, dirigir, coordinar, supervisar  y evaluar la ejecución de las funciones administrativas de la Institución, procedió a realizar un análisis exhaustivo de las guías que dan pie a los diferentes tipos documentales que integran la pirámide, considerándose de interés institucional el mantener vigente la ficha de unidad administrativa, no sólo porque se constituye en una buena práctica administrativa  heredada del SGC, sino porque integra una serie de información valiosa y necesaria, tal y como la historia de cada una de las dependencias, su organización (organigrama vigente), puestos y/o clases que la integran, entre otras cosas, la cual facilita la elaboración de estudios administrativos, de cargas de trabajo y análisis de puestos, que realiza, tanto la Dirección Ejecutiva como otras unidades administrativas de la institución.

Por otra parte, el Consejo de Directores en sesión ordinaria n°. 12-2017 del 2 de marzo de 2017, comunicado mediante oficio CDIR-080-2017 del 8 de marzo de 2017, acuerda “permitir únicamente a la Dirección General del Registro Civil elaborar sus manuales de procedimientos mediante la herramienta o software ‘Bizagi’ a modo de plan piloto hasta que este Consejo decida lo contrario”. Al respecto es importante aclarar que, esta Dirección, con base en lo indicado por la Contraloría General de la República, entiende que un plan piloto es:

Un esfuerzo temporal que se asume para probar la viabilidad de una solución. Temporal significa que el proyecto tiene una fecha final; exclusivo significa que el resultado final del proyecto es diferente del resultado de otras soluciones del sistema propuestas.

Un proyecto piloto es un proyecto en el que se prueban las ideas nuevas. En el contexto de implementación de procesos y herramientas, esto significa que se prueban procesos y herramientas nuevas.  Implica que puede añadir recursos adicionales, utilizar personas clave y ajustar el presupuesto y los planes en consonancia. También implica que se debe controlar el proyecto con mucho cuidado, puesto que empezará a utilizar el nuevo proceso y las nuevas herramientas en proyectos reales cuando haya evaluado el proyecto piloto y aprendido con él .

Por lo anterior, siendo que las labores desarrolladas por la Dirección General del Registro Civil en torno a la elaboración de manuales de procedimientos con la herramienta Bizagi se enmarcan en un plan piloto, no los exime de atender los requerimientos de información –de carácter funcional- realizados por las dependencias competentes. Al respecto mediante oficio DGRC-0726-2019 el señor Bolaños Bolaños reconoce la importancia de la historia del Registro Civil, tanto para el Tribunal Supremo de Elecciones, como para el país en general, y considera que la esta debe ser documentada y procesada de manera centralizada por un ente institucional, que cuente con las competencias profesionales necesarias para desarrollar este tipo de labores; pues efectivamente, el Área de Planificación Institucional se encuentra desarrollando ese tipo de labor, y para ello es que se requiere como insumo, la información contenida en la Ficha de Unidad Administrativa. Es importante tomar en cuenta que ya, en oficio DE-1948-2018 del 20 de junio del 2018, (en respuesta de oficio DGRC-0655-2018) se le había comunicado al Director a.i. del Registro Civil, la necesidad de que todas las oficinas del TSE, incluidas la Dirección General del Registro Civil (DGRC) y sus adscritas, completaran la ficha de unidad administrativa; asimismo, se le había aclarado que podría utilizarse la “ficha de procedimiento” que venía  utilizando esa dependencia, pero a modo de plan piloto, quedando sujeta a  revisión por parte de la Dirección Ejecutiva.

Así las cosas, la Dirección Ejecutiva solicita, por su digno intermedio, que se emita una directriz institucional, estableciendo la obligatoriedad de que todas y cada una de las unidades administrativas, tanto en sede central como en oficinas regionales, presenten la respectiva ficha de unidad administrativa, tomando como referencia lo establecido en las circulares DE-0004-2018 y DE-015-2018, del 9 de enero de 2018 y 6 de junio de 2018, respectivamente.”

Se dispone: 1.- Acoger lo recomendado por el señor Director Ejecutivo, en consecuencia, todas las unidades administrativas de la institución, tanto en sede central como en oficinas regionales, deberán presentar la respectiva ficha de unidad administrativa, según lo establecido por la Dirección Ejecutiva en las circulares DE-004-2018 y DE-015-2018. 2.- Gírese la correspondiente circular a todas las dependencias de la institución. ACUERDO FIRME.

G) Estudio de factibilidad para la construcción de nuevo edificio del Tribunal Supremo de Elecciones. Del señor José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce nuevamente oficio n.° DE-2222-2019 del 14 de agosto de 2019, recibido el día 19 de agosto del presente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual, de conformidad con lo dispuesto en la sesión ordinaria n.° 37-2019, celebrada el 30 de julio de 2019 por este colegiado, en relación  al estudio de factibilidad para la construcción del nuevo edificio de estos organismos electores, remite informe respecto a la viabilidad de utilizar presupuesto institucional como medio alterno al fideicomiso de obra pública ya aprobado por el Superior, donde se concluye en lo que interesa, que respecto al costo beneficio del proyecto, la mejor opción sería desarrollarlo mediante presupuesto institucional, por cuanto resultaría menos oneroso, pero se advierte que bajo ese escenario se requerirían de esfuerzos importantes de la jerarquía institucional para gestionar la asignación de los recursos ante el Ministerio de Hacienda y la Asamblea Legislativa, por cuanto constituye una inversión del Estado en obra pública en tiempos de crisis financiera, requiriéndose de un compromiso de alto nivel que garantice el flujo de recursos durante toda la ejecución del proyecto.

Se dispone: 1.- Tener por rendido el informe. 2.- Este Consejo ratifica y eleva a consideración del Tribunal, la recomendación de que se tramite un fideicomiso de obra pública, para satisfacer las necesidades institucionales con base en los siguientes aspectos:

1. De acuerdo con el informe indicado, la construcción de la obra que interesa, así como los gastos asociados que ahí se detallan, implicarían una inversión para el Estado de ¢9.012.726.673,52. Si bien ese monto podría verse incrementado por algunas situaciones imprevistas, lo cierto es que la realización de dicha obra bajo la figura del Fideicomiso, implicaría para el Estado la obligación de cancelar 204 cuotas mensuales por un monto de ¢97.650.000,00 cada una, según la información aportada por las entidades financieras, por lo que el total a pagar sería de ¢19.920.600.000,00, es decir, más del doble que la erogación a realizar bajo la figura de la contratación administrativa. No obstante, consideramos que es más viable la negociación con el Ministerio de Hacienda y la Asamblea Legislativa, para que se incluyan tales recursos durante los diecisiete ejercicios presupuestarios que involucraría el pago de las 204 cuotas, que incluir aproximadamente diez mil millones de colones en dos o tres ejercicios presupuestarios, dada la crisis fiscal por la que está atravesando el país. Ello, claro está, salvo que las autoridades hacendarias consideren lo contrario.
2. Adicionalmente, debe considerarse que durante el tiempo de ejecución de la obra, además de los recursos necesarios para asumir esa contratación, también deberán incluirse en el presupuesto institucional los fondos para honrar el pago de alquiler de los inmuebles que actualmente albergan las oficinas que se trasladarían al nuevo edificio, sea la suma de ¢58.798.497,90 mensuales; mientras que bajo la figura del Fideicomiso, los recursos a incluir en el presupuesto institucional para cubrir las cuotas correspondientes, se presupuestarían una vez trasladadas las mencionadas oficinas, de suerte que implicaría un incremento solo por la diferencia entre el monto de alquiler y el de la cuota del Fideicomiso, sea la suma de ¢38.851.502,10 mensuales, razón por la que también consideramos al Fideicomiso como la opción idónea para desarrollar el proyecto, teniendo en cuenta que el país se encuentra en tiempos de crisis financiera y resultaría contrario al escenario de contención del gasto que impulsan la Asamblea Legislativa y el Poder Ejecutivo, aumentar, en el plazo de dos años, el presupuesto institucional en un aproximado de ₡7.500.000.000,00. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA.

A) Informe para aplicar migración de contrato en SICOP, trámite 2019CD-000293-0012300001. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio PROV-0499-2019 del día 26 de agosto del 2019, recibido el 27 de agosto del presente en la coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“Realizado el procedimiento correspondiente a la migración de contratos que aún se encuentran vigentes del fenecido sistema CompraRED al actual Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP), conforme a la directriz DGABCA-0012-2018  “Procedimiento para la migración de contratos que se encuentran en el sistema CompraRED 2.0 al sistema integrado de compras públicas SICOP” y oficio DE-4117-2018 “Migración de contratos que se encuentran en el sistema CompraRED 2.0 al Sistema Integrado de Compras Púbicas SICOP” emitido por la Dirección Ejecutiva, esta Proveeduría - con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales, plantea al Consejo de Directores de este Tribunal la recomendación de aplicar la condición de aprobado en el Sistema Integrado de Compras Públicas, a través del mecanismo de adjudicación, a fin de proseguir con la migración del objeto conforme al siguiente detalle:

En caso afirmativo, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, de la Administradora del Contrato, señora Herminda Morales Arroyo, de la contraparte técnica, señor Alcides Chavarría Vargas y de la Auditoría Interna.

Igualmente es importante aclarar que al ser un contrato objeto de migración no se alteran las condiciones contractuales establecidas en el convenio que le da origen, preexistente en CompraRED.

Quedo atento a lo que se estime disponer.”

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

B) Adjudicación trámite 2019LA-000016-0012300001. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio PROV-0501-2019 del día 27 de agosto del 2019, recibido el mismo día en la coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación de adjudicación, conforme al siguiente detalle:

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, de la señorita Herminda Morales Arroyo, Administradora del Contrato y Encargada a.i. de la Unidad de Fiscalización de la Ejecución Contractual, señor Gustavo Fitoria Mora, contraparte técnica, así como de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

A las quince horas terminó la sesión.