ACTA N.º 19-2019

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las catorce horas del veintitrés de abril de dos mil diecinueve, con asistencia de los señores Nicolás Prado Hidalgo, Secretario General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones –quien preside–; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo; Héctor Enrique Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Hugo Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Informe relacionado con la continuidad del servicio de emisión de documentos de identificación ciudadana. De los señores Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica, Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil y José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DGET-079-2019 del 5 de abril de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual remiten informe relacionado con la continuidad del servicio de emisión de documentos de identificación ciudadana, y con fundamento en una serie de consideraciones literalmente concluyen y recomiendan:

"4. Conclusiones

4.1. De conformidad con lo que establecen la Ley General de la Adminstración Publica y las Normas Técnicas para la Gestión y Control de las Tecnologías de Información emitidas por la Contraloría General de la República (N-2-2007-CO-DFOE), el Tribunal debe procurar esfuerzos para asegurar la continuidad de servicios públicos que ofrece, para lo cual en la actualidad si bien se dispone de una estrategia de continuidad para la emisión de la cédula de identidad, no hay consolidación de una contingencia para la expedición de la TIM, lo que impone el doble desafío de establecer mecanismos de continuidad eficaces para ambos servicios.

4.2. Ante propuestas de continuidad del CPDI que oportunamente presentó la DGET al CDIR, éste último solicitó a los suscritos firmantes de este informe, nuevas alternativas de continuidad para el CPDI, lo cual debería incluir otros escenarios como la identificación digital, claro está que impliquen un mejor aprovechamiento de los recursos presupuestarios, siendo que las posibilidades de enfocar la contingencia hacia identificación digital o VID, por sus características, requiere de la realización de estudios de factibilidad bajo una estrategia país que se proyecta de mediano y largo plazo.

4.3. Como alternativas de solución adicionales, se identificaron tres que se han catalogado realizables a corto o mediano plazo, expandiendo las estrategias de contingencia tanto a cédula de identidad como a la TIM, con un eventual impacto en el tiempo de entrega de ésta última, pero con inversiones financieras que propician un mejor aprovechamiento de los recursos presupuestarios del Tribunal, a saber: 1- centralización de TIM, 2- regionalización de TIM o 3-Centralización de TIM en sede regional.

4.4. Contar con estrategias de continuidad para ambos casos (cédulas y TIM), es de suma importancia toda vez que el CPDI es un servicio bajo contrato que por ahora no contempla la posibilidad de imprimir tarjetas TIM, claro está, sin perjuicio de las posibilidades tecnológicas, legales y de conveniencia financiera institucional, de que, eventualmente, el CPDI funcione también como CPDM alterno, es decir que ambos centros de personalización puedan fungir como estrategia de continuidad uno del otro

5. Recomendaciones:

1. Establecer que debido a que la iniciativa para la creación y masificación de un documento de identidad digital  sustituto de la cédula física, corresponde a un proyecto cuya planificación e implementación estarían en el orden del mediano y largo plazo, resultando necesario que se aborde  como etapa intermedia, la implementación en el corto plazo de una estrategia de continuidad para los servicios de impresión de documentos de identidad, con el mismo formato de la cédula de identidad que se expide actualmente, asegurando así la prestación continua de los servicios públicos de identificación de personas.

2. Que la Dirección General de Estrategia Tecnológica disponga los estudios correspondientes que incluyan las tres alternativas expuestas en el apartado 3 de este informe, a fin de determinar con certeza razonable la factibilidad del proyecto. Los resultados del estudio deben presentarse al Consejo en un plazo de 4 meses, contados a partir del acuerdo.

3. Que una vez avalada la factibilidad, en el escenario que se considere mayormente favorable por la Administración, de disponer de contingencias para la expedición del documento de identificación, la Dirección Ejecutiva analice posibles estrategias presupuestarias y defina la idónea a fin de que la Institución pueda iniciar este mismo año los procedimientos de contratación que resulten procedentes.".

Se dispone: Tener por rendido el informe, cuyas recomendaciones se acogen. ACUERDO FIRME.

B) Informe de seguimiento n.° SRICI-03-2019. De los señores Luis Guillermo Chinchilla Mora, Director General a. i. del Registro Civil, José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo y Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica, se conoce oficio n.° DGRC-0389-2019 del 9 de abril de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiestan:

"En atención a lo dispuesto por el Consejo de Directores en acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.° 16-2019, y comunicado mediante oficio n.° CDIR-0102-2019, de fecha 26 de marzo del mismo año, donde se conoce el oficio n.° AI-084-2019 del 21 de marzo del año en curso, relativo al “Informe de seguimiento n.° SRICI-03-2019, en relación con las recomendaciones contenidas en el informe de control interno n.° ICI-03-2017, sobre el proceso de Actos Jurídicos del Registro Civil y de su aplicación informática”, nos permitimos rendir el informe solicitado.

Recomendación 4.2:

“Realizar un análisis técnico sobre los errores que se presentan en la base de datos del Módulo de Actos Jurídicos del SINCE, a efectos de que se corrijan las situaciones presentadas con los faltantes, duplicados y errores en la información descritas en este informe, así como para que se adopten las medidas correspondientes, de manera que éstas no se continúen presentando en dicho módulo. Asimismo, es necesario que se valore y analice la conveniencia de que la Dirección General del Registro Civil establezca horarios para restringir el acceso al sistema, y para que se solicite al DTIC la implementación de controles dentro del módulo, de manera que la información se ingrese únicamente en las fechas y horas definidas, de acuerdo con la conveniencia institucional y con la debida autorización. (Ver aparte 2.1.3 de este informe)”.

Criterio de la Auditoría:

“En razón de lo expuesto, así como de la verificación realizada sobre la documentación remitida por las Direcciones Generales del Registro Civil y de Estrategia Tecnológica, es criterio de esta Auditoría Interna, que la recomendación 4.2 se encuentra parcialmente cumplida, por cuanto, si bien es cierto que se giraron instrucciones a los funcionarios de la Sección de Actos Jurídicos para que en los procesos de captura, resolución, modificación de la base de datos y notificación no se accese, ni sea gestionada ninguna transacción fuera del horario institucional, no se implementaron controles dentro del Módulo de Actos Jurídicos, mediante los cuales se restrinjan dichos accesos.

Por otra parte La recomendación señala “Realizar un análisis técnico sobre los errores que se presentan en la base de datos del Módulo de Actos Jurídicos del SINCE, a efectos de que se corrijan las situaciones presentadas con los faltantes, duplicados y errores en la información (…)”, no obstante, como parte de la información suministrada no se evidencia dicho análisis, además en cuanto la corrección relativa a los faltantes, duplicados y errores del citado Módulo, tampoco se constató que tales situaciones se hayan corregido.”

Análisis de la recomendación:

La Dirección General del Registro Civil considera; luego de realizar una valoración y análisis de la recomendación, que en aras de lograr un mayor beneficio para las personas usuarias, en lo que respecta a la calidad del servicio, y tomando en cuenta que hay personas usuarias que realizan trámites en la institución fuera del horario habitual (personas que se quedan en la fila a espera de ser atendidos una vez que la institución ha cerrado sus puertas), así como la eficiencia en la gestión administrativa, entre otros factores; que no es conveniente implementar controles dentro del Módulo de Actos Jurídicos del SINCE para restringir los accesos a este fuera del horario habitual, debido a que la prestación del servicio se desmejoraría, también se debe hacer notar que, en la actualidad algunas de las oficinas regionales tienen horarios de atención diferente al de oficinas centrales, lo cual resultaría inconviente para el usuario al no poder realizar el trámite.

Es importante, además hacer notar que, la ejecución de las labores de jornadas extraordinarias se realizan ya sea dentro o fuera de los procesos electorales, por lo que en caso de implementar controles que limiten los horarios de acceso, resultaría también necesario, un proceso permanente de revisión para activar, desactivar o modificar los horarios permitidos para el acceso al módulo de Actos Jurídicos, aunado a ello la jefatura de esa Sección se vería en la necesidad de instaurar procedimientos adicionales para llevar el control de la Jornada Extraordinaria y verificarlo contra todas aquellas personas funcionarias que la realizan, lo cual, a criterio de la Dirección General del Registro Civil, sería excesivo y un uso no eficiente de los recursos.

Asimismo, el Módulo de Actos Jurídicos cuenta con auditorías donde quedan registrados las horas y movimientos de las personas usuarias que lo utilizan.

Por otra parte, en lo que respecta a “Realizar un análisis técnico sobre los errores que se presentan en la base de datos del Módulo de Actos Jurídicos del SINCE, a efectos de que se corrijan las situaciones presentadas con los faltantes, duplicados y errores en la información (…)”, la Sección de Ingeniería de Software documentará el análisis correspondiente, y en conjunto con el DTIC, proporcionará los insumos tecnológicos y de información necesarios para que la DGRC, dirija las acciones para subsanar las situaciones encontradas en cuanto a faltantes, duplicados y errores en la información.

Recomendación 4.8:

“Efectuar las gestiones correspondientes ante la Dirección Ejecutiva, con el propósito de que se realice un estudio de tiempos y movimientos, así como del personal disponible, que le permita a la Sección determinar si los procesos que se realizan son llevados a cabo en forma eficiente y eficaz; además de establecer las acciones necesarias para mejorar su gestión, de tal manera que dichas acciones permitan minimizar la cantidad de trámites pendientes de concluir. (Ver aparte 2.4 de este informe)”.

Criterio de la Auditoría:

“En relación con el estado de cumplimiento de esta recomendación, tal y como se señala en el citado oficio n.º ACJ-1434-2018 del 27 de noviembre de 2018, se encuentra parcialmente cumplida, siendo que la última fecha aprobada por el Tribunal para su cumplimiento, corresponde al 31 de julio de 2019.”

Análisis de la recomendación:

Efectivamente, tal y como lo señala la Auditoría Interna, el estudio de tiempos y movimientos en la Sección de Actos Jurídicos se encuentra pendiente, dada la prórroga aprobada por el Superior en sesión ordinaria n.° 120-2018 del 18 de diciembre de 2018, comunicada en oficio STSE-2458-2018, por las razones expuestas en oficio DE-4259-2018, aprobó la prórroga solicitada al 31 de julio de 2019.

Sobre el particular, cabe mencionar que el estudio está en proceso, lo cual se puede evidenciar de lo que se desprende del oficio DE-0249-2019 de fecha 22 de enero de 2019, suscrito por la Dirección Ejecutiva, en el que se solicita información para realizar estudio en la Sección de Actos Jurídicos, indicando los funcionarios asignados para llevarlo a cabo.".

Se dispone: Tener por rendido el informe y aprobar las recomendaciones planteadas por la Auditoría Interna en el referido documento, de conformidad con el cronograma de cumplimiento propuesto por los señores Chinchilla Mora, Rodríguez Siles y Cascante Hernández. ACUERDO FIRME.

C) Observaciones sobre el traslado de la flotilla vehicular al programa electoral durante las elecciones. De la señora Adriana María Pacheco Madrigal, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-0757-2019 del 8 de abril de 2019, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo tercero de la sesión extraordinaria n.° 41-2019, celebrada el 8 de abril de 2019 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo a las observaciones sobre el traslado de la flotilla vehicular al programa electoral durante las elecciones, el cual dispuso:

"Se dispone: De previo a resolver, rinda criterio el Consejo de Directores. ACUERDO FIRME.»".

Se dispone: Con el fin de que se realice una propuesta definitiva sobre el tema, pase a las Direcciones Ejecutiva y General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos para que rindan informe de manera conjunta. ACUERDO FIRME.

D) Presentación sobre información requerida en el punto 2.1 del Informe de Auditoría Interna n.° ICI-10-2018. De los señores Patricia Chacón Jiménez, Jeda del Departamento de Tecnologías de Información y Comunicaciones, Jesús Barboza Retana, Jefe de la Sección de Cédulas y Dinny Moya Álvarez, Administrador Funcional del SICI, se conoce oficio n.° DTIC-137-2019 del 23 de abril de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiestan:

"En atención a oficio CDIR-0118-2019 del 9 de abril del 2019, en donde se nos confiere audiencia para referirnos al informe presentado sobre el punto 2.1 del informe de Auditoria Interna n.° ICI-10-2018, mediante oficio DTIC-096-2019 SUSTITUIR, del 20 de marzo del corriente año, le solicitamos respetuosamente trasladar la fecha de la cita concedida para el próximo martes 30 de abril del 2019, siendo que uno de los integrantes del equipo que trabajó en el informe se encuentra de vacaciones, y consideramos los suscritos que dicha presentación es de interés que sea realizada por el equipo en pleno.".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Aprobar conforme se solicita. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA.

A) Contrato adicional a la adjudicación realizada en trámite 2000LN-000001-85001 “Alquiler de la Oficina Regional de Siquirres”, trámite 2019CD-000061-0012300001. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-0142-2019 del 8 de abril de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores de este Tribunal la recomendación para aplicar un contrato adicional, conforme al siguiente detalle:

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, de la Administradora del Contrato, señora Herminda Morales Arroyo, de la contraparte técnica, Lic. Alcides Chavarria Vargas y de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

B) Acto de adjudicación de la contratación directa n.° 2019CD-000004-0012300001. Del señor Ronny Alexander Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DL-200-2019 del 9 de abril de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual se refiere al acto de adjudicación de la contratación directa n.° 2019CD-000004-0012300001, y con fundamento en una serie de consideraciones, literalmente recomienda:

III.        Recomendación:   

Con base en lo expuesto, respetuosamente se recomienda:

Mantener el statu quo del acto de adjudicación objeto de este informe, toda vez que su vigencia resulta efímera; en razón que la situación contractual de interés se conserva incólume y vigente hasta 15 noviembre de 2019, con posibilidad de prorrogarse por un periodo más de tres años, en cuyo caso su vencimiento se verificaría hasta el 15 de noviembre de 2022. Lo anterior tiene amparo legal en aplicación de los principios generales que rigen la contratación administrativa (eficiencia, eficacia, buena fe, entre otros) y presupuestarios como el de una sana y adecuada utilización de recursos públicos.".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO CUARTO. ASUNTOS PRESUPUESTARIOS.

A) Segunda modificación al presupuesto institucional (abril 2019, referencia H-005). Del señor José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-1097-2019 del 10 de abril de 2019, recibido en la Coordinación de este Consejo el 22 de abril de 2019, mediante el cual remite la segunda modificación al presupuesto institucional de abril de 2019.

Se dispone: Acoger conforme se propone y elevar a consideración del Tribunal con la recomendación de aprobar. ACUERDO FIRME.

A las quince horas quince minutos terminó la sesión.