ACTA N.º 22-2019

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las catorce horas del catorce de mayo de dos mil diecinueve, con asistencia de los señores Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones –quien preside–; Luis Guillermo Chinchilla Mora, Director General a. i. del Registro Civil; José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo; Héctor Enrique Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Hugo Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Actividades de capacitación en materia de seguridad de la información. De los señores Mónica Rosales Menjivar, Encargada a. i. del Área de Capacitación del Departamento de Recursos Humanos y Esteban Brenes Hernández, Jefe de la Sección de Riesgos y Seguridad, se conoce oficio n.° RH-906-2019 del 8 de mayo de 2019, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiestan:

"En atención a lo dispuesto en artículo segundo de la sesión ordinaria no. 18-2018, comunicado en oficio CDIR-0097-2018 del 17 de abril de 2018, nos permitimos rendir informe de las charlas que se impartieron durante el 2018, con el tema “Seguridad de la Información: Una responsabilidad de tod@s”, las cuales fueron coordinadas y convocadas por el Área de Capacitación del Departamento de Recursos Humanos e impartidas por personal de la Sección de Riesgos y Seguridad.

1. Para efectos de que el Área de Capacitación realizara la respectiva convocatoria para asistir a la charla, se tomó como base la planilla del personal de la institución vigente al 30 de abril de 2018, la cual constaba de 1631 personas funcionarias, sin embargo, se redujo a 1448 personas, dado que la planilla es dinámica en virtud de las renuncias y ceses de funciones que se realizan a lo largo del año.  Ahora bien, al 21 de noviembre de 2018, fecha en que se realizaron las últimas dos charlas, se capacitaron 1256 personas, es decir un 86.74% del personal institucional. Es importante indicar que el 13.26% restante, corresponde a personas incapacitadas, con licencia de maternidad, permisos con/sin goce de salario y personas que no asistieron a la capacitación pese a que fueron convocados en varias ocasiones. En el caso particular de las personas que no asistieron pese a que fueron convocados en diferentes ocasiones la cifra es de 25 y se indican en la siguiente tabla.

(…)

Por otro lado, en relación a las oficinas regionales, el tema fue incluido tanto en la reunión anual de jefaturas organizada por la Coordinación de Servicios Regionales y el Área de Capacitación como en la actividad de capacitación que la Sección de Servicio al Cliente de TI en conjunto con el Área de Capacitación realizó con funcionarios de las 32 oficinas regionales. Para dar cobertura al resto del personal de sedes regionales, el Departamento de Comunicaciones y Relaciones Públicas grabó y editó una de las sesiones de la charla, misma que fue remitida posteriormente en discos compactos, a cada una de las oficinas regionales, con la indicación de que el personal que no había participado en las actividades anteriores debía observar el video. 

Finalmente, les informamos que, desde el 13 de marzo del presente año se está impartiendo a todo el personal institucional la charla denominada “¡Cuidado! Tienes un Email”, la presentación está a cargo de la Sección de Riesgos y Seguridad y forma parte del ciclo continuo de sensibilización al personal en materia de seguridad.".

Se dispone: Tomar nota. Procedan las Direcciones a instar a los funcionarios respectivos a atender dicha capacitación.  ACUERDO FIRME.

B) Uso obligatorio del gafete. Del señor Richard Poveda Solórzano, Jefe de la Oficina de Seguridad Integral, se conoce oficio n.° SI-059-2019 del 8 de mayo de 2019, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Como bien es de su conocimiento en días anteriores se remitió a las jefaturas la Circular SI-001-2019, sobre el uso obligatorio del gafete por parte de los funcionarios desde que ingresan a las instalaciones del Tribunal, esto con el fin de recordarle a todo el personal la importancia del uso del mismo.

Sin embargo, considero que el material adjunto (circulares anteriores) que se utilizaron como antecedentes para respaldar la información que contiene dicha circular, es bastante antiguo y se encuentra obsoleto.

En virtud de lo anterior, solicito de la manera más atenta, emitir una nueva Circular por parte del Consejo de Directores con información más actualizada que permita ser utilizada para situaciones similares en el futuro, tomando como base el inciso k, del artículo 2 del Reglamento Autónomo de Servicios.".

Se dispone: Aprobar conforme se solicita. En consecuencia, mediante circular se hará atento recordatorio a los funcionarios de estos organismos electorales del uso obligatorio del gafete. Las jefaturas institucionales y la Oficina de Seguridad Integral darán estricto cumplimiento al particular. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA.

A) Adjudicación “Bolsas plásticas de seguridad”, trámite 2019LA-000009-0012300001. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-0174-2019 del 13 de mayo de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores de este Tribunal la recomendación de adjudicación, conforme al siguiente detalle:

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, del Departamento Legal, de la Administradora del Contrato, señora Herminda Morales Arroyo, de la señorita Grettel Monge Quesada, contraparte técnica y de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

B) Adjudicación “Extensión de garantía para 3 servidores hp modelo DL 580 G9, para la Unidad de almacenamiento HP 3par 8400, y 2 switch de fibra HP Brocade”, trámite 2019LA-000005-0012300001. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-0173-2019 del 13 de mayo de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación de adjudicación, conforme al siguiente detalle:

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, de la Unidad de Fiscalización (u órgano fiscalizador, en su caso), del Departamento Legal y de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

A las quince horas terminó la sesión.