ACTA N.º 21-2019

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las catorce horas del siete de mayo de dos mil diecinueve, con asistencia de los señores Nicolás Prado Hidalgo, Secretario General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones –quien preside–; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo; Héctor Enrique Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Hugo Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Incumplimiento de parámetros de accesibilidad en comunicaciones internas. De los señores Carlos Alberto Murillo Montoya, Director Ejecutivo a. i. y Andrea Fauaz Hirsch, Jefa del Departamento de Comunicaciones y Relaciones Públicas, se conoce oficio n.° DE-1231-2019 del 3 de mayo de 2019, recibido el mismo día en la coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiestan:

"En atención al oficio CDIR-0046-2019 de fecha 19 de febrero del corriente, en el que se comunica el acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.° 7-2019, celebrada en la misma fecha por el Consejo de Directores, se conoció el memorial de la señora Lucía Soto Chacón, funcionaria institucional, relativo al incumplimiento de parámetros de accesibilidad en comunicaciones internas, para lo que el Órgano Colegiado dispuso que, se pasara a la Dirección Ejecutiva y al Departamento de Comunicaciones y Relaciones Públicas (DCRP) para estudio e informe conjunto, para lo que nos referimos al respecto.        Una vez analizados, cada uno de los puntos que cita en el memorial y las evidencias que adjunta la señora Soto Chacón, se considera que es un caso particular y excepcional, vinculado con el compromiso institucional y sus políticas de accesibilidad en las comunicaciones internas. Asimismo, cabe señalar que, a pesar de que es un caso conocido y debidamente atendido tiempo atrás, el cual fue abordado como una oportunidad de mejora, referente a las condiciones de accesibilidad de todos y cada uno de los comunicados enviados masivamente por correo electrónico, debe atenderse como corresponde.

En esa oportunidad, el Departamento de Comunicación y Relaciones Públicas coordinó el envío de un correo electrónico, el cual fue enviado el 15 de febrero de 2016, con el asunto “Correos masivos con imágenes llevarán también texto en Word”, a fin de informar lo dispuesto sobre este particular, por el Consejo de Directores en el oficio CDIR-0013-2016 del 11 de enero de 2016, a su vez adjuntando la denominada “Guía de Estilo para Correos Institucionales” del DCRP, lo anterior con el objetivo de que los funcionarios que requieran difundir algún comunicado, dispongan y conozcan cada una de las recomendaciones indicadas para suministrar los mensajes con las características idóneas a la oficina en mención y así evitar que acciones políticamente incorrectas sean divulgadas por el medio señalado.

Por lo tanto, con el propósito de hacer cumplir lo correspondiente el Departamento de Comunicaciones y Relaciones Públicas enviará una circular para que nuevamente se recuerden los requisitos que deben contener los comunicados.".

Se dispone: Tomar nota. Hágase del conocimiento de la funcionaria Lucía Soto Chacón. ACUERDO FIRME.

B) Medidas correctivas relacionadas con la Certificación de calidad ISO 9001:2008.  Del señor José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-1224-2019 del 6 de mayo de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En cumplimiento de la acción administrativa n.°2 dispuesta en el oficio n.° CDIR-0113-2018 del acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.° 19-2018 que, a la letra, señala:

2) Que la Dirección Ejecutiva procure los recursos con el fin de contratar una asesoría externa, de ser posible, para el año 2019, para que un tercero diagnostique el Sistema de Gestión de Calidad del Tribunal Supremo de Elecciones y proponga alternativas de su reorganización, con fundamento en las razones expuestas supra, con miras al mayor beneficio del usuario.

La Dirección Ejecutiva promovió el proceso de Contratación Administrativa n.° 2018CD-000338-0012300001 mediante el que se adjudicó a la empresa SGE Consultores S.A. el desarrollo de dicho diagnóstico.  El informe respectivo fue presentado al CDIR en sesión ordinaria n.°65-2018 del 11 de diciembre de 2018, por la Ing. Marcela Ivankovich Guillén, Representante Legal de la empresa en mención.

Entre los hechos relevantes detectados en el diagnóstico de cita se destacan:

•        Que el Sistema de Gestión de Calidad se implementó con errores conceptuales en cuanto a procesos, calibración, diseño, acciones preventivas y correctivas los que no fueron detectados ni corregidos en todos los años en que estuvo activo y certificado.

•        Costos muy elevados asociados a la estructura organizacional y gestión del SGC, el Órgano Técnico de Calidad estaba integrado por cinco funcionarios fijos, ahora se propone una estructura organizacional que podría constar de una persona líder y dos de apoyo.  También se evidenció, a modo de dar un ejemplo que sólo en el rubro de horas extra se contabilizó en 5 años la suma de ₡43.806.212,00.

•        Se percibe temor y apatía ligado al SGC por la forma en que se abordaban las auditorías y las no conformidades, en cuanto a que no aportaban mayor valor a la organización debido al enfoque poco efectivo para impactar realmente la mejora en la gestión, pero con una alta demanda de recursos institucionales para su atención.  Por ejemplo, se daban casos de no conformidades porque las etiquetas de los portafolios no eran iguales, en otro caso, una no conformidad mayor porque dentro del procedimiento de Planificación no estaban declaradas algunas actividades realizadas, también se evidenció que una solicitud de acción correctiva permanecía abierta incluso hasta por tres o más años, denotando ineficiencia y reprocesos.

•        El manejo de la documentación del SGC prácticamente se llevaba impreso dificultando el acceso a los usuarios, generando más costos de administración y poca efectividad para su uso. Muchos de los procedimientos están desactualizados, carentes de registros y controles que apoyen la gestión y el Control Interno por ejemplo en la bodega de materiales no hay registros de productos vencidos o en mal estado.

•        La norma ISO 9001 no tiene criterios de calificación, sin embargo, para una mejor presentación del diagnóstico la Empresa SGC Consultores le asignó un puntaje a cada requisito con el fin de ponderar un resultado cuantitativo de cumplimiento del SGC con respecto a la Norma ISO 9001:2015 el cual dio como resultado un 47% de conformidad.

•        Se recomienda el relanzamiento del Sistema implementando la norma ISO/TS 17582:2014 “Sistemas de gestión de la calidad: Requisitos particulares para la aplicación de la norma ISO 9001: 2015 para las Organizaciones Electorales en todos los niveles de Gobierno”; esto, con el propósito de generar una nueva imagen de Sistema de Gestión aprovechando su especificidad de su naturaleza electoral y la base de las buenas prácticas de la ISO 9001 sobre las que está hecha la Norma y que el TSE gracias al SGC que implementó en su versión 2008 tiene gran avance en los temas de normalización, auditorías y mejora continua.

En el mes de abril del presente año la Internacional Organization for Standarization publica la nueva versión de la Norma asignándole ahora la numeración ISO/TS 54001:2019 de la que, actualmente se está realizando la traducción oficial para su introducción al país.

Por otra parte, en oficio n.° STSE-2073-2018 del 25 de octubre de 2018, dirigido al señor Erick Adrián Guzmán Vargas,  Secretario General del TSE y Coordinador del Consejo de Directores se informa el acuerdo adoptado en el artículo tercero de la sesión ordinaria n.° 104-2018 del Tribunal Supremo de Elecciones, donde se dispone manifestar a la Secretaría para el Fortalecimiento de la Democracia (SSD) de la Organización de los Estados Americanos el interés de estos organismos electorales con el proyecto que se propone en cuanto a actividades interrelacionadas para fortalecer la capacidad institucional y promover una mejora continua de los órganos electorales en la región, con la realización de talleres de capacitación y asesoría técnica a fin de que los órganos electorales de los Estados miembros estén en condiciones de implementar sistemas de gestión de calidad y certificación bajo estándares electorales reconocidos mundialmente como la ISO/TS 17582, ahora 54001:2019. 

En razón de los resultados del diagnóstico de la Consultoría externa resulta indudable reconocer que la implementación del SGC en el TSE generó buenas prácticas administrativas que se reflejan en el quehacer Institucional. Sin embargo, por otro lado, se señalan importantes deficiencias del SGC y los costos que estos suponen al TSE demandando hacer ajustes sustantivos básicos para el cumplimiento de la Norma ISO/TS 9001 en su última versión 2015, por lo tanto, retomar el sistema en las condiciones actuales suponen un alto costo de tiempo y recursos donde el proceso de recertificación tendría que iniciar nuevamente todas las etapas porque la certificación que ostentaba el TSE expiró el 30 de noviembre de 2018.

Aunado a lo anterior como es de conocimiento del Consejo, las restricciones presupuestarias por la crisis fiscal que atraviesa el país y el tope presupuestario que establece el Ministerio de Hacienda compromete incluso la realización de la Elecciones Municipales del próximo año, siendo para el Tribunal una situación crítica, puesto que la organización de esas Elecciones es más compleja por la cantidad de puestos a elegir en cada cantón del territorio nacional por lo tanto, y dado el interés del Tribunal de participar en la colaboración de la OEA para los Organismos Electorales, resulta prudente redirigir los esfuerzos en esa línea.

Por lo expuesto, y dado que en el del oficio n.° CDIR-0113-2018 se comunica el acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.° 19-2018 celebrada el 24 de abril de 2018 por el Consejo de Directores, se someten las siguientes consideraciones para las acciones administrativas dispuestas en su oportunidad: 

1) Suspender el contrato n.° 2016CD-000109-0012300001 llamado “AUDITORIA EXTERNA DE RECERTIFICACIÓN DE LOS PROCESOS REGISTRALES DEL TSE” por el plazo de seis meses con posibilidad de una prórroga según el artículo 210 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, para lo cual de Departamento Legal deberá preparar el borrador de resolución respectivo, en un plazo de 3 días hábiles.

En razón de que ya está por vencer la segunda prórroga [sic] de seis meses, lo procedente es, de conformidad con el artículo 210 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, disponer la  necesidad de finalizar el contrato suscrito con INTECO en la Contratación Directa 2016CD-000109-0012300001 “Auditoría Externa de Recertificación de los Procesos Registrales del TSE”, sustentado en que, por existir razones de interés público y no hallarse incumplimiento imputable al contratista se considera pertinente la rescisión del contrato sin que existan extremos por liquidar o indemnizar.

2) Interrumpir las labores realizadas por el Órgano Técnico de Gestión de Calidad, hasta tanto se defina, con base en los resultados del diagnóstico a efectuarse según el punto anterior, su nuevo modelo de gestión.

No reactivar las labores del Órgano Técnico de Gestión de Calidad.

4) Proponer al Tribunal, por las vías administrativas correspondientes, el traslado temporal -por el plazo de un año prorrogable a partir del 1.° de mayo de 2018- del personal que en la actualidad labora en dicho órgano, con el objetivo de aprovechar dicho recurso durante el período en el que se realizará tal análisis y evaluación, según el siguiente detalle, en el entendido que, en sus nuevas oficinas, llevarán a cabo labores acordes con lo que establece el Manual Descriptivo de Clases de Puestos para cada caso y conservarán enteramente sus derechos laborales:

•        Marcela Retana Bejarano a la Contraloría de Servicios.

•        Elizabeth Quirós Meza y Evelyn María Brenes Segura al Modelo de Arquitectura de Información (MAI) de la Dirección Ejecutiva.

•        Rafael Esteban Arce Cubero a la Sección de Servicios Generales.

•        María Virginia Solís Rodríguez a la Oficina de Seguridad Integral.

•        Esteban Jesús Fernández Bonilla al Archivo Central.

Proceda el Departamento de Recursos Humanos a gestionar lo pertinente.

Considerar la permanencia de los traslados de los puestos asignados a las diferentes Unidades, una vez que la Dirección Ejecutiva corrobore que dicha acción ha contribuido positivamente en el cumplimiento de los objetivos de las dependencias. 

5) Todos los equipos, licencias, documentación, materiales y mobiliario asignado al OTGC quedarán transitoriamente en custodia de la Unidad de Control Interno de la Dirección Ejecutiva.

Que la Dirección Ejecutiva disponga de la distribución de los bienes según las necesidades Institucionales.".

Se dispone: Tener por rendido el informe, el cual se acoge. En consecuencia: 1.- proceda la Unidad de Fiscalización de la Ejecución Contractual a materializar la rescisión del referido contrato. 2.- proceda la Dirección Ejecutiva en el plazo de dos meses a definir lo relativo al traslado definitivo de los funcionarios concernidos. ACUERDO FIRME.

C) Informe de seguimiento n.° SRICI-01-2019, sobre las acciones de mejora contenidas en el informe n.° ICI-02-2013, en relación con el Inventario de Propiedad, Planta y Equipo del TSE. Informe de seguimiento n.° SRICI-01-2019, sobre las acciones de mejora contenidas en el informe n.° ICI-02-2013, en relación con el Inventario de Propiedad, Planta y Equipo del TSE.

Se dispone: En virtud del acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.° 20-2019 celebrada el 30 de abril de 2019 por este Consejo, se instruye al Departamento Legal, a la Proveeduría y a la Unidad de Transportes de Servicios Generales para cumplir con la recomendación 4.8 del informe n.° ICI-02-2013 que se transcribe, lo anterior a más tardar en diciembre de 2019.

ACUERDO FIRME.

D) Información requerida sobre punto 2.1 del Informe de Auditoría n.° ICI-10-2018. De los señores Patricia Chacón Jiménez, Jefa del Departamento de Tecnologías de la Información y Comunicaciones; Jesús Barboza Retana, Jefe de la Sección de Cédulas; Tommy Aguilar Peralta, Administrador de Proyectos y Dinny Moya Álvarez, Administrador Funcional del SICI, se conoce nuevamente oficio n.° DTIC-096-2019 (SUSTITUIR) del 20 de marzo de 2019, recibido en la Coordinación de este Consejo el 25 de marzo de 2019, mediante el cual se refieren a la recomendación 4.1 del informe de Control Interno n.° ICI-10-2018, y con fundamento en una serie de consideraciones, literalmente concluyen y recomiendan:

"4. Conclusiones del análisis.

4.1 La solución contratada para la emisión de las cédulas de identidad, se encuentra debidamente atendida por las cláusulas contractuales relacionadas con el soporte técnico, mantenimiento preventivo y correctivo, que permiten atender de

forma inmediata cualquier incidente y con esto reestablecer en el menor tiempo posible la capacidad de producción contratada para el CPDI.

4.2 Los componentes que son requeridos para la producción de los documentos de identidad a saber, hardware, software e insumos, pueden ser susceptibles de fallas, ya sea generados en el momento de su fabricación, así como eventuales errores que se presenten en el sitio de la personalización del documento.

4.3 La tasa de rechazo, es decir la tasa de reimpresión del documento, se encuentra valorada por el estricto control de calidad que realiza el personal del TSE a las cédulas producidas bajo la modalidad del servicio contratado.

4.4 El indicador de reimpresiones del CPDI (1.62%) resulta ser aproximadamente la mitad de la tasa del modelo de impresión anterior (3.19%), siendo que con este último la mayoría correspondieron a documentos cuyo costo tenía que ser asumido por el Tribunal, mientras que con el CPDI el costo total de ese plástico rechazado lo asume el contratista.

4.5 El incidente #2403 fue reportado al contratista el 16 de mayo de 2018, y ese mismo día el consorcio brindó al Oficial Mayor Electoral una solución que implicaba el cambio del lote de tarjetas para descartar que la materia prima fuera la causa raíz de los problemas reportados en dicho incidente. Posterior a su cambio, casi 15 días después, quedó demostrado que en efecto esa era la solución que cerraba satisfactoriamente el problema suscitado.

4.6 Del análisis realizado a las quejas sobre el servicio de emisión de cédulas y la evaluación de los indicadores de gestión, se obtuvieron resultados muy positivos que describen, de forma objetiva la estabilidad del CPDI, toda vez que en el año 2018 solamente se registró una queja y se alcanzaron las metas propuestas en los indicadores de gestión de ese año.

4.7 La tasa de reimpresiones del año 2018, evidencia una estabilidad en su comportamiento, del cual no se logra evidenciar un incremento constante en el porcentaje de reimpresiones.

4.8 La evaluación de los indicadores de gestión y los informes de la Contraloría de servicios sobre la satisfacción de la persona usuaria, resultan herramientas objetivas para medir el impacto de los incidentes suscitados en el CPDI que afecten el servicio de expedición de cédulas.

5. Recomendaciones sobre el análisis realizado.

5.1 Que la Unidad de Fiscalización de la Ejecución Contractual (UFEC) brinde seguimiento al cumplimiento de las actividades planificadas en el plan de mantenimiento, en aras de garantizar la continuidad y eficiencia del servicio contratado.

5.2 Que la Dirección General del Registro Civil instruya al Departamento Electoral para que se realice una actualización del Libro de Calidad (Quality Book), a fin de incluir los nuevos códigos de errores, relativos a problemas de tonalidad, burbujas y aparición del ultravioleta, a su vez que se designe a la persona encargada de realizar una revisión semestral del Libro de Calidad, en conjunto con el personal del Consorcio.

5.3 Que el Departamento Electoral presente trimestralmente a la UFEC los incidentes con mayor frecuencia de aparición, así como las soluciones técnicas aplicadas, para que sea reportado al contratista y que se determinen las acciones correctivas para reducir paulatinamente esa frecuencia.

5.4 Que la UFEC establezca en conjunto con el contratista del CPDI un plazo razonable para contestar las solicitudes formales que sean planteadas por el Departamento Electoral o las emitidas por esa Unidad.

5.5 Que el Departamento Electoral valide el cierre de los tickets de reporte del servicio, de acuerdo con el Procedimiento de Gestión de Incidentes, a fin de que el contratista cumpla con las condiciones contractuales del servicio.

5.6 Que el Departamento Electoral y la Contraloría de Servicios informen semestralmente a la UFEC sobre el comportamiento de las variables establecidas en el mecanismo de evaluación del impacto en el servicio de expedición de cédulas.

5.7 Que la UFEC solicite incorporar en el contrato, ante una eventual prórroga del servicio, las condiciones relacionadas con la actualización del libro de calidad, el tiempo para atención de las solicitudes formales y la reducción en la frecuencia de los incidentes con mayor aparición.

Así las cosas, se colige que el procedimiento de producción en el Centro de Personalización de Documentos de Identidad, presenta un comportamiento aceptable en la tasa de reimpresión y se encuentra dentro de los márgenes razonables para un modelo de impresión de alto volumen, así lo demuestra la tendencia analizada para el año 2018 y los dos primeros meses del presente año, donde solamente existe una desviación muy marcada en el mes de mayo debido al incidente #2403, analizado por la Auditoría Interna en su informe, el cual responde a la permanencia abierta del ticket por 15 días continuos, siendo que la solución fue reportada oficialmente por el contratista el mismo día del incidente, por lo que ese indicador de reimpresiones pudo estar dentro del promedio anual de acatarse de forma expedita el cambio en el lote de tarjetas, que finalmente resultaría en la solución inmediata al problema reportado en ese incidente.".

Se dispone: Tener por rendido el informe ante este Consejo, en cumplimiento de la recomendación 4.1 del informe de control interno n.° ICI-10-2018. En consecuencia, aprobar las recomendaciones en los términos expuestos por el equipo de trabajo. Hágase del conocimiento de la Auditoría Interna. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA.

A) Adjudicación “Equipo de informática para seguridad”, trámite 2019LA-000003-0012300001. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-0159-2019 del 30 de abril de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores de este Tribunal la recomendación de adjudicación, conforme al siguiente detalle:

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, de la Administradora del Contrato, señora Herminda Morales Arroyo, de la contraparte técnica, señor Mario Pereira Granados encargado de los estudios técnicos y de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

B) Adjudicación “Licencias Veritas NetBackup”, trámite 2019LA-00008-0012300001. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-0160-2019 del 30 de abril de 2019, recibido en la Coordinación de este Consejo el 2 de mayo de 2019, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores de este Tribunal la recomendación de adjudicación, conforme al siguiente detalle:

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, del Departamento Legal, de la Administradora del Contrato, señora Herminda Morales Arroyo, del señor Mario Pereira Granados, contraparte técnica y de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

A las dieciséis horas terminó la sesión.