Acta n.° 30-2019

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las catorce horas del veinticinco de junio de dos mil diecinueve, con asistencia de los señores Héctor Enrique Fernández Masis, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos –quien preside–; Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones, Luis Guillermo Chinchilla Mora, Director General a.i. del Registro Civil; José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo; Hugo Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Armenia Masis Soto, Directora General a.i. de Estrategia Tecnológica.

A) Se leyeron y aprobaron las actas de las sesiones ordinaria y extraordinarias inmediatas anteriores.

A) Solicitud de audiencia para comunicación verbal de resultados. Del señor Franklin Mora González, Auditor Interno, se conoce oficio AI-171-2019 del 18 de junio de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“Con el propósito de dar cumplimiento a lo dispuesto en las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, en su aparte 205 “Comunicación de resultados”, inciso 08, me permito solicitarles, respetuosamente, se nos conceda una audiencia en los próximos días, para la presentación del “Informe de control interno relativo a los procesos operativos y de gestión de la Sección de Archivo del Registro Civil, sobre aspectos de custodia, préstamo y recuperación de documentos”.

Cabe señalar que en virtud de la materia objeto del citado informe, salvo mejor criterio de ese estimable Órgano Colegiado, esta Auditoría Interna estima conveniente que se cuente con la participación de los licenciados: Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil y Laura Quesada Ramírez, Jefa de la Sección del Archivo del Registro Civil.”

Se dispone: Otorgar la audiencia al señor Auditor en los términos solicitados, para el día 02 de julio del presente a las 15:00 horas. ACUERDO FIRME.

B) O-CDIR-199-2019. Del señor Richard Poveda Solórzano, Jefe de la Oficina de Seguridad Integral, se conoce oficio SI-083-2019 del 20 de junio de 2019, recibido el 21 de junio en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“En respuesta al oficio O-CDIR-199-2019 referente al análisis de vulnerabilidad del Edificio Thor, me permito remitir copia digital del oficio SI-148-2018 del 18 de octubre del 2018 entregado a la Dirección Ejecutiva el 19 de octubre del 2018, el cual contenía el criterio de seguridad respecto a cada punto indicado.

Por otro lado, cabe mencionar que actualmente la cámara del lobby se cambió por una de mejor calidad y además se logró conectar a un grabador de nuestro sistema de monitoreo, sin embargo, es importante aclarar que, al igual que todas las demás cámaras los videos se respaldan por menos de dos meses.”

Se dispone: 1.- Tomar nota 2.- Este asunto se resolverá una vez sea remitido el informe que sobre el particular se solicitó en forma conjunta con la Dirección Ejecutiva. ACUERDO FIRME.

C) Informe de seguimiento n.° SRICI-02-2019. De la señora Kattya Varela Gómez, Subjefa a.i. Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio RH-1250-2019 del 20 de junio de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“En cumplimiento al cronograma de recomendaciones del informe de seguimiento n° SCRICI-02-2019, el cual fue aprobado y comunicado por el Consejo de Directores, en oficio n° CDIR-0163-2019, le corresponde a este Departamento, implementar las siguientes actividades como parte de la recomendación 4.2.3, que a letra dice:

4.2.3.1 Definir las medidas correspondientes a efecto de que en el oficio que se remite al Superior comunicando el movimiento que conlleva la presentación de informe – el Superior lo consigne así dentro del acuerdo.

4.2.3.2 Establecer el seguimiento correspondiente a la presentación del informe final de gestión y se coordine con la Proveeduría el envío del listado de activos.

4.2.3.3 Contemplar los ajustes en la actualización de los procedimientos correspondientes.

En razón de lo anterior, es menester indicar que las dos primeras ya fueron dirimidas y comunicadas a ese Consejo, mediante oficio RH-1100-2019; además de la instrucción de trabajo ITRH-001-2019; no obstante, queda pendiente de efectuar los ajustes en la actualización del Manual de Procedimientos, lo cual se está haciendo de forma integral, a fin de incluir las recomendaciones vertidas por la Auditoría Interna en el Informe de Control Interno n.° ICI-03-2019, relativo al proceso de declaraciones juradas de bienes del Tribunal Supremo de Elecciones, en virtud que el procedimiento RH-P067-v01 “Comunicados al Personal Institucional” contempla los tres procesos, a saber: Informe final de gestión, Declaración jurada de bienes y caución a favor del TSE.”

Se dispone: 1.- Tomar nota. 2.- Proceda la señora Varela Gómez a comunicar una fecha definitiva para la entrega del citado informe. ACUERDO FIRME.

D) Autorización para firmar diversos tipos documentales. Del señor Gerardo Felipe Abarca Guzmán, Secretario General de la DGRE, se conoce oficio DGRE-411-2019 del 24 de junio de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual remite informe respecto de lo indicado por la Licda. Jocelyn Brown Pérez, Jefa del Departamento de Recursos Humanos, en oficio RH-1097-2019, en relación a la solicitud realizada por los encargados de los programas electorales para que se les autorice a firmar diversos tipos documentales en el ejercicio de sus funciones, el cual después de una serie de consideraciones literalmente concluye:

“Así entonces, de lo dicho hasta aquí se puede afirmar que el tema que nos ocupa corresponde en esencia a una delegación especial de competencias que se configura de forma temporal y en el marco de la naturaleza especial de del ejercicio de las funciones de encargado de programa electoral, las cuales encuentran asidero en lo dispuesto en diferentes cuerpos normativos de alcance general y les faculta para tomar decisiones y firmar por cuenta propia diversos documentos incluso de carácter administrativo. Por todo lo anterior es criterio del suscrito, que no existe inconveniente en que se autorice a los encargados de los programas electorales para que firmen documentos de naturaleza diversa siempre y cuando se definan expresamente en qué casos y para qué efectos, así como el período específico en el que se les otorgaría esta facultad y que realice de forma concreta.”

Se dispone: 1.- Tomar nota. 2.- Pase el Departamento Legal para que rinda informe sobre el particular en el plazo de 10 días. ACUERDO FIRME.

A) Informe para aplicar migración de contrato en SICOP, trámite 2019CD-000079-0012300001. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-0276-2019 del 18 de junio de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“Realizado el procedimiento correspondiente a la migración de contratos que aún se encuentran vigentes del fenecido sistema CompraRED al actual Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP), conforme a la directriz DGABCA-0012-2018 “Procedimiento para la migración de contratos que se encuentran en el sistema CompraRED 2.0 al sistema integrado de compras públicas SICOP” y oficio DE-4117-2018 “Migración de contratos que se encuentran en el sistema CompraRED 2.0 al Sistema Integrado de Compras Púbicas SICOP” emitido por la Dirección Ejecutiva, esta Proveeduría - con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales, plantea al Consejo de Directores de este Tribunal la recomendación de aplicar la condición de aprobado en el Sistema Integrado de Compras Públicas, a través del mecanismo de adjudicación, a fin de proseguir con la migración del objeto conforme al siguiente detalle:

Partida	Objeto	Monto actual del contrato	Vencimiento contrato	Prórroga(s) pendientes
1	Migración de contrato N°2016-000010-A, procedimiento 2015LA-000036-85001: Servicio de alquiler de fotocopiadoras para el Archivo del Registro Civil, contratista Empresa Printer de Costa Rica S.A	$2.640,00	26 de enero de 2020	No

En caso afirmativo, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, de la Administradora del Contrato, señora Herminda Morales Arroyo, de la contraparte técnica, señora Laura Quesada Ramirez y de la Auditoría Interna.