ACTA N.º 42-2019

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las catorce horas del veintisiete de agosto de dos mil diecinueve, con asistencia de los señores Héctor Enrique Fernández Masis, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos –quien preside–; Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones, Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo; Hugo Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Armenia Masis Soto, Directora General a.i. de Estrategia Tecnológica.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Propuesta para suplir vacantes en puestos no profesionales cuando existan registros de elegibles. De la señora Adriana María Pacheco Madrigal, Prosecretaria General a.i. del TSE, se conoce oficio STSE-1873-2019 del 20 de agosto de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“Esta Secretaría General comunica el acuerdo adoptado en el artículo tercero de la sesión ordinaria n.º 79-2019, celebrada el 20 de agosto de 2019 por el Tribunal Supremo de Elecciones, integrado por los señores Magistrados Luis Antonio Sobrado González     –quien preside–, Eugenia María Zamora Chavarría, Max Alberto Esquivel Faerron, Luis Diego Brenes Villalobos y Fernando del Castillo Riggioni, que dice:

«Del señor Gerardo Felipe Abarca Guzmán, Coordinador a. i. del Consejo de Directores, se conoce oficio n.° CDIR-0302-2019 del 13 de agosto de 2019, recibido en la Secretaría General de este Tribunal el 16 de agosto de 2019, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Se comunica el acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.º 40-2019, celebrada el 13 de agosto de 2019 por el Consejo de Directores, integrado por los señores Gerardo Felipe Abarca Guzmán, Director General a.i. del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos –quien preside–; Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del TSE; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo; Rodrigo Abdel Brenes Prendas, Director General a.i. del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica, que dice:

«Se dispone: Este Consejo, en aras de procurar la idoneidad del recurso humano al servicio de estos organismos electorales, eleva a conocimiento del Tribunal Supremo de Elecciones, la propuesta de nombrar por orden de notas –de mayor a menor- las vacantes que se presenten, como sucede en el caso de los asistentes administrativos 1, oficinistas 1, choferes, trabajadores misceláneos y oficiales de seguridad. ACUERDO FIRME.».".

Se dispone: En lo sucesivo, para los puestos indicados -así como para los casos de secretarios (as) 1 y 2- se nombrará en propiedad por estricto orden de notas del respectivo registro de elegibles y según número de puesto en las respectivas vacantes. Proceda el Departamento de Comunicaciones y Relaciones Públicas con la divulgación interna del presente acuerdo. ACUERDO FIRME.»”

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

B) Abordaje de políticas internas. Del señor José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce nuevamente oficio DE-1920-2019 del 11 de julio de 2019, recibido el 12 de julio del presente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente solicita:

“El acuerdo adoptado por el Consejo en el artículo segundo de su sesión ordinaria n.º 32-2019 celebrada el 2 del mes en curso y comunicado mediante oficio n.° CDIR-0227-2019 de misma fecha, en relación con lo requerido por esta Dirección mediante oficio n.° DE-1769-2019 del 21 de junio de 2019, permite conocer la designación de tres personas que conforman el grupo responsable de la gestión del objetivo correspondiente al eje estratégico Organización y arbitraje de procesos electorales del PEI 2019-2024.

Al respecto, valga mencionar que se espera la referencia a un punto requerido en el oficio de cita: el abordaje de políticas institucionales internas, razón por la que se hace respetuosa solicitud al CDIR para conocer el tratamiento pretendido a este tema.

Sobre este particular, el API recomienda:

1. Que, en adición a las cinco políticas institucionales que fueron aprobadas por el Tribunal el 14 de mayo de 2019 y que responden al enfoque de Gestión por Resultados para el Desarrollo (GpRD), se mantengan las tres políticas internas en los términos indicados infra, especificando en los documentos oficiales su carácter interno y presentándolas de manera diferenciada en relación con aquellas.

2. Que, en caso de avalar la recomendación anterior, se apruebe ajustar la redacción de las dos primeras políticas conforme se indica seguidamente y se haga del conocimiento del Tribunal para lo que estime pertinente:

i. El Tribunal Supremo de Elecciones se compromete con el fomento de una cultura organizacional tendiente a incentivar el desarrollo de las capacidades y competencias de las personas funcionarias, en apego a los valores institucionales.

La anterior redacción sustituiría el siguiente texto: “Fomentar una cultura organizacional tendiente a incentivar el desarrollo de las capacidades de nuestros funcionarios/as en apego a los valores institucionales”.

ii. El Tribunal Supremo de Elecciones continuará robusteciendo la gestión institucional, la cultura de planificación y la rendición de cuentas.

La anterior redacción sustituiría el siguiente texto: “Robustecer la gestión institucional, la cultura de planificación y la rendición de cuentas”.

iii. El Tribunal Supremo de Elecciones promoverá eficiente y oportunamente la administración del proceso de gestión documental institucional, así como la investigación, el desarrollo e innovación del conocimiento archivístico mediante la implementación de un Sistema Institucional de Gestión Documental (SIGD).”

Se dispone: 1.- Aprobar conforme se recomienda, con excepción de lo correspondiente al SIGD que no se estima necesario mantener como política interna, siendo que bien puede continuar su desarrollo siguiendo las directrices y normativas que rigen esta materia, siempre bajo la guía, coordinación y responsabilidad del Archivo Central del TSE.  Por consiguiente, el abordaje y la redacción propuesta para las dos primeras políticas referidas, se aprueba como sigue:

Políticas internas:

El Tribunal Supremo de Elecciones se compromete con el fomento de una cultura organizacional tendiente a incentivar el desarrollo de las capacidades y competencias de las personas funcionarias, en apego a los valores institucionales.

El Tribunal Supremo de Elecciones continuará robusteciendo la gestión institucional, la cultura de planificación y la rendición de cuentas. 2.-  Elevar a conocimiento del Tribunal, con la recomendación de aprobar. 3.- Descárguese del registro de asuntos pasados a estudio individual de los miembros de este Consejo. ACUERDO FIRME.

C) Remisión de oficio n.° DE-0935-2019. De la señora Adriana María Pacheco Madrigal, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce nuevamente oficio n.° STSE-0732-2019 del 5 de abril de 2019, recibido en la Coordinación de este Consejo el 8 de abril de 2019, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Con instrucciones de la Presidencia del Tribunal Supremo de Elecciones, para su atención, le remito copia del oficio n.° DE-0935-2019 del 25 de marzo de 2019, recibido el día siguiente en esta Secretaría General, suscrito por el señor José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo.".

Se dispone: 1. Aprobar conforme se recomienda. 2. -Comuníquese a la oficina de Jurisprudencia y Normativa del TSE para lo de su cargo. 3.- Descárguese del registro de asuntos pasados a estudio individual de los miembros de este Consejo. ACUERDO FIRME.

D) Estudio de factibilidad para la construcción del nuevo edificio del Tribunal Supremo de Elecciones. Del señor Vinicio Mora Mora, jefe a.i. del Departamento Legal, se conoce oficio DL-530-2019 del 23 de agosto de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual remite informe acerca de la ampliación del criterio en punto a la obligatoriedad institucional de cumplir con una serie de avales o dictámenes favorables como condición previa para poder suscribir un Contrato de Fideicomiso para la construcción de un nuevo edificio del Tribunal Supremo de Elecciones, el cual después de una serie de consideraciones literalmente concluye:

“IV.- Conclusión

Conforme lo expuesto, al advertirse que la institución puede acudir al procedimiento establecido en los artículos 2 inciso c) y 3 párrafo segundo de la Ley de Contratación Administrativa, así como en los numerales 130 y 145 de su reglamento, a efecto de suscribir un contrato de fideicomiso para la construcción de un nuevo edificio, en el tanto la propuesta y el financiamiento de la obra no provendría de empréstitos ni supone endeudamiento extraordinario por otras fuentes de capitalización que requieran ley previa al amparo de lo que establece el artículo 14 de la Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos, Ley n.° 8131, este Departamento considera que el Tribunal Supremo de Elecciones estaría relevado de cumplir con los trámites vinculados con el Banco Central de Costa Rica y el Ministerio de Hacienda.»”

Se dispone: Tener por rendido el informe, el cual se acoge. Agréguese a los antecedentes. ACUERDO FIRME.

E) Solicitud de levantamiento de requisitos para el PAE. De los señores Alejandra Peraza Retana, Jefa del Departamento de Programas Electorales y Gerardo Abarca Guzmán, Secretario General de la DGRE, se conoce oficio DGRE-0598-2019 del 20 de agosto de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“Como ya es de su conocimiento, se han presentado dificultades para llevar a cabo el nombramiento de las plazas para el Programa de Asesores Electorales (PAE), debido a que muchos funcionarios que cuentan con los requisitos para ocuparlas, no están interesados pues no les representa un beneficio salarial, al tratarse de plazas bajo la modalidad de salario único, razón por la cual la Dirección General de Registro Electoral en el oficio DGRE-206-2019 de fecha 27 de marzo de 2019, solicitó que si existían funcionarios que contaban con el requisito académico pero carecían de la experiencia, fueran nombrados si mostraban interés en el puesto.

Al respecto considérese, que a pesar de que el PAE realizó un proceso de reclutamiento a nivel institucional, tanto en Sede Central como en las diferentes Sedes Regionales, con la finalidad de disponer de un listado de personas interesadas en fungir como Asesor(a) Electoral, posterior a la valoración de atestados se determinó que una funcionaria con experiencia en el PAE no cumple con el requisito académico establecido en el Manual Descriptivo de Clases de Procesos Electorales, Servicios Especiales, Salario Único (S.U.) de la Institución. 

En virtud de lo indicado, es que en esta oportunidad se solicita respetuosamente valorar la aplicación de la excepción al requisito académico al puesto en el que se propone el nombramiento, tal como se aplicó en el pasado a funcionarios que se nombraron en puestos de la clase Técnico Funcional 2, tomando en consideración que se trata de plazas de servicios especiales de plazo determinado para desempeñar labores específicas.

Finalmente, es importante resaltar que el citado Programa de Asesores Electorales es medular para el proceso electoral, ya que, es el encargado de organizar dicho proceso en todos los cantones del país, para lo cual es esencial contar con personal con experiencia en el campo.”

Se dispone: Pase al Departamento Legal para que lo agregue al estudio solicitado por el Tribunal en el artículo cuarto de la sesión ordinaria n° 75-2019, celebrada el 08 de agosto del 2019, comunicado mediante oficio STSE-1789-2019, relacionado con las plazas de Técnico Funcional 2-SU-. ACUERDO FIRME.

F) Solicitud de Visto Bueno para que funcionario colabore en el Programa de Asesores Electorales (PAE). De los señores Alejandra Peraza Retana, Jefa del Departamento de Programas Electorales y Gerardo Abarca Guzmán, Secretario General de la DGRE, se conoce oficio DGRE-0599-2019 del 20 de agosto de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“En adición al oficio DGRE-460-2019 de fecha 10 de julio, me permito respetuosamente solicitar se sirva someter a conocimiento y consideración de los directores miembros del Consejo de Directores que usted coordina, validar el traslado temporal del funcionario Daniel Villalobos Zúñiga, portador de la cédula de identidad 6-0361-0363 quien labora como Asistente Administrativo 2 en la Oficina Regional de Coto Brus, a partir del próximo 01 de setiembre para que colabore en las labores propias del Programa de Asesores Electorales.”

Se dispone: Aprobar lo solicitado con rige a partir del 16 de setiembre del presente. ACUERDO FIRME.

G) Informe de seguimiento n.° SRICI-02-2019. De la señora Kattya Varela Gómez, Subjefa a.i. del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio RH-1681-2019 del 16 de agosto de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“En cumplimiento con el cronograma de recomendaciones del informe de control interno N° ICI-03-2019 relativo al proceso de declaraciones juradas de bienes de este organismo electoral, se adjunta – en tiempo y forma – el procedimiento RH-P067-v2 “Comunicados al personal institucional” con las recomendaciones realizadas por la Auditoría Interna, para lo que estime pertinente ese estimable consejo.

Es menester indicar que el proceso de comunicación a personas funcionarias que deben rendir caución a favor del TSE – el cual está contemplado en este mismo procedimiento – está siendo actualmente auditado, por lo que posiblemente haya que realizar algunos ajustes al procedimiento en cuestión, por lo que se solicita – salvo superior criterio – que la fecha de rige del mismo, sea a partir de que finalice la auditoría y sean incluidas las recomendaciones vertidas por la Auditoría Interna.”

Se dispone:  Proceda la señora subjefa a.i. del Departamento de Recursos Humanos, a remitir a este Consejo para su debida aprobación, el referido proceso a una vez que finalice el período de auditoría y hayan sido incluidas las recomendaciones pertinentes. ACUERDO FIRME.

H) Resolución de contenido confidencial. Por resolución de las once horas con quince minutos del veintitrés de agosto del presente, el TSE advierte, en relación con lo acordado por este Consejo en el artículo segundo de la sesión ordinaria n°. 41-2019 del pasado veinte de agosto, que resulta improcedente el plazo de tres meses establecido en dicho acuerdo para la propuesta de un mecanismo de seguimiento y control para asegurar que los funcionarios en cargos profesionales mantengan su colegiatura al día mientras se encuentren nombrados, ya que el TSE había precisado el plazo de quince días hábiles.

Se dispone: En virtud de que este Consejo precisó lo indicado en dicha resolución, mediante oficio CDIR-0306-2019 SUSTITUIR se procedió a realizar la corrección, instruyendo tanto al Departamento de Recursos Humanos como a la Dirección Ejecutiva que el mecanismo de control debía presentarse en el plazo de 15 días hábiles, el cual comenzó a contar a partir del día de la notificación. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA.

A) Adjudicación trámite 2019LA-000020-0012300001 “Servicio de emergencias médicas”. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio PROV-0481-2019 del día 20 de agosto del 2019, recibido el mismo día, en la coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación de adjudicación, conforme al siguiente detalle:

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, de las señoras Herminda Morales Arroyo en calidad de Administradora del Contrato, Mercedes Barrantes Solórzano, contraparte técnica y de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.”

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.»

B) Solicitud para aprobar la Insubsistencia en partida 3 trámite 2019LA-000011-0012300001 “Cajas de cartón”. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio PROV-0490-2019 del día 22 de agosto del 2019, recibido el mismo día, en la coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“Mediante oficio de esta Proveeduría No. PROV-205-2019 del 28 de mayo de 2019, recomendó a ese Consejo la adjudicación de la licitación 2019LA-000011-0012300001 “Cajas de cartón”, incluida la partida 3 a favor de NATURAL GREEN DE COSTA RICA SOCIEDAD ANONIMA, cédula jurídica 3-101-762092, por $158,00 (ciento cincuenta y ocho dólares sin centavos).

Dicho informe fue aprobado por el Consejo en sesión ordinaria n.º 27-2019, celebrada el 11 de junio de 2019 y comunicado mediante oficio No. CDIR-0190-2019 de la misma fecha. Para dar continuidad al procedimiento, se solicitaron las especies fiscales y garantía de cumplimiento conforme corresponde.

Sin embargo, se recibió comunicación por parte del adjudicatario NATURAL GREEN DE COSTA RICA SOCIEDAD ANONIMA (documento No. 007-2607/2019 de fecha 26 de julio de 2019), firmado por su representante legal, señor Gonzalo Matamoros Bonilla, en el que renuncia a la adjudicación de la partida 3 de la licitación, debido a cambios de precio del fabricante, del cual dicha empresa es distribuidora, ya que los varió de manera considerable, lo que haría que la entrega del producto resultara ruinosa para el oferente.

En virtud de lo anterior y conforme a lo establecido en el artículo 199 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, que en lo que interesa establece: “La Administración, declarará insubsistente el concurso, sin perjuicio de las eventuales responsabilidades que procedan por el incumplimiento, en cualquiera de las siguientes circunstancias: cuando el adjudicatario, debidamente prevenido para ello, no otorgue la garantía de cumplimiento a entera satisfacción; no suscriba la formalización contractual en el plazo otorgado; no acate la orden de inicio; en caso de remate, cuando no sea cancelada la totalidad del precio dentro del plazo respectivo...”.

Así las cosas, debido a que el adjudicatario presentó una nota en la que “renuncia” a la adjudicación, no rindió la garantía de cumplimiento, situaciones que impiden la formalización contractual, se sugiere al Consejo de Directores declare insubsistente el concurso para la partida 3, que corresponde a 100 cajas para almacenar archivos, de cartón corrugado número 175, de una sola pieza, tapa incorporada, alto 36 cm, ancho 20 cm, largo 27 cm, refuerzo lateral y de fondo, dos agujeros en cada lado.

En caso de que el Consejo avale esta recomendación, salvo mejor criterio, deberá instruirse lo siguiente:

Que la Proveeduría retome el análisis de ofertas para proceder con una nueva recomendación de re-adjudicación.

Quedo atento a lo que se estime disponer.”

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.»

C) Informe para aplicar migración de contrato en SICOP, trámite 2019CD-000251-0012300001. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio PROV-0496-2019 del día 23 de agosto del 2019, recibido el día 26 de agosto, en la coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“Realizado el procedimiento correspondiente a la migración de contratos que aún se encuentran vigentes del fenecido sistema CompraRED al actual Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP), conforme a la directriz DGABCA-0012-2018  “Procedimiento para la migración de contratos que se encuentran en el sistema CompraRED 2.0 al sistema integrado de compras públicas SICOP” y oficio DE-4117-2018 “Migración de contratos que se encuentran en el sistema CompraRED 2.0 al Sistema Integrado de Compras Púbicas SICOP” emitido por la Dirección Ejecutiva, esta Proveeduría - con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales, plantea al Consejo de Directores de este Tribunal la recomendación de aplicar la condición de aprobado en el Sistema Integrado de Compras Públicas, a través del mecanismo de adjudicación, a fin de proseguir con la migración del objeto conforme al siguiente detalle:

En caso afirmativo, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, de la Administradora del Contrato, señora Herminda Morales Arroyo, de la contraparte técnica, señora Patricia Chacón Jimenez, señor Jesús Barboza Retana y de la Auditoría Interna.

Igualmente es importante aclarar que al ser un contrato objeto de migración no se alteran las condiciones contractuales establecidas en el convenio que le da origen, preexistente en CompraRED.

Quedo atento a lo que se estime disponer.”

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.»

D) Adjudicación trámite 2019LN-000002-0012300001: “Compra de Licencias de Software Bajo la Modalidad de Enterprise Agreement”. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio PROV-0498-2019 del día 26 de agosto del 2019, recibido el mismo el día, en la coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación de adjudicación, conforme al siguiente detalle:

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, de la Unidad de Fiscalización, del Departamento Legal y de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.”

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.»

Antes de finalizar la sesión, se le dio audiencia a la Auditoría Interna para que realizara la presentación del “Informe de control interno sobre los procesos operativos y de gestión que realiza el Archivo del Registro Civil”., el cual se remitirá a este Órgano Colegiado para el trámite respectivo.

A las dieciséis horas terminó la sesión.