ACTA N.º 33-2019

Sesión extraordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las catorce horas del cuatro de julio de dos mil diecinueve, con asistencia de los señores Héctor Enrique Fernández Masis, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos –quien preside–; Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones, Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo; Hugo Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica.

ARTÍCULO ÚNICO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Remisión de Informe de control interno N.° ICI-04-2019. Del señor Juan Vicente García Matamoros, Auditor Interno a.i., se conoce oficio n.° AI-210-2019 del 03 de julio de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual remite el informe de control interno N.° ICI-04-2019 relativo a los procesos operativos y de gestión de la Sección de Archivo del Registro Civil, sobre aspectos de custodia, préstamo y recuperación de documentos, el cual después de una serie de consideraciones literalmente recomienda:

“4. RECOMENDACIONES

A la Señora Magistrada y Señores Magistrados:

De conformidad con los resultados obtenidos con motivo de la presente evaluación, esta Auditoría Interna respetuosamente se permite recomendar a ese estimable Órgano Colegiado, se giren las instrucciones pertinentes a las instancias que de seguido se indican, con el propósito que se pongan en práctica las siguientes recomendaciones:

A la Jefatura del Archivo del Registro Civil

4.1 Realizar las gestiones que correspondan ante el Departamento de Tecnologías de Información y Comunicaciones (DTIC), para que se lleve a cabo un estudio documentado, que permita evaluar el posible desarrollo de un software o aplicación, a efectos de ejercer el control automatizado de los documentos que ingresan para ser custodiados en la Sección de Archivo del Registro Civil, con el propósito de que mediante dicho software o aplicación se logre lo siguiente: (Ver aparte 2.1 de este informe)

Contar con los mecanismos que permitan dar trazabilidad a los documentos desde su ingreso a esa Dependencia para su custodia; así como los traslados a lo interno de la Sección. Además, garantizar no sólo la oportuna atención de cada solicitud de préstamo de documentos, sino también mantener el monitoreo necesario hasta que las diferentes entidades o instancias internas realicen su devolución.

Garantizar el resguardo, integridad y disponibilidad de la información, minimizando el riesgo de mantener dicho control en hojas electrónicas y/o tarjetas, las cuales no se depuren de manera oportuna.

Conocer la cantidad y tipo de documentos recibidos en dicha Sección.

4.2 Emitir y comunicar las directrices correspondientes, mediante las cuales se establezcan las regulaciones necesarias para el oportuno seguimiento y recuperación de los documentos facilitados con carácter de préstamo a otras dependencias, así como el tiempo máximo que deben observar para el retiro de los documentos solicitados. Lo anterior con el propósito de que los documentos permanezcan el menor tiempo posible, fuera del depósito documental; así como que se evidencien los respaldos y demás requisitos que deben formar parte del expediente del cual fueron extraídos los documentos originales. (Ver aparte 2.2. de este informe)

4.3 Elaborar, comunicar y ejecutar un plan de acción que le permita a esa Sección, realizar una revisión y depuración de la información contenida en las hojas de cálculo; así como, de las Boletas de Retiro de Expedientes (Tarjetas Amarillas).

4.4 Elaborar y remitir a esta Auditoría Interna, dentro del plazo legal correspondiente, un informe contentivo del análisis de cada una de las recomendaciones del presente informe; así como, un cronograma para su implementación, con indicación de las fechas, actividades y responsables de su atención.

Se dispone: Pase al señor Director del Registro Civil a efectos de que informe lo pertinente respecto a las recomendaciones brindadas por la Auditoría Interna dentro del plazo de 5 días. ACUERDO FIRME.

A las quince horas terminó la sesión.